Sistemul Proof Fool pentru planificarea și gestionarea proiectelor multiple

Având mai multe proiecte atît la locul de muncă, cît și la domiciliu, este ca o mucegai care crește pe zidurile dvs. de cabină. O mucegai care distruge neliniștea și groaznicul, în timp ce tu scapi mai mult în urmă, pierzându-te de unde ai de gând să faci și ce mai rămâne de făcut. Din fericire, există un sistem relativ simplu de oferit pentru a elimina acea mucegai, direcționarea fiabilă a acelor proiecte înapoi pe calea ferată și păstrarea acesteia în același fel.

Introduceți planificarea orizontului complet

Acest sistem este numit “Planificarea orizontului complet” (FHP), un termen inventat și ilustrat de Profesorul de matematică și de salvie de productivitate, Cal Newport. FHP este un sistem de fluxuri de lucru care vă duce la o listă extrem de incoerentă de acțiune 4 Sfaturi de productivitate populare care ar trebui ignorate 4 Sfaturi de productivitate populare care ar trebui ignorate Unele dintre ideile de productivitate vândute sunt uneori nefondate și adesea confundate. Să dezvăluim câteva dintre aceste mituri de productivitate, arătând că opusul poate fi la fel de probabil adevărat. Citește mai mult și o transformă într-un lucru care este mai ușor de gestionat și mai respectat de timpul tău. Este, de asemenea, superb de neîntemeiat atunci când vine vorba de distragerile garantate zilnice.

Când Newport vorbește despre sistemele de flux de lucru, el le definește ca pe un “set de obiceiuri și instrumente folosite pentru a organiza munca pe care o faceți și când o faceți. Și când [el] spune "eficient", el se referă la cantitatea de valoare pe care o produceți”.

Din această definiție, este clar că FHP nu este promovat ca sistemul de guvernare a tuturor sistemelor. Este posibil să nu fie potrivit pentru propria dvs. activitate, dar merită luată în considerare. Pe scurt, este o alternativă, asemănător cu alte sisteme, cum ar fi David Allen Gândiți-vă la arte marțiale de a face lucrurile făcute [Lucruri de urmărit] Organizați 2015: Aflați arta marțială de a face lucrurile făcute [Lucruri de urmărit] Te-ai întrebat vreodată de ce cei care au reușit, depășind întotdeauna păstrează o răceală cap? Citeste mai mult , Monotasking Get Things Done: 10 Video Inspirați pentru a vă crește productivitatea Obțineți Lucruri Finalizate: 10 Videoclipuri Înspăimântătoare pentru a vă crește productivitatea În loc să treceți prin fiecare canal video de pe YouTube, am crezut că vom ușura povara și vom recomanda câteva clipuri de alegere care vor vă spun cum să creșteți productivitatea. Citește mai mult și blocarea timpului Blocarea timpului - Arma secretă pentru o mai bună focalizare a timpului de blocare - Arma secretă pentru o mai bună orientare Sunteți în căutarea unei modalități mai eficiente de a vă organiza zilele de lucru? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe drumul următor, păstrând distragerile, amânarea și multitaskingul neproductiv la bay. Citeste mai mult . Planificarea planificării orizontale este atât o aglomerare cât și o dezmembrare a unor părți ale acestor idei. Permiteți-mi să parafrazez explicația lui Newport.

• Fiecare proiect pe care îl aflați în mijloc trebuie clasificat ca fiind unul inactiv, sau activ.
• Proiectele proeminente ar trebui să fie eliminate, dar revizuite periodic.
• Când se promovează un proiect activ statutul, trebuie stabilit un plan detaliat privind modul în care proiectul va fi finalizat.

Când vine vorba de planificare activ proiecte, nu ar trebui să se ocupe de abstracții, dar “direct cu fizicitatea brută a timpului”. Asta înseamnă:

“La nivel lunar, știu ce săptămâni voi lucra la proiect și numai când ajung la acele săptămâni, planific în ce zile voi lucra la ea și numai când ajung la anumite zile, îmi dau seama care orele pe care le va consuma.”

Această abordare face mult mai puțin probabil că veți depăși comenzi, permițându-vă să planificați mai eficient și să obțineți mai mult din timpul acordat.

Prea mulți oameni planifică exact sarcinile pe care le vor îndeplini, în care anumite zile, poate chiar luni în avans. Acest lucru nu lasă loc pentru viața reală. Cu doar câteva zile bolnave sau alte sarcini suplimentare, întregul sistem poate cădea în stare de dispreț.

Cred că un exemplu este în ordine. Voi folosi capturi de ecran de la Trello (citiți scrierea noastră Trello - Un sistem unic, simplu și puternic de management al proiectelor dintr-o bună locuință Trello - Un sistem unic, simplu și puternic de management de proiect dintr-o bună locuință Joel Spolsky pentru a vă arăta cum ați putea organiza acest sistem de flux de lucru în interiorul său, o astfel de platformă.

Configurați tabla Trello

Aceasta nu este în niciun caz singura modalitate de a înființa Trello pentru acest sistem, dar este unul care lucrează pentru mine. Stabiliți patru “liste”.

1. O listă a tuturor proiectelor active și latente.
2. O listă a ceea ce trebuie să rezolvați în această lună viitoare și săptămânile în care anumite lucruri au nevoie de completare (nu adăugați încă informații în acest sens).
3. O listă a ceea ce trebuie să faci în această săptămână și în ce zile.
4. O listă a sarcinilor care trebuie finalizate astăzi.

Odată ce ați adăugat toate proiectele dvs. la “Proiect” lista, marcați cele care sunt activ cu un colorat “eticheta”. De asemenea, valorific aceste proiecte pentru a vă asigura că acestea se remarcă.

Scrieți prezentările proiectului

Apoi, faceți clic pe primul dintre proiectele dvs. active și scrieți un comentariu care detaliază ce trebuie să faceți, în termeni largi și practice și aproximativ când. În acest exemplu, presupun că fiecare proiect durează câteva luni. Acest lucru vă permite să înțelegeți cu adevărat ce este nevoie de dvs. și puteți începe să înțelegeți cum puteți structura cele mai bune sarcini. Faceți acest lucru pentru fiecare dintre proiectele dvs. active.

Notă: Acesta este primul nivel de granularitate. Nu este nevoie să alocați anumite săptămâni, zile sau ore acestor sarcini.

Planificați această lună (o dată pe lună)

Ar trebui să încercați să faceți acest lucru la începutul fiecărei luni. Pe baza comentariilor pe care tocmai le-ați scris pentru fiecare dintre proiectele dvs. active, ar trebui să puteți vedea ce necesități trebuie finalizate până la sfârșitul anului acest lună.

Așezați fiecare dintre aceste repere ca o parte separată “ţiglă” pe această listă și etichetați-le cu culoarea corespunzătoare (aceeași culoare ca sarcina activă la care se referă), astfel încât să puteți vedea cu ușurință la ce proiect se ocupă această sarcină. Decideți acum ce săptămâni în această lună veți lucra la aceste etape individuale.

Simțiți-vă liber să duplicați sarcina sau să o împărțiți în sub-sarcini, dacă veți lucra la ea în mai multe săptămâni în această lună.

Acum, la începutul fiecărei luni, știți cât de multe sarcini va trebui să faceți până la sfârșitul fiecăruia săptămână. Dacă nu reușiți să îndepliniți oricare dintre aceste etape, pur și simplu mutați lucrurile în jurul valorii de puțin, astfel încât să puteți realiza în continuare proiectul global până la termenul final.

Planificați această săptămână (o dată pe săptămână)

Primul lucru pe luni dimineață, verificați săptămâna relevantă pe “Luna aceasta” pentru a vedea ce trebuie să faceți în următoarele câteva zile.

Luați acest timp pentru a glisa fiecare dintre aceste sarcini pe “Săptămâna aceasta” listă și decideți despre care zi veți dedica timp pentru aceste articole.

Din nou, dacă trebuie să împărțiți sarcinile în sub-sarcini sau să le duplicați, continuați. Dacă ați aflat, la sfârșitul săptămânii trecute, că ați avut un curs de formare pentru a participa miercuri, de exemplu, puteți acum să vă structurați programul în jurul acestui lucru cu ușurință.

Planul de azi (o dată pe zi)

La începutul fiecărei zile petreceți 10-15 minute de planificare, pe baza sarcinilor din Săptămâna aceasta cum veți petrece timpul pentru a vă asigura că ați atins acele repere. Deci, trageți din nou elementele relevante din Săptămâna aceasta listă, la Astăzi listă.

În acest stadiu al granularității, lucrurile se pot schimba rapid, deci țineți cont de acestea și fiți pregătiți să vă modificați planul pe baza acestor distragerii. Dar, dându-te în mod intenționat anumite blocuri de timp și având autodisciplina să se țină de program cât mai mult posibil, ești mult mai probabil să îți completezi ceea ce trebuie să completezi.

În exemplul de mai sus, puteți vedea că întreaga zi lucrătoare a fost planificată, inclusiv întâlniri, apeluri și răspuns la e-mailuri. Sarcina cheie a fost împărțită în două blocuri separate de timp.

La sfârșitul fiecărei zile, ștergeți Astăzi listă. La sfârșitul fiecărei săptămâni, debifați Săptămâna aceasta listă. Și la sfârșitul fiecărei luni, eliminați Luna aceasta listă și începeți din nou prin revizuirea proiectelor dvs..

Realizarea acestui obicei

După cum puteți vedea, este un sistem construit pentru cei care urmează o varietate de proiecte relativ complexe. Este pentru persoanele care trebuie să îndeplinească o serie de termene, fără a se închide într-o rutină prestabilită și un program care este dictat săptămânal, sau chiar luni, în avans.

Odată ce te vei ocupa de această rutină în câteva săptămâni, vei afla rapid dacă e pentru tine. Dacă vă place acest sistem, acel interval de timp ar trebui să fie suficient pentru a vă edita sistemul așa cum este prezentat mai sus, astfel încât acesta să funcționeze eficient pentru nevoile dvs. specifice. Numai atunci se va scufunda ca un obicei.

Alte setări

Notebook-uri fizice

Dacă nu vă place să utilizați Trello sau preferați să utilizați acest sistem într-o altă setare, există câteva opțiuni. Newport însuși folosește o selecție de notebook-uri. Utilizarea stiloului fizic și a hârtiei poate contribui, de fapt, mai mult de 6 motive simple pentru care hârtia poate fi încă aplicația dvs. de productivitate Killer 6 motive simple pentru care hârtia poate fi în continuare produsul dvs. Killer Productivitate Hârtia poate fi un instrument mai puternic pentru productivitate decât un computer sau un dispozitiv touch, și nu ar trebui să fie imediat respinse. Nu sunteți convins? Iată câteva motive pentru care hârtia este încă relevantă. Citiți mai mult decât ați putea crede productivitatea. Fiecare notebook prezintă un nivel diferit de granularitate: lună, săptămână, zi, astfel încât să poată scrie rapid modificări în programele sale dacă și când sunt necesare.

Evernote & OneNote

O altă alternativă sunt instrumente cum ar fi Evernote sau O nota. Puteți configura acest lucru exact în același mod în care Newport folosește notebook-uri fizice. Creați un nou notebook OneNote este acum cu adevărat gratuit, cu mai multe caracteristici decât înainte UnNote este acum cu adevărat gratuit, cu mai multe caracteristici decât înainte Evernote nu mai este regulat pentru căderi de aplicații care iau notițe. Microsoft a anunțat recent că OneNote va fi mai liberă decât oricând. Să ne arătăm ce înseamnă acest lucru în ceea ce privește caracteristicile și funcționalitatea. Citiți mai multe pentru fiecare nivel de granularitate de care aveți nevoie (vedeți mai jos). Apoi urmați pașii, asemănători cu cei de mai sus, pentru a le menține actualizați. Singura mea problemă cu această abordare este că există o mulțime de clicuri înainte și înapoi între diferite notebookuri, motiv pentru care prefer să folosesc Trello, unde majoritatea informațiilor pot fi văzute dintr-o privire și pot fi mutate foarte ușor.

excela

Dacă sunteți o persoană de tip Excel, o posibilă soluție este să recreezi aspectul pe care l-am înființat în Trello. Acest lucru nu funcționează, dar misiunea în mișcare și schimbarea ordinelor este mai dificilă când aveți celule să se deplaseze. Salvarea timpului cu operații text în Excel Salvarea timpului cu operații text în Excel Excel poate face magie cu numere și se poate ocupa de caractere la fel de bine. Acest manual demonstrează cum să analizați, să convertiți, să înlocuiți și să editați text în foi de calcul. Aceste elemente de bază vă vor permite să efectuați transformări complexe. Citește mai mult, mai degrabă decât pur și simplu trage și picătură. Dacă preferați să aveți mai puține informații pe o pagină, puteți să creați întotdeauna filuri noi pentru Proiecte, luna asta, în această săptămână, și Astăzi.

Ar putea FHP să lucreze pentru dvs.?

Planificarea completă a orizontului este un sistem de flux de lucru care înseamnă că puteți gestiona mai multe proiecte fără a fi nevoie să vă angajați la programe pe care nici nu le puteți prezice sau nu le puteți controla.

Nu există nici o îndoială cu privire la asta “sistemul necesită mai multă investiție în avans a energiei mentale decât o scădere de la termenul până la termenul limită și cu siguranță nu ar funcționa pentru toate tipurile de locuri de muncă”. Dar a contribuit în mod semnificativ la productivitatea notabilă a Newportului în mediul academic, blogging și autor, asigurându-se în același timp că lucrează rar în jurul orei 17:00 fără a fi ars. Programare Burnout: Cum să vă recâștiga motivația pierdută Programarea Burnout: Cum să vă regăsiți motivația pierdută Scrierea tuturor acele linii de cod pot fi drenate fizic și emoțional. Tot ce trebuie să faceți este să știți că motivația poate fi recuperată. Citeste mai mult .

Credeți că acesta este un sistem de flux de lucru de care ați putea folosi? Cum ar trebui să o adopți în propria carieră? Sau există un sistem care funcționează mai eficient Sistemul 3-Strike: Cum să prioritizeze lista dvs. de rezolvat Sistemul 3-Strike: Cum să vă prioritizați lista de activități Nu vă aflați prin lista dvs. de sarcini? Problema ar putea să nu fie productivitatea ta, ar putea fi doar prioritățile tale. Să învățăm să prioritizăm lista de sarcini și să facem lucrurile. Citiți mai multe pentru dvs.?

Image Credit: femeie de afaceri epuizată de Piotr Marcinski prin Shutterstock, 40 + 235 de Bark prin Flickr

Explorați mai multe despre: GTD, software de organizare, instrument de planificare, managementul proiectelor, gestionarea sarcinilor, gestionarea timpului, lista de rezolvări, Trello.