Acest tutorial bazei de date de acces vă va ajuta să începeți

În timp ce majoritatea utilizatorilor de PC-uri ar pretinde că au competențe în software-ul Office, cum ar fi Word și Excel, pachetul suplimentar al pachetului este probabil puțin mai descurajant. Acces și alte părți similare ale bazei de date 5 Ușor de folosit și alternative gratuite la Microsoft Access 5 Ușor de utilizat și alternative gratuite la Microsoft Access Microsoft Access este un instrument complex de baze de date cu o curbă abruptă de învățare. Dacă sunteți în căutarea unor alternative mai intuitive și mai libere, cu caracteristici comparabile, ne-am acoperit! Citește mai mult poate fi o bucată de software cu adevărat neprietenos pentru a începe - dar ele reprezintă mult mai puțin o provocare dacă știi ce faci.

Acest ghid vă va ajuta să parcurgeți pașii de bază ai creării bazei de date, introducând-o cu informații și utilizând interogările pentru a le accesa dintr-o privire. Odată ce ați înțeles fundamentele, veți fi pe drumul spre o adevărată experiență de acces.

Creați o bază de date

La deschiderea accesului, veți primi o serie de opțiuni și șabloane diferite. Selectați Bază de date bazată pe desktop pentru a începe și alegeți un nume de fișier și o locație pe hard disk pentru a fi salvată. Voi crea o bază de date cu cărțile pe care le dețin, însă aceleași concepte ar putea fi folosite pentru o listă de corespondență. Swizzle: dezabonare de la listele de mail și reducerea spam-ului primite Swizzle: dezabonare de la listele de mail și reducerea spam-ului primar Citiți mai multe, cartea dvs. telefonică sau orice alt număr de alte scopuri.

Prima coloană a bazei mele de date va conține titlul fiecărei cărți, așa că o să folosesc Faceți clic pentru a adăuga butonul pentru a stipula că este vorba despre a Text scurt intrare - trebuie să alegeți orice tip de intrare potrivită proiectului dvs. Ulterior, redenumiți antetul coloanei la ceva potrivit. Merită să redenumiți prima dvs. tabelă din implicit “Tabelul 1” și în acest moment.

Faceți același lucru pentru toate coloanele pe care doriți să le includeți. În cazul meu, a fost o altă intrare scurtă pentru numele autorului, o celulă pentru anul de lansare și o casetă de selectare Da / Nu pentru a afla dacă cartea în cauză a fost sau nu o ediție hardback. De asemenea, am creat un câmp de Date Added, pe care îl vom automatiza într-o clipă. Dacă aveți nevoie să modificați orice tip de date după crearea, mergeți la Câmpuri pe Panglică, evidențiați coloana dorită și modificați-o prin Tipul de date meniul derulant.

Acum treceți la Vizualizare proiect utilizând pictograma din colțul din dreapta jos al ecranului. Pentru a automatiza o marcă de timp, alegeți numele câmpului dorit, selectați formatul datei din meniul derulant și introduceți = Acum () în Valoare implicită câmpul de mai jos. Aceasta va completa automat celula cu data la care a fost adăugată intrarea ori de câte ori un element nou este introdus în baza de date. Aceeași metodă poate fi folosită pentru a stabili alte valori implicite, indiferent dacă sunt o intrare standard de text sau o formulă ca aceasta. Aveți nevoie de ajutor cu formule Excel? 7 Resurse pentru consultare Aveți nevoie de ajutor cu formule Excel? 7 Resurse pentru a consulta Excel este standardul de tabel de aur. Dacă vi se cere să utilizați Excel și totuși trebuie să vă familiarizați cu acestea, aceste resurse vă vor prezenta rapid elementele de bază și multe altele. Citeste mai mult .

Stabilirea unei chei primare

Dacă creați o bază de date care urmează să crească și să crească, o cheie primară este vitală, dar este un obicei bun să intrați chiar dacă lucrați la o scară mai mică. Confuzia poate apărea atunci când două elemente au același nume, dar o cheie primară asigură că există în permanență un alt identificator unic.

Accesul 2013 creează în mod implicit un câmp de identificare, pe care apoi îl încarcă automat cu un identificator numeric. Cu toate acestea, puteți specifica o altă cheie primară dacă simțiți nevoia. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe numele câmpului dorit din Design View și selectați Cheia principala. Cu toate acestea, aceasta trebuie să fie o intrare cu adevărat unică pentru a se asigura că lucrurile funcționează așa cum ar trebui.

Adăugarea datelor cu formulare

Dacă doriți să introduceți o mulțime de date în documentul dvs. de acces, merită să configurați un formular Tutorial rapid pe formularul din Microsoft Access 2013 Un tutorial rapid privind formularele din Microsoft Access 2013 Care este diferența dintre o întreținere bine întreținută și o o bază de date neglijată? Potențial un formular de introducere a datelor ușor de utilizat. Crearea unui formular de acces este ușor, dacă urmați tutorialul nostru. Citeste mai mult . Mai întâi, navigați la Crea în Panglică și faceți clic pe Formă. Acesta va crea un aspect prestabilit pentru dvs., pe care îl puteți edita tragând componentele individuale în poziția corespunzătoare.

Pentru a testa Formularul dvs., utilizați opțiunea Vizualizare din partea stângă a Panglicii pentru a comuta Vizualizare formular. Aici veți putea adăuga o intrare populând diferitele câmpuri - faceți acest lucru acum pentru a vă asigura că totul funcționează conform destinației. Pentru a vă verifica progresul, reveniți la Tabelul din Formular și selectați Vizualizare foaie de date. Dacă prima dvs. înregistrare este afișată așa cum doriți, reveniți la formularul dvs. și salvați-vă munca.

Alte metode de introducere a datelor

Un formular este o modalitate bună de a standardiza introducerea datelor, mai ales dacă mai mult de un utilizator 8 dintre cele mai bune instrumente gratuite de colaborare pentru programatori 8 dintre cele mai bune instrumente gratuite de colaborare pentru programatori Dacă sunteți programator și nu sunteți încă de partajare sau de colaborare , ești în spatele curbei. Profitați de avantajele colaborării cu aplicațiile web potrivite. Citește mai mult va folosi baza de date. Cu toate acestea, nu este singura modalitate de a popula un fișier în Access. Metoda cea mai simplă este să adăugați manual intrări manual în Vizualizare foaie de date.

Alternativ, puteți importa un fișier care conține date preexistente. Access 2013 oferă suport pentru un număr de tipuri de fișiere, inclusiv foi de calcul Excel Excel Vs. Acces - Poate o foaie de calcul să înlocuiască o bază de date? Excel Vs. Acces - Poate o foaie de calcul să înlocuiască o bază de date? Ce instrument trebuie să utilizați pentru gestionarea datelor? Accesul și Excel oferă atât filtrarea, colaționarea și interogarea datelor. Vă vom arăta care dintre cele mai potrivite pentru nevoile dvs. Citiți mai multe, fișiere CSV, documente XML și documente HTML. Pentru a importa date dintr-o sursă, alegeți fila Date externe din Panglică și alegeți tipul de fișier dorit. Accesul vă va duce prin pașii necesari pentru a le importa în baza de date.

Merită remarcat faptul că accesul face o distincție între importul și legarea datelor. Primul este metoda corectă dacă datele dvs. nu se vor schimba, dar ultima permite ca un document separat să fie actualizat în mod continuu, reflectând aceste modificări din Acces. În funcție de nevoile dvs., acest lucru vă poate economisi ceva timp.

Utilizând interogările

Odată ce baza dvs. de date este suficient de populată, este timpul să începeți să profitați de avantajul organizării multor informații. Interogările sunt o metodă simplă, dar puternică de sortare prin baza dvs. de date rapid și eficient. Pentru a ilustra modul de utilizare a acestora, iată o întrebare simplă care va căuta baza de date pentru cărți dintr-o anumită perioadă de timp.

Pentru a crea o nouă interogare, navigați la Crea în Panglică și selectați Expertul interogare, atunci alege Simple Query Wizard. Selectați tabelul dorit, precum și câmpurile care vă interesează - în cazul meu, acesta este anul de lansare, precum și titlul, așa că știu la ce intrare mă uit la.

În ecranul următor, decideți dacă doriți să vedeți vizualizarea Detalii cu fiecare câmp al fiecărei înregistrări sau doar cu un Rezumat. Apoi, selectați Finalizare pentru a termina procesul. Veți fi prezentați datele pe care le-ați selectat și puteți utiliza meniul derulant în antetul coloanei pentru a reduce lucrurile mai jos. Caut cărți scrise în anii 1970, așa că am să dau clic pe drop-down-ul Anul eliberării, apoi navigați la Numărul de filtre> Între.

Apoi am stabilit o limită superioară și inferioară pentru datele mele și am prezentat o listă a cărților care au fost lansate între anii 1970 și 1980. Aceeași metodă poate fi, desigur, utilizată pentru a potrivi șiruri de text, tickbox-uri sau orice alt tip de informații pe care tu ar fi putut intra în baza de date.

Aveți vreo sfat pentru a începe să utilizați aplicația Access? Te lupți cu un anumit aspect al creării bazei de date și ai nevoie de ajutor? Spuneți-ne despre sfaturile și problemele dvs. din secțiunea de comentarii de mai jos.

Explorați mai multe despre: Microsoft Access, Microsoft Office 2013, Microsoft Office 2016.