Sfaturi pentru lucrul cu funcții text și text în Excel

Când vă gândiți la Excel (cele mai importante sfaturi pentru Excel 8 Sfaturi pentru Cum să învățați Excel Rapid 8 Sfaturi pentru Cum să învățați Excel Rapid Nu este atât de confortabil cu Excel așa cum doriți, începeți cu sfaturi simple pentru a adăuga formule și a gestiona date. ghid, și veți fi la viteza în cel mai scurt timp. Citește mai mult), probabil că te gândești la numere, calcule și formule. Dar, adăugați și text în foi de calcul, cum ar fi titlurile, descrierile sau numele oamenilor.

Astăzi vom acoperi diferite moduri de lucru cu text în foi de calcul Excel. Discutăm despre câteva funcții diferite pentru lucrul cu textul. Ori de câte ori utilizați o funcție, începeți întotdeauna cu un semn egal (=).

Wrap text într-o celulă

Când introduceți text într-o celulă mai mare decât celula, textul trece prin limita dreaptă a celulei în mod implicit. Dar este ușor să aveți învelit textul pentru a se potrivi lățimii coloanei. Înfășurarea textului se ajustează automat când schimbați lățimea celulei.

Pentru a înfășura textul într-o celulă, selectați celula și faceți clic pe Încadra textul buton în Aliniere secțiunea din Acasă fila.

Textul este înfășurat în celulă, iar înălțimea rândului se ajustează automat pentru a se potrivi cu textul.

Dacă înălțimea rândului nu se ajustează automat, rândul poate fi setat la o anumită înălțime.

Pentru a potrivi automat înălțimea rândului cu textul, selectați celula. Apoi apasa Format în celulele secțiune pe Acasă și selectați Înălțimea rândului automat.

Dacă doriți să păstrați rândul la o anumită înălțime, îl puteți schimba pentru a vă asigura că textul înfășurat se potrivește. Selectați Înălțimea rândului de la Format meniul. Apoi, introduceți o înălțime pentru rândul de pe Înălțimea rândului caseta de dialog și faceți clic pe O.K.

Puteți de asemenea să trageți marginea de jos a rândului în jos până când toate liniile de text se potrivesc în celulă.

Introduceți o întrerupere de linie într-o celulă

Dacă textul dintr-o celulă trece peste marginea din dreapta, puteți introduce și o pauză de linie pentru a efectua manual înfășurarea textului.

Faceți dublu clic pe celulă pentru a edita textul sau apăsați F2. Faceți clic pe mouse-ul din punctul din textul în care doriți să introduceți o pauză de linie. Apoi, apăsați Alt + Introducere.

Înălțimea rândului se ajustează pentru a se potrivi cu textul dacă Format este setat sa Înălțimea rândului automat în celulele secțiunea din Acasă fila.

Numără celule conținând orice text

Dacă doriți să știți cât de multe celule dintr-o zonă din foaia dvs. de lucru conține text (nu cifre, erori, formule sau celule goale), puteți utiliza funcția COUNTIF Mini Tutorial Excel: Utilizarea funcțiilor avansate de numărare și adăugare a funcțiilor Excel Excel Tutorial : Utilizarea numelor avansate de numărare și adăugarea de funcții în Excel Numărarea și adăugarea formulelor pot apărea luminoase în comparație cu formule Excel mai avansate. Dar ele vă pot ajuta să economisiți mult timp când trebuie să colectați informații despre datele din foaia dvs. de calcul. Citeste mai mult .

Forma generică a funcției COUNTIF pentru numărarea oricărui număr de caractere text este:

= COUNTIF (cellrange, "*")

Cantonul reprezintă orice domeniu de celule cum ar fi B2: B9. Asteriscul dintre citate este un caracter wildcard care reprezintă orice număr corespunzător de caractere text. Există câteva lucruri de remarcat despre ceea ce sunt considerați caractere text:

• Valorile logice TRUE și FALSE nu sunt luate ca text.
• Numerele care sunt introduse ca text sunt numărate în caractere (*).
• Se numără o celulă necompletată care începe cu un apostrof (').

De exemplu, pentru a număra numărul de celule care conțin text în gama de celule A2: G9 în următoarea foaie de lucru, intrăm “= COUNTIF (“. Apoi, pentru a intra în intervalul de celule, selectăm celulele pe care dorim să le includem în contor.

Funcția COUNTIF nu este sensibilă la minuscule.

Apoi, tastăm o virgulă (,) și caracterul cu machetă (*) înconjurat de ghilimele duble.

presa introduce pentru a finaliza introducerea funcției și a vizualiza rezultatul în celulă.

Numără celule care conțin text specific

De asemenea, puteți utiliza funcția COUNTIF pentru a afla numărul de celule care conțin caractere specifice de text.

Funcția generică pentru numărarea aparițiilor unui caractere de text șir specific este:

= COUNTIF (cellrange, "txt")

La fel ca în secțiunea anterioară, celula reprezintă orice domeniu de celule cum ar fi B2: B9. Am pus șirul de caractere de text pe care dorim să le găsim între ghilimele duble.

De exemplu, pentru a număra numărul de celule care conțin “Creion” în gama de celule A2: G9 în următoarea foaie de lucru, introducem următoarea funcție:

= COUNTIF (A2: G9, "creion")

Aceasta găsește toate celulele care conțin doar cuvântul “Creion” fără alt text în celulă. Deoarece funcția COUNTIF nu face diferența între majuscule și majuscule, se va găsi toate celulele care conțin “Creion” sau “creion”.

Funcția COUNTIFS vă permite să numărați celulele cu text, dar exclude celule cu caractere specifice de text.

De exemplu, folosim COUNTIFS în modul următor pentru a găsi toate celulele care conțin orice text, cu excepția pentru “Creion”.

= COUNTIFS (A2: G9, "*", A2: G9, "<> Pencil")

Pentru funcția COUNTIFS, îi dați mai întâi intervalul și textul pe care doriți să îl găsiți. Apoi, dați din nou același interval și textul pe care doriți să îl excludeți. “<>” este folosit pentru a exclude orice text urmează.

Când utilizați funcția COUNTIF sau COUNTIFS, puteți adăuga un asterisc pe una sau pe ambele laturi ale șirului pentru a găsi celule care conțin acest șir înconjurat de orice număr de caractere text (sau nici unul).

De exemplu, pentru a găsi toate celulele care conțin litera “j”, folosim următoarea funcție:

= COUNTIF (A2: G9, "* j *")

Din nou, deoarece funcția COUNTIF nu este sensibilă la minuscule, celulele conțin “j” sau “J” vor fi numărate.

Conversia textului la numere

Dacă aveți o mulțime de celule care conțin numere stocate ca text, există câteva moduri în care puteți converti textul la numere.

Puteți afla dacă un număr este formatat ca text atunci când este aliniat în stânga în celulă în loc să fie aliniat la dreapta. De asemenea, dacă un număr a fost formatat forțat ca text folosind un apostrof (') la început, va exista un triunghi verde în colțul din stânga sus al celulei.

Pentru a converti textul la numere, puteți utiliza Conversia în număr opțiune, Text în coloane caracteristică sau Lipiți speciale. Discutăm despre fiecare dintre aceste metode în articolul nostru despre extragerea numerelor și a textului în Excel.

Conversia unui număr în text

Pot exista momente când doriți să stocați numere ca text. Poate că efectuați o acțiune pe o serie de celule și există anumite celule pe care nu doriți să le citiți ca numere, chiar dacă acestea sunt.

Tastarea unui apostrof (') la începutul unui număr îl convertește în text. Dar dacă aveți o mulțime de celule cu numere pe care doriți să le convertiți în text, puteți utiliza funcția TEXT.

De exemplu, dorim să convertim numerele din coloana B prezentate mai jos în text. Introducem următoarea funcție în celula din dreapta primului număr.

= TEXT (B2, "0")

Dați funcției referința celulei pentru numărul de conversie și apoi formatul de număr dorit. Tocmai convertim la un număr fără format special (nu pentru valută sau pentru o dată, de exemplu). Deci folosim “0” (zero).

Utilizați caracteristica Completare automată Cum să utilizați funcția Completare automată a conținutului Excel și Completare automată pentru a automatiza intrarea datelor Cum să utilizați funcția de completare a conținutului Flash și umplere automată pentru a automatiza intrarea datelor Când creați în mod regulat foi de calcul Excel și le populați cu date, Flash Completați. Să vă arătăm ce fac aceste caracteristici și cum vă pot ajuta. Citiți mai multe pentru a copia funcția TEXT la restul celulelor. Numerele devin text și sunt aliniate la stânga.

Puteți copia și lipi valorile convertite în coloana originală. Selectați celulele care conțin funcția TEXT și apăsați Ctrl + C să le copiați. Selectați prima celulă din coloana originală. Pe Acasă , faceți clic pe săgeata de pe Pastă butonul și mergeți la Lipiți speciale> Valori.

Puteți găsi exemple de formatare diferită a textului disponibile pentru utilizare în funcția TEXT pe site-ul de asistență al Microsoft.

Conversia textului la o dată

Ați obținut vreodată un registru de lucru de la altcineva în care au introdus date ca text, numere sau într-un format care nu poate fi recunoscut ca date? Puteți converti textul la date utilizând funcția DATE.

Iată formatul generic al funcției DATE:

= DATE (anul, luna, ziua)

Pentru anul, luna și ziua, vom folosi funcțiile de stânga, MID și RIGHT pentru a extrage părțile corespunzătoare ale textului sau numărului pe care dorim să îl convertim. Vom explica cele patru exemple din imaginea de mai jos.

A converti “20171024” în celula C2 până la o dată, am folosit funcția LEFT pentru a extrage primele patru caractere pentru anul (2017). Apoi, am folosit funcția MID pentru a extrage cele două caractere începând din a cincea poziție ca luna (10). În cele din urmă, am folosit funcția DREAPTA pentru a extrage ultimele două caractere ca zi (24).

= DATE (STÂNGA (C2,4), MID (C2,5,2), DREAPTA (C2,2))

Următorul exemplu, “2102018” în celula C3, este într-o ordine diferită. Încă mai folosim funcțiile de șir, dar într-o ordine diferită. Am folosit funcția DREAPTA pentru a extrage ultimele patru caractere pentru anul (2018). Luna este doar o cifră în acest caz, așa că am folosit funcția LEFT pentru a extrage primul caracter ca luna (2). În cele din urmă, am folosit funcția MID pentru a extrage cele două caractere începând din a doua poziție ca ziua (10).

= DATE (DREAPTA (C3,4), STÂNGA (C3,1), MID (C3,2,2))

Datele din celulele C4 și C5 arată ca date normale, însă Excel nu le recunoaște ca date. În celula C4, formatul este ziua, luna, anul. Deci, folosim funcțiile RIGHT, MID și LEFT în felul următor:

= DATE (DREAPTA (C4,4), MID (C4,4,2), STÂNGA (C4,2))

În celula C5, formatul este lună, zi și an, folosind două cu zero în fața unei luni de o singură cifră. Deci, folosim funcțiile DREAPTA, STÂNGA și MID în modul următor:

= DATE (DREAPTA (C5,4), STÂNGA (C5,2), MID (C5,4,2))

Folosirea funcției DATE poate părea la fel de multă muncă ca retiparea textului ca date. Dar este foarte probabil ca același format să fi fost folosit în întregul dvs. registru de lucru dacă o persoană a lucrat asupra acestuia.

În acest caz, puteți copia și lipi funcția, iar referințele celulelor se vor ajusta la celulele corecte. Dacă nu, introduceți pur și simplu referințele corecte ale celulelor. Puteți evidenția o referință de celule într-o funcție și apoi selectați celula pe care doriți să o introduceți.

Combinați textul din mai multe celule

Dacă aveți o cantitate mare de date pe o foaie de lucru și trebuie să combinați textul din mai multe celule, există o modalitate ușoară de a face acest lucru. Nu trebuie să retipăriți întregul text.

De exemplu, avem o foaie de lucru care conține numele angajaților și informațiile de contact ale acestora, după cum se arată mai jos. Vrem să separăm Nume și Numele de familie și apoi combinați-le în a Numele complet coloană. Putem crea, de asemenea, un Adresa de email în mod automat prin combinarea numelui și a prenumelui.

Pentru a face acest lucru, folosim funcția CONCATENATE 16 Formule Excel care vă vor ajuta să rezolvați problemele din viața reală 16 Formule Excel care vă vor ajuta să rezolvați problemele legate de viața reală Instrumentul potrivit este jumătate din lucrare. Excel poate rezolva calculele și procesează datele mai repede decât vă puteți găsi calculatorul. Vă arătăm formule Excel cheie și demonstrați cum să le utilizați. Citeste mai mult . La “înlănţui” înseamnă pur și simplu “a combina” sau “să se alăture împreună.” Această funcție vă permite să combinați textul din diferite celule într-o singură celulă. De asemenea, puteți adăuga orice text în text din alte celule.

Pentru a combina funcția Numele de familie și Nume într-un rând în Numele complet coloană, folosim funcția CONCATENATE în modul următor:

= CONCATENAT (B2, "", A2)

Acordați funcției CONCATENATE textul de combinat în ordinea în care doriți să o puneți împreună. Așa că am dat funcția Nume (B2), un spațiu în ghilimele duble (” “), apoi Numele de familie (A2).

De asemenea, putem construi adresa de e-mail în același mod. Noi folosim Nume (B2); Numele de familie (A2) și apoi restul adresei de e-mail (@ email.com) în ghilimele duble.

= CONCATENATE (B2, A2, "@ email.com")

Puneți întotdeauna orice text specific în ghilimele duble, dar nu puneți citate în jurul referințelor celulelor.

Text separat în mai multe celule

Aveți unele celule cu conținut format în format mixt pe care doriți să le separați? De exemplu, dacă aveți o celulă care conține “14 sandvișuri de curcan”, puteți separa acest număr în (14) și în text (sandwich-uri de curcan). În acest fel, puteți utiliza numărul în funcții și formule.

Pentru a scoate numărul din “14 sandvișuri de curcan”, folosim funcția șir de stânga.

= STÂNGA (B2, CAUTARE ("", B2, 1))

Mai întâi, dăm funcției referința celulei pentru textul din care vrem să extragem numărul (B2). Apoi, folosim funcția SEARCH pentru a găsi primul spațiu după primul caracter din șir.

Pentru a scoate textul din “14 sandvișuri de curcan”, folosim funcția șir corectă.

= DREAPTA (B2, LEN (B2) -SEARCH ("", B2, 1))

Mai întâi, dăm funcția DREAPTA referința celulară de la care vrem să extragem textul (B2). Apoi, folosim funcțiile LEN și SEARCH pentru a determina câte caractere din dreapta vrem să obținem. Stragem numărul de caractere din primul spațiu după primul caracter din șir până la sfârșitul șirului din lungimea totală a șirului.

Obțineți mai multe detalii despre separarea textului în mai multe celule din articolul nostru despre extragerea textului sau a numerelor din celule de format mixt.

Mai multe despre lucrul cu funcții de text în Excel

Uneori, foaia de calcul pe care lucrați va avea prea mult text. Acestea vă vor ajuta să o simplificați.

Puteți găsi mai multe detalii despre funcțiile pe care le-am discutat aici în articolul nostru despre operațiile text Salvarea timpului cu operațiuni text în Excel Salvarea timpului cu operații text în Excel Excel poate face magie cu numere și se poate ocupa de caractere la fel de bine. Acest manual demonstrează cum să analizați, să convertiți, să înlocuiți și să editați text în foi de calcul. Aceste elemente de bază vă vor permite să efectuați transformări complexe. Citiți mai multe, precum și informații despre câteva funcții suplimentare pe care nu le-am menționat aici.

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016.