Sfaturi și șabloane pentru crearea unui program de lucru în Excel

Crearea unui program de lucru este nu uşor. Dacă echipa dvs. de angajați este la fel de mare ca câteva zeci sau mai mică decât o mână, găsirea unei modalități de a se potrivi cu orele tuturor, lovirea minimelor și menținerea echipei fericite este dificilă. Din fericire, Excel vă poate ajuta să faceți asta mult Mai ușor.

Șabloane Excel Un șablon Excel pentru fiecare ocazie Un șablon Excel pentru fiecare ocazie Săriți curba abruptă de învățare și sortați-vă viața cu puterea șabloanelor Excel. Am compilat o selecție de șabloane de auto-actualizare pentru a urmări bugetele, a gestiona proiecte și multe altele. Citește mai mult rămâne unul dintre cele mai utile instrumente din istoria computerelor. Ele sunt excelente pentru gestionarea sarcinilor și proiectelor 10 Șabloane utile de management al proiectelor Excel pentru urmărire 10 Șabloane utile de management al proiectelor Excel pentru urmărirea Șabloanele de management de proiect vă pot ajuta să replicați proiecte de succes. Iată temele esențiale Microsoft Excel pentru dvs. Citiți mai multe, păstrați finanțele în ordine 15 Șabloane de foi de calcul utile pentru a vă ajuta să vă administrați finanțările 15 Șabloane de foi de calcul utile pentru a vă ajuta să vă administrați finanțele Întotdeauna țineți evidența sănătății financiare. Aceste șabloane gratuite pentru foi de calcul sunt doar instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă gestiona banii. Citiți mai multe, urmăriți progresul în fitness 10 Șabloane Excel pentru a vă urmări sănătatea și fitness 10 Șabloane Excel pentru a vă urmări sănătatea și fitness Citiți mai multe și pur și simplu rămâneți organizate în general 10 Șabloane de Spreadsheet uimitor de utile pentru a vă organiza viața 10 Șabloane de Spreadsheet uimitor de utile pentru organizarea Viața Este viața ta o bătaie de capăt a termenelor pierdute, cumpărături uitate și angajamente renegate? Se pare că trebuie să vă organizați. Citește mai mult - dar programarea este o zonă în care Excel într-adevăr strălucește.

5 sfaturi importante atunci când efectuați o programare

Înainte de a vă scufunda în procesul propriu de planificare, țineți cont de următoarele considerente. Acestea vor ușura întregul proces și vor reduce cantitatea de stres care vă îngrămădește. Programarea nu va fi niciodată ușoară, dar nu trebuie să fie un coșmar.

Aflați preferințele angajatului dvs.. Tipurile de preferințe pe care le puteți lua în considerare atunci când planificarea va diferi de la câmp la câmp (de exemplu, retail / depozit), dar este important să încercați cel puțin să vă îngrijiți lucrătorii.

Unii angajați au o înclinație spre dimineața? Sau poate serile? Câte ore doresc fiecare angajat pe săptămână? Există restricții de sincronizare, cum ar fi lipsa de a lucra în zilele de duminică? Unii angajați au sinergie și compatibilitate?

Nu te poți adapta toata lumea, dar este un obiectiv bun pentru a trage pentru că poate îmbunătăți productivitatea și atmosfera - dar cel mai important, va construi încrederea, iar încrederea merge mână în mână cu respect.

Urmăriți cererile de absență a angajaților. Ca și cum nu ar fi fost destul de greu să jonglezi toate preferințele angajatului tău, există probleme de timp sensibile care vor apărea din când în când. De exemplu, cineva are nevoie de câteva zile pentru a-și petrece o vacanță sau pentru a plânge un membru de familie pierdut.

Din fericire, acest lucru poate fi păstrat simplu prin utilizarea unui instrument versatil cum ar fi Google Calendar 10 Caracteristici minunate ale calendarului Google pe care ar trebui să încercați 10 caracteristici minunate ale calendarului Google pe care ar trebui să le încercați Citiți mai mult sau un plugin pentru calendar pentru Thunderbird 5 Extensii pentru adăugarea de calendare și activități Manager pentru Thunderbird 3 5 Extensii pentru adăugarea de calendare și manager de activități în Thunderbird 3 Citește mai mult. O aplicație de listă de calitate, cum ar fi Todoist (motive pentru a face upgrade la Todoist Pro Cât de mult mai productiv este să primești Premium? Iată 6 motive bune pentru a îmbunătăți cât de mult mai productiv este să primești Premium? pentru totdeauna, dar a continuat să se întâmple cu lucrurile pe care am vrut să le fac și nu am putut să le trimit, memento-uri de pe e-mail, adăugarea de note la sarcină, lucruri care ar adăuga într-adevăr o mulțime ... Citește mai mult), WorkFlowy (revizuirea WorkFlowy Zen-Style Listarea și managementul de proiect cu WorkFlowy Zen-Style Listing și management de proiect cu WorkFlowy Citește mai mult), sau Wunderlist (lista noastră de recenzii Wunderlist Wunderlist: Easy-To-Use, versatil și Cross-Platform , Managerul de listă Versatil și Cross-Platform pentru a afla mai multe) poate funcționa bine.

Faceți programul înainte de timp. Evident, nu puteți reuși de asemenea cu mult înainte de timp, în cazul în care situațiile se schimbă, dar cu siguranță evitați să așteptați până în ziua precedentă. O regulă bună este de aproximativ o săptămână în avans.

Dacă doar amânarea a fost ușor de învins, nu? Toată lumea se străduiește să facă lucrurile într-o oarecare măsură, de aceea am scris multe despre strategiile anti-procrastination 5 Strategii de amânare pentru a deveni mai productive 5 Strategii de procrastinare pentru a deveni mai productive Citiți mai mult, evitând distragerile pe Internet 6 Sfaturi Prevenirea accesului la Internet 6 Sfaturi Împiedicați amânarea pe Internet Sunt un maestru al amânării. Poate că și tu ești prea. Există milioane de oameni care suferă de proastă îngrijorare și sunt o scurgere reală a productivității și a eficienței. Lucrul ciudat este, multe dintre ... Citește mai mult, și chiar depășind întârzierea Cum să încetini procrastinarea: singura rezoluție de Anul Nou ar trebui să stabilească cum să oprești procrastination: singura rezoluție de Anul Nou pe care ar trebui să o stabilești Kick obiceiul de amânare și să înceapă să acționeze fără a aștepta momentul potrivit. Oprirea amânării este singura rezoluție de anul nou de care aveți nevoie. Iata de ce. Citeste mai mult .

Făcându-ți programele în avans, îți dai o cameră de respirație în cazul în care trebuie să se facă schimbări bruște.

Atribuiți mai întâi cele mai importante schimburi. De “cel mai important”, ne referim “negociabilă”. Dacă cineva are absolut nevoie să lucreze o anumită schimbare, umple-l mai întâi și pune-l în piatră. Odată ce toate schimbările necesare sunt completate, este mai ușor să amestecați și să potriviți schimburile rămase cu angajații disponibili.

Și păstrați întotdeauna cel puțin o contingență în minte. În mod ideal, ați crea mai multe planificări (de exemplu Planul A, Planul B etc.), dar care poate dura mult timp, deci cel puțin ar trebui să identificați angajații care au cea mai mare probabilitate de a cădea și să aveți un plan de rezervă în cazul în care o fac.

Efectuați programul ușor accesibil. Lăsarea lucrătorilor dvs. să vadă programul în prealabil este bună din două motive: pot să sublinieze orice eroare și vor aprecia capul în așa fel încât să își poată planifica propriile săptămâni în jurul programului.

Din moment ce vom folosi șabloanele Excel pentru a crea programele noastre de lucru, opțiunea preferată este să le încărcați direct pe Google Drive Google Drive Conectare și partajarea fișierelor ușor de utilizat Conectarea la Google Drive și partajarea de fișiere ușoare Google Drive este un cloud depozitare și servicii de birou online, care include stocare gratuită de 15 GB și opțiuni de colaborare ingenios. Vă vom arăta cum să accesați și să partajați documente cu alții. Citeste mai mult . Se va converti la foaia de calcul Google alternativă vs. foile Google: Care dintre ele este mai bună pentru dvs.? Excel vs. Foi de calcul Google: Care dintre ele este mai bună pentru dvs.? Chiar aveți nevoie de Excel? Atât soluțiile desktop cât și cele on-line au avantajele lor. Dacă aveți probleme la alegerea dintre Excel și Foile Google pentru gestionarea foilor de calcul, permiteți-ne să vă ajutăm să decideți. Citește mai mult și permiteți-i să o împărtășești astfel încât ceilalți să poată vedea. Consultați aceste sfaturi pentru fișierele Google de colaborare. 5 Setările Foiței Google esențiale pentru munca în echipă. 5 Setările foilor Google esențiale pentru teamwork Foi de calcul Google au mai multe funcții pentru a sprijini introducerea și procesarea datelor colective decât credeți. Vă vom prezenta funcțiile și funcțiile Foi de calcul Google care sunt esențiale pentru proiectele de grup. Citiți mai multe dacă sunteți nou în acest sens.

Și nu vă faceți griji cu privire la securitate. Cu excepția cazului în care gestionați secrete guvernamentale, Foile Google sunt destul de sigure. Cât de securizate sunt documentele dvs. în Google Drive? Cât de sigure sunt documentele dvs. în Google Drive? Citește mai mult pentru utilizatorii de zi cu zi ca tine și cu mine.

Descărcări gratuite pentru șabloane Excel

Cu aceste sfaturi în afara de modul, aici sunt o mână de minunat template-uri Excel concepute special pentru a ajuta angajatorii planifica programul lucrătorilor pentru săptămâna. Va fi totuși o muncă grea, dar mult mai ușor dacă utilizați unul dintre aceste șabloane.

Șabloanele sunt disponibile ca fișiere XLSX pentru Excel 2007 și versiuni ulterioare.

Program de lucru cuprinzător

Acest program de schimbare de lucru prin Spreadsheet123 este una dintre cele mai cuprinzătoare șabloane existente acolo. Este destul de bun pentru a rivaliza unele dintre programele de programare disponibile pentru descărcare pe web, dar cumva acest șablon este disponibil complet gratuit.

Când îl deschideți, veți găsi foi diferite pentru: Registrul angajaților, Programul de lucru, Cartea de timp, Bugetul salariilor, Participarea, Ocupația, Setări și Ajutor. Fișa de ajutor este un mini-tutorial care vă va arăta cum să începeți programul.

Sincer, recomandăm cu adevărat acest lucru. Avem câteva sugestii de mai jos, dar nici unul nu este la fel de bun și ar trebui să le verificați doar dacă acesta este prea complicat pentru ceea ce doriți să faceți (ceea ce este cu siguranță o plângere validă).

Descarca: Schimbarea programului de lucru

Programul săptămânal al schimbării

Acest program săptămânal de schimbare de către Sisteme de management al afacerilor poate să nu fie la fel de cuprinzător ca cel de mai sus, dar este minunat pentru echipele mai mici. Este mai simplu, ceea ce înseamnă că este mai ușor de învățat și mai ușor de utilizat. Foarte recomandat pentru cei care doresc un planificator de la mijlocul drumului.

Se livrează cu trei coli: program, schimburi și angajați. Tot ce trebuie să faceți este să vă listați angajații și ratele lor orare în fișa angajaților. Apoi, definiți ora de începere și ora de încheiere pentru fiecare schimbare disponibilă din foaia Schimbări. Ulterior, foaia automată de programare devine auto-explicativă.

Singurul dezavantaj este că poate ajunge până la 20 de angajați și 9 schimburi definite, făcându-l excelent pentru operațiunile mici și mijlocii, dar implausibil pentru companiile mai mari.

Descarca: Programul de lucru al angajatului

Programul zilnic de schimbare

Poate că nu aveți nevoie de toate clopotele automate și fluierele care vin împreună cu cele două șabloane menționate mai sus. Poate că preferați să faceți lucrurile cât mai manual posibil și tot ce aveți nevoie este un program de bază cu adevărat de bază. Dacă da, utilizați cel furnizat de Vertex42.

Acest șablon nu face orice să lucreze deloc. Singurul său scop este să vă dau un program predefinit pe care să îl puteți completa manual. Când ați terminat, puteți să-l imprimați (sau să-l încărcați online) pentru a vedea toată lumea și este suficient să începeți din nou în fiecare săptămână.

Descarca: Shift Schedule Template

Excel vă face viața mai ușoară încă din nou

Simțiți-vă liber să modificați aceste șabloane la nevoile dvs., dacă nu sunt absolut perfecte pentru dvs. (atâta timp cât nu le redistribuiți). Dacă doriți să personalizați, dar nu știți de unde să începeți, vă recomandăm să învățați formulele Excel Aveți nevoie de ajutor cu formulele Excel? 7 Resurse pentru consultare Aveți nevoie de ajutor cu formule Excel? 7 Resurse pentru a consulta Excel este standardul de tabel de aur. Dacă vi se cere să utilizați Excel și totuși trebuie să vă familiarizați cu acestea, aceste resurse vă vor prezenta rapid elementele de bază și multe altele. Mai întâi citiți mai multe.

Și înainte de a vă imprima programele completate, verificați aceste sfaturi pentru tipărirea foilor de Excel 7 Sfaturi de imprimare Excel: Cum să tipăriți foaia de calcul pas cu pas 7 Sfaturi de imprimare Excel: Cum să imprimați foaia dvs. de calcul pas cu pas Aveți probleme de imprimare din Microsoft Excel? Acest ghid vă va arăta cum să tipăriți perfect o foaie de calcul Excel. Citiți mai multe pentru a vă asigura că totul iese în mod corespunzător.

Care este șablonul preferat? Ne-am dor de cei buni? Aveți vreo sfat sau trucuri pentru programarea angajaților dvs.? Trimiteți-ne la comentariile de mai jos!

Image Credits: Timpul săptămânal al lui Andrey_Popov prin Shutterstock, Programarea sarcinilor prin credință prin Shutterstock, Workstation Illustration prin credință prin Shutterstock, Empty Schedule by xtock prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Office Templates, Project Management, Time Management.