Utilizați regula 80/20 de gestionare a timpului pentru a vă prioritiza sarcinile

Cum vă maximizați timpul? Utilizați aplicații de gestionare a timpului? Planificați înainte și rămâneți în fruntea programului? Sau îți dai prioritate sarcinilor? Dacă ați încercat aceste lucruri și aveți totuși dificultăți în utilizarea eficientă a timpului, poate aveți nevoie de o schimbare.

Regula 80/20 este o altă opțiune pentru gestionarea timpului și, cu mici ajustări, ar putea fi doar soluția ideală.

Ce este exact regula 80/20?

Regula 80/20 este cunoscută și ca principiul Pareto. Conceptul a venit cu economistul italian Vilfredo Pareto. El a observat că 80% din terenul țării era deținut de doar 20% din populație. Acest lucru ia determinat pe Pareto să examineze în continuare acest dezechilibru și cum a fost legat de alte domenii.

Câțiva ani mai târziu, un consultant pe nume Joseph Juran a aplicat acest concept în afaceri și la numit Principiul Pareto. De la The Economist on-line:

Juran a extins principiul la controlul calității, afirmând, de exemplu, că cele mai multe defecte de producție sunt rezultatul unui mic procent din cauzele tuturor defectelor - ceea ce el a descris “câțiva vitali și mulți triviali.”

Potrivit Investopedia, aceasta înseamnă că:

• 80% din volumul vânzărilor provine de la 20 de produse din linia de produse.
• 80% din veniturile companiei provin de la 20% din clienții săi.
• 80% din producția unei companii provine de la 20% din angajații săi.

Managementul timpului este cea mai obișnuită utilizare a principiului Pareto, deoarece majoritatea oamenilor tind să-și răspândească în mod subțire timpul, în loc să se concentreze pe cele mai importante sarcini.

Având în vedere toate acestea, referirea la principiul managementului de timp înseamnă că 80% din rezultatul dvs. poate proveni de la doar 20% din timpul dvs. Acum, întrebarea este: cum realizați asta? Iată patru lucruri pe care le puteți face.

Evaluați frecvent sarcinile dvs.

În cazul în care 80% din rezultate provin de la 20% din efort, atunci se poate spune că 80% din impact va proveni de la 20% din sarcinile dumneavoastră. Deci, identificați 20% din sarcinile dvs. care vor aduce 80% din rezultatele pe care le căutați.

Când vă revizuiți sarcinile, întrebați-vă următoarele întrebări:

• Toate sarcinile de pe lista mea sunt etichetate ca urgente?
• Sunt sarcinile de pe lista mea în cadrul meu sau fac parte din altă parte?
• Cheltuiesc prea mult timp pe anumite tipuri de sarcini?
• Există sarcini pe care ar trebui să le delegez Delegația: A trebuie să aibă o abilitate de lider pentru a vă reduce volumul de muncă Delegația: trebuie să aibă o abilitate de lider pentru a reduce volumul de muncă Odată ce ai un rol de conducere, va trebui să înveți cum să delege munca. Vă învățăm cele cinci Ws ale delegației: cine, ce, când, unde și de ce. Citeste mai mult ?
• Toate aceste sarcini sunt cu adevărat necesare pentru rezultatul general?

Evaluați permanent obiectivele

Obiectivele și sarcinile dvs. pot fi interconectate, dar nu întotdeauna. Unele ar putea fi complet separate. Așa că gândiți-vă la obiectivele dvs. și la activitățile necesare pentru a le realiza. Amintiți-vă că 80% din aceste obiective vor fi realizate cu doar 20% din activitățile necesare.

Din nou, faceți un inventar și vedeți care 20% din activități vă apropie de majoritatea obiectivelor dvs. Consultați aceste câteva exemple și vedeți dacă se poate referi:

• Dacă lucrez până astăzi (activitate de 20%), pot termina articolul din lista mea de sarcini, îl pot face pe șeful fericit și să ia mâine în afara (80% din goluri).
• Dacă fac o salată să mănânc la biroul meu pentru prânz astăzi (activitate de 20%), pot să lucrez la această sarcină, să depășesc termenul limită și să mă apropii de obiectivul meu de scădere în greutate (80% goluri).
• Dacă îmi planifică întâlniri regulate (activitate de 20%), pot crește comunicarea în echipă, pot avea un proiect mai reușit și pot fi un lider mai bun (80% din obiective).

Determinați timpul dvs. principal

Toată lumea are momente specifice în timpul zilei când acestea sunt cele mai productive. Puteți face cea mai bună lucrare între orele 9 și 11 dimineața. Sau puteți face mai multe între orele 15:00 și 17:00. Când vă simțiți cel mai energic, mai concentrat și mai productiv?

Determinați când vă aflați la ora principală Descoperiți orele cele mai productive prin această metodă simplă Descoperiți orele cele mai productive prin această metodă simplă Construiți-vă ziua de lucru perfectă în jurul nivelurilor dvs. de energie. Această foaie de calcul Excel și câteva secunde de lucru în fiecare zi vă pot ajuta să vă schimbați obiceiurile și să faceți mai mult. Citiți mai multe și folosiți-l pentru a aborda cele 20 de procente din sarcinile și obiectivele pe care le-ați identificat. Acest lucru vă va asigura că vă petreceți timpul cel mai productiv al zilei pe sarcinile și activitățile necesare pentru obținerea celor mai bune rezultate.

Identificați și eliminați distragerile

Indiferent dacă călătoriți în birou în fiecare zi sau lucrați acasă, distragerile sunt peste tot. Aceste întreruperi neplăcute și mici pot provoca pierderea concentrării, sarcini întârziate și o reducere generală a productivității dvs. Aceste 10 distracții vă zdrobesc productivitatea Aceste 10 distracții vă zdrobesc productivitatea Nimeni nu poate scăpa de distragerile de doom! Citeste mai mult .

Folosind conceptul de regulă 80/20, FreshBooks surmises:

80% din distragerile tale provin din 20% din surse.

Pentru a lua aceste distrageri și a le elimina, trebuie mai întâi să le identificați. Lista dvs. poate arăta astfel:

• Flurries de e-mailuri
• Apeluri telefonice primite
• Vizitatori neplanificați
• Setea sau foamea
• Notificări mass-media sociale

După ce aveți lista de distragere a atenției, revizuiți-o și vedeți care dintre ele vă întrerup cel mai mult. Veți găsi probabil că doar două sau trei (20%) sunt cele mai mari (80%) ale problemei. Apoi încorporați modalități de a elimina aceste întreruperi. Iată câteva sugestii:

• Blocați ore specifice pentru a lucra la e-mailuri.
• Lăsați apelurile non-urgente să meargă la mesageria vocală.
• Închideți ușa biroului.
• Savurați o băutură și o gustare la îndemână.
• Stați departe de social media în timpul muncii.

Ai încercat regula 80/20?

Principiul Pareto poate aduce succes în anumite industrii și utilizări, dar poate funcționa pentru dvs.? Dacă ați încercat regula 80/20 4 Modalități de a lua stresul din productivitate 4 moduri de a lua stresul din productivitate Cu câteva schimbări bine direcționate, puteți spori productivitatea dvs. prin salturi și limite. Aplicați aceste metode simple în viața dvs. și rezultatul este ceea ce v-ați aștepta - lucrați mai bine cu mai puțin efort. Citește mai mult cu mult succes, îl folosești în continuare? Dimpotrivă, dacă ai dat acest concept unui rezultat negativ, știi ce sa întâmplat?

Împărtășește-ți povestea cu noi în comentariile de mai jos, astfel încât alții să poată învăța din experiența ta.

Explorați mai multe despre: gestionarea sarcinilor, gestionarea timpului.