Acțiune:
Utilizați metoda de gestionare a proiectului Waterfall pentru a vă organiza viața
Instrumentele pe care le folosim în mod obișnuit pentru gestionarea proiectelor personale au un dezavantaj major. Lista de rezolvare a listelor Lista de așteptare a listei de aplicații: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Lista de așteptare a aplicațiilor: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Unele aplicații din lista de sarcini stau pe cap și pe umeri deasupra celorlalte. Dar cum se compară și cine este cel mai bun pentru tine? Vă ajutăm să aflați. Citiți mai multe și variantele lor (cum ar fi panourile Kanban Cum să gestionați sarcinile folosind tehnica kanban japoneză Cum să gestionați sarcinile Utilizând tehnica japoneză Kanban Kanban este o rețetă japoneză pentru a face lucrurile bine realizate Este o tehnică de organizare inițial dezvoltată pentru linia de producție a Toyota. îl puteți pune în aplicare pentru dvs. sau pentru echipa dvs. Citește mai multe) sunt bine de urmărit ce ar trebui să fie făcut și (poate) care ar trebui să o facă. Dar nu sunt la fel de buni la planificarea cand. Acesta este domeniul instrumentelor orientate spre afaceri, cum ar fi abordarea managementului proiectului Waterfall.
Unul dintre motivele principale pentru care companiile folosesc un set de instrumente și procese pentru a-și gestiona proiectele este pentru rentabilitate. Odată ce managementul decide că un anumit proiect va adăuga valoare afacerii, există un cost pentru fiecare oră în care proiectul nu este terminat. Ca indivizi, totuși, este foarte ușor să lăsați slide-urile personale. Suntem bolnavi sau prea obosiți, munca este prea ocupată sau există prea multe videoclipuri de pe internet. O parte din disciplina managementului de proiect nu este numai de a conduce proiecte până la finalizare, ci și de a le instala inițial, astfel încât să se termine într-o acceptabil interval de timp.
În acest articol, vom examina modul în care puteți utiliza instrumentele de afaceri pentru a vă menține pe cont propriu și pentru a vă realiza proiectele.
Principii de gestionare a proiectelor de bază
Există o serie de tentative importante de management de proiect pe care trebuie să le învățați:
Structuri de defalcare a lucrărilor
Având în vedere un scop final dorit, primul pas în majoritatea proiectelor este de a sparge acest obiectiv în jos în sarcini realizabile. De exemplu, dacă sunteți în căutarea unui blog WordPress, nivelul dvs. de nivel înalt ar putea include scrierea unui anumit conținut, crearea unui logo și instalarea / implementarea WordPress pe serverul dvs. Crearea unui structura de defalcare a muncii (WBS) implică împărțirea și subdiviziunea acestora până când rămâneți cu sarcini care sunt ușor pentru cineva să privească, să înțeleagă și să execute.
Actualul WBS pentru acest proiect simplu ar putea arăta astfel:
- Creați conținut
- Brainstorm unele idei post
- Scrie conținut pentru postări (sarcini separate pentru posturile 1-6)
- Editați / verificați toate postările
- creator
- Design vizual (alegeți o paletă de culori etc.)
- Contactați artiștii de logo-uri
- Selectați designerul
- Logo draft
- Instalare și implementare
- Instalați WordPress
- Instalați / configurați tema și pluginurile
- Încărcați logo-ul
- Creați postări
- Modificați setările DNS
Cu cât sarcinile sunt mai mici, cu atât mai bine. De exemplu, “scrie conținut pentru postări” articolele ar putea fi împărțite în continuare pe un post. Efectuarea lor mai mică nu numai că vă permite să vedeți progresul mai devreme. De asemenea, oferă flexibilitate în amestecarea acestora în jurul unei date țintă. Ar trebui să aveți, de asemenea, un concept de ceea ce trebuie să fie finalizat înainte ca altceva să poată începe 6 Managementul proiectelor Sfaturi puteți utiliza pentru a vă organiza viața 6 Sfaturi de management de proiect Puteți utiliza pentru a vă organiza viața Managementul de proiect este profesia de a face lucrurile. Sfaturile noastre vă vor ajuta să aplicați perspectiva, abilitățile și instrumentele managerului de proiect pentru a vă organiza propria viață. Citește mai mult, cunoscut sub numele de predecesorii sau dependențe.
De exemplu, designerul dvs. nu poate produce pictograma logoului dvs. până la după ai ales-o. Astfel, conturul proiectului dvs. arată acum astfel:
- Creați conținut
- Brainstorm unele idei post
- Scrieți conținut pentru posturile 1-3 (în funcție de 1a)
- Modificați / verificați toate postările (în funcție de 1b)
- creator
- Design vizual
- Contactați artiștii cu logo-uri (depinde de 2a)
- Selectați designer (depinde de 2b)
- Logo draft (depinde de 2c)
- Instalare și implementare
- Instalați WordPress
- Instalați / configurați tema și pluginurile (în funcție de 3a)
- Creați postări (în funcție de 1d și 2a)
- Încărcați logo-ul (în funcție de 2e și 3b)
- Modificarea setărilor DNS (depinde de 1, 2, 3b, 3c și 3d)
Managementul resurselor
Acum că știți ce trebuie făcut, trebuie să vă dați seama cine va face și când. Pentru a atribui o sarcină unei persoane, va trebui mai întâi să fii sigur că o pot face (de exemplu, nu atribui 3.5 designerului tău grafic). Dar, de asemenea, trebuie să știți cât de mult sunt disponibili în general, precum și când. Aceasta se numește managementul resurselor. Începe cu înțelegerea câte ore pe zi este disponibilă pentru cineva, apoi urmărirea disponibilității în funcție de munca pe care o desemnați.
De exemplu, puteți avea o slujbă de zi. La 9 la 5, esti disponibil, probabil, opt ore pe zi. Dar pentru proiectele tale personale, poți să blochezi o oră sau două Blocarea timpului - Arma secretă pentru o mai bună focalizare a timpului de focalizare - Arma secretă pentru o mai bună orientare Sunteți în căutarea unei modalități mai eficiente de a vă organiza zilele de lucru? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe drumul următor, păstrând distragerile, amânarea și multitaskingul neproductiv la bay. Citiți mai multe noaptea. Asta înseamnă că ai o săptămână capacitate din: (2 * 5) = 10 ore pe săptămână (continuați, luați sfârșitul săptămânii ... meritați). Aceasta înseamnă o anumită sarcină pe care o persoană care lucrează cu normă întreagă la aceasta poate să-l finalizeze într-o zi vă va lua patru zile lucrătoare. Calculul lucrurilor în funcție de capacitate vă va spune cât timp va dura proiectele dumneavoastră într-adevăr lua.
Planificarea și planificarea (optimizată)
Suntem la asta “Planificarea optimizată,” deoarece crearea de WBS este de fapt, de asemenea, de planificare. Dar ceea ce ați putea găsi este că veți face planul inițial pentru “cel mai bun scenariu.” Va exista o singură sarcină care se desfășoară la un moment dat (ușor de gestionat) și toate se încadrează perfect una după alta. Dar acest lucru este rar modul în care proiectele funcționează în practică. În această fază, veți ajusta structura și sarcinile din proiect în funcție de:
- Constrângeri grele asupra anumitor sarcini (adică nu poti începe înainte de o anumită dată)
- Sarcinile care se pot întâmpla în paralel (o persoană face A, o altă persoană face B)
- Sarcini că două persoane pot lucra simultan (doi oameni lucrează la A)
Ceea ce probabil veți găsi este că anumite părți ale proiectului cresc în timp și veți căuta modalități de a scurta altele. Acum, că aveți o idee despre ceea ce ar trebui să puneți în planul dvs. de proiect, să aruncăm o privire la modul de a face acest lucru.
Gestionarea proiectelor cascade personale cu ProjectLibre
Înainte de pas-cu-pas, un cuvânt rapid în apărarea instrumentelor de management de proiect. Am auzit ceva de genul urmãtor de mai multe ori, atunci când sugeram sau tastează cineva pentru a afla una dintre aceste aplicații:
- “Am nevoie doar de o listă.”
- “Graficele Gantt durează prea mult.”
- “Proiectul MS? am iesit!”
Există un motiv pentru care graficele Gantt (care au fost în jur de peste un secol) sunt încă în uz astăzi - și de ce sunt atât de populare în managementul proiectelor Waterfall. Acestea reprezintă cea mai bună vizualizare unică pentru a vizualiza cronologia, statutul și sarcini individuale de sarcini, mai ales dacă utilizați gestionarea proiectului Waterfall.
Calendarele nu vă oferă o viziune unică a proiectului dvs. Liniile cu sarcini liniare rareori țin cont de dependențe și niciun alt instrument nu ajută la actualizarea automată a datelor de începere și terminare, cum ar fi aplicațiile bazate pe Gantt.
Ceea ce mulți oameni au în neregulă cu aceste aplicații este cum le folosesc. Dar vă vom arăta cum să faceți lucrurile pe calea cea mai ușoară. Vom folosi ProjectLibre pentru proiectul nostru de model Waterfall, deși pașii ar trebui să funcționeze aproape identic în orice lucru care oferă o diagramă interactivă Gantt Aveți nevoie de un șablon de diagramă Gantt pentru Excel sau PowerPoint? Aici sunt 10 opțiuni unice Aveți nevoie de un șablon de diagramă Gantt pentru Excel sau PowerPoint? Iată 10 opțiuni unice Nu aveți nevoie de Microsoft Project pentru a urmări progresul. Aceste șabloane grafice Gantt pentru Excel și PowerPoint vă vor ajuta să vă gestionați proiectul la fel de bine. Citește mai mult (desktop, mobil, web, chiar și fișiere Excel).
Instalarea programului ProjectLibre este la fel de simplă: descărcarea celei mai recente versiuni (1.7 în momentul redactării) și rularea programului de instalare EXE (Windows), tragerea DMG în folderul Applications (Mac) sau instalarea pachetului RPM sau DEB prin metoda preferată Linux).
Odată ce ați instalat, trageți ProjectLibre în sus și selectați Creați un proiect opțiune. Acesta vă va oferi un dialog pentru a introduce unele informații preliminare cum ar fi numele și data de începere.
Pasul 1: Creați-vă WBS
Primul pas este să vă creați WBS. Începeți să scrieți toate sarcinile pe care le cunoașteți oriunde: mesaj de e-mail, fișier text simplu, document Word Processor, OneNote. Indiferent ce te simți confortabil în timp ce brainstorming-ul este bine. Acum, deschideți ProjectLibre la Gantt vizualizați și lipiți textul în celulele din stânga care seamănă cu o foaie de calcul.
Multe persoane prima greșeală utilizează aceste aplicații într-un punct și fac clic pe modă. Nu te. Tratezi partea stângă a ecranului exact ca foile de calcul și folosește comenzile rapide de la tastatură 35 Comenzile rapide de la tastatură Microsoft Excel pentru Windows și Mac 35 Comenzile rapide de la tastatură Microsoft Excel pentru Windows și Mac Comenzile rapide de la tastatură vă pot economisi mult timp! Utilizați aceste comenzi rapide Microsoft Excel pentru a accelera lucrul cu foi de calcul de pe Windows și Mac. Citeste mai mult : butoanele săgeată pentru a vă deplasa, F2 pentru a edita și introduce a comite.
Singurele lucruri suplimentare pe care trebuie să le cunoașteți sunt intrările de la tastatură (Ctrl +. (perioadă) pentru ProjectLibre, deși este Tab în MS Project) și în afara (Ctrl +, (virgulă) în ProjectLibre, Shift + Tab în Proiect). Această parte funcționează exact ca o schiță în Word. Acesta vă permite să creați rapid diferitele faze și sarcini (care sunt intrări de nivel inferior) în planul dvs..
Apoi, puneți în dvs. predecesorii (adică A trebuie terminat înainte ca B să poată porni). Aici, din nou, folosiți sagetile și Enter / Tab pentru intrarea rapidă. În cele din urmă, adăugați Muncă, sau cantitatea de timp pe care credeți că fiecare element o va lua.
Veți observa două lucruri care apar atunci când începeți să ajustați WBS. În primul rând, liniile care devin “mamă” elementele sunt convertite în faze, adică se termină atunci când toate sarcinile copilului lor sunt complete. În al doilea rând, pe măsură ce adăugați predecesorii, veți observa că datele de început și de sfârșit sunt ajustate automat. În timp ce poate părea încă o întreprindere mare, urmăriți următoarele pentru un exemplu de cât de rapid și ușor poate fi acest lucru. (Timpul pentru a crea acest plan a fost de doar trei minute. Singura parte care nu este prezentată mai jos a fost tastarea în sarcinile anterioare.)
Pasul 2: Înregistrați resursele și alocați sarcini
Deși ai intrat în Lucru pentru fiecare sarcină, îi vei observa durate toate arată ceva de genul “.25 de zile?” inclusiv semnul întrebării.
Acest lucru se datorează faptului că aplicația presupune că fiecare va fi efectuată într-o zi de opt ore. Dar acest lucru poate fi afectat de alți factori, inclusiv capacitatea resurselor. Capacitatea ta.
Pentru acest proiect, presupun că voi fi disponibil pentru câteva ore pe zi. Bazându-se pe o zi de opt ore, acest lucru echivalează cu o capacitate de 25% (dacă am fost disponibil cu normă întreagă, acest lucru ar fi de 100%). Când introduc numele meu ca resursă pentru fiecare sarcină, voi adăuga “[25%]” după el, care este notația ProjectLibre pentru capacitate. Urmăriți în scurtă ședință de ecran mai jos ce se întâmplă cu “Durată” coloană, pe măsură ce îmi desemnez aceste sarcini. Având în vedere capacitatea mea, ProjectLibre a mărit durata fiecărei sarcini în patru.
Acum văd că, în timp ce proiectul are doar puțin peste 80 de ore, va dura aproximativ cinci săptămâni până la finalizare.
Acesta este unul dintre avantajele metodologiei Waterfall: vă arată mai mult timp realist.
Dar nu te supăra! Există câteva ajustări pe care le putem face pentru a forma această dată înapoi.
Pasul 3: Reglați cronologia pentru o vizualizare realistă
Odată ce ați introdus toate resursele dvs., aveți șansa de a vă retrage și de a vă examina planul. De exemplu, puteți vedea că Design vizual și Logo Draft sarcinile nu îmi sunt atribuite. Acest lucru se datorează faptului că sunt un artist teribil și dacă am încercat să fac asta singură, nu ar merge bine. Dar, de asemenea, înseamnă că în timp ce unii talentat artistul va lucra la aceste sarcini, pot lucra la altceva între timp.
Am setat versiunea inițială a planului nostru într-un mod strict liniar: fiecare activitate a fost începută atunci când a fost încheiată înainte și, în același timp, cu faze. Dar să ne adaptăm pe predecesorii noștri astfel încât fazele să nu fie dependente și să le eliminăm pe cele pe care nu le voi face. Rețineți cum se deplasează părțile din cronologie.
Acum am redus proiectul în jos cu aproximativ o săptămână. Având în vedere că fac majoritatea lucrărilor, acest lucru nu este prea șubred. S-ar putea, probabil, să facem mai bine prin mutarea secțiunii Creative în primul rând și de lucru pe conținut în timp ce logo-ul este în producție.
Folosiți metodologia Waterfall pentru a planifica în mod realist
Cu propriile dvs. proiecte, este prea ușor să scoateți un calendar Cum să vă sincronizați calendarul Google cu lista dvs. de rezolvare Cum să vă sincronizați calendarul Google cu lista dvs. de rezolvare În organizarea vieții dvs., sunt indispensabile două instrumente: calendar și lista dvs. de sarcini. Dar cele mai multe soluții de gestionare a sarcinilor mențin aceste două lucruri separate. Vă vom arăta cum să le combinați. Citiți mai multe, alegeți câteva date și mergeți pe drumul vostru vesel.
Utilizarea instrumentelor ușoare cum ar fi OneNote (Cum se utilizează OneNote pentru managementul proiectelor Cum se utilizează Microsoft OneNote pentru gestionarea proiectelor Cum se utilizează Microsoft OneNote pentru managementul de proiect OneNote este instrumentul ideal de colaborare pentru gestionarea proiectelor simple în echipe mici. Programul Trello pentru gestionarea proiectelor Un ghid pentru Trello pentru Viață și Management de Proiect Un ghid pentru Trello pentru Viață și Management de Proiect Trello vă poate ajuta să vă organizați. Este un instrument gratuit pentru a gestiona orice tip de proiect Citiți acest ghid pentru a înțelege structura de bază, navigația și modul în care Trello poate fi util pentru dvs. Citește mai mult) vă apropie mai puțin de marcă, deoarece cel puțin contează cine face ceea ce.
Dar trecerea prin acest exercițiu într-un proiect precum ProjectLibre te obligă să te gândești cât de mult timp trebuie să-i dedici, ce blocaje există și locuri unde poți să ai nevoie de ajutor. De asemenea, vă ajută să vă rupeți proiectele în bucăți ușor de gestionat pentru a vă asigura că faceți progrese. În timp ce ați putea crede că un instrument precum ProjectLibre a fost depășit, sperăm că am arătat cât de ușor poate fi.
În mod obișnuit, faceți doar aripi atunci când vine vorba de proiectele dvs. de companie? Sau folosiți un sistem de gestionare a proiectului Waterfall? Spuneți-ne cum sunteți voi “auto-proiect-gestiona” mai jos în comentariile!
Explorați mai multe despre: LibreOffice, Software de organizare, Management de proiect, Managementul sarcinilor.