Transpune Secretul spre Gestionarea informațiilor dvs. digitale

Acest post a fost posibil prin transpunerea prin compensare. Conținutul și opiniile reale reprezintă punctul de vedere al autorului, care păstrează independența editorială, chiar și atunci când un post este sponsorizat. Pentru mai multe detalii, vă rugăm să citiți disclaimerul nostru.

Într-o lume în care consumăm mai mult decât creăm, nu e de mirare că majoritatea serviciilor se concentrează pe colectare, nu pe gestionare și organizare. Dar avem într-adevăr nevoie de ajutor în obținerea informațiilor?

Când vine vorba de asamblarea informațiilor, formatarea poate fi dificilă și dezordonată. Cheia pentru un document structurat se află în șabloane. Aici intră Transpoziția.

Transpose este un serviciu de gestionare a informațiilor digitale. Asta înseamnă nu este doar pentru luarea de note, ci mai degrabă un instrument în care toate informațiile digitale pot trăi. Transpunerea se concentrează pe orice tip de utilizator, având șabloane pentru viața personală și profesională. Fiecare șablon, creat de dvs. sau nu, poate fi personalizat la nevoile dvs. cu o gamă tot mai mare de opțiuni de introducere.

De ce trebuie să vă gestionați informațiile digitale

Informațiile digitale pot fi în mod esențial împărțite în trei categorii principale: baze de date, foi de calcul și note slab structurate. Acestea sunt notele că nu știm cu adevărat ce să facem. Sigur că le putem pune într-un “caiet”. Dar cum facem noi citit aceste informații mai târziu? Viziunea pe care Transpose o realizează deja vă permite să urmăriți, să stocați și să gestionați informațiile dvs. digitale în același loc.

S-ar putea să pară de bază, la fel ca și nevoia de a gestiona fișierele locale Crearea comenzii din haos: 9 Idei excelente pentru gestionarea fișierelor de pe computer Crearea comenzii din haos: 9 idei excelente pentru gestionarea fișierelor de pe computer Este frustrant nu este atunci când poți " găsiți dosarul? Când ați căutat toate fișierele imaginabile pe computerul dvs. și s-au pierdut cumva ... sau, mai rău, au fost șterse. Acum, există instrumente excelente de căutare pentru Windows care ... Citește mai mult, dar fișierele dvs. digitale online pot rapid și ușor să devină aglomerate, neorganizate și pierdute. Chiar și într-un document în sine, puteți petrece mai mult decât timpul alocat Lucrați mai bine înțelegându-vă relația cu timpul Lucrați mai bine înțelegându-vă relația cu timpul Dacă vă simțiți constant ocupați, dar nu vă mișcați niciodată înainte, vă ajută să faceți câțiva pași înapoi și schimbați modul în care vă referiți la timp. Aceasta vă va ajuta să vă definiți viața. Citește Mai multe căutări pentru un pic de informație pe care ți-ai amintit adăugarea, dar acum nu pare să găsești.

Procesul inițial pare contraproductiv. Nu ar fi așa mai repede pentru a crea un document Word sau o notă într-una din numeroasele aplicații care conțin note și tastați toate informațiile de acolo? Pentru repede consum, da. Dar De ce Înregistrați aceste informații? Doar ca să arăți ca și cum ai ascultat? Probabil ca nu. E pentru ca tu să poți trimite înapoi la ea mai târziu. Dacă nu puteți găsi ceea ce căutați, de ce chiar vă faceți griji pentru salvarea acesteia în primul rând?

Prin stabilirea unui aspect predefinit (adică un șablon) pentru acele informații, vă asigurați că îl veți putea găsi mai târziu. Și nu doar nota sau documentul însuși, ci ceea ce se află în interior.

Prezentare generală

Când vă înscrieți sau vă conectați la noul dvs. cont Transpose, veți observa că este pre-încărcat cu șapte șabloane pentru a vă începe. Puteți, de asemenea, doriți să verificați șabloanele comunale existente pentru a vă ajuta să generați câteva idei despre modul în care puteți utiliza Transpon. Clic “Căutați șabloane publice” în colțul din dreapta sus.

Acum puteți căuta un anumit tip de șablon sau aruncați o privire prin diferitele categorii, de la afaceri la casă, la fitness pentru meserii și multe altele. Când vedeți una pe care doriți să o utilizați, faceți clic pe “Copiați șablonul” pentru ao salva sub template-uri.

De asemenea, puteți crea un nou șablon dând clic pe “Nou șablon” în partea de jos a barei laterale din stânga. Ne vom arunca în mai multe șabloane personalizate mai târziu.

Odată ce aveți diferite șabloane pe care doriți să le utilizați, faceți clic pe “Notă nouă” și selectați șablonul pe care doriți să îl utilizați.

Sau puteți să treceți peste șablonul dorit și faceți clic pe “Notă nouă” pictogramă (prezentată mai jos).

NOTĂ: Transpunerea este în prezent încă în versiune beta, dar aceasta înseamnă că adaugă foarte activ noi funcții (cum ar fi noua aplicație iOS prezentată mai jos), ascultând utilizatorii și crescând rapid.

Gestionarea informațiilor dvs. digitale cu șabloane

Există opțiuni pentru ceea ce doriți să utilizați un șablon pentru Transpunere. Aceste opțiuni sunt numite “câmpuri”. Câmpurile sunt locurile în care introduceți datele și informațiile dvs..

Când creați un șablon, există trei pași:

1. Adăugați câmpuri
2. Editați proprietățile câmpului
3. Modificați detaliile șablonului

Acesta este aspectul de bază al șabloanelor. Șablonul de eșantionare prezintă multe dintre funcțiile principale și ce se concentrează cu adevărat pe Transpose.

Dacă sunteți copleșit de toate opțiunile inițial, acest șablon este un loc minunat pentru a începe. Subtextul descrie funcțiile fiecărui câmp și vă poate arăta cât de puternic este Transpunerea.

După ce creați un șablon sau copiați unul existent din comunitate, nu sunteți blocat numai cu câmpurile la care a fost creat. Dacă doriți să modificați sau să adăugați ceva nou, aveți posibilitatea să editați șablonul conform dorințelor dvs. (afișate mai sus). Aceasta înseamnă că puteți utiliza un șablon de comunitate ca inspirație, dar apoi schimbați-l pentru a corespunde nevoilor dvs. specifice.

După ce ați creat o notă care conține un șablon specific, puteți să adăugați un memento, să creați un eveniment Google Calendar (trebuie să fiți conectat la contul dvs. Google), să distribuiți nota cu o legătură publică, să o trimiteți prin e-mail, să o imprimați sau să o ștergeți.

Câmpuri avansate și inteligente

Transpunerea are o mare varietate de domenii care pot fi utilizate în mai multe moduri. Ei au ceea ce ei numesc “Câmpuri de bază”. Acestea sunt câmpuri de text pentru diferite scopuri, cum ar fi text simplu sau multi-linie, numere de dată, timp, alegere multiplă, casete de selectare, drop down, încărcare fișier și așa mai departe.

Apoi aveți câmpurile avansate și inteligente. Acestea includ locația, mass-media, înregistrările vocale, semnăturile, calculele, liste de sarcini, Google Contact, un cronometru sau legătura cu o altă notă asociată, printre altele.

Fiecare face un lucru complet diferit și servește îmbunătățirii experienței dvs., făcând din Transpose o parte integrantă a fluxului de lucru. De exemplu, când adăugați într-un contact, trebuie doar să introduceți adresa de e-mail și acesta va scoate imediat informațiile de contact și fotografia acelei persoane de la Google.

Doriți să vorbiți în loc să tastați? Adăugați o înregistrare vocală și Transpose va converti ceea ce spui în text.

Câmpul de semnătură vă permite să desenați, să tipăriți sau să încărcați semnătura în formular.

Vizualizarea, gestionarea și căutarea informațiilor dvs.

Când selectați un șablon specific în “Toate notele” bara laterală, veți primi toate notele din acest șablon. Modul în care le vedeți, le folosiți și le găsiți este crucial pentru utilitatea lor pentru dvs..

Notele pot fi sortate după modificarea datei, titlul, evaluarea, prețul, cantitatea și calculul total. Puteți exporta în CSV (fișier de contact), XLS (fișier Excel) sau XLS cu imagini. De asemenea, puteți schimba modul în care doriți să vedeți notele dvs., fie într-o listă, fie în tabel (organizat pe câmpuri) sau în formă de calendar.

Panoul de căutare din partea dreaptă este extrem de util pentru a oferi sugestii pentru ceea ce puteți căuta. Transpune căutările prin toate câmpurile furnizate într-un șablon, oricare ar fi acestea. De asemenea, puteți specifica ce trebuie să căutați într-un anumit câmp. Acesta va căuta chiar și textul din fișiere sau pagini web adăugate la șablon - foarte impresionant!

Caracteristici suplimentare ale șabloanelor

“Setări șablon” butonul extinde funcționalitatea șablonului dincolo de Transpunere. În afară de posibilitatea de a edita șablonul existent (care face, de asemenea, modificarea tuturor notelor anterioare), puteți să publicați șablonul ca un formular web, să adăugați colaboratori, să trimiteți la o altă aplicație (de ex. Evernote) sau să creați un șablon duplicat.

Publicarea unui șablon a devenit o caracteristică foarte populară a aplicației Transpose deoarece permite utilizatorului să aducă date în Transpunere din surse exterioare, cum ar fi pe un site Web.

Abilitatea de a colabora cu ceilalți este, de asemenea, imensă. Puteți permite colaboratorilor care nu au un cont Transpose să vadă o notă. Dacă au nevoie de acces suplimentar pentru a scrie sau edita șablonul în sine, va trebui să creeze propriul cont.

Un aspect interesant cu caracteristica de colaborare este permiterea unei persoane “Numai a scrie” acces, ceea ce înseamnă că nu vor putea citi nimic în cadrul șablonului și pot contribui numai la acesta. Acest lucru nu este obișnuit printre alte instrumente de colaborare, dar s-ar putea dovedi foarte util în anumite circumstanțe.

Integrarea cu terțe părți pentru trimiterea de note către un alt serviciu este în prezent disponibilă numai pentru Evernote, dar nu aș fi surprinsă dacă vor fi adăugate mai multe în viitor. Acest lucru vă permite fie să treceți de la un serviciu la Transpunere fără probleme, fie să utilizați atât fluxul de lucru existent.

Utilizați scenariul de caz

Am discutat deja că Transpoziția are o varietate de utilizări, dar să aruncăm o privire asupra modului în care se poate aplica unui scenariu real de viață. Să presupunem că organizați și inventați-vă casa, atelierul sau mai specific, cum ar fi accesoriile computerului sau alte tipuri de unelte de nișă.

În primul rând, căutați un “inventar” șablon, după cum sa discutat înainte, accesând șabloanele publice și tastând “căutare” câmpul (de mai sus). Apoi, veți salva pe cea pe care o doriți, plasând cursorul peste și făcând clic “copiați acest șablon”.

Înapoi pe ecranul inițial Transpunerea principală, numit “Toate notele”, pune deasupra “Pagina de inventar” și faceți clic pe “hârtie plus semn” pictograma sau dacă selectați șablonul, puteți adăuga o notă nouă din ecranul șablonului.

Odată ce ați deschis o notă nouă, începeți să completați informațiile. În acest caz, îmi inventam sticla de apă. Am inclus un nume și o fotografie.

Ați adăuga o fotografie la fel ca orice alt fișier.

Dacă am alte fișiere de încărcat, cum ar fi o chitanță de achiziție sau o documentație care merge împreună cu articolul, pot fi incluse și pe acestea. În cele din urmă, voi adăuga câteva etichete asociate pentru o referință ulterioară.

Clic “Terminat”. Când este selectat un anumit șablon, toate notele vor apărea așa cum este afișat mai jos.

Când faceți clic pe notă pentru a vizualiza informațiile, fișierele, fotografiile și datele de formular vor fi afișate.

Gratuit vs Premium

În cele din urmă, veți observa că Transpose are planuri gratuite și premium. Aceste două planuri sunt construite în funcție de nevoi diferite. Dacă lucrați în primul rând pe proiecte mici și nu într-o echipă, modelul gratuit este perfect pentru dvs. Veți obține 10 gigaocteți de spațiu și o tona de șabloane și note pentru a merge.

În calitate de primar, te uiți la 14,99 USD / lună. Acest lucru este mai potrivit pentru echipe și pentru finalizarea proiectelor mari. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la o limită de spațiu și să aveți acces nelimitat la șabloane și la comunitatea Transpunere a unor creatori ambițioși.

De ce și când ar trebui să utilizați Transpunerea

Cu Transpose, nu mai este nevoie să folosiți mai multe servicii pentru diferite lucruri - unul pentru luarea de note, altul pentru încorporarea formularelor și altul pentru configurarea datelor.

Transpunerea este cu adevărat ceea ce faceți din ea. Gândește-te la asta ca la tine “un singur magazin” pentru toate nevoile dvs. de informații digitale. De la înregistrarea notelor de întâlnire la urmărirea progresului financiar la construirea de soluții CRM întregi, Transpose vă permite să faceți tot ce doriți. Dar, în același timp, Transpose poate lega în multe alte aspecte ale vieții dvs. - integrare de servicii terțe, contacte, site-uri web, divertisment și așa mai departe.

Faceți clic aici pentru a vă înscrie pentru un cont Transpunere gratuit sau descărcați Transpunere pentru iOS.

Depinde acum de tine. Opțiunile dvs. sunt nelimitate. Cum veți transpune informațiile digitale?

Explorați mai multe despre: Evernote, Microsoft OneNote, Aplicații de notare, Software de organizare.