10 moduri de a vă sacrifica afară din sarcinile restante

Toți am fost acolo. Lista semestrială de sarcini care se întinde pe toată lungimea brațului. Notificările necontrolate solicită atenția noastră. Sentimentul de înec într-o listă de sarcini neterminate - de la un calculator care așteaptă să fie configurat, într-un joc nepurtat, într-o cutie intimă teribil de ocupată. Retragerea, de teamă, este aici pentru a rămâne. Dar aici sunteți 10 sfaturi pentru a vă îndepărta de la această situație.

Gândește-ți sarcinile

Scopul unei minciuni este de a realiza tabula rasa. O ardezie goală. O placă de pornire curată, care vă oferă claritatea pentru a continua cu mai puțină stres și o productivitate mai mare. Pe scurt, așezați o parte (o oră sau două ar trebui să fie o mulțime) pentru a elimina restanțele mintale prin turnarea fiecărei sarcini pe care o puteți gândi într-un document Word, o bucată de hârtie sau o grămadă de note post-it. Fi avertizat, numărul de sarcini va fi deseori destul de deprimant. Am făcut asta acum câteva luni, iar lista a fost de peste 200 de articole lungi.

Înainte de a elimina aceste sarcini din mintea voastră, primiți, în mod natural, zilnic / orar / minut cu minut memento-uri din creier care adaugă stres la viața voastră (și de dormit).”Trebuie să taie gazonul în seara asta!”. “I-am promis lui Steve că am sunat săptămâna trecută”. “Tot nu am fixat lampa”. “Trebuie să clarific reluarea e-mailurilor”. Firește, acest lucru este obositor și te distrage de lucrurile pe care ar trebui să te concentrezi. Deci, goliți-vă mintea și scrieți fiecare lucru pe care trebuie să-l faceți, indiferent cât de mic. De aici, puteți să începeți să organizați, mai degrabă decât să aveți acea voce constanta, înnebunită, în spatele minții dvs. și, în sfârșit, să începeți să faceți lucrurile!

Organizați-vă lista de activități

Nu sunt unul care să susțină liste de minte și de scris, sub presupunerea falsă că asta este “productiv” în sine, dar având o listă cuprinzătoare de a face ceea ce este organizat într-un mod care este util pentru tine, veți fi, în general, în poziția de a începe să bateți prin acele elemente într-un departe o modalitate mai eficientă decât pur și simplu să le fie orb.

Cu toate acestea, atunci când este vorba de organizarea unei liste de sarcini, nu există o cale corectă, dar există o serie de opțiuni. Depinde de tine să decideți ce este mai bine pentru dvs. Poate doriți să vă împărțiți lista personală, profesională, socială etc. Fiecare dintre aceste liste poate fi organizată în moduri diferite. Unele dintre acestea se bazează pe:

Context
Clasificați elementele de rezolvat pe baza locului și momentului în care acestea trebuie efectuate. De exemplu, “Deconectat” articolele se pot face atunci când nu vă puteți conecta la Internet. “timp liber” articolele se pot face atunci când sunteți acasă, în loc să vă uitați la televizor. “Oraș” elementele pot fi treburi cum ar fi mergerea la bancă, ridicarea / returnarea obiectelor din diferite magazine. “Muncă” lucrurile sunt, bine, făcute în mod natural la locul de muncă.

Salvați fiecare dintre aceste liste într-o aplicație de memento / listă care vă permite să vă clasificați, cum ar fi Trello sau Apple Memento-uri și accesați-le oriunde v-ați afla. Când ajungeți acasă de la serviciu, puteți să vă verificați “timp liber” pentru a vedea dacă există ceva la care poți lucra fără a fi reamintit de cantitatea îngrozitoare de sarcini rămase încă de făcut la locul de muncă.

Data scadenta
Organizează lista dvs. de a face de la cele mai vechi elemente, până la cele mai noi, ultimele, astfel încât să puteți ajunge la termenele limitate cât mai curând posibil. Este posibil ca unele elemente să nu aibă o anumită dată de scadență, dar puteți utiliza o aplicație, cum ar fi Any.do, pentru a le eticheta ca fiind "astăzi", "mâine", "viitoare" sau ".

Prioritate
Unele articole vor avea o prioritate mai mare decât altele. Prin urmare, abordarea celei mai înalte priorități poate fi cea mai bună soluție pentru dvs. Prin divizarea sarcinilor în “urgent”, “Destul de urgentă”, și “Non-Urgent” liste vă va ajuta să alegeți sarcina care trebuie abordată mai întâi (adică deseori sarcina cea mai grea și cea mai importantă).

Deoarece câteva elemente de prioritate mai mare sunt completate și ați depășit lista, trebuie să vă simțiți mult mai puțin stresați în legătură cu întârzierea.

motivaţie
Organizați-vă listele astfel încât să aveți anumite sarcini pe care le faceți ști poți aborda când ești plin sau energic. Aveți o altă listă de sarcini de abordat atunci când vă simțiți letargic după o zi grea în birou sau o noapte grea în oraș. Adesea, atunci când oamenii se simt obosiți, pot evita munca cu orice preț, dar dacă știți că există anumite sarcini care pot fi îndeplinite fără a exercita multă energie mentală, veți avea mai multe șanse să vă întoarceți la acestea în loc să reveniți la Netflix.

Nu uitați să mențineți întotdeauna aceste liste actualizate. Când vine o nouă sarcină, adăugați-o la eticheta / lista potrivită cât mai curând posibil, astfel încât să nu reușiți încă o dată construirea restanțelor mintale.

Procese similare în loturi

Deplasarea de la o sarcină la una complet diferită ia amploare. Unii chiar spun că multi-tasking vă poate reduce productivitatea cu 40%. Deci, mai degrabă decât trecerea constantă de la o sarcină la alta în zadar speranța de a fi “ocupat” este același lucru ca fiind “productiv”, încercați să imprimați sarcini similare împreună pentru a le elimina pe toate din cale într-o singură lovitură.

De exemplu, citiți articole / bloguri în timpul unei perioade de timp atribuite, mai degrabă decât pe tot parcursul zilei. Utilizați instrumente cum ar fi Instapaper pentru a salva articole pentru a citi mai târziu și Digg Reader pentru a ține pasul cu blogurile preferate la un moment convenabil (de exemplu, în timpul transportului pe navetă). Organizând sarcinile de acest gen (în funcție de context, așa cum este detaliat mai sus), puteți intra în "zona" și puteți arde prin sarcini similare simultan și obțineți acel sentiment ultra-satisfăcător de a șterge rapid un număr de elemente de rezolvat in acelasi timp.

Pe o linie similară, luați-o “La timp” învățare, în loc de “Doar în cazul în care” lectură, pentru a vă economisi timp acum. Aceasta înseamnă că puteți salva articole utile utilizând instrumente cum ar fi Evernote Web Clipper numai pentru citire când aveți nevoie de ele decât să le citească doar în cazul în care veți avea nevoie de cunoștințe în viitor.

Eliminați distragerile

Atunci când vă concentrați asupra sarcinilor restante, eliminați cât mai multe distrageți. Spune-i familiei să nu te deranjeze pentru următoarele câteva ore. Închideți telefonul. Dacă acest lucru nu este posibil, cel puțin lăsați-l în modul silențios sau deconectați-l de la Internet. Multe sarcini vor necesita întreaga dvs. atenție. Potrivit unui studiu de la Basex, întreruperile au costat întreprinderile americane 588 miliarde de dolari pe an, sugerând cât timp este irosit dacă vă deschideți până la aceste distragere a atenției.

Respectați regulile de două minute

Când aveți lista completă de sarcini în fața dvs. sau mergeți prin căsuța de e-mail, încercați să respectați regula de 2 minute. Pur și simplu, dacă va dura doar 2 minute sau mai puțin, fa-o acum. Nu puneți-o jos. Nu o sortați într-o listă separată. Fa-o acum. Când treceți printr-o căsuță poștală de 150 de e-mailuri necitite, veți fi uimiți de câte dintre aceste mesaje pot fi tratate în două minute sau mai puțin. Când vă dați seama de acest lucru, ajungând la Inbox Zero 4 pași simpli pentru a atinge și menține Inbox Zero în Gmail 4 pași simpli pentru a obține și menține Inbox Zero în Gmail Citiți mai mult devine mult mai puțin descurajator.

Regula de 2 minute este, de asemenea, uimitoare pentru a vă aduce în cadrul potrivit al minții pentru a aborda o sarcină mult mai mare. Dacă aveți un raport greu de scris, convingeți-vă să cheltuiți doar 2 minute pe raport. Inerția pe care o veți acumula adesea de la aceste două minute va fi suficientă pentru a vă menține timp de 30, 90, 120 de minute sau chiar mai mult. Dacă încercați să stăpâniți un nivel într-un anumit joc, încercați doar două minute. Dacă aveți o decizie dificilă de a face, luați un stilou și hârtie și gândiți-vă pentru doar 2 minute. Acest promisiune de două minute pentru tine însuți este adesea suficientă pentru a te face să lucrezi și să progresezi în privința elementelor care s-ar putea să fi stat pe lista ta de lucru, neatinsă, pentru luni.

Declarăți falimentul de e-mail

Dacă una dintre durerile de cap majorete este o căsuță inbox care continuă să fie în plină întindere și care nu are nici un semn de relaxare, aveți două opțiuni. În primul rând, curățați-vă abonamentele de e-mail utilizând un serviciu, cum ar fi Unroll.me. Aveți posibilitatea să treceți cu ușurință printr-o viață de abonamente la buletine informative și să vă dezabonați sau să adăugați la un mesaj "roll" (un e-mail agregat, zilnic) în câteva minute, pentru a reduce numărul de e-mail-uri inutile care aterizează în căsuța poștală în fiecare zi.

Dacă acest lucru nu este suficient, este posibil să fie momentul să declanșați falimentul de e-mail. Michael Hyatt spune:

Știți că este timpul pentru falimentul e-mail atunci când:

• Aveți mai mult de 500 de mesaje de e-mail necitite în căsuța de e-mail.
• Colegii tăi se plâng de lipsa ta de reacție.
• Ați auzit pe cineva de mai multe ori în ultima săptămână, “Ai primit e-mailul pe care ți l-am trimis? Nu am mai auzit de tine.”
• Te simți anxios sau coplesit ori de câte ori te gândești la e-mail.

De aici, puteți trece fie cu opțiunea extremă de a selecta fiecare e-mail necitit (a-A pe Mac sau Ctrl-A de pe PC) sau puteți alege să utilizați abordarea lui Michael Hyatt și să sortați e-mailurile după nume, răspuns la câteva e-mailuri importante, dar după 15-30 de minute, opriți răspunsul, selectați totul și arhivați-l toate. Fiecare. Singur. E-mail.

Ideea este că dacă ceva este foarte important, veți primi un alt e-mail de reamintire despre el. Dacă nu e, te-ai salvat o tona de timp. Bucurați-vă de vizualizarea unei intrări complet goale. Este o vedere rară. De acum încolo, urmăriți să păstrați în fruntea acestor e-mailuri și să nu permiteți întârzierii întârzierilor de e-mail la astfel de lungimi extreme!

Respectați-vă ritmurile naturale

Toți avem ore productive în care ne simțim motivați, energizați și pregătiți să ne ocupăm de proiectele noastre cele mai dure. De asemenea, avem ore în care ne simțim ca orice altceva decât un televizor fără minte. Învățând despre cand aceste ore se petrec în viața noastră, putem organiza lista noastră de lucru în jurul lor, pentru a ne asigura că ceea ce trebuie făcut este făcut.

Pentru un pic de fundal, corpul nostru rulează pe diferite ritmuri circadiene și ultradiane. Circumstanțele circadiene durează, în general, în jur de 24 de ore (adică răspund la lumina zilei și noaptea). Ritmurile ultradimensionale sunt mult mai scurte, de obicei, 90-120 minute.

Învățând despre ritmurile corpului tău, poți profita de natura ta “sus si jos”. De exemplu, când vă simțiți o stare de vigilență naturală, vă este probabil începutul ritmului dvs. ultradimensional. Profitați de acest lucru, dar păstrați-vă privirea la ceas. După aproximativ 90 de minute, când începeți să vă simțiți mai somnoros, faceți o pauză. În această perioadă sunteți foarte probabil să vă amânați și să faceți greșeli. Pentru a vă ajuta împreună cu acest lucru, încercați câteva din aceste aplicații Pomodoro Cut Through Procrastination cu aceste tehnici Pomodoro Aplicații și software tăiat prin procrastination cu aceste tehnici Pomodoro Aplicații și software Procrastination este o maladie care pătrunde studenților și lucrătorilor din toate colțurile lumii și infecteaza amatori si profesionisti deopotriva. În calitate de scriitor, suferă zilnic o întârziere. Unii oameni ... Citește mai multe pentru a vă reaminti când să faceți pauze scurte și când să faceți pauze lungi.

Ernest Rossi spune despre acest subiect:

Ideea de bază este că în fiecare oră și jumătate trebuie să luați o pauză de odihnă - dacă nu ați fi în drum spre sindromul Stres Ultradian: vă obosiți și vă pierdeți concentrarea mentală, aveți tendința să faceți greșeli, aveți iritabilitate și aveți accidente - Dacă continuați să ignorați necesitatea de a lua o pauză, puteți să vă simțiți din ce în ce mai mult stres până când vă îmbolnăviți.

Pe scurt, atenție la ciclurile corpului tău și nu te împinge prea tare. Este adesea cel mai bine să depășești o sarcină restante pe o perioadă de săptămâni, mai degrabă decât doar câteva zile, deoarece aceasta vă poate lăsa arsă și epuizată, ducând astfel la o altă întârziere în construirea în timp ce încercați să vă recuperați.

Utilizați Trello pentru un flux de lucru Kanban

Personal, eu dragoste Trello pentru gestionarea sarcinilor, în special folosind platforma pentru un flux de lucru Kanban. Trello este un sistem gratuit în care puteți seta plăci, fiecare conțin carduri. Fiecare dintre aceste carduri este un element din lista dvs. de activități. Pentru a seta acest lucru ca un sistem Kanban (care este destul de popular cu Toyota), pur și simplu începe cu trei liste verticale etichetate (de la stânga la dreapta), “Restante”, “In proces”, și “terminat” (puteți adăuga, desigur, mai multe, în ordinea corectă, cum ar fi “Test”, “Revizuire”, în funcție de situație). Puteți citi aici o explicație mai detaliată a fluxului de lucru Kanban Trello, dar scopul principal este să lucrați la deplasarea fiecărui element din stânga (backlog) spre dreapta (completat). Odată ce un element atinge cel mai drept flux, știți că este finalizat și puteți arhiva acest element.

Această abordare nu numai că vă ajută să vedeți ce trebuie să lucrați, ce se lucrează în prezent și ce sa făcut, dar adaugă un pic “gamification” element pentru sarcina dvs. restante, și vă menține motivat ca asta “restante” lista devine mai mică și mai mică. Și puteți utiliza această abordare pentru a vă ajuta să păstrați legătura cu toată lumea pe care o cunoașteți.

Folosiți copacii decizionali pentru o decizie mai ușoară

Putem petrece adesea cale prea mult timp cu deciziile. Copacii de decizie pot fi utilizați pentru a ajuta acest proces să fie mai ușor și mai eficient, astfel încât să puteți trece rapid de la procesul de luare a deciziilor și puteți continua cu lucruri mai importante. Urmăriți acest videoclip pentru o prezentare interesantă:

Responsabilitatea publică

Prin anuntarea publica a obiectivului dvs. Cum sa ucid motivatia Vampiri suge si finisati ce incepeti Cum sa ucid motivatia Vampiri suge si finisati ce incepeti Proiectele de viata care sunt stagnite? Da, toți le avem. Povestea este întotdeauna aceeași. Începem cu o idee, dar nu o vedem niciodată. Păstrați obstacolele fragile și perseverezi cu aceste sfaturi. Citiți mai multe, să zicem, “ajungeți la Inbox Zero până la ora 18:00”, sau “Finalizați cele mai importante 2 sarcini până la ora 2:00”, ești mult mai probabil să reușești. Fie că scrieți un prieten, publicați un post pe Facebook, tweet sau folosiți o aplicație, cum ar fi Lift, în cazul în care alți utilizatori vă pot oferi elemente de recuzită pentru atingerea unui obicei zilnic, acest nivel suplimentar de responsabilitate vă va motiva să reușiți.

Cum să țineți gestionarea backlogului

Odată ce ați reușit să vă controlați restanțele, aveți grijă să o păstrați în acest fel. Câteva indicații (altele decât menținerea sugestiilor de mai sus) sunt:

• Păstrați-vă liste de actualizare. Asigurați-vă că vă puteți baza pe ele, astfel încât mintea dvs. poate fi clară pentru a vă purta pur și simplu cu sarcinile la îndemână.
• Trăiți calendarul. Aflați să vă bazați pe calendarul dvs. și să îl tratați ca fiind sacru. Dacă este programat ceva trebuie sa se face, altfel întârzierea crește pur și simplu. Și crește. Și crește.
• Construiți în recenziile regulate. Examinați sarcinile în fiecare zi, săptămână sau lună. Eliminați orice nu este necesar și adăugați ceva care lipsește. Aflați ce trebuie făcut și când.
• Aflați să spuneți nr. Pentru a vă controla restanțele, trebuie să învățați să le spuneți “Nu” mai des. O carte mare de citit pentru o înțelegere mai completă a acestui lucru este esențialismul: exercitarea disciplinată a multora, de Greg McKeown

Știm cu toții cum este să vă simțiți că vă înecați într-o mare de sarcină, dar sper că aceste sugestii vă pot ajuta să folosiți câteva abordări diferite pentru a aborda această listă în continuă creștere și pentru ao menține sub control!

Ce alte strategii și tactici ați folosit pentru a vă deplasa în mod eficient prin sarcina dvs. restante? Te rog spune-mi în comentariile!

Explorați mai multe despre: GTD, gestionarea timpului.