5 Pașii de acțiune pentru a vă vindeca Mesajele primite Zero Email Frenzy

Inbox Zero este una dintre cele mai populare cuvinte buzz din comunitatea de productivitate. Aplicații asemănătoare, clientul popular de e-mail iPhone, Cutia poștală Ia-ți cutia poștală la zero Cu căsuța poștală pentru iPhone Ia cutia poștală la zero Cu căsuța poștală pentru iPhone Clientul implicit de poștă electronică pentru iPhone a devenit în opinia mea depășit sau cu siguranță nu la fel de avansat ca și hardware-ul în care se află. Mailul nu este distractiv de navigat, iar cele mai recente caracteristici ale acestuia ... Citește mai mult facilitează rezolvarea rapidă a tuturor e-mailurilor din căsuța de e-mail. Dacă sunteți într-adevăr supraîncărcat, puteți folosi chiar și un serviciu ca Mailstrom Buried In Emails? Reduceți căsuța poștală masivă la zero cu Mailstrom îngropat în e-mailuri? Reduceți corespondența dvs. masivă la zero Cu Mailstrom Am oferit o serie de soluții pe parcursul anilor pentru a vă gestiona contul Gmail și pentru a curăța o inbox aglomerată. Nimic nu este mai convenabil decât o soluție centrală online, cum ar fi Mailstrom. Citiți mai multe pentru a șterge în bloc e-mailurile. Ideea de a declara falimentul prin e-mail - pur și simplu ștergând totul și începând de la - este luat în considerare serios în unele cercuri.

Toate acestea se concentrează pe eliminarea inbox-ului dvs., pe realizarea, inutile, Inbox Zero, pierde două dintre problemele fundamentale cu suprasarcină prin e-mail. Pentru a rezolva cu adevărat problemele dvs. de e-mail, trebuie să mergeți dincolo de Inbox Zero și să abordați problemele care stau la baza acesteia:

• De ce inbox-ul dvs. primeste in primul rand.
• Care este relația dvs. cu e-mailurile.

Eroarea suprasarcinii prin e-mail

Cea mai mare parte a conversației despre suprasarcina prin e-mail nu reușește să deseneze o distincție între e-mailurile dorite și cele nedorite. Tratarea fiecărui element din căsuța dvs. poștală, ca țintă care trebuie eliminată, ignoră realitatea situației. Un e-mail de la șeful dvs. care vă oferă feedback despre o prezentare nu este în mod evident același cu un e-mail de la Groupon care oferă oferte în orașul pe care l-ați lăsat anul trecut. De asemenea, este probabil binevenit un e-mail de la un vechi prieten, în timp ce un e-mail de la Facebook, care vă spune că același prieten v-a etichetat într-o fotografie, probabil nu este.

Dacă aveți o sută de e-mailuri care se află în căsuța dvs. poștală, toate pe care ați vrut să le primiți, dar nu le-ați rezolvat încă, aveți o problemă de gestionare a timpului pe care nicio aplicație de e-mail nu o poate rezolva. Dacă aveți mai mult de zece e-mailuri nedorite, aveți o problemă de e-mail, dar din nou, nici o aplicație de e-mail nu o va rezolva pentru dvs..

Cea mai mare parte a conversației despre suprasarcina prin e-mail nu reușește să deseneze o distincție între e-mailurile dorite și cele nedorite

Pentru majoritatea oamenilor, cele mai frecvente două cauze de e-mail nedorite sunt notificările din mass-media sociale, buletinele de știri prin e-mail și e-mailurile de lucru redundante. Dacă sunteți o persoană publică, puteți fi, de asemenea, supus unei cantități semnificative de mesaje de poștă electronică nesolicitate sau cereri de consiliere.

Spamul nu mai este problema pe care a fost-o dată, dacă utilizați un serviciu de e-mail modern, cum ar fi Gmail, veți vedea foarte rar spam în căsuța dvs. poștală.

E-mailul Pavlovian

Inbox Zero, ca concept, nu reușește, de asemenea, să abordeze relația celor mai mulți oameni cu e-mailul. Având o căsuță poștală închisă pentru că o verificați la fiecare 20 de minute sau de fiecare dată când primiți o notificare și răspundeți la tot ce este imediat nu este un lucru bun. În mod similar, dacă petreceți 4 ore pe zi în schimburi de e-mail înainte și înapoi, nu sunteți productiv, chiar dacă ajungeți la intrarea zero la sfârșitul zilei.

Ivan Pavlov a fost om de știință rus cu premiu Nobel renumit pentru lucrarea sa privind condiționarea clasică. Prin apelarea unui clopot de fiecare dată când a hrănit un câine, a reușit să-l facă pe câine să saliveze chiar și fără ca mâncarea să fie acolo. În calitate de absolvent de psihologie, acum salivez de fiecare dată când vorbesc despre Pavlov!

Criza condiționării clasice este că, de mai multe ori, un stimul este urmat de un răspuns, cu atât este mai greu să le separăm. De fiecare dată când verificați e-mail-ul primul lucru dimineața sau când apare o nouă notificare, vă condiționați să continuați să faceți același lucru.

Pentru a merge cu adevărat dincolo de intrarea zero, trebuie să obțineți controlul asupra modului în care primiți și răspundeți la e-mail-trebuie să spargeți ciclul Pavlovian. O căsuță poștală goală este doar un pas posibil pe drumul spre realizarea acestui obiectiv.

Cele Cinci Principii

Din fericire, rezolvarea supraîncărcărilor nedorite prin e-mail și relația Pavlovian se face cu ușurință. Există câteva principii simple care, dacă puneți în practică, vă vor asigura că doriți să primiți aproape toate e-mailurile și că aveți control asupra timpului și locului în care o verificați.

Principiul unu: silozuri care nu se suprapun

Pentru a rezolva problema de notificare social media, folosesc ideea de silozuri care nu se suprapun. Toate notificările Facebook ar trebui să rămână în sfârșitul Facebook. Nu trebuie să apară în căsuța de e-mail, în meniul de notificare al telefonului meu sau în altă parte decât Facebook. Nici o notificare Facebook nu va fi la fel de importantă ca un e-mail de la editorul meu, deci nu ar trebui să li se acorde același tratament.

Pașii de acțiune

Petreceți 30 de minute conectându-vă la toate conturile dvs. de social media și dezabonând de la fiecare e-mail de notificare. S-ar putea să fiți surprins de câte câmpuri de selectare trebuie să debifați. Colegul meu scriitor MakeUseOf, Justin, a scris un articol minunat despre cum să oprești e-mailurile e-mail-uri sociale enervante cu NotifyMeNot. NotifyMeNot vă duce prin pașii de dezabonare de la toate notificările de e-mail ale rețelei sociale importante.

Principiul 2: Deal sau Ștergere

Problema buletinului de știri este puțin mai dificil de rezolvat. Problema este că, în multe cazuri, v-ați înscris activ la un buletin informativ deoarece conținea informațiile pe care doriți să le primiți. Dacă sunteți un hoarder digital ca mine, puteți încerca să vă convingeți că totuși doriți să obțineți acele oferte zilnice Groupon. Principiul înțelegerii sau ștergerii vă ajută să depășiți aceste instincte de acumulare.

Pașii de acțiune

Dați-le deoparte 15 minute în fiecare zi pentru a trece prin toate buletinele de știri de e-mail din căsuța de e-mail. Pentru fiecare, trebuie să o citiți în întregime sau să vă dezabonați. Dacă nu o veți citi în timpul acordat pentru a face acest lucru, nu o veți face niciodată.

De-a lungul a două săptămâni am dezabonat de la aproape trei sferturi din buletinele de știri pe care le-am subscris. Acum, de fiecare dată când văd buletine informative necitite, încep să se strecoare în căsuța mea primită, repornesc afacerea sau șterg.

Principiul trei: Timp maxim de e-mail

Pentru mulți oameni - inclusiv pe mine când nu mă atent - verificarea e-mailurilor este o acțiune reflexivă. Dacă nu faceți nimic activ sau distras pentru o secundă secundară, deschideți căsuța de e-mail și verificați e-mailurile. În timp ce aceasta nu ar putea părea o mare afacere, vă sparge fluxul și s-ar putea fi șocat la cât timp sunteți de fapt, de verificare a cheltuielilor de e-mail Cum să Beat Email Addiction prin urmărirea Inbox obiceiuri Cum de a bate Addiction e-mail prin urmărirea Inbox obiceiuri E-mail este deturnarea zile, și este încurcat în legătură cu asta. Vă puteți recâștiga controlul asupra timpului. Aflați cât timp consacrați e-mailului în momentul de față și furați-l înapoi. Citeste mai mult .

Mult mai bine, așa cum recomandă colegul meu scriitor Akshata, este să alocați timpi de setare și să verificați e-mailul atunci. Aș merge mai departe și vă sugerez, pentru a aborda atât supraîncărcarea prin e-mail, cât și relația Pavlovian - setați un timp de e-mail maxim.

Dacă sunteți la jumătatea drumului prin a răspunde la un e-mail atunci când timpul dvs. este de până, salvați-l la schițe și ridica-l a doua zi.

Pașii de acțiune

Alegeți o dată sau de două ori pentru a verifica e-mailurile pe zi și pentru a afla cât timp este nevoie să vă ocupați de e-mailurile importante; acesta este timpul dvs. maxim de e-mail. Orice peste 45 de minute este probabil prea lung. Verificați numai e-mailurile la momentul respectiv și nu depășiți timpul maxim de e-mail. Dacă sunteți la jumătatea drumului prin a răspunde la un e-mail atunci când timpul dvs. este de până, salvați-l la schițe și ridica-l a doua zi.

În timp ce aceasta este o soluție extremă, dacă setați un timp rezonabil de e-mail maxim, veți putea să vă ocupați de toate e-mailurile cu adevărat importante, în timp ce ignorați cele care sunt doar urgente. Dacă nu reușești să rezolvi volumul de e-mailuri, trebuie să folosești câteva din principiile din acest articol pentru a reduce suma pe care o primești.

Principiul patru: Întreabă-te “De ce?”

Unii oameni nu vor avea luxul de a declara că verifică numai e-mailurile în anumite momente - dacă sunteți unul dintre ei, puteți continua să vă adresați verificării neîntrerupte prin e-mail. În timpul zilei vor exista momente când trebuie să verificați adresa dvs. de e-mail; poate că șeful tău a întrebat dacă John a trimis un raport. Dar vor exista și momente când îl verificați doar pentru nici un motiv real.

Pașii de acțiune

Dacă nu puteți seta orele pentru a verifica e-mailurile, de fiecare dată când vă uitați în căsuța de e-mail, întrebați-vă de ce faceți acest lucru și scrieți răspunsul într-un fișier text sau pe o foaie de hârtie. Scrieți toate motivele bune - “șeful mi-a cerut”, “departe de birou timp de o oră” - și toate motivele rele- “procrastinating”,”la telefon și a navigat la el”, “răspuns la o notificare” - la sfarsitul zilei. Scopul este de a minimiza numărul de motive rele. Odată ce știți De ce verificați e-mailurile, puteți să vă asigurați că faceți acest lucru numai atunci când există un motiv clar pentru a face acest lucru.

Principiul Cinci: Minimizarea intrărilor

Dacă ați pus în practică toate principiile anterioare și sunteți încă în zăpadă sub cu e-mailuri, trebuie să vă adresați intrărilor. Principala sursă rămasă de e-mailuri nedorite este colegii care lucrează cu trăgători; există două etape în abordarea acesteia - primul este de a schimbați e-mailurile pe care le trimiteți, al doilea este de a discutați cu colegii dumneavoastră.

Pașii de acțiune

Luați în considerare fiecare e-mail pe care îl scrieți. Dacă este vorba de un e-mail cu un singur cuvânt “perfect” sau “Mulțumiri” nu-l trimiteți; dacă acționați asupra informațiilor din e-mailul pe care l-ați primit, va fi evident că le-ați citit și astfel nu este necesară confirmarea. Dacă există vreo ambiguitate, eliminați-o; mai degrabă decât să întrebați dacă cineva este liber în după-amiaza, întrebați dacă sunt liberi la un anumit timp.

Dacă există potențial înainte și înapoi, ridicați telefonul și apelați; ceea ce ar putea lua cinci e-mailuri pentru a ciocni afară poate dura mai puțin de un minut pe telefon.

Luați în considerare fiecare e-mail pe care îl scrieți.

Terminați-vă e-mailurile spunând ceea ce vă așteptați de la destinatar. Informați-i că nu veți verifica răspunsul, dar veți presupune că vor începe să lucreze la ceea ce ați trimis. Asigurați-vă că le oferiți tot ce vor, astfel încât să nu fie nevoiți să se întoarcă la dvs..

Odată ce ați structurat e-mailurile, astfel încât să nu răspundeți în mod inutil și să minimalizați nevoia ca ceilalți să răspundă, este timpul să discutați cu colegii. Începând cu cei mai răi infractori, cereți politicos să nu fiți în e-mailuri decât dacă sunt importante și relevante. În mod similar, cereți-le, acolo unde este posibil, ca oamenii să răspundă mai degrabă expeditorului decât să răspundă la toate.

O notă despre Fan-mail

Dacă sunteți bine cunoscut sau sunteți perceput ca expert, veți primi un e-mail de la străini care solicită sfaturi. Cheia pentru a trata acest tip de e-mailuri este de a lua în considerare dacă acestea sunt dorite sau nedorite; în timp ce poate fi o povară pentru a petrece o oră pe zi, răspunzând la cererile de consultanță nesolicitate, dacă acești oameni sunt potențiali sau actuali clienți, atunci probabil că doriți să fiți auziți de la ei.

Dacă, pe de altă parte, stai să nu câștigi nimic prin a răspunde, trebuie să iei în considerare modul în care au acces la e-mail-ul tău în primul rând. Dacă este publicat pe site-ul dvs. web, eliminați-l. Dacă nu puteți, iar volumul de e-mailuri este imposibil de gestionat, puteți lua în considerare delegarea tuturor sarcinilor de e-mail neimportante unui asistent, virtual sau altfel.

Majoritatea zilelor primesc e-mailuri de la persoane care au citit tutoriale pe care le-am scris. În timp ce mă trezesc la o tiradă explicând de ce Software-ul X este mai bun decât Software-ul Y și că sunt un idiot pentru a scrie despre Y este neplăcut, în balanță, îmi place să primesc feedback de la oamenii care mi-au citit munca; Am idei minunate de a urma tutoriale din întrebările lor.

Concluzie

Inbox Zero este o idee excelentă în principiu, dar nu reușește să abordeze esența problemei de e-mail: asigurați-vă că primiți doar e-mailurile pe care doriți să le primiți și că vă ocupați de acestea în condițiile dumneavoastră. Cheltuielile din orice moment de ștergere a notificărilor din mass-media socială, buletinele de știri necitite și e-mailurile de muncă inutile doar pentru a ajunge la Inbox Zero este inutilă; mult mai bine să faceți câteva minute pe zi pentru o scurtă perioadă de timp și să aplicați câteva dintre principiile din acest tutorial și să vă adresați relației dvs. cu e-mailul odată pentru totdeauna.

Creditele de imagine: Harry Guinness, Dogul lui Pavlov (Shutterstock), Spam (Shutterstock)

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail.