5 Păcatele de e-mail vă puteți angaja ... & cum să vă răscumpărați

Dante a greșit; există zece cercuri de iad, dintre care cea mai profundă este rezervată celor care comit cele mai proaste păcate de e-mail. Emailul este aici pentru a rămâne, dar există unii păcătoși care fac mai rău pentru noi. Astăzi mă voi uita la unele dintre cele mai grave moduri în care oamenii pot să abuzeze de e-mail și să facă viață suge pentru restul de noi.

Nu vă faceți griji, chiar dacă sunteți păcătos, nu sunteți condamnați la o veșnicie de suferință. Îmbrățișați o penitență săptămânală pentru a corecta eroarea căilor voastre și a vă pocăi păcatul prin email și totul va fi iertat.

Citiți mai departe pentru a afla dacă sunteți un e-mail sfânt 7 Netiquette Linkuri pentru scrierea de e-mailuri și mesaje pe forum 7 Ghiduri Netiquette pentru scrierea de e-mailuri și mesaje pe forum Netiquette este scurt pentru eticheta de rețea sau de internet. Acesta cuprinde setul special de convenții sociale găsite în interacțiunile online. În timp ce netiquette este foarte asemănătoare cu comportamentul bun sau eticheta în întâlnirile offline, există ... Citește mai mult sau păcătos.

Trimiterea de e-mailuri la prea mulți oameni

E-mailul este incredibil de ieftin de trimis. O persoană poate petrece cinci minute să scrie un e-mail și să o trimită mii sau chiar sute de mii de destinatari. Este, de asemenea, în termeni generali, extrem de costisitoare de primit. Dacă durează două minute pentru a citi, sau chiar doar 30 de secunde pentru a le elimina, numărul de persoane-minute pe care un singur e-mail poate să le dea este enorm. Aceasta înseamnă o risipă masivă de timp productiv. Chiar dacă luați măsuri pentru a minimiza impactul, cum ar fi configurarea unui sistem de comunicații cu mai multe niveluri Utilizați acest sistem de comunicare cu trei niveluri pentru a rezista distragerii Utilizați acest sistem de comunicare pe trei niveluri pentru a rezista la distorsiuni Nevoia de a rămâne în permanență conectată distrage atenția. Pentru a vă gestiona relațiile și timpul, gestionați și modul în care comunicați cu lumea. Creați un plan inteligent de 3 niveluri. Citiți mai multe, tot trebuie să faceți acest lucru la un moment dat.

Prea multe organizații au politici în care cineva, toată lumea și câinele fiecăruia sunt CC la toate e-mailurile. Nu toată lumea trebuie să primească fiecare e-mail. Dacă sunteți unul dintre cei care fac acele politici sau doar dacă nu sunteți obișnuiți atunci când nu trebuie, sunteți un păcătos e-mail.

Nu vă faceți griji, însă, penitența este simplă. Pentru o săptămână, trimiteți numai e-mailuri persoanelor care au absolut nevoie să le primească. Dacă aveți dubii, nu trimiteți e-mailul. Veți fi probabil surprins de cât de puțin efect are asupra modului în care totul se desfășoară.

Ca bonus, cu cât mai multe e-mailuri trimiți, cu atât veți primi probabil mai mult, dacă vă confruntați cu suprasolicitarea prin e-mail, acest lucru vă poate ajuta și.

Overusing Răspundeți tuturor

E-mailul este cel mai bun atunci când este folosit exact ca o scrisoare: o persoană trimite o altă persoană un singur mesaj și așteaptă ca ei să răspundă. E-mailul funcționează, de asemenea, atunci când o persoană trimite un singur mesaj către o mulțime de oameni (atâta timp cât ei toate trebuie să-l primească). Chiar și cu caracteristici excelente cum ar fi mesaje threaded 6 motive pentru care ar trebui să încetați să utilizați clienți de e-mail de pe desktop în favoarea opțiunilor bazate pe web 6 motive pentru care ar trebui să vă opriți Utilizarea clienților de e-mail desktop în favoarea opțiunilor bazate pe Web Știu că sugerând clienților desktop au avut ziua în jurul mulțimii MakeUseOf este ca și predicarea la cor. Cei mai mulți dintre noi folosesc Gmail, propriile servere de mail sau o formă de backup cloud ... Citește mai mult, e-mailul nu este proiectat să gestioneze mai multe mesaje în mod corespunzător.

Problema devine foarte evidentă cu e-mailurile de grup. Le clasific eu puțin mai sus decât bomba nucleară ca fiind cea mai gravă dezvoltare tehnologică a secolului al XX-lea. Un fir de e-mail cu 15 sau 20 de persoane care răspund poate să iasă repede din mână dacă oamenii nu sunt atenți. Nu călătorește pe cont propriu: 5 comportamente de e-mail pentru grupuri de a evita să nu vă deplasați: 5 Comportamente de e-mail ale grupului pentru a evita realizarea unui bun mailul nu este ușor, și este o artă pe care puțini oameni sunt capabili să o perfecționeze. Grupurile de e-mail nu sunt mai ușoare. Aceste sfaturi ar trebui să vă ajute să îmbunătățiți mesajele. Citeste mai mult . Și rețineți că fiecare mesaj trimis este o altă notificare pentru cineva undeva.

În timp ce primul mesaj ar fi putut fi relevant pentru toată lumea din organizație, șansele sunt că răspunsurile nu sunt. Dacă șeful dvs. trimite o întrebare întregului personal, faceți colegii dumneavoastră într-adevăr trebuie să văd răspunsul dvs.? Peste utilizarea butonului de răspuns este unul dintre cele mai mari păcate de e-mail pe care le puteți comite.

Din nou, penitența este destul de simplă. Pentru o săptămână, trebuie să utilizați butonul de răspuns. Dacă mai multe persoane trebuie să vadă răspunsul, trebuie să le administrați manual. Butonul de răspuns este o ispită rea care trebuie respinsă.

Trimiteți prin e-mail atunci când nu aveți nevoie

Uneori, e-mailul este cel mai bun mod de a ajunge la cineva. Uneori nu este. Din păcate, e-mailul este adesea văzut ca implicit. Trimiterea prin e-mail atunci când nu este nevoie este un alt mod de a te trimite direct la e-mail.

Uneori există modalități mai bune de a face lucrurile. Dacă Tony stă în fața camerei de la dvs., dacă nu aveți nevoie să creați o pistă de hârtie, de ce să nu umblați și să-i vorbiți? În mod similar, dacă ceva necesită multă întoarcere, întâlnirea față-în-față sau telefonul va fi probabil mult mai eficientă. Un apel telefonic de 30 de minute poate înlocui discuțiile de e-mail pe săptămână. Doar asigurați-vă că nu vă lăsați întâlnirile să se transforme într-un vid în timp Fed Up de întâlniri ineficiente? Trimiteți aceste 8 reguli către șeful tău hrănit de întâlniri ineficiente? Trimiteți aceste 8 reguli șefului dvs. Dacă o întâlnire este bine organizată, nu există niciun motiv pentru care nu poate crește productivitatea, simțul scopului și moralul. Iată câteva reguli de urmat pentru întâlniri eficiente. Citeste mai mult .

Penitența voastră este să faceți tot ce puteți pentru a nu trimite e-mailuri timp de o săptămână. Dacă Tony nu se află la birou atunci când mergeți, lăsați o notă scrisă de mână. Dacă Bob dorește să organizeze ceva, sună-l și dă-i drumul la telefon. Vedeți cum vă modificați implicit “Trimite un email” la “trimiteți numai un e-mail dacă nu există altă opțiune” afectează modul în care lucrați. Inboxul vă va mulțumi.

Trimiterea e-mailurilor excesive

Așa cum trimiterea unui e-mail scurt către prea mulți oameni este un păcat, trimiterea de e-mailuri cu adevărat lungi la o singură persoană poate fi prea. Dacă ceea ce încercați să spuneți necesită un e-mail de 2000 de cuvinte, este posibil să utilizați un instrument de comunicare greșit. Cu cât e-mailul dvs. este mai lung, cu atât mai mult timp este necesar pentru citirea celeilalte persoane și cu cât este nevoie de mai mult efort pentru a răspunde. E-mailurile lungi pot suge cu adevărat!

“Nu am avut timp să scriu un e-mail scurt, așa că am scris un lung.” - marcă “Marky” Twain

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 aprilie 2015

Există o mișcare crescândă de persoane care se angajează să păstreze toate e-mailurile sub cinci fraze. Ei simt că dacă mesajul nu poate fi transmis pentru scurt timp, greșești. Dacă sunteți vinovat de scrierea de e-mailuri care marchează teritoriul Tolstoi-esque, atunci penitența dvs. este să vă alăturați mulțimii celor cinci fraze timp de o săptămână. Nici un e-mail pe care îl trimiteți, indiferent cât de necesar se pare, poate să ruleze mai mult de cinci - de preferință scurte - propoziții. Este un obicei bun pentru a intra în și vă va face mai productiv 7 E-mail Sfaturi de eficiență pentru a obține mai mult Email Efectuat, mai repede 7 Email Eficiență Sfaturi pentru a obține mai mult Email Efectuat, mai rapid Viata se învârte în jurul comunicării și literalmente nimic nu se realizează fără ea. E-mailul este un instrument de comunicare menit să vă ușureze viața. În loc să trebuiască să scrieți o scrisoare sau să încercați să prindeți pe cineva ... Citiți mai multe .

Răspunzând fiecărui mesaj

Acesta este păcatul de care am fost cel mai vinovat și mi-a trebuit un timp să trec prin el. Când primiți un e-mail, impulsul natural este de a răspunde imediat. Problema este că acest lucru te poate atrage în schimburi inutile și reacționare, iar oamenii vor ajunge să te aștepți ca vei fi disponibil să răspunzi instantaneu la e-mailuri la orice oră. Răspunzând instantaneu tuturor e-mailurilor este doar un mic păcat prin e-mail, în timp ce conversația, așteptând ca toată lumea să răspundă imediat, este un păcat mai mare.

Răspunzând rapid la tot ce hrănești fiara, care este șeful, care solicită răspunsuri de e-mail la ora 4 dimineața într-o sâmbătă. Tu nu trebuie să pander la astfel de sefi. Ca penitență pentru acest păcat, trebuie să petreceți o săptămână de așteptare cu cel puțin o oră înainte de a răspunde la e-mailuri și să răspundeți numai în timpul programului de lucru. Dacă ceva necesită un răspuns urgent, trebuie să utilizați o altă metodă de comunicare.

Du-te acum în pace

Dragostea sau ură, e-mailul este aici pentru a rămâne. Cu toate acestea, există modalități de a face experiența mai bună pentru oricine altcineva. Dacă sunteți un păcătos teribil pe email, pocăiți-vă căile și puneți-le în acțiune câteva din aceste soluții simple. Oamenii vă vor mulțumi pentru asta. Dacă, pe de altă parte, sunteți un sfânt e-mail, transmiteți acest articol tuturor păcătoșilor pe care îi cunoașteți și răspândiți cuvântul bun.

Există nenumărate alte păcate de e-mail acolo. Ce crezi că am pierdut? Și ce penitență ați sugera?

Credite de imagine: xkcd.org.

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail.