Cum se creează ultimul sistem de management al timpului pe care îl veți folosi vreodată

J.R.R. Tolkien a scris odată, prin caracterul lui Gandalf, “Tot ce trebuie să decidem este ce să facem cu timpul care ne este dat.” Dacă doriți să știți secretul pentru crearea unui sistem perfect de gestionare a timpului din lume, atunci trebuie să îl ascultați pe Gandalf.

Drumul meu personal către un sistem perfect de gestionare a timpului a fost unul lung și este acoperit cu carcasele încercărilor trecute. Ei spun că drumul spre iad este pavat cu intenții bune. Să spunem că am început să folosesc fiecare nou sistem cu intenții foarte bune.

Am încercat Gqueues Luați Google Task Management și programarea la un nivel complet nou cu GQueues Luați Google Task Management și programarea la un nivel complet nou cu GQues Google Sarcini nu funcționează dacă doriți să treceți dincolo de gestionarea timpului de astăzi în planificarea vizionară a mâinii. Aici GQueues se îndreaptă spre farfurie. Citește mai mult, ToDoist Cât de mult mai productiv este să primești Premium? Aici sunt 6 motive bune pentru a actualiza cât de mult mai productiv este să primești Premium? Iată 6 motive bune pentru a face upgrade: Folosesc ToDoist gratuit pentru o vreme. Dar a continuat să vină împotriva lucrurilor pe care am vrut să le fac și nu am putut. Rememorări de e-mail. Adăugarea de note la sarcină. Lucruri care ar adăuga cu adevărat o mulțime ... Citește mai mult, sarcinile Google transformă sarcinile Google într-o suită de gestionare a sarcinilor, cu sarcinile Google offline [Chrome] Transformarea sarcinilor Google într-o suită de gestionare a sarcinilor, cu sarcinile Google offline [Chrome] Relație de tip iubire-ură. Problema cu utilizarea Google Sarcini direct de spus, Google Calendar sau în interiorul Google Mail este că aspectul și interfața cu utilizatorul este extrem de simplificată și ... Citește mai mult și fiecare truc de gestionare a vieții între. Dacă sunteți ca mine, probabil că ați făcut același lucru. Este o căutare constantă pentru mai multă organizație cu mai puțină muncă. O modalitate de a crea mai mult timp în programul dvs., pentru a realiza tot ce visați să realizați, fără a pierde din somn.

Ce este sistemul perfect de gestionare a timpului?

Dacă ești ca mine, probabil că simți că ai un sistem care să fie aproape ce ai nevoie, dar nu destul. Aproape că lipsește ceva.

Sistemul perfect de gestionare a timpului ar trebui să aibă următoarele calități.

• Vă permite a “loc linistit” pentru a-ți contempla obiectivele și visele vieții
• Oferă integrarea fără probleme a sarcinilor legate de obiectivele dvs.
• Vă permite să organizați și să vă planificați cu ușurință responsabilitățile săptămânale și zilnice
• Vă ajută să evitați uitarea sarcinilor importante
• Este compactă și simplă, dar eficientă și all-inclusive

Ultimul este ca și cum ai cere luna, nu-i așa? Este nevoie de simplitate, combinată cu cerința ca aceasta să fie all-inclusive, ceea ce face imposibilă găsirea sistemului perfect.

Creați o linie de asamblare a gestiunii timpului

Sistemul ideal de gestionare a timpului ar trebui să funcționeze ca o linie de asamblare eficientă. Aveți activitate (sarcinile) de intrare, iar acestea trebuie organizate și planificate și apoi integrate în calendar. Acest proces arată astfel:

Problema cu cele mai multe încercări de a utiliza o singură aplicație ca gTasks Utilizați gTasks Pentru a vă sincroniza sarcinile Cu Google [Android] Utilizați gTasks Pentru a vă sincroniza sarcinile cu Google [Android] În zilele noastre, există un milion și o modalitate excelentă de a gestiona un serviciu de tip " faceți lista online și prin intermediul aplicațiilor mobile. Acestea fiind spuse, deseori există încă câțiva oameni care nu folosesc încă unul ... Citește mai mult sau ceva de genul ăsta este că aceste aplicații sunt specializate pentru a face față cu adevărat una sau două părți ale acestui proces.

Instrumente de urmărire a timpului 4 Instrumente de urmărire a timpului liber excelent [Android] 4 Instrumente de urmărire gratuite gratuite [Android] Indiferent cine sunteți, timpul este un produs incredibil de important. Suntem toți alocați în același timp - 86.400 de secunde în fiecare zi - și depinde de noi cât de mult ne petrecem timpul ... Citește mai mult sau folosind tehnica Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es este gestionarea timpului simplă Pomodoro Web App Tomato. es Administrarea timpului este simplă Nu se poate concentra? Mergeți la lucru, acum. Tomato.es este un timer gratuit Pomodoro pe care îl puteți utiliza direct în browser-ul dvs. și este probabil cea mai bună aplicație pe care am folosit-o vreodată. Tehnologia Pomodoro este simplă: ... Citeste mai mult face să te amâne mai puțin De ce amânarea nu poate fi vindecată de aplicații de gestionare a sarcinilor [Opinie] De ce amânarea nu poate fi vindecată de aplicații de gestionare a sarcinilor [Opinie] Pentru cea mai lungă perioadă de timp am luptat cu managementul timpului și, în unele aspecte, încă mai fac. Una din multele mele metode în “depășirea” lipsa mea de gestionare a timpului a fost de a utiliza aplicații de gestionare a sarcinilor. Eu ... Citeste mai multe prin gestionarea programului săptămânal, dar nu vă ajută să vă organizați sarcinile.

Nu a fost până când Justin mi-a arătat tehnica mea folosind LEGOS ca metodă de gestionare a timpului Cum să folosiți LEGO să vă gestionați timpul mai bine Cum să folosiți LEGO pentru a vă gestiona timpul mai bine Cred că am găsit instrumentul de productivitate final: LEGO. Nu pleca! Lasă-mă să explic. Citește mai mult că am început să-mi iau o idee despre ceva care ar putea funcționa mai bine pentru mine. Acest lucru a dus la ceea ce am crezut că ar deveni cel mai bun sistem de gestionare a timpului meu de ultimă oră, folosind Trello Trello - un sistem unic, simplu și puternic de management al proiectelor dintr-o bună locuință Trello - Un sistem unic, simplu și eficient de management al proiectelor de la un bun Acasă Numele tău Joel Spolsky înseamnă ceva pentru tine? Dacă da, veți dori să citiți această postare, deoarece prezintă cel mai recent și cel mai mare proiect al lui Spolsky. Și dacă nu, ar trebui să știi că asta e ... Citește mai mult .

Punerea pieselor împreună

Cu toate acestea, Trello încă nu a fost un loc ușor de a planifica obiectivele de viață Cum de a crea o consiliu de viziune și îndeplinesc obiectivele dvs. Big Cum de a crea un tablou de viziune și îndeplinesc obiectivele tale mari le puteți numi ca roci mari sau mari, goluri. Unii o numesc o listă de găleți. Golirea găleții solicită acțiuni. Aici este util un instrument vizual ca Trello. Citiți mai multe și gestionarea sarcinilor de la o etapă a programului la alta a fost foarte stângace.

Din aceste motive, am decis în cele din urmă să iau toate lecțiile pe care le-am învățat din sistemele anterioare pe care le-am testat și să combin totul într-un singur sistem de gestionare automată a timpului care face totul.

Primul - Creați o foaie de gestionare a timpului principal

Fluxul de lucru pe care l-am furat de la Justin și folosit în sistemul Trello funcționează bine. Practic, începeți pe de o parte cu toate sarcinile noi de intrare pe care trebuie să vă potriviți cumva în programul dvs. Apoi, la stânga, aveți o listă cu toate sarcinile pe care doriți să le finalizați luna aceasta. La stânga asta, în această săptămână.

Acest sistem a lucrat pentru mine timp de patru sau cinci luni. Am început să uit lucrurile care erau pe unele liste. Nu s-au mutat “astăzi” și apoi am fost îngropați. Sistemul a început să nu mă lase.

Deci, iată ce am făcut. Mai întâi trebuie să creați o foaie de calcul Google și să creați patru foi.

În acest caz, porniți din stânga și creați un care sosește foaie. Aceasta va lista toate sarcinile primite de la diferitele dvs. sisteme.

În dreapta acestui lucru, creați o Cereri lunare foaie. În partea dreaptă a acelui creează o Cereri săptămânale foaie. În dreapta, creați-vă Program saptamanal foaie.

Vom ajunge la formatarea acelor coli individuale într-un moment. Dar, mai întâi, creați un calendar săptămânal în Program saptamanal prin crearea unui rând de zile ale săptămânii și a unei coloane din fiecare jumătate de oră pentru o zi întreagă.

Acum, că aveți programul săptămânal pregătit pentru utilizare, este timpul să începeți să introduceți sarcini în noul sistem de gestionare a timpului!

Pe Foaie de intrare, creați anteturi pentru Sarcină, Proiect, Data adaugata, Eticheta, Prioritate, Legătură, programat, și Terminat.

Aceste câmpuri vor avea sens în momentul în care începem să vă hrănim “care sosește” foaie cu feed-uri automate.

2 - Creați și automatizați obiectivele de viață

Primul dintre aceste feed-uri va fi scopul tău de viață.

Cea mai importantă lecție pe care am învățat-o este că atunci când vine vorba de obiectivele mari, aveți nevoie de un spațiu care este curat și destinat numai unui singur scop - contemplând lucrurile cele mai importante pentru dvs..

Din toate aplicațiile de gestionare a timpului pe care le-am încercat vreodată, acesta este un scop pentru care ToDoist este perfect.

Este curat și simplu. Creați acele goluri mari de viață pe partea stângă, iar apoi pe partea dreaptă, defalcați acele obiective cu adevărat mari în sub-golurile pe care le veți lucra pe tot parcursul vieții.

De exemplu, unul dintre obiectivele mele de viață este să am o familie fericită. Unele sub-obiective ar fi “Oferiți o copilărie pozitivă” pentru copiii mei sau pentru “Fiți un soț devotat și îngrijitor”. În cadrul acestor sub-obiective, sunt acolo unde sunt mai multe detalii. De exemplu, construirea unui dormitor pentru fiica mea i-ar oferi cu siguranță o experiență din copilărie mai pozitivă.

Acum, acesta este un lucru atacabil sarcină. Ceea ce doriți să faceți este să configurați etichete pentru aceste sarcini care pot fi executate, astfel încât ToDoist să le trimită automat la sistemul de gestionare a timpului.

Va trebui să utilizați serviciul ToDoist Premium pentru a avea acces la etichete (este ieftin și bine meritat!)

În ToDoist, faceți clic pe etichete în bara de navigare din stânga și apoi faceți clic pe Adăugați etichetă buton.

În exemplul de mai sus, pentru construirea unei sarcini în dormitor, după ce am creat o etichetă fericită, am adăugat “@familie fericita” la sarcina însăși, să o eticheteze.

De ce vă ajută aceste etichete? Deoarece acum puteți utiliza IFTTT pentru a identifica sarcinile etichetate și introduceți sarcinile în brandul dvs. nou care sosește în Foi de calcul Google.

În IFTTT, alegeți doar declanșatorul ToDoist și selectați Noua sarcină creată cu etichetă.

Apoi, puteți alege dintr-o listă derulantă a etichetelor pe care le-ați creat, precum și din proiectul în care ați utilizat eticheta.

În cele din urmă, setați Acțiunea la Google Drive, selectați Adăugați rândul în foaia de calcul, și introduceți numele corect al foii de calcul Google unde ați creat “care sosește” foaie.

Observați câmpurile din ieșire? Acestea sunt aceleași câmpuri pe care tocmai le-ați creat în foaia de calcul.

Deci acum, ori de câte ori creați o sarcină legate de Life Go în ToDoist și aplicați una dintre etichetele pe care le-ați creat declanșatoarele IFTTT, sarcina respectivă va fi încărcată automat în foaia de intrare.

Gandeste-te la asta. Acum, vă puteți sta liniștit, vă puteți goli mintea și vă puteți planifica obiectivele vieții. Nu vă faceți griji cu privire la modul de planificare a ceea ce trebuie să faceți pentru a le atinge - pur și simplu creați și etichetați sarcini pe care va trebui să le îndepliniți pentru a ajunge acolo. Lasati automatizarea sa aiba grija de restul.

Al treilea - Automatizați cererile urgente

Desigur, viața ta este mai mult decât obiectivele vieții tale. Să facem față, cererile zilnice, apelurile telefonice și e-mailurile vă bombardează în mod constant cu noi cerințe și noi sarcini. Aveți nevoie de o modalitate de a face față și acestor cerințe.

Răspunsul pentru acest lucru este, de asemenea, automatizarea unui “care sosește” feed din contul dvs. de e-mail. Nu vă faceți griji, este foarte ușor. Doar creați un trigger IFTTT de fiecare dată când vă aflați stea un e-mail în căsuța de e-mail.

Apoi creați aceeași acțiune ca înainte - Adăugați rândul în foaia de calcul. Asigurați-vă că introduceți corect același nume de foaie de calcul. De asemenea, va trebui să personalizați Rând formatat astfel încât să emită câmpurile necesare pentru tabelul de intrare pe care l-ați creat.

Cel mai important lucru este doar să vă asigurați că subiectul e-mailului se aliniază cu linia “Sarcină” câmp în foaia de calcul.

Acum, de fiecare dată când vizualizați un e-mail în căsuța dvs. poștală, acea linie de subiecte e-mail devine adăugată în foaia dvs. de calcul ca o altă sarcină primită.

Frumusețea acestui lucru este că, pe măsură ce scanați e-mailuri și vedeți un e-mail care necesită timp, trebuie să devii o sarcină programată în fluxul de lucru. Nu vă pierdeți timpul încercând să îndepliniți sarcina imediat. Doar jucați-o și continuați.

Acum că ți-ai obținut obiectivele de viață și e-mailurile zilnice toate automatizate pentru a umple coada de intrare a noului tău sistem de gestionare a timpului, e timpul să coborâți la organizarea fluxului de lucru al acelui sistem.

4 - Organizați fluxul de lucru pentru gestionarea timpului

Acum vine distracția. Dacă ați utilizat serviciul ToDoist pentru a-ți planifica obiectivele pe termen lung și ați jucat cu lucruri importante în e-mailurile dvs., veți vedea că o mulțime de sarcini noi au sosit în foaie!

Amintiți-vă programat și Terminat câmpurile create de dvs.? Ei bine, acestea erau extrase care nu vor fi completate de automatizare. Acest lucru se datorează faptului că, pe măsură ce selectați fiecare nume de sarcină și mutați-l pe acesta Luna aceasta sau Săptămâna aceasta foi, va trebui să notați că ați programat această sarcină. După ce ați terminat sarcina, o puteți marca ca terminată folosind câmpul Done.

Odată ce o sarcină este programată, aceasta există în foaia Luna sau Săptămâna. Ideea este că, lunar, ar trebui să mutați toate sarcinile pe care credeți că le puteți realiza luna aceasta în Luna aceasta foaie.

Luna aceasta și Săptămâna aceasta foile trebuie să aibă următoarele câmpuri: Sarcină, Pentru cine?, Frecvență, Repeta și Țelul vieții.

Pe măsură ce mutați un nume de activitate din Incoming to This Month, faceți timp pentru a completa aceste câmpuri. Cine (pentru ce client sau persoană) este sarcina? Este o sarcină pe care trebuie să o repetați în fiecare lună? Este de la unul dintre scopurile vieții tale?

Cel mai important este să definiți când sarcina trebuie completată. Sortarea după acest câmp vă va ajuta să acordați prioritate sarcinilor pe care trebuie să le îndepliniți atunci când vă planificați săptămâna.

Amintiți-vă, faceți asta în fiecare lună. De asemenea, aveți nevoie de timp la începutul săptămânii pentru a muta sarcini de la Luna aceasta foaie de identitate Săptămâna aceasta foaie. Sau, în cazurile în care sarcina se repetă lunar, este posibil să adăugați sarcina direct în calendarul săptămânal și să actualizați “Următoarele” camp.

Aceasta este frumusețea acestui sistem. Vă poate ajuta să gestionați totul - sarcini legate de acele obiective importante de viață, sarcini cotidiene zilnice care ies din e-mailuri, îndatoriri lunare și săptămânale pe care trebuie să le îndepliniți indiferent de ce, și apoi sarcinile importante pe care le adăugați care sosește întoarce-te.

Pe măsură ce sarcinile se prelucrează și curg de la fila la fila, acestea sunt date și prioritizate, iar apoi le veți adăuga în sfârșit la programul dvs. pentru săptămâna viitoare. Acesta este programul din ultima filă, pe care ați creat-o la începutul acestui articol. Aceasta folosește strategia de blocare a timpului Blocarea timpului - Arma secretă pentru o mai bună focalizare a timpului de blocare - Arma secretă pentru o mai bună concentrare Căutați o modalitate mai eficientă de a vă organiza zilele de lucru? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe drumul următor, păstrând distragerile, amânarea și multitaskingul neproductiv la bay. Citiți mai multe despre care Rob a scris recent despre - care funcționează destul de bine.

S-ar putea să vă gândiți la codificarea culorilor acestor sarcini pe măsură ce le adăugați la programul dvs. pentru săptămână. Poate, creați un cod de culoare pentru fiecare client diferit sau utilizați culori diferite pentru a indica diferite proiecte sau priorități.

Cheia cu acest sistem este că este capabilă să se ocupe de tot, de planificarea vieții și de stabilirea obiectivelor. 5 Greseli critice de evitat la stabilirea obiectivelor 5 Greseli critice de evitat atunci când setați obiectivele Setarea obiectivului este o modalitate excelentă de reducere a amânării și creșterea productivității. Dacă nu aveți goluri, nu aveți direcție. Fără direcție, este ușor să te simți pierdut și confuz. Din fericire, ... Citește mai mult, la proiectele pe care lucrați acum.

Acestea sunt apoi planificate pentru a fi realizate pe al doilea și al treilea tab și în cele din urmă programate și realizate pe ultima filă. Atâta timp cât sunteți suficient de disciplinați să vă așezați și să utilizați acest sistem pentru a planifica luna și săptămâna viitoare, va crește productivitatea de mai multe ori.

Ați găsit încă sistemul perfect de gestionare a timpului? Se pare că ar putea funcționa pentru dvs.? Împărtășiți-vă propriile experiențe de gestionare a timpului și sfaturi în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credite de imagine: gestionarea timpului prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: instrumentul de planificare, foaia de calcul, gestionarea timpului, lista de rezolvări.