Cum se descurcă cu suprasarcină cu mesaje primite și cu liste de sarcini în e-mailuri

Suprasarcina prin e-mail este o mare problemă în aceste zile. În plus, e-mailul nu este doar comunicare, ci și dictează lista dvs. de sarcini. În plus, notificările constante pot fi o distragere a atenției. Cu toții avem nevoie de o modalitate de a îmblânzi e-mailul.

Trucuri pentru a preveni o primire de primăvară 3 modalități ușoare de a opri suprasarcină prin e-mail de la lovirea dvs. Inbox 3 modalități ușoare de a opri suprasarcina prin e-mail de la lovirea dvs. Inbox Email-ul are destul de reputație ca un criminal de productivitate. Gestionarea e-mailurilor vă poate ajuta să vă păstrați cutia poștală curată, dar nu ar fi minunat dacă ați avea mai puține lucruri de început? Citiți mai multe sunt ordinea zilei. Cine mai bine să vorbești despre asta decât un bărbat care a căutat să îmblânzească Gmail din 2006? Andy Mitchell este fondatorul ActiveInbox, o aplicație pentru organizarea căsuței poștale Gmail Organizați-vă cutia poștală Gmail mai bine cu ActiveInbox Organizați-vă cutia poștală Gmail mai bine cu ActiveInbox Citiți mai mult .

E-mail în dimineața: Este o necesitate, sau ar trebui să-l sortați mai târziu? Ceea ce este cea mai bună strategie pentru a face față e-mailului atunci când vă treziți?

Andy: Am luptat cu asta de ani de zile.

• Dacă faceți primul e-mail, veți fi supuși și veți pierde o întreagă dimineață (un pic ca și cum ați viziona un videoclip pe YouTube, apoi urmați pe cei apropiați în gaura iepurilor).
• Dar, dacă îl amânați, probabil că veți pierde ceva critic sau dacă vă rămâneți în altceva și nu vă întoarceți niciodată.

Răspunsul este să faci și amândouă! Deși în două mușcături ușoare.

În primul rând, realizați Inbox Zero utilizând abordarea lui David Allen 5 Pași de acțiune pentru tratarea inbox-ului Zero Email Frenzy 5 Pașii de acțiune pentru tratarea inbox-ului Zero Email Frenzy Inbox Zero este una dintre cele mai populare cuvinte buzz. Pentru a rezolva cu adevărat problemele dvs. de e-mail, trebuie să mergeți dincolo de Inbox Zero și să abordați problemele care stau la baza acesteia. Citiți mai multe, pentru fiecare e-mail:

• Este junk? Sterge-l.
• Poți să răspunzi în 2 minute? Apoi faceți acest lucru și ștergeți-l.
• În caz contrar, acționează pentru mai târziu. Gmail (cu ActiveInbox) sau Outlook vă va permite să specificați o stare prioritară. (Poate doriți să răspundeți imediat la toate e-mailurile critice)

De ce să mergeți pentru Inbox Zero? În cuvintele lui Merlin Mann ...

“Asta e zero? Nu este câte mesaje sunt în căsuța dvs. de e-mail - este cât de mult din creierul tău este în căsuța de e-mail. Mai ales când nu vrei să fie.”

Aceasta vă oferă un început curat pentru a vă purta cu ziua.

Postul de acțiune: Alegeți câteva puncte de energie redusă mai târziu pentru a obține e-mailurile. Îmi susțin jumătatea de somn după masa de prânz și chiar înainte de sfârșitul zilei. Puneți în lista de e-mailuri cu acțiune și măriți-le prin ele.

E-mailul ar trebui să fie ceva ce verificați tot timpul sau periodic?

Andy: Cred că, dacă urmați abordarea Inbox Zero de mai sus, puteți verifica fiecare oră sau cam așa ceva pentru a rămâne conștienți de lucruri urgente, dar să amânați tot ce durează timp în mai multe blocuri periodice.

Desigur, dacă lucrați în vânzări sau asistență pentru clienți, nu aveți de ales - e-mailul este viața ta!

Cum clasificați e-mailurile între sarcini, informații importante și alte activități?

Andy: În primul rând, sunt doar două mari categorii care contează: Este o sarcină sau este un material de referință? Fiecare alt e-mail se șterge.

Apoi, sarcinile pot fi grupate după statut. De exemplu. prioritate înaltă, prioritate scăzută și “În așteptare”.

“În așteptare” lista este cea mai puternică, pentru tot ce este blocat în timp ce așteptați pe altcineva să facă ceva. Aceste e-mailuri sunt în mod normal cele care se scufundă în adâncimile clientului nostru de e-mail și uităm complet să continuăm.

Postul de acțiune: În Gmail, păstrați o etichetă; sau în Outlook să păstreze un steag; și când trimiteți un e-mail la care aveți nevoie cu siguranță de un răspuns, marcați-l. Apoi o dată pe săptămână, puteți intra în lista dvs. de așteptare și puteți urmări pe toți cei care nu au răspuns.

Dacă e-mailul va fi folosit ca listă de sarcini?

Andy: da!

Dacă sarcinile intră deja în căsuța dvs. poștală, care este alternativa? Va trebui să le copiați și să le lipiți din e-mail în alt sistem.

Aceasta este o sursă imensă de pierdere de timp și de confuzie, cu sarcini reproduse în diferite sisteme. Din acest motiv, David Allen susține “muchii dure” (un articol ar trebui să apară doar într-o singură listă) pentru a vă menține creierul neobișnuit și fără stres.

Desigur, principalul dezavantaj cu clienții obișnuiți de e-mail este că aceștia nu sunt buni la gestionarea acestor activități de e-mail. Prin urmare, ideea inițială a ActiveInbox era că e-mailurile sunt sarcini. Nu există nici o separare sau dublare.

Postul de acțiune: [Notă editorului] Puteți transforma Gmail într-o placă de sarcini asemănătoare cu Trello, cu Gmail direcționată în funcție de direcție într-o tabelă de activități asemănătoare cu Trello, cu funcția de direcționare a serviciului Gmail într-o tabelă de lucru asemănătoare Trello În ordinea forței de muncă moderne, e-mailul devine adesea lista de sarcini. Acum, puteți obține organizația în stil Trello chiar în Gmail cu o nouă extensie Chrome, Sortd. Citiți mai multe, oferindu-vă confortul inbox-ului dvs. obișnuit și adăugând o listă de sarcini în acest proces.

Care sunt câteva modalități eficiente de utilizare a e-mailurilor pentru a efectua activități de jot?

Andy: Dacă doriți să adăugați o sarcină care nu a început ca un e-mail, trebuie doar să trimiteți un e-mail pentru tine! Apoi trebuie să o marchezi ca o sarcină.

Cu ActiveInbox, puteți să înlocuiți subiectul mesajului cu un nume de activitate, să setați o stare și data scadenței, să adăugați o listă de verificare și note și să o faceți parte dintr-un proiect. Se transformă Gmail într-un manager complet de sarcini.

Postul de acțiune: În Gmail, puteți marca un e-mail cu stele; cu Google Inbox puteți adăuga mementouri sau amâna un e-mail Revizuirea Google Inbox: O respirație a aerului proaspăt Google Revizuirea Inbox: O Respirație de Fresh Air Gmail este un nume de uz casnic în departamentul de e-mail, dar Google nu a fost mulțumit de ea. Faceți cunoștință cu Google Inbox, un nou mod de abordare a e-mailurilor. Citeste mai mult .

Inbox-ul nostru ca listă de sarcini devine doar un alt sistem care concurează pentru atenție?

Andy: Desigur, este un sistem care concurează pentru atenția noastră, dar primirea noastră face deja acest lucru. Deci nu este altul. Faptul că inbox-ul dvs. este deja o listă de sarcini, fără a vă dori în mod special să fie, este exact motivul pentru care ar trebui să-l transformați într-o listă centrală de sarcini.

Este întotdeauna mai ușor să înoțiți cu curentul. Puteți încerca să mențineți o listă de sarcini în altă parte, dar dacă majoritatea sarcinilor dvs. provin din e-mail, doriți să continuați să luptați, să copiați și să inserați mesajele e-mail în celălalt manager de activități și să strigați la colegii care vă păstrează emailul? Nu te lupta! Efectuați e-mailul în centrul listei de sarcini.

Postul de acțiune: [Notă editorului] Dacă doriți să utilizați o listă de activități externe, Todoist și Any.do vă permit să adăugați sarcini direct din Gmail.

Eficiența e-mail-ului este o responsabilitate colaborativă sau individuală? Care este eticheta pe care ar trebui să o urmăm cu toții?

Andy: Când vine vorba de etichetă, răspunsul este cu siguranță, cu siguranță colaborativ. Ca și în orice altceva în societate, este vorba despre respectarea altora ca și dumneavoastră. [Nota Editorului: În mod similar, există câteva email-uri garantate pentru a ofensa, furia sau a deranja destinatari 6 Moduri de a Garanta Pentru a Offend, Furie & Annoy Cu fiecare Email Trimiteți 6 Moduri de a Garanta Pentru a Offend, Furie & Annoy Cu fiecare Email Trimiteți- greu. Este foarte greu să treci peste ceea ce vrei cu adevărat să spui într-un e-mail și jumătate din timpul pe care oamenii îl vor înțelege aproape întotdeauna greșit. O mare parte a problemei vine ... Citeste mai mult]

În ciuda faptului că este aparent politicos, cred că e-mailurile spun doar “Mulțumiri!” sau “O.K!” sunt o pierdere totală de timp, și deci rău.

Cu toate acestea, atunci când vine vorba de instrumente de colaborare, este o chestiune diferită. E-mailul este o experiență solo inerentă. Cel puțin pentru a coordona programul unei echipe, aveți nevoie în continuare de managerul de proiect, instrumentul CRM și IM.

Postul de acțiune: Sunt un fan al celor 3 Sentimente. Brevetarea salvează toată lumea - chiar și când trebuie să reanalizați e-mailul în viitor. În timp ce e-mail-urile eșuate sunt leneși și nepoliticoase.

Adresați-vă lui Andy întrebările dvs. legate de e-mail!

Andy Mitchell va citi comentariile și va răspunde la orice întrebări pe care le aveți despre cum să vă ocupați de e-mailul dvs. Acum e șansa ta să rezolvi problema asta plictisitoare!

Credite de imagine: Cairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip

Explorați mai multe despre: sfaturi pentru e-mail, gestionarea timpului, lista de rezolvări.