Cum de a elibera puterea șabloanelor în 7 instrumente de productivitate de top

Ca regulă generală, există aplicații software pentru a oferi confort și a simplifica munca. Acestea oferă de obicei o varietate de instrumente eficiente care vă ajută să creșteți productivitatea.

Dar dacă ți-aș spune că indiferent de aplicația pe care o folosești, probabil că nu o folosești la potențialul său maxim?

Pentru a obține mai mult din instrumentele de zi cu zi, învățați-vă debloca puterea șabloanelor.

De ce șabloane?

Ia procesoare de text, de exemplu. De fiecare dată când creați un document nou, începeți de la zero. Este ideal și necesar dacă creați ceva nou, inovator sau proaspăt. Dar, dacă creați un document care are un design universal, pierdeți doar timpul.

Indiferent de aplicația pe care o utilizați și indiferent de tipul de proiect pe care îl îmbarcați, probabil are deja disponibil un șablon pre-fabricat. Dacă nu este cazul, de obicei, puteți crea propriile șabloane pentru a le apela mai târziu.

Folosind această abordare a productivității zilnice Cum 6 șabloane simple Evernote măresc productivitatea zilnică Cum 6 șabloane simple Evernote măresc productivitatea zilnică Creează șabloane personalizate în Evernote. Cu aceste șabloane, vă puteți mări productivitatea la locul de muncă și în viața personală. Să vedem cum puteți face rapid șabloanele personalizate Evernote. Citește mai mult vă poate îmbunătăți viața, economisind timp, ajutându-vă să realizați o muncă excelentă și poate chiar vă ajutând să descoperiți noi formule pentru sarcinile de zi cu zi pe care nu le-ați gândit.

Deci, atunci când vă angajați să utilizați șabloane, este important să știți ce face un șablon care merită timpul dvs. în primul rând.

Cum să găsești un șablon bun

Primul pas în alegerea oricărui șablon determină exact ceea ce aveți nevoie de el. Pentru ce o să-l folosești? Ce fel de informații urmează să includeți?

Desigur, aceasta va depinde și de aplicația pe care intenționați să o utilizați. Asta mă aduce la următorul punct:

Asigurați-vă că înțelegeți întreaga gamă de aplicații pentru care obțineți șablonul. Asigurați-vă că ați înțeles întregul domeniu al șablonului Creați-vă propriul format PDF pentru planificarea oricărui lucru Creați-vă propriul fișier PDF pentru planificarea oricui Șabloanele sunt dispozitive vitale de economisire a timpului pe care le puteți utiliza pentru aproape orice situație din viață. Când vine situația specială, puteți crea propriul șablon? Este ușor. Vă arătăm cum. Citește mai mult, de asemenea.

Cu alte cuvinte, ce fel de lucruri poți să faci cu ea? Există modificări sau modificări pe care nu le puteți face? Ce limitări sau restricții aveți nevoie să rămâneți conștienți de? Există elemente care trebuie prezentate într-un anumit mod?

Orice șablon bun este flexibil și personalizabil. Ar trebui să puteți să-i mutați exact ceea ce aveți nevoie, dacă nu este deja așa.

În prezent, aceste sfaturi par generalizate, însă veți înțelege valoarea lor de îndată ce vă scufundați și începeți să căutați un șablon. Nu uitați să scrieți și să precizați mai întâi ceea ce aveți nevoie de șablon și să mergeți de acolo.

Șabloane pentru aplicațiile populare

Apoi, vom arunca o privire la unele exemple de șabloane pentru mai multe aplicații populare. Luați notă de tipul de șabloane evidențiate și încercați să faceți același lucru pentru propriile aplicații - mai ales dacă nu se află pe listă.

Prin intermediul șabloanelor eficiente, puteți să deblocați potențialul real al aplicațiilor dvs. și să duceți experiența dvs. software la nivelul următor.

Asana

Asana, dacă nu sunteți deja familiarizat, este un instrument de gestionare a proiectelor bazat pe echipă. Mai important, este un instrument de organizare socială pentru echipele mici și mari, complet cu discuții in-line, interacțiuni și multe altele.

Vă permite să păstrați legătura cu echipa, să creați și să organizați proiecte și să alocați atribuții membrilor echipei. Puteți organiza proiectele într-o varietate de moduri, cu diferite sarcini pentru a face un întreg. Există mai multe instrumente și funcții pentru a vă lărgi experiența. De exemplu, oricine poate atașa fișiere din serviciile de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox, sau le poate încărca pentru acces online. Aceasta vă permite să distribuiți ușor fișiere între membrii echipei.

Spre deosebire de unele dintre celelalte aplicații de pe această listă, nu puteți descărca șabloane pre-create pentru utilizare în Asana. Dar, puteți crea propriile șabloane pentru a le utiliza ori de câte ori aveți nevoie de ele.

Există câteva moduri de a face acest lucru. Puteți crea fie un șablon de la zero, cu intenția de a-l folosi ca șablon de la inițiere, fie puteți transforma un proiect sau o sarcină existent într-un șablon, permițându-vă să salvați structura actuală.

Acest lucru este minunat pentru sarcini cum ar fi crearea de noi liste de verificare a clienților, conținutul de marketing al produselor, planurile de asigurare a calității, materialele de bord pentru noile angajări și multe altele. Puteți salva structura sau layout-ul curent ca bază pentru reutilizare și modificare pentru sarcinile și proiectele viitoare.

Resursa completă pentru lucrul cu șabloane din Asana poate fi găsită aici.

Asana este gratuită pentru echipe de până la 15 persoane sau 8,33 $ (taxate anual) pentru fiecare membru pentru echipe mai mari.

Canva

Unul dintre cele mai bune lucruri despre Canva, un instrument de editare și proiectare online a imaginilor, este că există o mulțime de șabloane disponibile pentru a lucra cu.

Canvas este în esență Photoshop-ul mai puțin complicat de design grafic modern Cele 7 cele mai bune site-uri pentru a găsi template-uri gratuite InDesign: cărți, flyere, reviste și altele Cele 7 site-uri cele mai bune pentru a găsi modele gratuite InDesign: cărți, flyere, folosind un șablon profesionist Adobe InDesign, în loc să faceți propriul dvs. model? Aici sunt cele mai bune site-uri șablon gratuit. Citeste mai mult . Este puternic și există o mulțime de resurse disponibile din cadrul aplicației pentru a crea grafica de care aveți nevoie pentru postări de bloguri, resurse de imprimare și multe altele. Puteți utiliza formele existente, clipartul, stilurile de font și elementele vizuale pentru a produce exact tipul de grafică de care aveți nevoie.

Alegerea unui șablon existent pentru a lucra în Canva este cu bucurie simplă. Doar porniți aplicația și vi se va oferi o varietate de opțiuni de alegere.

Ceea ce probabil nu știți este că, cu un cont Canva for Work, puteți să creați și să salvați propriile șabloane de marcă pentru utilizare oricând. Acest lucru este simplu, deoarece opțiunile sunt chiar acolo în fața dvs..

Există o soluție pe care o puteți folosi pentru versiunea standard a Canva pentru uz personal. Aplicația salvează automat toate documentele anterioare pe care le-ați creat, cu condiția să vă conectați. Asigurați-vă că faceți acest lucru, creați un document nou și apoi îl populați cu imagini și conținut generic.

Mai târziu, puteți edita documentul existent creând o copie și plecând de acolo. Este ca și cum ai avea un șablon personalizat!

Canva Basic este gratuită, dar există restricții asupra conținutului pe care îl puteți include în grafica dvs. Puteți plăti individual pentru a utiliza anumite elemente grafice din cadrul aplicației, iar costurile vor varia.

Canva for Work este de 12,95 USD pe lună pentru fiecare designer dintr-o echipă care are nevoie de acces la instrument și acest preț este redus la 9,95 USD pe lună dacă plătiți anual.

Kanbanize

Kanbanize, un instrument popular Kanban și de gestionare agilă, a încorporat suport pentru tipurile de carduri personalizate și șabloanele.

Instrumentul este folosit pentru a raționaliza procesele de lucru prin furnizarea unei panouri de progres vizualizate. Este în esență o versiune digitală a procesului Kanban. Creați ceea ce se numește un panou de proiect care acționează exact ca o tablă sau tablă. Apoi, creați cărți de sarcină pentru toți pașii care trebuie întreprinși pentru a finaliza proiectul dvs. Acestea acționează ca niște note lipicioase. Aceste carduri de sarcini sunt atribuite membrilor echipei individuale și vă ajută să țineți evidența a ceea ce este finalizat și ce trebuie încă să faceți.

În mod normal, va trebui să creați cărți de sarcini și plăci de proiect de la zero, editând toate atributele individuale, câmpurile și detaliile pe măsură ce mergeți. Pentru a face lucrurile mai simple, Kanbanize vă permite să creați șabloane ale acestor elemente.

Instrumentul vă permite să modificați șabloanele pre-făcute ale cărților de sarcini, astfel încât să nu aveți nevoie să le creați de fiecare dată. Este deosebit de convenabil dacă există atribute pe care le utilizați în mod regulat și puteți face același lucru cu plăcile de proiect pentru a menține câmpurile și atributele consecvente în mai multe proiecte.

Setarea unui șablon în Kanbanize este destul de intuitivă, dar dacă preferați pași detaliați, site-ul are, de asemenea, instrucțiuni ușor de urmat pe pagina Tipuri de card & Șabloane.

Kanbanize oferă o încercare gratuită pentru până la 1.000 de acțiuni. După aceasta, este de 9 dolari pe membru al echipei pe lună (facturat anual) pentru echipe mai mici de până la 20 de utilizatori. Pentru organizațiile mai mari, este de 15 USD pe utilizator pe lună.

documente Google

Google Docs este un procesor de text bazat pe nor, extrem de versatil. Dacă ați folosit vreodată Microsoft Word, OpenOffice sau alte instrumente similare, este aproape exact că, cu excepția faptului că este o aplicație online. Există, de asemenea, versiuni mobile și comprimate ale instrumentului, astfel încât să puteți edita doc-uri în mișcare și există o funcție offline pentru atunci când trebuie să lăsați balonul Wi-Fi protejat.

Ca majoritatea procesoarelor de text, puteți descărca șabloane premade pentru a crea documente cu instrumentul. Tipul de șablon de care aveți nevoie depinde în mod clar de proiectul sau conținutul pe care intenționați să lucrați. De exemplu, există șabloane pentru calendare, scrisori de intenție, CV-uri 3 Site-uri utile pentru șabloane gratuite pentru reluarea descărcării 3 Site-uri utile pentru șabloane gratuite de reîncărcare Citiți mai multe, facturi, planuri de afaceri, calendare de proiect și multe altele.

Veți găsi unele dintre cele mai bune șabloane Google Docs premade evidențiate aici 24 Șabloane Google Docs care vă vor face viața mai ușoară 24 șabloane Google Docs care vă vor face șabloane mai ușoare Șabloanele vă pot economisi o mulțime de timp. Am compilat 24 de șabloane Google Docs cu economie de timp pentru muncă, sănătate, cămin și călătorii. Continuați cu proiectele dvs., mai degrabă decât să vă luptați cu a pune împreună documente. Citeste mai mult .

De asemenea, puteți crea ușor propriul dvs. șablon salvând un document cu conținutul de bază și apoi copiind fișierul ulterior pentru editare.

HootSuite

Hootsuite este un instrument de marketing social extrem de puternic, care vă permite să gestionați conturile sociale și să publicați conținut în diferite rețele sociale.

Ceea ce o face grozav pentru întreprinderile mari și mici este faptul că oferă câteva instrumente de analiză concise pentru a merge împreună cu conținutul social pe care îl postați. Puteți urmări nivelurile de angajare, vizionările, procentajul de disponibilizare și multe altele.

Una dintre caracteristicile excelente ale lui Hootsuite - și există multe - este că puteți crea șabloane de mesaje sociale personalizate. Acest lucru vă permite să reutilizați conținutul pe care îl postați în mod continuu. Aceasta este o caracteristică extrem de lipsită de cele mai multe rețele sociale, în special din perspectiva multor bloggeri și a proprietarilor de afaceri mici.

De exemplu, să presupunem că aveți o promovare care se desfășoară pe tot parcursul lunii pe care doriți să o cunoască pe urmașii dvs. sociali. Mai degrabă decât să creați o nouă postare socială de la zero, de fiecare dată când doriți să trimiteți conținutul promoțional, puteți stoca mesajul ca un șablon pentru a apela mai târziu. Apoi, pe tot parcursul lunii, puteți deschide acest șablon și programa posturile sociale - identice sau ușor editate de fiecare dată.

Dacă vă întrebați cum să configurați șabloane, veți găsi instrucțiuni detaliate aici.

Hootsuite Pro, care permite până la 10 utilizatori, este de 9,99 USD pe lună facturat anual. Hootsuite Business, care este destinat echipelor mai mari, nu are un preț listat pentru fiecare utilizator, astfel că va trebui să contactați echipa de asistență pentru mai multe informații.

FreshBooks

Desfășurarea unei afaceri, mare sau mică, nu este o sarcină ușoară, mai ales când vine vorba de gestionarea finanțelor. FreshBooks este un instrument contabil care raportează că poate elibera o medie de două zile întregi pe lună pentru clienții care, altfel, ar fi cheltuit pentru efectuarea unor sarcini contabile regulate.

Este o alternativă QuickBooks care funcționează excelent și are o interfață minimă, dar capabilă.

Nu pot trece peste fiecare caracteristică a serviciului pentru că aș fi aici toată ziua - sunt multe. Despre ce pot vorbi este suportul excelent al șablonului oferit de aplicație.

FreshBooks are deja un instrument de șablon pre-fabricat pentru generarea de facturi și estimări. Puteți personaliza șabloanele direct din panoul de administrare al contului. Acest lucru vă permite să reduceți timpul petrecut în mod normal în crearea acestor tipuri de documente, personalizând informațiile și câmpurile necesare în față. Astfel, când este momentul să trimiteți o factură Cele mai bune 5 Aplicații gratuite de facturare pentru profesioniști independenți și proprietari de afaceri mici Cele 5 cele mai bune aplicații gratuite de facturare pentru profesioniști independenți și proprietari de afaceri mici Am încheiat cele mai bune instrumente gratuite de facturare pentru persoanele care desfășoară activități independente și pentru proprietarii de afaceri mici. Alegeți cea mai bună pentru dvs. Citiți mai mult pentru un client sau generați estimări, trebuie doar să editați un lot mic de informații.

FreshBooks este de 39,95 dolari pe lună pentru planul Premium, care vă permite să facturați un număr nelimitat de clienți și să creați un număr nelimitat de facturi și rapoarte. Dacă trebuie să plătiți doar 50 de clienți sau mai puțin, puteți să plătiți planul Plus pentru 24,95 USD pe lună, care oferă și un număr nelimitat de facturi și rapoarte.

Zapier

Zapier este un instrument puternic care vă poate ajuta să automatizați sarcinile Creați o automatizare de viață minunată cu ajutorul mai multor pasificări Creați o automatizare de viață minunată cu mai multe pasi Zapi, cel mai mare concurent cel mai mare la IFTTT, a anunțat că oferă acum utilizatorilor posibilitatea de a crea mai multe acțiuni automatizări numite zaps multi-pas. Citiți mai multe definind o serie de declanșatoare și acțiuni. Prin intermediul aplicației, creați ceva numit a “zap,” care servește drept regulă generală sau șablon pentru acțiunea pe care doriți să o efectuați.

Instrumentul poate fi utilizat pentru a conecta două aplicații suportate de Zapier pentru a realiza munca.

De exemplu, puteți configura o opțiune de pornire sau o regulă care salvează automat atașamentele Gmail în contul Dropbox. De asemenea, puteți seta reguli pentru crearea săptămânală a unui card Trello, completând noi rânduri în Foi de calcul Google cu rapoarte sumare despre RescueTime și multe altele.

În esență, fiecare regulă sau acțiune pe care o creați în Zapier este un șablon.

Acest instrument este de neprețuit pentru proprietarii de afaceri și pentru cei care lucrează în medii rapide. Puteți automatiza o varietate de sarcini prin intermediul a peste 500 de aplicații terțe, cum ar fi Facebook, Dropbox, WordPress, Google Drive, Evernote și multe altele.

Gândiți-vă la tot ce ați putea salva prin automatizarea sarcinilor mundane pe care le efectuați în mod regulat.

Zapier are o gamă largă de niveluri de plată care variază de la Basic (20 USD pe lună) până la Business Plus (125 USD pe lună) și infrastructură (250 USD pe lună). Numărul de reguli pe care le puteți crea depinde de planul de abonament pe care îl alegeți.

Ce șabloane veți începe să utilizați?

Șabloanele, atâta timp cât sunt eficiente, vă pot economisi mult timp și efort. Acestea vă permit să treceți peste pașii generali din instrumentele de creare a documentelor și a sarcinilor pentru a obține dreptul la pietriș. Cu toate aplicațiile enumerate mai sus - și multe nu sunt menționate aici - puteți încărca un șablon și puteți modifica anumite câmpuri pentru a obține exact ceea ce aveți nevoie.

Am putea folosi cu toții puțin timp suplimentar și, folosindu-vă șabloanele, vă veți permite exact acest lucru.

Deci, cum veți folosi șabloanele pentru a vă ușura viața? Care sunt șabloanele pe care le utilizați deja? Spuneți-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit de imagine: Bunăvoință

Explorați mai multe despre: șabloane de birou, productivitate, gestionarea timpului.