Viitorul este aici - Ghidul dvs. de a avea o viață fără hârtie azi

Paperless - un termen care este folosit destul de des acum zile. Dar ce înseamnă asta? Și în ce măsură se aplică? Desigur, cu toții folosim hârtie într-un anumit grad, în ciuda progreselor tehnologice, așa cum putem merge complet informatizat?

Ei bine, adevărul este că probabil va exista întotdeauna o formă de hârtie, dar problema nu constă în utilizarea hârtiei în sine, ci în conștientizare pentru cantitatea utilizată și pentru metodele pentru care este utilizată.

În general, în ciuda sfaturilor fără hârtie care vă sunt prezentate în acest articol, în cele din urmă depinde de dumneavoastră să faceți acest lucru. Deci, pe măsură ce citiți, gândiți-vă la modul în care ați fi capabili să realizați acest lucru în viața voastră. Dacă există ceva ce simțiți că nu este posibil pentru dvs., în loc să închideți complet ușa, încercați să reflectați asupra a ceea ce ar putea face pentru a face acest lucru. Adesea, gândul inițial este că nu va funcționa, dar, de obicei, după unele gânduri serioase și cercetări aprofundate, s-ar putea să descoperiți câteva modalități potrivite pentru a face acest lucru.

Alternative la imprimarea și notele de hârtie

Imprimarea poate fi benefică, nu există nici o îndoială în legătură cu asta. Uneori este frumos doar să aveți documentul în mână și uneori este necesar la fel de bine. Atunci când este cazul, este important să știți cum să păstrați costurile de imprimare cât mai scăzute. Cum să păstrați costurile de imprimare cât mai reduse posibil Cum să păstrați costurile de imprimare cât mai mici posibil Cum să păstrăm aceste e-mailuri și documente de imprimare drepte este original! Nu numai că costă bani, ci și resurse, spațiu de depozitare și timp. De fapt, jumătate din toate paginile imprimate nu sunt folosite niciodată! ... Citește mai mult. Cu toate acestea, de multe ori pur și simplu faceți clic pe imprimare fără să ne gândim de două ori. Ce vom face într-adevăr cu chitanța din magazinul de cumpărături online pe care tocmai l-am tipărit? Este frumos să o ai pentru înregistrări, dar o face într-adevăr trebuie să fie imprimate? Probabil ca nu.

Imprimare în format PDF

“tipărire” la PDF se poate face cu o varietate de instrumente - dintre care unele sunt pluginuri de browser și altele sunt programe. Am împărtășit câteva moduri în MakeUseOf pentru a face acest lucru cu PDF995 Conversia oricărui fișier PDF folosind PDF995 Conversia oricărui fișier PDF utilizând PDF995 Citiți mai multe și Imprimare către pagini în Firefox. Personal, folosesc Nitro PDF și îl recomand foarte mult ca cititor PDF. De asemenea, include a “tipăriți în format PDF” cerere.

Cu toate acestea, este posibil să nu chiar nevoie un program care face acest lucru. Google Chrome poate salva ceea ce imprimați direct dintr-un PDF.

Alte opțiuni sunt utilizarea Google Cloud Print în Google Chrome pentru a salva pe Google Drive. De asemenea, am putea observa că Microsoft OneNote are de asemenea o caracteristică pe care computerul o recunoaște ca imprimantă și poate trimite documentul acolo.

Salvați ca WWF, salvați un copac

S-ar putea să fiți familiarizați cu Fondul Mondial Sălbatic pentru Natură (WWF). În lor “Gândește înainte de a printa” mișcare, au abordat o problemă majoră - tipărirea inutilă. Sigur că ați putea să mergeți fără hârtie, dar cum puteți să vă asigurați că și ceilalți încep?

Ei au creat un format de fișier numit WWF - un PDF care nu poate fi tipărit. Odată ce ați instalat software-ul, veți putea salva fișiere în acest format. Formatul poate fi deschis cu orice fișier PDF, dar evident nu este tipărit.

Documente electronice semnate

Dacă semnarea documentelor este un motiv major pentru care imprimați documente, vă recomandăm să le semnați pe computer. Există dispozitive pe care le puteți achiziționa pentru a face acest lucru și programe pentru a vă ajuta să o faceți cu ușurință. Mulți cititori PDF, cum ar fi Nitro PDF sau Adobe (eSignatures), au caracteristicile încorporate în ele. Dar există multe alte instrumente care pot face acest lucru.

Inclusiv, dar nu se limitează la: Hellofax, PDFPen, MyLiveSignatures, DocShaker, MiddlePost, DocuSign și SignNow. Alegerea depinde doar de ceea ce folosiți, dar vă încurajez să o analizați dacă este ceva ce faceți frecvent. Dacă este mai mult de “foarte rar” un fel de lucru, compromisul nu poate fi la fel de mare, dar dacă doriți cu adevărat să mergeți complet fără hârtie și vă va ușura organizarea documentelor, atunci vă recomand.

Utilizați telefonul dvs. smartphone pentru note

Poate că nu aveți un smartphone (nici eu nu) și dacă nu veți spune din experiența de primă mână că a merge complet fără hârtie este adesea dificilă. Cu toate acestea, dacă aveți un telefon inteligent, puteți profita într-adevăr de avantajele acestuia “caracterele fără hârtie”. Primul avantaj al unui smartphone este pur și simplu că îl aveți întotdeauna. Acest lucru înseamnă că nu este nevoie să faceți note lipicioase și să le tencuiți peste tot în zona de lucru. Pur și simplu creați o notă în telefonul dvs. (există o mulțime de aplicații care fac acest lucru) și nu trebuie să vă faceți griji că ați uitat acea bucată de hârtie pe care ați lăsat-o pe birou cu lista de cumpărături, așa că și numărul de telefon etc..

De asemenea, adesea există posibilitatea de a seta un memento pentru notele din telefonul dvs. smartphone - note lipicioase nu pot face acest lucru, mai ales dacă pierdeți sau uitați să le aduceți cu dvs..

Desigur, același lucru se poate aplica și comprimatelor, cu toate acestea, în ciuda avantajelor lor portabile, acestea nu sunt aproape la fel de mobile ca un smartphone.

Clip Webpages în loc să le tipăriți

În sfârșit, Evernote Web Clipper este un instrument foarte util pentru salvarea informațiilor. Voi extinde pe Evernote ceva mai târziu, dar acest instrument este excelent. Este disponibil ca extensie de browser și bookmarklet, dar, desigur, aveți nevoie de un cont Evernote care să îl folosească - pe care ar trebui să-l primiți! Web Clipper poate detecta și salva articole sau text selectat. Aceasta înseamnă că puteți salva exact ceea ce doriți să citiți și nimic altceva.

Tăierea pe e-mail

Există atât de multe lucruri care îți aglomerează cutia poștală, ceea ce duce la aglomerarea mesei de birou sau de bucătărie - declarații bancare, facturi, reviste, ziare, să nu mai vorbim de buletine de știri și de e-mailuri simple. Cum scapi de tot? Ei bine, există mai multe moduri în care puteți reduce numărul de mesaje, de intrare și de ieșire.

Obțineți declarațiile băncii prin e-mail

Primul lucru pe care îl puteți face este să anunțați banca dvs. că doriți să primiți declarații prin e-mail. Nu știu despre dvs., dar banca mea promovează în mod constant acest lucru - chiar și pentru oameni ca mine care deja l-au activat. Probabil nu va trebui nici măcar să vorbiți cu banca dvs., dar ar trebui să aveți acces la setarea din contul dvs. bancar online.

Completați formularele online

În loc să tipăriți formulare, să completați poșta de informații și de cheltuieli pentru a le trimite prin poștă, multe servicii, chiar organizații guvernamentale, oferă posibilitatea de a completa formularele și de a le trimite online. De multe ori ei preferă acest lucru de fapt, așa că înainte de a intra în acele clădiri guvernamentale aglomerate, încercați să vedeți dacă puteți completa sarcina din confortul casei dvs..

Facturi de e-mail (pentru companii)

Dacă dețineți o afacere, probabil că aveți mult mai multă hârtie decât proprietarul mediu. O modalitate de a reduce dramatic acest lucru este de a reduce cantitatea de corespondență de ieșire, de ex. facturi. Desigur, există și o mulțime de alte documente, dar facturile par a fi una dintre cele mai importante. Clienții dvs. vă vor aprecia probabil eforturile fără hârtie.

Obțineți știrile și informațiile online

În loc să obțineți cotidianul, încercați să obțineți doar adăugarea săptămânală. Sau mai bine, tăiați-o complet. Frumusețea Web-ului este că avem o cantitate nesfârșită de informații la îndemâna noastră. Puteți verifica toate site-urile de știri mari pe cont propriu și puteți obține informațiile liber, Deci, de ce să plătiți pentru asta?

Cu toate acestea, dacă doriți în continuare ziarul (pentru că are avantajele sale), mulți dintre editorii majori vă permit să vă abonați la o versiune electrică. Acest lucru este valabil și pentru reviste.

Ca un bonus, dacă aveți un eReader, puteți să-i trimiteți direct la el! Am scris de fapt un articol despre MakeUseOf Cum să salvezi articole pe Web pentru a le citi mai târziu pe Kindle-ul tău non-Tablet Cum să salvezi articole pe Web pentru a citi mai târziu pe Kindle-ul tău non-Tablet Am fost toți acolo - și găsiți un articol minunat pe care doriți să îl citiți. Dar există atât de mult de făcut și știți că nu ar trebui să vă faceți timp pentru a citi ... Citiți mai multe despre trimiterea articolelor web (care ar putea înlocui complet necesitatea pentru revistele dvs. complet) la Kindle.

Dezabonează-te de listele de corespondență

Credeți sau nu, puteți scăpa de o mulțime de corespondență. Din păcate, s-ar putea să dureze ceva timp, dar există o resursă excelentă pe WikiHow, care explică diferite moduri de a face acest lucru - numerele de apel, organizațiile care scriu și tehnici de reținut.

Plăti facturile online

În cele din urmă, dar nu în ultimul rând, vă plătiți facturile. Este probabil una dintre cele mai mari căi de a reduce hârtia și de a economisi timp în acest proces. Adesea, puteți primi mementouri de la companii în loc de e-mailuri și puteți chiar să automatizați procesul, astfel încât nici măcar să nu vă gândiți la efectuarea plăților - asigurați-vă că aveți banii în contul dvs..

Scanați documente existente și noi

Cea mai bună modalitate de a vă converti documentele existente într-un fișier digital este de a le scana. Vă recomandăm să utilizați formatul PNG, deoarece formatul JPEG este mai mic. Dacă aveți un scaner mare, minunat, totuși dacă tot ce aveți este un smartphone, nu vă faceți griji - de fapt, ați putea începe să îl preferați față de scanerele tradiționale.

Există multe aplicații disponibile pentru scanarea documentelor. De ce nu puteți să faceți o fotografie cu camera telefonului dvs.? Cu toate acestea, puteți afla că multe dintre aplicațiile create special pentru scanare au mai multe caracteristici care vor duce la obținerea unui document mai bine scanat.

Utilizați un organizator de fișiere, preferabil cu OCR

Acum că scanați documentele existente și cele noi, trebuie să le gestionați. Există cu siguranță unele tehnici și metode de care aveți nevoie pentru a face acest lucru și am scris un articol despre acest lucru și pe MakeUseOf. Este esențial să vă deplasați spre hârtie pentru a vă asigura că o porniți de la început - chiar dacă până acum nu ați fost foarte buni în ceea ce privește organizarea.

După ce aveți fundamentele de organizare în jos, software-ul va fi mult mai benefic. Există câteva programe diferite pe care le recomand. Una dintre ele fiind celebrul, Evernote. În opinia mea, este minunat. Nu este doar un program pentru a merge fără hârtie, este un program pentru ceea ce vrei să fie - asta îmi place despre el - este universal și este conform cu modul în care tu muncă.

Una dintre marile caracteristici ale Evernote este capacitatea sa de a detecta textul în imagini - altfel cunoscut sub numele de OCR sau Recunoașterea optică a caracterelor. Aceasta înseamnă că dacă scanați un document și îl salvați ca o imagine, apoi mai târziu căutați ceva în document, Evernote va scana și va găsi textul din imagine.

Am publicat recent un ghid complet cu privire la utilizarea Evernote, așa că vă recomandăm să verificați acest lucru, precum și să vă familiarizați cu celelalte articole despre el pe MakeUseOf.

Celălalt instrument este Doxo. Acesta este axat pe a vă ajuta să mergeți fără hârtie și este un instrument excelent pentru a face acest lucru.

Sincronizați-vă documentele pe toate dispozitivele

Probabil că aveți mai multe dispozitive, iar unul dintre avantajele lipsei de hârtie nu trebuie să luați cu dvs. acea notă sau document de hârtie. Cu toate acestea, trebuie să copiați și să lipiți documentul de la dispozitiv la dispozitiv este aproape mai mult de o provocare. Din fericire, există o mulțime de servicii cloud pentru a alege de la pentru a ajuta cu această problemă. De la SugarSync SugarSync: Serviciul gratuit de backup și sincronizare a fișierelor gratuite SugarSync: Serviciul gratuit de backup și sincronizare a fișierelor gratuite Backupul cu fișiere nu reprezintă o conversație sau un subiect nou prin nici un mijloc. Dacă căutați Google pentru “fișier de rezervă” va fi probabil copleșit de servicii și articole pe această temă. Este o vasta ... Citeste mai mult la Box la “trei mari” - Google Drive, SkyDrive și Dropbox Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive și altele Scena de stocare în cloud sa încălzit recent, cu o intrare mult așteptată de Google și un nou SkyDrive de la Microsoft. Dropbox a rămas necontestat de jucători majori pentru o lungă perioadă de timp, dar asta sa schimbat ... Citește mai mult, ai multe de ales.

Concluzie: metode utile de adoptare

În plus față de aceste lucruri diferite puteți face, în realitate totul depinde de dvs. să mergeți fără hârtie. La fel ca și gestionarea fișierelor, dacă nu depuneți efortul și aveți lucrurile potrivite, nu va funcționa foarte bine. Aș dori să vă fac referire la acest articol despre LifeHack care se adresează și mai mult. Simt că este foarte important să obținem acest lucru înainte de a fi încercate orice tehnici sau alte metode.

Alte lucruri pe care le puteți face pentru a merge fără hârtie sunt pur și simplu să mergeți la bibliotecă și să împrumutați o carte în loc să o cumpărați. Reciclarea este foarte importantă și poate fi făcută mai mult decât prin metoda tradițională, dar și prin utilizarea ambelor părți ale hârtiei, în loc să folosească o foaie nouă. Reutilizarea sa ca hârtie zgârietată sau în alte scopuri este minunată și pentru a face.

Asigurați-vă că nu supratipăriți. Tine minte - “gândește înainte de a printa”. De asemenea, înainte de a imprima un document, vedeți dacă ajustarea dimensiunii și tipului de font, precum și marginile paginii reduc numărul de pagini. Desigur, unele documente, fie pentru scopuri școlare sau profesionale, necesită un anumit format și aspect. Aceste lucruri nu pot fi evitate, dar nu uitați să vă referiți la articolul din Tina, la care am făcut referire mai devreme, despre cum să reducem costurile de tipărire.

Alte modalități de a reduce costurile atunci când tipăriți de pe Web sunt să utilizați site-uri precum PrintWhatYouLike și PrintFriendly pentru a elimina totul de pe pagină, cum ar fi anunțuri, imagini suplimentare sau link-uri etc., astfel încât să obțineți doar ceea ce doriți pe pagină.

În cele din urmă, trebuie să faceți backup. Acum. Nu puneți-o deoparte. Acești băieți nu și-au salvat dosarele, acum văd ce s-au întâmplat. Acești băieți nu și-au întors dosarele, acum văd ce sa întâmplat. Dacă există ceva ce am învățat în primii ani de lucru cu computerele oamenii care le folosesc), a fost cât de important este să salvați nu numai lucruri importante, ci și să citiți mai multe. Unul dintre avantajele de a merge fără hârtie este având în cazul în care se întâmplă ceva cu fișierul original, asigurați-vă că nu renunțați la acest lucru.

Am crezut că acest videoclip ar putea fi destul de util pentru a vă face să porniți în direcția de a merge fără hârtie. Videoclipul este de la SmallBusinessDoer și fondatorul DocumentSnap.

Ai plecat fără hârtie? Dacă da, cum ți-a schimbat viața? Care sunt gândurile voastre de ansamblu în ceea ce privește hârtia fără documente?

Credite de imagine: Cărți pe laptop prin Shutterstock, Tastatură fără hârtie prin Shutterstock, eSignature prin Shutterstock, Smartphone Notepad prin Shutterstock, Plătiți prin shutterstock, E-mail prin Shutterstock, Știri online prin Shutterstock, Transformarea hârtiei prin Shutterstock, Fișiere în cloud prin Shutterstock , Bancare online prin Shutterstock, WWF

Explorați mai multe despre: Tehnologia verde, Aplicații cu note, Imprimare.