Evitați crima prin PowerPoint Cum puteți face prezentările dvs. convingătoare și memorabile

Ați făcut vreodată o prezentare PowerPoint? Bineînțeles că aveți. Dacă tu ai spus “Nu,” Te-aș numi un mincinos. Bine, asta poate fi extremă. Dar majoritatea dintre noi, nu? Aș spune așa. Deci, ce părere am? Ideea mea este că aici majoritatea dintre noi am creat un PowerPoint și am făcut o prezentare (sau o vom face la un moment dat) și totuși este posibil să fie una dintre cele mai prost lucruri de pe computer.

Prezentările pe care le-am văzut făcut la facultate, atât de către elevi și instructorii, au fost jenant, să spunem cel puțin. De la diapozitive ridicole lungi de la instructori la studenți care păreau că nu știau cum să citit (pe care nu ar fi trebuit să le facă în primul rând). Prezentările Bad PowerPoint reprezintă o epidemie în domeniul educației, care continuă apoi la locul de muncă. Desigur, nu este vorba numai de PowerPoint în sine, dar și de prezentator și de cât de bine vorbește și transmite informațiile. Și mă voi atinge și de asta.

Începeți cu o schemă

La fel ca atunci când scrieți un raport, este util să aveți în vedere anumite puncte. De obicei, acest lucru este doar pentru tine pentru a vă gândurile în jos. Cu toate acestea, într-o aplicație PowerPoint, este bine ca audiența dvs. să vadă în ce mod va apărea prezentarea pe care urmează să o prezinte. Îi leagă mai mult și îi interesează, mai ales dacă există ceva în cronologia care le-a intrigat. Schița este simplă și constă doar în lucrurile pe care intenționați să le acoperiți. Uneori este bine să obțineți un pic mai detaliat și să extindeți schița pentru a oferi mai multe informații despre sub-subiectele care vor fi acoperite. Acest lucru, totuși, depinde de temeinicia prezentării dvs. și de cerințele conținutului specific pe care îl acoperiți. Iată un exemplu de contur într-o prezentare pe care am făcut-o cu privire la securitatea calculatorului.

Fiți în concordanță cu tema și aspectul

Există mai multe aspecte ale menținerii distragerii la minimum și conformității cu tema și aspectul dvs. în PowerPoint este cu siguranță un jucător important în acest sens. Nu doriți să creați gânduri care ar altera concentrarea publicului asupra conținutului dvs. și a ceea ce spuneți. Puteți face acest lucru nu numai ținând tema consecventă (destul de simplă), ci și aspectul. De exemplu, dacă un subiect preia două diapozitive, asigurați-vă că etichetați cel de-al doilea slide și adăugați-l “(Continuare)” la sfârșitul titlului. Acest lucru va arăta rapid publicul pe care vă aflați pe același subiect, în ciuda comutării diapozitivelor și mențineți focalizarea pe subiect în loc să vă întrebați despre ce poate fi vorba despre acest diapozitiv.

Uita de clip art, sunete nebune și tranziții fantezie

Vorbind despre distragere a atenției, acesta este un alt jucător important. Unele imagini pot fi bune. Cu toate acestea, vizuale sau sunete irelevante (de fapt, doar orice sunete) și tranziții nebunești nu numai că distrag atenția publicului, dar oferă și PowerPoint-ului tău un profesionist mai puțin profesionist. Mi-ar recomanda să stai departe de cele mai multe dintre acestea, cum ar fi acest lucru verde-ish-galben, pufos de mai jos.

În colegiu am avut un instructor care iubit toate aceste lucruri. Simt că ar fi trebuit să învețe / să învețe grădinița, dacă ți-ar da idee ce era ea (și prezentările ei).

Nu citiți PowerPoint. Perioadă.

Într-adevăr? Încă ai citit PowerPoints? Sper că nu veți face asta. Și să nu te jignesc dacă o faci, dar trebuie să te oprești - pentru binele omenirii. În regulă, acum, când am terminat să îți taie demnitatea, lasă-mă să te întreb asta: ai ascultat vreodată pe cineva care citea ceva? Daca sunt într-adevăr bun la el, cum ar fi nevoie de anumite profesii, abia vă puteți spune. Dar dacă ele sunt medii ca majoritatea dintre noi, sună monotone și blande. Nu vreți ca alții să se gândească la asta corect? Aceasta se întoarce De ce vă dați prezentarea în primul rând. Dați-i pentru că voi avea la? Pentru că vă bucurați de subiect? Sau pentru că doriți ca publicul să absoarbă cât mai multe cunoștințe și conținut cât mai mult posibil pentru a face schimbări pozitive? Poate că este vorba de mai multe, dar sperăm că ultima este una dintre ele, pentru că, dacă nu, este puțin probabil să transmiteți conținutul pe care ați muncit atât de mult pentru a cerceta și a asambla într-o manieră pe care publicul dvs. ar bucurați-vă de învățare și de aplicare.

În cele din urmă, nu există nici un motiv să citiți ceea ce audiența dvs. poate vedea clar. Scopul dvs. de prezentator este extinderea dincolo de PowerPoint în sine. PowerPoint este pur și simplu un ghid și un contur extins pentru publicul care urmează să urmeze de-a lungul prezentării.

Livrarea conținutului este la fel de importantă ca și conținutul în sine. Iată o soluție pe care am găsit-o pentru această problemă, care funcționează minunat pentru mine. După ce creați PowerPoint, treceți prin el și creați un script. Scenariul poate consta în orice doriți de la o schiță sau un rezumat al prezentării dvs. la o imitație completă a ceea ce intenționați să spuneți. De-a lungul script-ul include în cazul în care tranzițiile diapozitivul va avea loc astfel încât să nu uitați să schimbați diapozitive, așa cum vă dau prezentarea dumneavoastră. Este bine să priviți în jos pentru a citi, dar ar trebui să aveți deja o înțelegere a ceea ce veți spune deja.

Ajunge la Punct Și asasinați Saga

Aceasta este partea cealaltă de a nu citi ceea ce veți spune. Este greu să oferiți o prezentare semnificativă ori de câte ori faceți tot ce faceți este citirea punctului după punct (pentru care este scris scenariul). Dar nu puneți scenariul în diapozitive. Asta ar putea părea un bun simț pentru tine, dar am avut un instructor al cărui diapozitive erau atât de pline, încât a durat mult timp pentru a obține punctele importante și informații importante de la ei. Destul de frustrant atunci când încearcă să studieze. Dar nu este vorba doar de studiu - ce zici într-un loc de muncă atunci când PowerPoint trebuie să fie o resursă pentru alții? Nu vor să-și petreacă timpul să strălucească prin diapozitivele tale asemănătoare romanelor. Deci, așa cum spune titlul, ajungeți la punctul - se numește PuterePunct pentru un motiv, nu a “PowerSaga.”

Utilizați medii, dar media de calitate

Anterior, am vorbit despre faptul că nu foloseam imagini nebunești, cum ar fi Clip Art sau alte mijloace de divertisment. Acest lucru nu înseamnă că nu puteți folosi deloc. Fotografii, videoclipuri, clipuri audio chiar au locul lor atunci când este relevant. Cuvant cheie acolo. Nu aveți o fotografie aleatoare doar pentru a umple spațiul. În schimb, găsiți ceva care se referă la ceea ce vorbiți despre dvs. Este un plus dacă adaugă calitatea la ceea ce deja spui, totuși, dacă este doar să faci diapozitivul puțin mai puțin de aspect steril, asta e și ok. Asigurați-vă că este relevant pentru ceea ce acoperiți și că nu va fi îndepărtat de atenția publicului.

Utilizați resursele disponibile pentru dvs.

Poate că au fost momente în care ați avut o idee pentru ceva ce ați vrut să faceți, dar nu aveați know-how-ul să îl implementați în PowerPoint. Nu uitați să căutați pur și simplu pe internet. Desigur, există o mulțime de sfaturi și informații pe site-ul Microsoft și este o resursă excelentă pentru astfel de lucruri. Dar chiar și o căutare rapidă pe motorul de căutare preferat va produce rezultate fantastice, deoarece probabil a existat altcineva care sa întrebat același lucru și a găsit o soluție.

Totul se află pe tine, prezentatorul

Capturarea atenției publicului de la inițierea inițiativei este crucială pentru succesul prezentării dvs. și impactul pe care îl va avea asupra ei. Începeți cu o linie atrăgătoare, o statistică interesantă sau o întrebare care să le provoace curiozitatea. Odată ce o ai, trebuie să o mențineți. Faceți acest lucru urmând sfaturile anterioare menționate aici și un alt lucru: vibe-ul pe care îl acordați. Esti nervos? Sau vă relaxați și pe voi înșivă? Trebuie să fii cel de-al doilea, oricare ar fi. Nu vă faceți griji dacă simțiți că personalitatea dvs. este inadecvată pentru conținutul pe care îl prezentați - nu încercați să o schimbați. În schimb, aveți încredere în instinctele dvs. și fii tu însuți. De exemplu, dacă sunteți amuzant, aruncați-vă propriul umor aici și acolo. Sau dacă ești mai grav, fă asta în schimb. Cheia este de a transmite încrederea în tine, în munca și în conținutul pe care îl prezinți.

Practică. Practică. Practică. (Și nu-l puneți)

Deci, cum puteți fi încrezător în aceste lucruri? Simplu - practică. Ar trebui să aveți întreaga prezentare (nu PowerPoint) memorată. Acest lucru va îmbunătăți fluxul de informații, va reprezenta încrederea, va împiedica prezentările uscate (monotone) și citirea diapozitivelor și va capta atenția publicului mai bine. Dacă opriți acest lucru, va crește doar negativul și va scădea pozitivul. Așa că nu vă grăbiți și rămâneți în fața jocului.

Backup (pentru că “Tati te-a invatat bine”)

Doh! Tocmai v-ați salvat PowerPoint într-un singur loc - singura unitate flash pe care ați avut-o. Și pe drumul spre clădire, l-ai aruncat într-o baltă de noroi. Sper că funcționează în continuare - postul / gradul dvs. și alte persoane se bazează pe dvs. Dacă nu v-ați întâmplat vreodată, știm cu toții cineva cu care sa întâmplat. Este bunul simț să faceți backup, așa că faceți-o! Este gratuit (în majoritatea cazurilor) și nu există nici un motiv să nu faceți acest lucru, cu excepția propriei dvs. lene - ceea ce este doar patetic că îi permiteți să se împiedice. Știți că ați regreta acele momente în care nu ați făcut o copie de rezervă dacă s-ar fi întâmplat ceva de genul acesta, deci de ce să nu împiedicați acest stres și să faceți lucruri chiar de la început.

Există mai multe modalități de a face acest lucru. Mai întâi, aveți locații multiple ale aceluiași fișier în diferite surse. Deci, dacă aveți fișierul de pe computerul dvs., aveți-l și pe o unitate flash. Dacă intenționați doar să aduceți o unitate flash pentru conectarea la un alt computer pentru a da prezentarea, încercați să utilizați un serviciu cloud Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & More Cloud Storage Showdown - Dropbox, Google Drive, SkyDrive & Mai mult Scena de stocare a norului sa încălzit recent, cu o intrare mult așteptată de către Google și o reînnoită SkyDrive de la Microsoft. Dropbox a rămas necontestat de către jucătorii majori pentru o lungă perioadă de timp, dar acest lucru sa schimbat ... Citiți mai multe, cum ar fi Dropbox, SugarSync, SkyDrive sau Google Drive. Există o mulțime de alte servicii, dar acestea sunt alegerile mele preferate, SugarSync fiind propriul meu favorit SugarSync: Cel mai bine rotunjit File Backup & Syncing Service SugarSync: Cel mai bine rotunjit File Backup & Syncing Service nu este o conversație nouă sau subiect prin nici un mijloc. Dacă căutați Google pentru “fișier de rezervă” va fi probabil copleșit de servicii și articole pe această temă. Este o vastă ... Citește mai mult. O altă opțiune este să aveți un hard disk portabil și o unitate flash (sau două de același tip de dispozitiv), în acest fel dacă nu sunteți sigur de siguranța unei conexiuni la Internet, aveți în continuare o copie de rezervă. Nu mă interesează Cum vă de rezervă, atâta timp cât vă do si este de încredere.

în plus, salvați pe măsură ce tastați PowerPoint și scriptul de prezentare. Denumiți fișierele de la început și apoi pur și simplu utilizați “Ctrl + S” pe măsură ce tastați. Nu pot conta numărul de ori pe care l-am făcut numai în acest articol. Chiar dacă vă gândiți să salvați midsentence - faceți-o. Este nevoie doar de o secundă și salvează ore de frustrare.

Concluzie

Pentru a recupera, amintiți-vă că există multe lucruri pe care le puteți face pentru a vă face mai plăcută PowerPoint pentru a citi și pur și simplu înțelege. Acestea fiind spuse, celelalte 50% din greutate sunt determinate de cât de bine prezentați materialul. Ambele trebuie să fie la unison pentru a capta și pentru a păstra atenția publicului pentru a vă asigura că acestea înțeleg pe deplin conținutul pe care ați lucrat atât de mult pentru a vă pregăti. Dar nu se oprește acolo. Trebuie să focalizați conținutul asupra nevoilor și intereselor publicului. Dacă nu este interesul lor special, puteți să o compensați prin zonele de prezentare a conținutului însuși, folosind analogii pentru a le lega cât mai mult cu putință și propria personalitate. Aceste lucruri, combinate cu încrederea pe care ați dobândit-o prin studierea în mod repetat a scenariului de prezentare, va asigura că audiența dvs. rămâne intrigată. În cele din urmă, nu uitați să faceți backup. Poate părea ca un hassle, dar amintiți-vă că este o mulțime mai mult de unul atunci când trebuie să recreeze tot ce ai pierdut.

Pentru mai multe sfaturi utile, consultați 10 Sfaturi PowerPoint pentru pregătirea unei prezentări profesionale 10 Sfaturi Powerpoint pentru pregătirea unei prezentări profesionale 10 Sfaturi Powerpoint pentru pregătirea unei prezentări profesionale Prezentările reprezintă o modalitate excelentă de a susține o discuție. Acest ghid vă va ajuta să creați prezentări cu aspect profesional și conținut concis. În același timp, veți evita cele mai frecvente greșeli de prezentare. Citiți mai multe Tina și regula 10-20-30 a PowerPoint de Guy Kawasaki.

Image Credit: Pauzele de mână prin alb prin Shutterstock Jucărie galbenă prin Shutterstock Drăguț ferret concentrat comic prin Shutterstock Ilustrație de om de afaceri prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Microsoft PowerPoint, Prezentări.