Deveniți un utilizator Pro Outlook evitând greșelile obișnuite

Dacă lucrați într-un mediu tipic de birou, probabilitatea este destul de bună ca sistemul de poștă electronică să fie un server Exchange și ca clientul de poștă la alegere să fie Outlook. Am acoperit Outlook aici la MUO din mai multe unghiuri, inclusiv Outlook Jurnal Track Emails, Apeluri telefonice și Sarcini cu Outlook Jurnal Track Emails, Apeluri telefonice și sarcini cu Jurnalul Outlook Deoarece Outlook este la fel de obișnuit ca Word și Excel pe cele mai multe computere de lucru din întreaga lume, aș dori să vă împărtășesc câteva sfaturi despre cum puteți utiliza jurnalul foarte cool ... Citește mai mult și copiați-vă datele Outlook 5 Moduri ușoare de a crea copii de siguranță ale datelor Microsoft Outlook 5 Moduri ușoare de a vă întoarce Up Data Microsoft Outlook Citește mai mult. Am acoperit chiar și unele script-uri VBA cool în Outlook unde ați putea exporta sarcinile într-o foaie de calcul Excel Cum să exportați sarcinile dvs. Outlook la Excel cu VBA Cum să exportați sarcinile dvs. Outlook la Excel cu VBA Fie că sunteți un fan al Microsoft, un lucru bun care se poate spune despre produsele MS Office, cel puțin, este cât de ușor este de a integra fiecare dintre ele unul cu altul ... Citește mai mult .

În acest articol, voi examina mai îndeaproape clientul Outlook și câteva dintre greșelile comune de Outlook pe care oamenii adesea le fac victimă. Din fericire, există câteva instrumente încorporate pe care le puteți folosi pentru a încerca și a vă proteja de a face una dintre acele greșeli la locul de muncă care vă va duce mult timp să trăiți în jos.

Care sunt unele dintre aceste greșeli? Ce zici de lovire “răspunde la toate” la unul dintre acele e-mailuri de masă și de a face un nebun complet din tine? Ce zici de a scrie ceva rapid în căldura pasiunii către șeful tău că regreți complet momentul în care faceți clic pe “trimite“? Există atât de multe situații în care oamenii care se pot referi la astfel de situații, și o mulțime de oameni au propria lor poveste de groază. Deci, este logic ca Microsoft sa incorporeze cateva instrumente importante pentru a ajuta la paza impotriva acelor greseli comune ale Outlook.

Pericolele de e-mail

Există trei pericole de e-mail pe care le voi acoperi în acest articol - trimiterea e-mailului pe care îl regreți în momentul în care îl trimiți, trimiterea unui e-mail persoanei greșite și, în final, acelui răspuns vechi - toată greșeala pe care o fac atât de mulți oameni vinovat de.

Emailul pe care îl regretați trimiteți

Știi ce, toți avem acele zile. Veți primi încă un e-mail de la un sef sau un coleg care vă ruinează în mod greșit. Ați avut o dimineață proastă sau nu ați terminat încă prima dvs. ceașcă de cafea și astfel ați lovit răspunsul și pur și simplu dezlănțuiți toată frustrarea și furia într-un singur email oribil.

5 minute și mai multe cuvinte de blestem mai târziu, terminați acel e-mail și cu abia o pauză, faceți clic pe “Trimite“. Apoi, după ce ședea cu satisfacție de trei sau patru secunde, începe să-ți revină exact ceea ce ai făcut - și consecințele potențiale. Îți dai seama, cu o senzație de scufundare în stomac, că nu ar fi trebuit să o trimită.

Nu aveți teamă, Outlook vine cu un instrument foarte cool doar pentru astfel de lucruri - cu excepția faptului că trebuie să faceți acest lucru pe clientul dvs. inainte de faci această greșeală emoțională, nu după. Eu o numesc “asigurare de întârziere prin e-mail”. Pentru a activa acest lucru, faceți clic pe “Fişier”, “Info” și faceți clic pe “Gestionați regulile și alertele“.

Practic, ceea ce aveți de gând să faceți aici este să creați o regulă care să întârzie toate e-mailurile dvs. de ieșire timp de 5 minute. Acest lucru vă oferă puțin “răcire” de asigurare, astfel încât să puteți împiedica aceste greșeli să se întâmple înainte de a se întâmplă.

În ecranul Reguli e-mail, faceți clic pe “Regula nouă ... ”

Apoi faceți clic pe “Aplică regulă pe mesajele pe care le trimit“. Aceasta va aplica întârzierea la fiecare e-mail pe care îl trimiteți în momentul în care faceți clic pe “Trimite” buton.

În pasul următor din Expertul regulilor, aveți opțiunea de a limita numărul de mesaje trimise la care se aplică. De exemplu, pot fi doar mesaje importante sau cu anumite cuvinte din corpul mesajului dvs. (poate că ați verificat anumite cuvinte ale blestemului de alegere pe care doriți să le utilizați?)

În acest exemplu, o să-l aplic pe toate mesajele de ieșire, deci faceți clic pe următorul, apoi faceți clic pe “da” pentru mesajul de avertizare.

În cele din urmă, selectați “amânarea livrării cu câteva minute“, faceți clic pe “un număr” link-ul și setați perioada de întârziere la orice sumă de timp credeți că vă va duce să vă răcoriți și să anulați mesajul înainte de a fi trimis.

În ultimul pas, puteți aplica excepții de la această regulă astfel încât să nu întârzie mesajele trimise anumitor persoane (ca exemplu). De exemplu, știu că pot să scriu aproape toate lucrurile pe care le vreau prietenului meu Ioan și nu se va supăra pe mine. Suntem cei mai buni prieteni, la urma urmei - așa că voi face o excepție pentru acele mesaje cu adresa sa de e-mail în “destinatar” camp.

Denumiți regula de întârziere și sunteți bine să mergeți (nu uitați să activați regula).

Acum, de fiecare dată când trimiteți un e-mail, acesta va sta în căsuța de ieșire timp de 5 minute. Deci, dacă decideți după un minut sau altul că trimiterea e-mailului a fost de fapt o greșeală uriașă, puteți intra în căsuța dvs. de ieșire și puteți șterge mesajul - și pentru a evita o criză majoră.

Verificați cine vă trimite mesajul

Există o greșeală obișnuită pe care o fac oamenii când trimite rapid e-mailuri către oameni - probabil că ați experimentat-o ​​singură. Mergeți să trimiteți un e-mail unui prieten numit, de exemplu, Ryan Dube, de exemplu. Deci introduceți “ry” și trei nume de potrivire din lista de contacte globale pentru serverul Exchange sau din lista de contacte personale.

Pentru că te grăbești, tu alegi accidental “Bryan Dube“, și continuați să scrieți despre escapada de weekend din Vegas. Veți detalia cu atenție toate lucrurile pe care le-ați făcut acolo - știi, toate lucrurile care trebuiau stau în Vegas? Faceți clic pe “Trimite“, deschide-ți “Trimis” pentru a vă asigura că a venit la amicul tău, iar apoi ți se pare că ai trimis-o persoanei greșite. Chiar mai rău - Bryan Dube se întâmplă să fie Președintele Companiei care ți-a trimis săptămâna trecută un email de masă (de aceea a apărut ca un contact drop-down).

Da, se numește a fi înșurubat.

În schimb, utilizați un mic pro-tip cunoscut sub numele de Control-K imediat după ce introduceți primele două litere ale numelui prietenului dvs. Aceasta deschide “Verificați numele” și vă permite să selectați de fapt numele persoanei din lista de contacte oficiale.

Acest lucru poate părea mai degrabă un pas suplimentar la început, dar pentru acele mesaje deosebit de sensibile, este un pas foarte important. Vă permite să vă confirmați și să vă asigurați că mesajul dvs. va fi scris la persoana corectă.

Permite MailTips să vă alerteze de greșeli comune de Outlook

Personal, cred că MailTips este una dintre cele mai mari invenții create vreodată în Outlook. Etichetele de corespondență vă protejează de o listă lungă de probleme, avertizându-vă despre lucruri precum dacă destinatarul la care trimiteți un e-mail este de fapt un grup cu un număr mare de destinatari (care vă va proteja de răspuns - toate greșelile) trimiteți un e-mail cuiva în afara companiei și sfaturi de informații similare.

Pentru a activa corespondența, accesați Opțiuni Outlook, selectați “Poștă” și apoi derulați în jos până când vedeți “Opțiuni de corespondență” buton.

Veți vedea toate lucrurile pe care le efectuează MailTips în această casetă Opțiuni. Dacă vă place tot ceea ce vedeți, confirmați acest lucru “Afișați automat” este selectată și apoi faceți clic pe OK.

Tichetele de corespondență pot fi într-adevăr un lifesaver. Când e-mailurile critice se rostogolesc, veți primi o notă că este posibil să doriți să răspundeți. De asemenea, vă spune dacă a venit de la un sistem automat care a trimis automat e-mail-ul - o caracteristică plăcută pentru oamenii IT care au stabilit reguli de auto-difuzare din diferite scripturi care monitorizează sistemele informatice și serverele.

Etichetele de corespondență vă vor sfătui și atunci când încercați să trimiteți un e-mail la o adresă de e-mail nevalidă sau la o adresă care conține un număr mare de destinatari. Tichetele de corespondență vă pot salva de la a face greșeli comune de e-mail în prea multe moduri de listă aici.

Doar folosirea acestor trei pro-instrumente importante în Outlook vă poate salva viața - sau cel puțin mândria dvs. Activați-le și folosiți-le și salvați-vă durerea de cap de a face aceste greșeli comune de Outlook. S-ar putea chiar salva cariera ta!

Ați făcut vreodată greșeli de e-mail jenant în cazul în care sfaturi ca acestea ar fi te-a salvat? Distribuiți experiențele dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credite de imagine: Femeie distrată prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Client de e-mail desktop, Sfaturi pentru e-mail, Microsoft Outlook.