Urmăriți e-mailurile, apelurile telefonice și sarcinile cu Outlook Journal

Una dintre cele mai frecvente plângeri de la persoane cu locuri de muncă foarte ocupate este că nu pare să existe suficient timp pentru fiecare zi pentru tot. Singura modalitate de a face timp este să se potrivească cumva mai multe sarcini în mai puțin spațiu.

Suna imposibil, dar nu este. O mulțime de gestionare a timpului scade până la înregistrarea timpului și, monitorizând modul în care folosiți timpul, ajungeți să înțelegeți cum puteți pierde și timp. Aici, la MakeUseOf, am acoperit o mulțime de instrumente și sfaturi pe care le puteți utiliza pentru a vă urmări timpul pe tot parcursul zilei. Acest lucru ar putea include instalarea de software cum ar fi Klok Capture Timpul pierdut în programul dvs. de lucru Cu timpul de urmărire Klok Captură timp pierdut în programul dvs. de lucru Cu Klok de urmărire a timpului În ultimele câteva luni, am descoperit un fenomen foarte ciudat creeping în programul meu de lucru. Mi se pare că pierd mult timp. Cum pierzi timpul? E mai ușor decât crezi. Obțineți ... Citește mai multe literalmente “ceas” în fiecare secundă a zilei sau ar putea include utilizarea unui instrument asemănător cu instrumentul Chrometa mai eficient Urmăriți-vă timpul computerului (și facturați-l!) Cu Chrometa urmăriți eficient timpul calculatorului dvs. (și facturați-l!) Cu Chrometa Citiți mai mult că Dave acoperit.

Cu toate acestea, dacă lucrați într-un birou tipic, probabilitatea este destul de bună că aveți un pachet Microsoft Office instalat pe computer. Cotele sunt, de asemenea, bune ca software-ul Office care le-ați include Microsoft Outlook. Și dacă acesta este cazul, atunci credeți sau nu aveți deja o aplicație de urmărire a timpului foarte rece, construită chiar în setul de instrumente Microsoft Outlook.

Din moment ce Outlook este la fel de obișnuit ca Word și Excel pe majoritatea calculatoarelor de lucru din întreaga lume, aș dori să vă împărtășesc câteva sfaturi despre cum puteți să utilizați instrumentul Jurnal foarte cool din Microsoft Outlook pentru a urmări ziua - , fiecare e-mail, fiecare apel telefonic și tot ceea ce faceți pe parcursul zilei. Acesta este un sistem de gestionare a timpului cu un singur clic, care bate aproape orice altceva pe care îl puteți descărca gratuit.

Utilizarea Outlook Journal pentru a vă înregistra ziua

Ce este uimitor este faptul că o mulțime de oameni folosesc Outlook și niciodată nu-și dau seama că acest instrument mic este disponibil. Oamenii sunt atât de obișnuiți să folosească calendarul, lista de sarcini și clientul de e-mail, încât nici măcar nu se deranjează să privească în jos în colțul din dreapta jos al barei de navigare din stânga. Există o mică mică pictogramă verde a notebook-ului - aceasta este aplicația Jurnal.

Când deschideți această mică aplicație, veți realiza destul de repede că nu este deloc așa. Dacă lăsați Jurnalul deschis într-un colț al ecranului, îl puteți utiliza pe parcursul zilei pentru a urmări toate activitățile dvs. doar printr-un singur buton - intrarea în jurnal.

Când lansați o intrare în jurnal nou, îi dați un nume (subiect), alegeți un tip de înregistrare ca un apel telefonic, un e-mail sau o sarcină pe care lucrați și apoi faceți clic pe “Timpul de începere” buton. Asta e. Mergeți la muncă. Puteți scrie o descriere a lucrării astfel încât, ulterior, când veți vedea jurnalul dvs., veți avea o evidență detaliată a ceea ce ați făcut în acea zi, însă într-adevăr valoarea acestui instrument este capacitatea de a păstra un jurnal zilnic al activităților dvs. cu foarte puțin efort. Deschideți și faceți clic pe.

Din interiorul intrării în jurnal, puteți de asemenea să lansați rapid orice altă aplicație Outlook cum ar fi un mesaj de poștă electronică, o întâlnire, o nouă activitate și multe altele. Cu alte cuvinte, aceasta face de fapt instrumentul jurnal cel mai bun centru de management al proiectelor pentru fiecare dintre proiectele pe care ați putea lucra la locul de muncă. Ce modalitate mai bună de a urmări orele totale pe care le-ați cheltuit pentru fiecare proiect și de a avea capacitatea de a vă lega toate activitățile, cum ar fi sarcini, mesaje de e-mail și multe altele, direct la înregistrarea proiectului?

Dacă doriți să vedeți cât timp ați dedicat proiectului sau dacă proiectul dvs. se încadrează în cronologia proiectată, alocată de șeful dvs., trebuie doar să faceți clic pe “Cronologie” pictograma și veți vedea jurnalele introduse în calendarul calendaristic.

De asemenea, puteți să vă concentrați pe linia de timp și să o vizualizați cu o oră, nu numai cu o zi.

Cel mai bine, dacă șeful dvs. vă întreabă mereu ce lucrați, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic dreapta pe proiectul Jurnal și să selectați “Acțiune” opțiune. Doar distribuiți Jurnalul șefului dvs. și el sau ea poate monitoriza rapid progresul dvs. și cât timp vă dedicați proiectului, fără a fi nevoie să vă păstrați pestering despre ceea ce lucrați. O bună relație sef-muncitor într-adevăr se reduce la deschidere și comunicare, oferind astfel un fel de colaborare și vizibilitate cu șeful tău ar putea să scrii cu ușurință câteva puncte destul de mari.

Desigur, nu trebuie să vă vedeți intrările pe o lungă perioadă de timp. Dacă doriți doar o privire instantanee rapidă asupra a tot ceea ce ați lucrat în ultima vreme, puteți doar să treceți la “Listă de intrări” vizualizați și sortați după dată.

Odată ce lista dvs. de intrări în jurnal devine obscenă lungă, nu vă temeți - puteți să faceți clic dreapta pe cronologie sau lista de intrări și să alegeți “Du-te la data ... ” Aceasta vă oferă posibilitatea de a vedea toate intrările pe care le-ați efectuat într-o anumită zi.

Așa că data viitoare va spune colegul tău, “Hei, iti aduci aminte de proiectul pe care lucram in februarie trecut?” - puteți să vă deschideți aplicația Jurnal super-la îndemână, să mergeți la acea dată și să vă amintiți toate notele și activitățile din acel moment. Vei arunca în aer toată lumea, cu capacitatea ta de a-ți aminti tot ce ai făcut vreodată și de fiecare proiect pe care l-ai realizat.

Asta e teoria aplicației Journal, oricum. Modul în care oamenii o pun în practică este o altă poveste. Și cum o puneți în practică este total pe cont propriu, dar trebuie doar să fiți conștienți de faptul că instrumentul este acolo dacă vreodată aveți nevoie de el.

Ați folosit vreodată instrumentul Outlook Jurnal în Outlook? Cum ți-a făcut munca mai ușoară? Împărtășiți-vă experiențele cu acesta în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit de imagine: Notebook din piele prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Microsoft Outlook, Managementul timpului, Timer Software.