Cum se utilizează WordPress pentru gestionarea documentelor sau gestionarea fișierelor

De la o platformă de bloguri simplu, WordPress a evoluat într-un instrument CMS puternic pe care oamenii îl folosesc în moduri proprii. Anterior, v-am arătat cum să faceți editare în colaborare în WordPress. În acest articol vă vom arăta cum să utilizați WordPress ca sistem de management al documentelor. Scopul este de a folosi WordPress ca o platformă de colaborare, permițând echipelor să lucreze în același timp la documente și să gestioneze gestionarea fișierelor, fluxul de lucru și găzduirea fișierelor.

Tutorial video

Dacă nu vă place videoclipul sau aveți nevoie de mai multe instrucțiuni, continuați să citiți.

Configurarea sistemului de gestionare a documentelor

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să instalați și să activați pluginul WP Document Revisions. Odată activat, pluginul va adăuga un element de meniu "Documente" în bara laterală administrată de WordPress. Dacă faceți clic pe acesta, veți ajunge la pagina Documente.

Lucrul cu Documente

Pentru a adăuga un document nou, faceți clic pe "Adăugați document". Acest lucru vă va duce Adăugați un document nou în care puteți da acestui document un titlu și îl puteți încărca în WordPress. De asemenea, puteți alege o stare de lucru din Starea fluxului de lucru meniul derulant. În mod implicit, aveți proiecte inițiale, în curs de desfășurare, finale și în curs de revizuire. Puteți atribui dreptul de proprietate asupra documentului oricărui alt utilizator din WordPress. Starea implicită de publicare a unui document nou este "publicat în mod public", ceea ce înseamnă că documentul este disponibil pentru alți utilizatori din sistemul dvs. De asemenea, puteți crea un document protejat prin parolă sau îl puteți face public în partea din față a site-ului dvs. Web.

WP Document Revisions permite utilizatorilor să verifice un document. Sistemul de gestionare a documentelor blochează un document care a fost verificat. În cazul în care un alt utilizator încearcă să editeze același document, aceștia vor vedea o notificare că un alt utilizator lucrează în prezent pe document și l-au blocat. Cu toate acestea, dacă cel de-al doilea utilizator are privilegiile, acesta poate înlocui blocarea.

Gestionarea rolurilor utilizatorilor în revizuirile documentelor WP

Reconfigurarea documentelor WP profită de managementul dvs. de utilizator WordPress existent. Capacitățile utilizatorilor în sistemul de gestionare a documentelor sunt similare cu capacitățile utilizatorilor din WordPress ca blog.

Contribuabili pot crea noi documente, dar nu pot încărca documente. De asemenea, contribuabilii pot descărca documentele publicate. Cu toate acestea, nu pot vedea documente publicate privat create de alți utilizatori.

Autori pot crea și încărca noi documente. De asemenea, pot descărca documente publicate public și pot edita propriile documente.

editori pot lucra pe toate documentele, pot șterge documente și gestiona fluxul de lucru. Nu pot adăuga noi utilizatori în sistem.

Administratorii pot efectua toate sarcinile și pot adăuga și noi utilizatori în sistemul de gestionare a documentelor.

Starea fluxului de lucru în documente

În mod implicit, aveți procese inițiale, în desfășurare, în stadiul fluxului de lucru final și în revistă. Mergi la Documente »Statele de lucru pentru a crea noi stări de flux de lucru sau pentru a edita stările existente. Modificările documentelor WP funcționează bine și cu Edit Flow.

WordPress ca platformă și WP Document Revisions, deoarece sistemul de management al documentelor oferă o alternativă open source la instrumentele de colaborare costisitoare. Să ne gândim acum la utilizarea WordPress ca sistem de management al documentelor?