6 moduri de a garanta să jignesc, furie și deranja cu fiecare e-mail pe care îl trimiteți

E-mailurile sunt grele. Este foarte greu să treci peste ceea ce vrei cu adevărat să spui într-un e-mail și jumătate din timpul pe care oamenii îl vor înțelege aproape întotdeauna greșit. O mare parte a problemei se limitează la faptul că oamenii cărora le scrieți nu vă pot vedea fața. Ei nu văd zâmbetul pe față și nu puteți vedea expresia pe față - capacitatea umană naturală de a înțelege emoția în cuvinte prin expresia feței este complet nulă într-un e-mail.

Deci, ce poate înlocui expresia facială și tonul vocii? Cum puteți să transmiteți cu adevărat mesajul dvs., fără a-ți primi pe toți prietenii sau pe toți cei din birou pe care le-ați bifat?

Scriitorul Peter Drucker a scris odată, “Cel mai important lucru în comunicare este să auzi ceea ce nu este spus.” Aș merge un pas mai departe decât asta și să spun că cel mai important lucru în trimiterea unui e-mail este clarificarea suficientă, astfel încât destinatarul nu auzi ceea ce nu este spus. De fapt, ceea ce cauzează majoritatea problemelor legate de comunicarea prin e-mail este atunci când persoana care primește e-mailul interpretează tot felul de lucruri teribile pe care le-ați implicat, chiar dacă ați scris doar o singură linie.

Aceasta duce la ură și nemulțumire. Aceasta este ceea ce construiește resentimente. Acesta este motivul pentru care tipul de la masă la întâlnirea de dimineață vă este vădit, pentru că l-ați cc'd pe un e-mail pe care l-ați trimis ieri după-amiază și el a luat-o ca pe un atac personal.

Efectuarea unui e-mail perfect

Aici, la MUO, am acoperit mult despre aspectul tehnic de trimitere a emailurilor, cum ar fi trimiterea de e-mailuri anonim Cum să trimiteți emailuri complet anonime: 5 metode eficiente Cum să trimiteți emailuri complet anonime: 5 metode eficiente Aceste zile este ușor să trimiteți e-mailuri fără dezvăluind adevărata ta identitate. Iată câteva dintre cele mai eficiente modalități de trimitere și primire de e-mailuri anonime. Citește mai mult sau e-mailul meu de la trimiterea de e-mailuri din Excel Cum să trimiteți e-mailuri dintr-o foaie de calcul Excel Folosind Scripturi VBA Cum să trimiteți e-mailuri dintr-o foaie de calcul Excel utilizând Scripts VBA Șablonul de cod vă va ajuta să configurați e-mailuri automatizate din Excel folosind Collaboration Data Objects CDO) și script-uri VBA. Citeste mai mult . Dar cum rămâne cu partea emoțională a e-mailului? Cum de a vă întâlni în e-mailurile dvs. și modalități mai bune de a vă prezenta în cuvântul scris care nu va atrage toată lumea atât de mult în tine?

Ei bine, nu este fără o mulțime de durere și suferință că pot să stau astăzi aici și să vă spun că acum sunt în poziția de a vă ajuta. Am făcut aproape orice greșeală care poate fi făcută prin e-mail, începând cu cea mai veche zi de la colegiu, când am încercat să încep o afacere de marketing pe mai multe niveluri prin trimiterea în masă a tuturor celor din campus. Într-o zi, am închis contul meu timp de 24 de ore și un avertisment mare și urât de la administratorul mainframe-ului IBM despre ceea ce definește “spam”.

Nu a fost atât de mult o lecție în eticheta de e-mail, deoarece a fost un apel de trezire pe care e-mail-ul poate într-adevăr să vă în necazuri, dacă vă descurcați greșit. De-a lungul anilor am ofensat oameni, m-am ofensat și am ajuns în lupte epice cu cuvinte și bătăi cu oameni. Aș vrea să spun că cineva a câștigat - dar nimeni nu câștigă vreodată. De aceea stau aici astăzi, sperând să ajutăm viitoarele legiuni ale e-mailului să pregătească mai bine aceste e-mail-uri înainte de a da clic pe butonul de trimitere.

1. Trimiterea unui roman

Una dintre primele mele păcate vinovate când am început să lucrez ca inginer a fost că aproape intotdeauna scriu e-mailuri care se întindea pe trei sau patru paragrafe. Motivul nu a fost doar pentru că pot să scriu destul de repede, dar pentru că am simțit întotdeauna că dacă aș fi lăsat detalii, oamenii nu ar înțelege cu adevărat despre ce vorbeam. Acest lucru poate fi adevărat într-o oarecare măsură - și vom ajunge la e-mailuri care sunt prea scurte într-un minut - dar există ceva de spus pentru simplitate.

Când scrieți astfel de e-mailuri complicate, nu reușiți să transmiteți mesajul dvs. într-o varietate de moduri. În primul rând, faptul că ați scris atât de mult implică persoanei că aveți puțin respect față de timpul lor și dacă o faceți prea adesea, sunteți obligat să-i supărați. În al doilea rând, în timp ce un e-mail cu 500 de cuvinte, organizat în mai multe paragrafe, are o importanță deosebită tu, cel mai probabil vă confundați pe toată lumea - și le dați o migrenă.

Dacă sunteți un creator de cuvinte și aveți tendința de a scrie prea mult, întotdeauna întoarceți-vă și începeți să lucrați “tăierea în sus” acele propoziții. Vino cu noi și creative moduri de a le scurta, sau poate le puteți elimina în întregime. Poate că oferiți prea multe informații. Spune-le oamenilor ce au nevoie să știi, nu ce vrei să știe tu știu. Tu stii?

2. Trimiterea unui e-mail cu două cuvinte

Infracțiunea opusă adresei de e-mail este e-mailurile cu unul sau două cuvinte care nu explică deloc nimic. Este asemănător cu când îmi cer copiii la masă, “Deci, cum a fost ziua ta?” După un moment, un răspuns reținut, “Amenda.” Nu sunt sigur de ce mă deranjez, mă aplec. “Ce ai făcut, ceva distractiv?” Răspunsul inevitabil, “Nu, nu chiar.”

Sincer, nu înțeleg de ce unii oameni chiar se obosesc cu utilizarea e-mailului. Dacă aveți noroc, un e-mail de la această persoană va conține o singură propoziție completă. Dacă sunteți ghinion, persoana vă va cere să faceți ceva pentru ei, dar nu vă deranjează să explicați exact ce doresc să faceți. Este un fel de a trimite un mesaj de primejdie peste un radio atunci când vă veți pierde în mijlocul sălbăticiei și dacă nu informați echipajul de salvare care sunt coordonatele dvs..

Este extrem de frustrant, pentru că oamenii trebuie să lupte pentru a înțelege ceea ce vorbești pe pământ. Chiar și mai rău, este posibil să-i forțezi să-și piardă timpul răspunzând la e-mail, doar să vă ceară să elaborați ceva mai mult.

Bănuiesc că cei mai mulți oameni cu această problemă scriu astfel de e-mailuri scurte, deoarece tastarea este un exercițiu atât de minuțios. Nu oricine poate scrie peste 60-70 de cuvinte pe minut, deci trebuie să aveți puțină simpatie pentru acest grup.

3. Trimiterea unui mesaj de masă pentru o singură persoană

Chiar vrei să bifezi oamenii? Trimiteți un e-mail de masă tuturor celor din biroul dvs., pur și simplu, pentru a urî o singură persoană pentru ceva ce au greșit. Eu numesc asta “umilire publică” e-mail. De obicei, toată lumea din birou poate ști deja că o anumită persoană a făcut o greșeală, dar managerul nu o poate lăsa singur. Deci, ei trimit un e-mail în masă către toată lumea, explicând în detalii minunate și agresive de ce o anumită acțiune este atât de greșit de făcut, sau de ce acea greșeală specială este atât de rea.

Trebuie să recunosc că în unele dintre rolurile mele de conducere din trecut, am intrat în acest comportament. Am mai văzut și alți colegi de-ai mei. Este o greșeală ușoară de făcut, pentru că poate doriți să vă asigurați că toți ceilalți pe care îi conduceți nu fac aceeași greșeală. Realitatea este că, dacă toată lumea știe deja despre asta, persoana care a făcut greșeala este umilită. Dacă nu știu despre asta, toată lumea este confuză și nu știe dacă vorbesc sau nu despre ei.

Faceți-o simplu - vorbiți despre problema specifică cu persoana care a făcut greșeala. Apoi, dacă simțiți că este suficient de important pentru toată lumea, trimiteți un avertisment, dar faceți-l să pară ca un general “FYI” trimisă de la conducerea superioară - aceasta elimină tonul acuzator și îl face mai puțin personal.

4. Folosind reclame dramatice

Un alt comportament foarte comun în e-mail-de obicei de la oameni care sunt foarte pasionați de munca lor în general, sau de un proiect specific care este în discuție. Acest comportament este excesul de adverbe foarte dramatic. Propoziții de genul, “Acest design este greșit greșit” sau “Această abordare este dureros de vagă” servesc numai pentru a introduce emoții în discuție.

Când te uiți la acele propoziții fără adverbe, poți vedea cât de mult mai mult - și mult mai puțin antagoniști - sunt. În caz contrar, tocmai v-ați întâlnit ca un fraier prea dramatic, rasfatat.

Încearcă fără adverbe. Acest design este greșit. Această abordare este vagă.

Este posibil să nu-i mulțumească pe destinatar - dar, de asemenea, nu le atacă și le pune în defensivă. E mai profesionist și probabil că te vei putea abate ca adult matur, chiar dacă nu ești de acord cu cineva.

5. Încălcarea vocii pasive

De fapt, nu a fost decât până târziu în cariera mea de scriere care chiar am învățat cu adevărat și am înțeles vocea pasivă. Problema cu învățarea despre asta este că începi să o vezi peste tot. Una dintre cele mai răspândite utilizări ale vocii pasive este prin e-mail, deoarece vocea pasivă permite unei persoane să se separe de o acțiune.

În loc să spui, “Am condus clientul spre aeroport”, care își asumă responsabilitatea direct pe umerii dvs., puteți scrie în schimb, “Clientul a fost dus la aeroport.”

Acesta este un comportament obișnuit printre oameni care sunt nervoși în a-și asuma responsabilitatea pentru ceva, pentru că dacă ceva nu merge bine, ei nu vor să fie blamați. Aceștia sunt aceiași oameni care se plâng atunci când cei care își asumă riscul - aceia care își asumă responsabilitatea pentru a face lucrurile - primesc recunoaștere sau promoții. Adevărul este că oamenii văd prin vocea pasivă în e-mailuri. Dacă ați terminat o sarcină sau ați realizat un obiectiv, nu vă fie teamă să luați credit!

6. Păstrați-vă pe spate

În mod ciudat, extrema opusă a oamenilor care folosesc voce pasivă în e-mail tot timpul, sunt cei care aproape întotdeauna scriu despre totul în prima persoană. Citirea e-mailurilor lor, credeți că un proiect nu a fost un efort de grup, a fost o realizare personală. V-ați gândi că persoana care a trimis e-mailul a făcut absolut toată munca!

Cum recunoașteți aceste e-mailuri? Numărați aparițiile cuvântului “eu”.

Dacă citiți un e-mail de la acest tip de persoană, este clar că ei simt că întreaga lume se învârte în jurul lor și că toată lumea ar trebui să le dăruiască mereu pentru toată lucrarea pe care au realizat-o singure. Aceste e-mailuri îi lasă în mod invariabil pe colegii săi să se simtă descurajați și complet neapreciate. Această abordare este rapidă pentru furie și izolare de la colegii dumneavoastră.

Sunt sigur că există o mulțime de alte tipuri de e-mailuri care chiar deranjează și ofensează oameni. Pun pariu că aveți și propria dvs. listă! Ce fel de e-mailuri te-a oprit? Ce tipuri sunt peștii de companie? Împărtășiți-vă gândurile în secțiunea de comentarii de mai jos.

Credit de imagine: Concentrat de afaceri prin Shutterstock, Formula de matematica prin Shutterstock, Young Businesswoman prin Shutterstock, Expressive Senior prin Shutterstock, Kid militar prin Shutterstock, Rușine prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: sfaturi pentru e-mail, etichetă online.