Cum să trimiteți un e-mail ca un profesionist

E-mailul este unul dintre acele lucruri care au început ca o caracteristică convenabilă, dar a devenit rapid ceva de teamă. Știu că atunci când am sute de e-mailuri necitite, intestinul meu se scufundă rapid într-un gol adânc și ignor acele e-mail-uri chiar mai mult. Dar poate că dacă am fi adoptat sfaturile și trucurile profesioniștilor de e-mail, nu am fi văzut căsuța de e-mail ca un obstacol.

Există o mulțime de factori care se joacă în e-mail eficiența - nu doar scris e-mailurile, dar configurarea căsuței poștale, gestionarea e-mailurilor, cunoașterea momentului de verificare a e-mailurilor și multe altele. Creșterea eficienței prin e-mail înseamnă creșterea productivității și, în cele din urmă, înseamnă că totul se face în mai puțin timp. Asta e exact ceea ce vrem.

Notă: Un aspect de a fi un pro la e-mail este să rămâi în siguranță și sigur. Citiți aceste 7 sfaturi de securitate importante pentru e-mail 7 Sfaturi importante pentru securitatea e-mailului Trebuie să știți despre 7 sfaturi importante privind securitatea e-mailului Trebuie să știți Despre securitatea Internetului este un subiect pe care cu toții știm că este important, dar adesea se află în spatele vacanțelor minții noastre , păcăliți să credeți că "nu se va întâmpla cu mine". Dacă ... Citește mai mult înainte de a începe aici. Pierderea accesului la contul dvs. de e-mail poate fi extrem de dăunătoare.

Programa “Verificarea e-mailului” Timp

Una dintre cele mai mari greșeli ale utilizatorilor care au intrări extrem de active este că își vor lăsa Gmail, Thunderbird sau Postbox deschis 24/7 și vor rula în fundal. O altă greșeală este folosirea addonilor de notificare sau a funcțiilor care vă vor avertiza în momentul în care va sosi un e-mail, indiferent de cât de banale ar putea fi e-mailul.

Fără îndoială faptul că verificarea frecventă a e-mailurilor înseamnă că nu vă puteți concentra asupra unei alte sarcini. Fără îndoială faptul că dacă reușești vreodată să construiești focalizare, notificările o vor rupe într-o clipă.

De aceea, ar trebui să vizualizați căsuța poștală ca o activitate ca oricare alta. Nu permiteți-i să fie o persoană “mereu pe” aspect al vieții voastre. În schimb, programați blocuri de timp - poate o dată pe zi, poate de trei ori pe zi - unde verificați în căsuța poștală, faceți tot ce aveți nevoie, apoi închideți-l. S-ar putea să dureze ceva timp pentru a sparge obiceiul, dar, credeți-mă, productivitatea va crește foarte mult.

Eliminați excesul

Primul lucru pe care ar trebui să-l faceți atunci când vă deschideți căsuța poștală este să o eliminați rapid și să ștergeți fiecare e-mail care nu pare important. Gândește-te la tine ca un sculptor cu un imens bloc de marmură proaspătă. Înainte de a începe să lucrați cu adevărat, trebuie să vă îndepărtați în exces și să scăpați de exces.

Imaginați-vă verificarea și găsirea a 350 de e-mailuri care așteaptă un răspuns. Tot ce durează este de cinci minute - da, într-adevăr! - să treceți prin și să faceți clic pe casetele de selectare de lângă e-mailurile care nu sunt importante. După ce ați ajuns în cea mai mare parte, faceți clic pe Ștergeți pentru a șterge toate e-mailurile verificate. Acum trebuie doar să răspundeți la 50 de ani și asta este un mare impuls psihologic.

Citiți și răspundeți imediat

Deseori deschideți un e-mail, vedeți că trebuie să faceți ceva, dar lăsați-l într-o altă zi? Acesta poate fi un obicei periculos. Dacă o să uiți de ea? Ce se întâmplă dacă pierzi cumva e-mailul? Ce se întâmplă dacă trebuie să răspundeți mai repede decât credeți că aveți nevoie?

Mai bine să faceți totul imediat. Împiedică acumularea “Încă mai trebuie să răspund la acel e-mail” gânduri care se vor dezlănțui până când veți ajunge în sfârșit la ea. Reduce șansa să uiți un e-mail important. Păstrează clienții, prietenii și contactele dvs. de afaceri fericiți pentru că răspundeți cu o astfel de punctualitate. Ca bonus, veți avea o mare încărcătură în mintea voastră.

Cu o cutie poștală curată și goală, care nu este aglomerată cu mesaje la care trebuie să vă întoarceți, puteți implementa mai ușor punctul anterior de verificare a e-mailului doar la orele programate. Dacă într-adevăr nu doriți să citiți și să răspundeți imediat, atunci cel puțin uitați-vă la un memento de email addon Adăugați programare, urmărire și mementouri în Gmail cu acest add-on fantastic Adăugați programare, urmărire și mementouri în Gmail cu acest add-on fantastic Să recunoaștem, Gmail este destul de perfect. Nu este o coincidență că acum este unul dintre cei mai populari furnizori de e-mail, cel puțin pentru cei care preferă o interfață Web. Există, totuși, câteva ... Citește mai mult .

Consultați răspunsurile

Răspunsurile conservate sunt un răspuns uimitor caracteristică care a devenit ceva standard în toate serviciile de e-mail și clienți de top. Practic, un răspuns conservat este un răspuns de șablon pe care îl puteți construi în avans și îl puteți utiliza cu un singur clic. Acestea sunt minunate atunci când vă aflați tastând același răspuns repetat, cum ar fi atunci când oamenii trimit frecvent întrebări despre un anumit subiect.

Puteți să activați răspunsurile conservate în Gmail prin trecerea în secțiunea Labs a setărilor. Yaara a scris un post de instruire despre cum să începeți cu răspunsurile conservate în Gmail E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate Nu aveți timp pentru a găti masa de prânz? Nici o problemă, apuca o cutie. Aveți nevoie de niște chiuvete de camping care nu vor merge rău? Ușor, ia niște conserve. Obosit de a scrie aceleași răspunsuri la e-mail? Încercați e-mailuri conservate! Gândiți-vă ... Citește mai mult .

Păstrați-o pe scurt

Cea mai bună modalitate de a reduce timpul în care e-mailul este îndepărtat de dvs.: petreceți mai puțin timp scriind răspunsuri. Desigur, nu sacrificați eticheta profesională sau personală prin scrierea răspunsurilor terse, dar, de asemenea, nu aveți nevoie să scrieți 5-10 paragrafe pentru fiecare e-mail pe care îl trimiteți. E-mailul este mai puțin formal decât scrisorile tradiționale!

Identificați mesajul principal pe care doriți să-l trimiteți, apoi încercați să-l primiți la destinatar într-un maxim trei paragrafe. Știi cum ai avut atât de greu să cobori prin e-mailuri atât de multe? Ei bine, destinatarul se confruntă probabil cu aceeași problemă. Nu numai că vă scurtează e-mailurile, salvează-ți timpul, economisește timpul și ei vor fi recunoscători.

Utilizați filtrele pentru a organiza

Utilizarea puterii filtrelor poate revoluționa fluxul de lucru prin e-mail. În esență, un filtru se uită la fiecare e-mail primit și, dacă îndeplinește criteriile filtrului, efectuează o acțiune asupra acestuia. Această acțiune ar putea fi mutarea e-mailului într-un anumit dosar sau setarea unei anumite etichete. Criteriile unui filtru pot include cine este expeditorul, subiectul e-mailului, conținutul corpului etc..

Filtrele reprezintă o metodă fantastică de organizare a căsuței poștale. Veți primi o mulțime de actualizări de buletine de știri de la lanțurile de magazine, notificări de la mass-media sociale sau facturi electronice? Filtrele pot păstra aceste e-mailuri separate de căsuța dvs. poștală, reducând drastic numărul de e-mailuri pe care trebuie să le folosiți. În plus, există mai puține șanse să ștergeți unul din acestea în mod accidental.

Verificați postarea lui Craig despre cum să configurați și să utilizați filtrele Gmail 5 Filtre Gmail pentru a vă ajuta să prioritizeze și organizați mesajele primite 5 Filtre Gmail pentru a vă ajuta să prioritizeze și să organizeze mesajele primite Ce filtre ar trebui să aibă fiecare persoană în arsenalul lor, ordonată ca a mea? Sunt aici pentru a vă ajuta să începeți să stabiliți primele cinci filtre sau ... Citește mai mult .

Concluzie

E-mailul este o tehnologie simplă, dar există modalități avansate de a face acest lucru. Cel mai important lucru despre a fi un profesionist de e-mail este să identifici unde este petrecut cea mai mare parte a timpului tău și să găsești modalități de a tăia în acel moment. Sperăm că sfaturile prezentate mai sus și câteva sfaturi suplimentare privind eficiența e-mailului 10 Sfaturi pentru a vă ajuta să trimiteți un e-mail mai eficient 10 sfaturi pentru a vă ajuta să trimiteți un e-mail mai eficient Cel mai bun sfat pe care l-am auzit despre productivitatea prin e-mail și e-mail este - dimineaţă. Este un pic paradoxal, dar adevărat că e-mail și productivitatea sunt la loggerheads ... Citește mai mult am avut acoperit mai devreme vă va ajuta să vedeți unde vă scufundă timpul și cum să combateți această ineficiență.

Și tu? Aveți trucuri sau rutine pe care le utilizați pentru a maximiza productivitatea e-mailurilor dvs.? Vă rugăm să le distribuiți în comentarii!

Credite de imagine: Iconul de e-mail prin Shutterstock, ceasul de timp prin Shutterstock, ciocan și diere prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail.