Ghidul Google Docs Aveți nevoie de toate documentele de afaceri

Aveți multe instrumente pentru crearea și partajarea documentelor. Constructorii de rapoarte, editorii de documente și aplicațiile de e-mail joacă un rol important în îndeplinirea sarcinilor zilnice.

Dar ați considerat vreodată Google Docs cu seriozitate?

Suita de productivitate proprie a companiei Google are caracteristici care vă pot ajuta să creați, să editați și să partajați documentele rapid și ușor. Indiferent unde vă aflați și indiferent de munca dvs., Google Docs vă poate economisi timp 10 Sfaturi Google Docs care iau secunde și vă economisește timp 10 Sfaturi Google Docs care iau secunde și vă economisește timp Când vă scufundați în adâncurile unității, caracteristica potrivită vă poate ajuta să creați documente profesionale. Sfaturile noastre de viteză vă vor ajuta să o faceți mult mai repede. Citiți mai multe - și nu trebuie să cheltuiți un ban.

Să vedem funcțiile Google Docs utile care pot funcționa pentru dvs. și echipa dvs..

Utilizați Google Docs for Business Collaboration

Când lucrați într-un mediu de echipă, colaborarea este esențială. Documentele Google au instrumentele construite chiar în așa fel încât să colaboreze pe orice document cu o briză.

Schimbul de documente de bază

Dacă doriți să partajați un document cu colegii sau echipa dvs., Google Docs o face simplu prin două metode diferite.

Distribuiți de pe Google Drive. Doar faceți clic pe Acțiune butonul din colțul din dreapta sus pentru a începe. Dacă nu ați denumit documentul, veți vedea o solicitare înainte de ao distribui.

Apoi, puteți introduce nume din Persoane de contact Google sau din adresele lor de e-mail pentru a le trimite direct documentul. Dar, înainte de a le trimite, ar trebui să selectați privilegiile făcând clic pe Editați fișierele buton. Opțiunile de distribuire vor permite altora să editeze, să comenteze sau să vizualizeze documentul. Când terminați, faceți clic pe Terminat.

Trimiteți un link. Dacă preferați să distribuiți un link spre documentul dvs., faceți clic pe Obțineți link-ul de partajare în fereastra pop-up în loc să introduceți contactele. Apoi veți vedea opțiuni similare pentru a permite altora să editeze, să comenteze sau să vizualizeze documentul. Apoi, copiați linkul și plasați-l într-un mesaj sau într-o fereastră de chat unde doriți să îl distribuiți.

Setări avansate de partajare

Aveți mai multe opțiuni atunci când aveți un document cu informații sensibile sau unul cu care doriți să limitați cu adevărat accesul.

În fereastra pop-up de partajare, faceți clic pe Avansat în colțul din dreapta jos.

Apoi, puteți restricționa editorii documentului să schimbe accesul sau să invite pe alții. De asemenea, puteți împiedica comentatorii și spectatorii să imprime, să copieze sau să descarce documentul. În plus, puteți modifica accesul pe care l-ați setat inițial.

Dacă decideți să distribuiți documentul prin e-mail, puteți face acest lucru din această fereastră, faceți clic pe Aflați mai multe dacă aveți întrebări sau doar ați lovit Terminat când termini.

Funcții de comentariu

Comentariile sunt adevăratul combustibil pentru colaborare. Puteți utiliza comentariile pentru a adăuga note în anumite părți, imagini sau cuvinte din document. Acest lucru este benefic pentru editări mai bune, deoarece puteți avea o discuție reală cu privire la conținut înainte de a face orice schimbări.

Pentru a adăuga un comentariu, selectați partea, imaginea sau cuvântul la care se referă comentariul. Apoi, fie faceți clic pe la care se adauga care apare pe partea laterală a documentului sau pe Comentarii butonul din partea de sus. Introduceți nota și apăsați pe cometariu buton.

Odată ce adăugați un comentariu, acesta rămâne pe marginea documentului ca nerezolvat. Acest lucru este util pentru că atunci când se ia o decizie cu privire la element, puteți face clic pe Rezolva și comentariul va dispărea de pe ecran.

Dacă doriți să vedeți comentariile rezolvate sau să le redeschideți, faceți clic pe Comentarii butonul din partea de sus. Orice comentarii pe care le redeschideți va afișa aceste acțiuni atât pe ecranul documentului, cât și pe secțiunea Comentarii.

Modurile suplimentare de comentarii vă permit să editați, să ștergeți sau să obțineți un link direct la notă. Și când faceți clic pe Comentarii din partea de sus, aveți opțiunea de a primi notificări prin e-mail. Puteți primi o notificare pentru fiecare comentariu sau doar pentru cele care vă implică. Alertele sunt un timp mare pentru că nu trebuie să vă faceți griji că ați dispărut.

Versiunea istorică

Verificarea documentelor este o caracteristică necesară pentru partajarea și colaborarea pe un document în timp real. Acest lucru este deosebit de important atunci când echipa are capacitatea de a edita documentul.

Clic Fișier> Istoric versiuni din meniu. Puteți apoi numi versiunea curentă separat de numele documentului principal sau pur și simplu vizualizați istoricul versiunilor.

Dacă selectați Consultați istoricul versiunilor, o bara laterală se va deschide și va afișa istoricul documentului. Puteți să faceți clic pe buton pentru a afișa numai versiuni numite sau pentru a le vizualiza pe toate. Pentru o versiune anonimă, puteți face clic pe Mai Mult (trei puncte) pentru a adăuga una dacă doriți.

Pentru fiecare versiune din listă, veți vedea data și ora la care a fost editată. Puteți să faceți clic pe unul pentru a vedea acea versiune care vă oferă o opțiune de restaurare a acesteia în partea de sus. Versiunile numite sunt foarte utile pentru documentele lungi sau pentru cei cu mulți colaboratori.

Utilizați șabloane utile Documente Google

Una dintre cele mai bune modalități de a obține un început în crearea unui document de afaceri este de a utiliza un șablon. Din fericire, Google Docs are multe șabloane încorporate pe care le puteți utiliza. În plus, puteți găsi mai multe șabloane Google Docs 24 Șabloane Google Docs care vă vor face viața mai ușoară 24 de șabloane Google Docs care vă vor face șabloane mai ușoare Șabloanele vă pot economisi o mulțime de timp. Am compilat 24 de șabloane Google Docs cu economie de timp pentru muncă, sănătate, cămin și călătorii. Continuați cu proiectele dvs., mai degrabă decât să vă luptați cu a pune împreună documente. Citiți mai multe din surse externe. Iată câteva care vă pot ajuta să creați documente de afaceri bine formatate și profesionale.

Șabloane încorporate

Pentru a vedea toate șabloanele încorporate în Google Docs, faceți clic pe săgețile din partea de sus a paginii Galerie de șabloane după ce vă conectați. Puteți să le vedeți apoi pentru lucrări precum propuneri și note de întâlnire, cele specifice industriei dvs., cum ar fi vânzările sau resursele umane, precum și cele pentru scrisori de afaceri și CV-uri.

Selectați oricare dintre șabloane și se va deschide în fereastra editorului. Apoi înlocuiți doar textul șablonului cu propriul dvs. și sunteți setat.

Șabloane suplimentare

Dacă nu vedeți un șablon încorporat în Google Docs, care să se potrivească cu ceea ce aveți nevoie, puteți consulta opțiunile din afara. Iată câteva dintre ele pentru a începe.

Plan de afaceri

Completați cu un cuprins pentru ceea ce ar trebui să includeți, acest șablon de plan de afaceri este curat și curat. Și dacă aveți nevoie de ajutor suplimentar urmați acești pași pentru a vă crea propriul plan de afaceri Cum să scrieți un plan de afaceri Cum să scrieți un plan de afaceri Sunteți pe punctul de a vă începe propria afacere? Începeți cu un plan! Urmați schița planului nostru de afaceri sau utilizați unul dintre șabloanele pe care le-am compilat. Citeste mai mult .

Scrisoare de încheiere

Atunci când o scrisoare de încheiere este ceea ce aveți nevoie, acest șablon este de ajutor. Acesta include un loc pentru logo-ul companiei dvs. la partea de sus și sugestii utile pentru detaliile pe care ar trebui să le includeți.

Agenda de întâlnire

Dacă sunteți în căutarea unei agende simple de întâlnire cu formatul mesei, aceasta este perfectă. De asemenea, include spoturi pentru elementele pe care participanții dvs. ar trebui să le citească sau să le aducă, ceea ce este util.

Adăugați suplimente de afaceri Google Docs

Dacă nu sunteți familiarizați cu Adăugarea documentelor Google, acestea sunt instrumente similare extensiilor de browser pe care le puteți adăuga la aplicație. Acestea variază de la afaceri la productivitate la utilități. Pentru a accesa magazinul Add-Ons, deschideți un document Google Docs, faceți clic pe Add-Ons din meniul de sus și apoi Obțineți suplimente.

Iată câteva add-on-uri care ar putea fi ideale pentru activitățile dvs. de afaceri:

Diagrama LucidChart

Pentru diagrame, diagrame de proces și alte viziuni similare Lucidchart Este alternativa Visio pe care ați așteptat-o ​​Lucidchart Este alternativa Visio pe care ați așteptat-o ​​Este posibil să nu fiți auzit de Lucidchart înainte, dar pariez că ați auzit de Microsoft Visio . Citiți mai multe, Lucidchart Diagrams este un instrument excelent. Și dacă utilizați deja aplicația online, trebuie doar să vă conectați și să accesați diagramele dvs. din Google Docs. Sau creați un cont gratuit pentru al încerca.

HelloSign [nu mai este disponibilă]

Dacă lucrați cu contracte, acorduri și alte documente care necesită o semnătură, aruncați o privire la HelloSign. Înscrieți-vă pentru un cont gratuit pentru a încerca cu trei documente pe lună și apoi verificați versiunea plătită pentru semnături nelimitate.

Controlul consistenței

Când creați documente care conțin inconsecvențe, poate fi nefavorabilă pentru afaceri. Instrumentul de verificare a consecvenței este un add-on care vă va scana documentul și va verifica elemente cum ar fi despărțirea, abrevierile și variațiile de ortografie.

MindMeister

Ești un cartograf al minții Întoarceți-vă Brainstorm-ul într-o hartă a minții pentru o înțelegere maximă Întoarceți-vă Brainstorm-ul într-o hartă a minții pentru o înțelegere maximă Înregistrarea brainstorm-ului într-o hartă a minții vă poate ajuta să obțineți mai multe informații aprofundate. Și este ușor. Vă arătăm cum să combinați ambele strategii pentru cercetare, planificare și inovație. Citeste mai mult ? Dacă da, atunci MindMeister este instrumentul pentru tine. În timp ce puteți folosi cu siguranță un add-on ca Lucidchart Diagrams pentru hărțile minții, MindMeister o ușurează. Trebuie doar să selectați textul din document, să deschideți add-on-ul și să vi se creeze o hartă de minte și să fie introdusă automat în document.

Bkper [nu mai este disponibilă]

Pentru a crea și actualiza date financiare din cărțile dvs., Bkper este un instrument răcoros. Puteți adăuga cu ușurință o carte nouă pe site-ul Bkper, cum ar fi un registru general, o carte de înregistrare sau un raport de cheltuieli. Apoi, cu ajutorul programului de completare, arătați detaliile în documentul Google Docs.

Alte Add-On-uri utile

• Corespondența în corespondență: Mergeți documentele în e-mailuri și litere
• Supermetrici: introduceți valorile afacerii dvs. într-un document

Utilizați Google Docs for Business?

După cum puteți vedea, Documentele Google au funcții construite chiar în timp, împreună cu instrumentele pe care le puteți obține pentru a le face utile documentelor comerciale 10 Șabloane pentru a economisi timp la birou 10 Șabloane pentru a economisi timp la birou Există documente pe care le scrieți mereu din nou? Fie că este vorba despre agende de întâlniri, facturi sau rapoarte de stare, șabloanele ar putea face munca mai ușoară. Am creat 10 idei de șablon pentru a economisi timp. Citeste mai mult . Puteți crea, edita, distribui și colabora cu ușurință în următorul document de afaceri.

Utilizați deja Google Docs pentru afaceri? Dacă da, aveți instrumente, sfaturi sau trucuri care o fac și mai benefică în lumea afacerilor? Împărtășește-ți gândurile de mai jos!

.