10 sfaturi rapide pentru a obține mai bine la Outlook

Outlook este unul dintre cei mai populari clienți de e-mail, dar este posibil să nu-l utilizați la întregul său potențial. Este înghesuială cu trucuri utile care vă pot ajuta să vă produceți Producția Outlook într-un instrument de management al proiectelor cu integrare OneNote Transformați Outlook într-un instrument de management de proiect cu integrare OneNote OneNote poate face mai mult decât credeți. Vă vom arăta cum să transformați lista Outlook într-un instrument puternic de gestionare a proiectelor utilizând pluginul OneNote pentru Outlook. Citește mai mult și fă-o folosind briza.

Am completat unele dintre cele mai necunoscute sfaturi și trucuri care vă vor ajuta să deveniți un master master. Fie că este vorba de rechemarea e-mailurilor, de completarea automată a expresiilor tipărite în mod obișnuit, fie de faptul că li se reamintește să atașați fișiere, te-am acoperit.

Cu siguranță aveți mai multe de împărțit, așa că dacă aveți propriul dvs. sfat pentru Outlook, vă rugăm să ne anunțați acest lucru în secțiunea de comentarii de mai jos.

1. Adăugați o altă fus orar calendaristic

Poate fi utilă afișarea mai multor fusuri orare în calendar dacă călătoriți adesea sau organizați întâlniri cu cineva în străinătate. Pentru aceasta, faceți clic pe Fişier și apoi selectați Opțiuni din navigarea din stânga. Din fereastra nouă, faceți clic pe Calendar apoi derulați până la Fusuri orare secțiune.

Veți vedea fusul orar prestabilit afișat, deși puteți schimba acest lucru utilizând meniul derulant. Dă-i a Eticheta astfel încât să puteți deosebi aceasta. Apoi bifați Afișați un al doilea fus orar și faceți același lucru acolo. Clic O.K pentru a salva modificările.

Acum, navigați la dvs. Calendar. În panglică, în cadrul Aranja categorie, selectați fie Zi, (Saptamana de lucru sau Programare Vizualizare. Acestea sunt vederile care vor afișa fie cele două fusuri orare din stânga sau de sus.

2. Vizualizați toată e-mailul în text simplu

Dacă aveți nelămuriri legate de primirea e-mailurilor în format HTML, puteți forța Outlook să deschidă toate e-mailurile în text simplu în mod implicit. Acest lucru va opri difuzarea oricăror coduri malitioase, deși notați că nu vă protejează împotriva tuturor amenințărilor prin e-mail 8 Sfaturi pentru securitatea e-mailului Puteți să vă împărtășiți cu prietenii și colegii 8 Sfaturi privind securitatea e-mailurilor pe care le puteți partaja cu prietenii și colegii dvs. Citiți mai multe .

Mai întâi, faceți clic pe Fişier apoi selectați Opțiuni. Din fereastra nouă, selectați Centrul de încredere din navigarea din stânga. Apoi apasa Trust Center Settings ... . Acum, din nou din stânga, selectați Protecția prin e-mail.

Dedesubt Citiți ca text simplu antet, bifați Citiți toate e-mailurile standard în text simplu. De asemenea, puteți alege să bifați Citiți toate mesajele semnate digital în text simplu. Un e-mail semnat digital înseamnă că expeditorul a aprobat conținutul și nu a fost manipulat.

Pentru a salva modificările, faceți clic pe O.K. Dacă doriți vreodată să citiți un e-mail specific în formatul original, deschideți e-mailul respectiv, faceți clic pe bara de informații, și selectați fie Afișați ca HTML sau Afișați ca text îmbogățit.

3. Mesaje cu cutie poștală forțată pentru a trimite automat mesaje

Înainte de a trimite un e-mail, acesta trebuie să proceseze prin folderul Outlook. Aceasta verifică dacă serverul este capabil să-l împingă fără eroare. Dacă utilizați o căsuță poștală partajată, s-ar putea să găsiți că toate e-mailurile stau în dosarul Căsuță ieșire până când faceți clic manual pe Trimitere / primire.

Pentru a depăși acest lucru, este necesară editarea registrului. Urmați aceste instrucțiuni cu atenție și veți fi bine, dar reglarea incorectă a registrului poate provoca probleme serioase Cum să nu accidental Mess Up Registrul Windows Cum să nu accidental Mess Up Registrul Windows Lucrul cu registrul Windows? Luați notă de aceste sfaturi și veți fi mult mai puțin probabil să faceți pagube durabile pe PC. Citiți mai multe despre care nu suntem responsabili.

Mai întâi, închide Outlook. Apoi faceți o căutare de sistem regedit și selectați rezultatul. Folosind navigația din partea stângă, filtrați în următorul dosar:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Preferences

A inlocui x.0 pentru versiunea curentă a Outlook. 16.0 pentru Outlook 2016, 15.0 pentru Outlook 2013, 14.0 pentru Outlook 2010 și așa mai departe.

Dublu click DelegateSentItemsStyle și modificați valoarea Datele de valoare la 0. Apoi apasa O.K. Redeschideți Outlook și ar trebui să găsiți că toate mesajele trimise din căsuțele poștale comune trimit automat.

4. Întârzierea trimiterii unui e-mail

Dacă nu doriți să trimiteți imediat un e-mail, puteți specifica momentul în care doriți să fie trimis. În fereastra de compunere a e-mailurilor, selectați Opțiuni din panglică și apoi faceți clic pe Întârziere livrare.

Aceasta va deschide o fereastră nouă în care puteți utiliza Nu livrați înainte pentru a alege data și ora la care va fi trimis e-mailul. Rețineți că dacă nu utilizați un server Exchange, atunci este necesar ca Outlook să fie deschis pentru ca această solicitare să funcționeze.

De asemenea, puteți crea o regulă care va întârzia trimiterea tuturor mesajelor sau a celor pe care le specificați. Pentru aceasta, navigați la Fişier apoi selectați Gestionați regulile și alertele. În Reguli de e-mail, clic Noua regulă și urmați expertul prin. Puteți seta condițiile, cum ar fi să întârzieți numai trimiterea de e-mailuri către un anumit contact. Doar setați acțiune la amânarea livrării cu câteva minute și vei fi stabilit.

5. Reamintește un e-mail

Dacă vă aflați pe un server Exchange, este posibil să puteți retrage un e-mail pe care l-ați trimis deja. Cu toate acestea, rata de succes depinde de o varietate de factori, pe care le-am acoperit în ghidul nostru de a reaminti un e-mail Cum să reamintească un e-mail în Outlook După ce ați trimis-o Cum să reamintească un e-mail în Outlook după ce ați trimis trimiteți și regretați momentele mai târziu? Am fost toți acolo, dorind să putem anula trimiterea. Vă vom arăta cum să reamintiți un e-mail în Outlook sau să întârziați trimiterea în Gmail. Citeste mai mult .

În primul rând, navigați la dvs. Obiecte trimise și selectați e-mailul pe care doriți să-l reamintiți. În Mișcare grup de panglică, faceți clic pe acţiuni apoi selectați Reamintește acest mesaj ... .

Din fereastra nouă, selectați Ștergeți copii necitite ale acestui mesaj pentru a șterge e-mailul din cutia poștală a destinatarului. Alternativ, selectați Ștergeți copii necitite și înlocuiți-le cu un nou mesaj pentru a trimite un e-mail alternativ în locul originalului.

căpușă Spuneți-mi dacă rechemarea reușește sau nu pentru fiecare destinatar dacă doriți să primiți rezultatul fiecărei încercări de rechemare. Când sunteți gata, faceți clic pe O.K pentru a trimite cererea dvs. de retragere.

6. Sugerați lucrurile în mod obișnuit

Dacă tastați adesea același lucru, aveți posibilitatea să îl sugerați automat de Outlook atunci când începeți să îl scrieți. Când compuneți un e-mail, tastați fraza și apoi evidențiați-o. Acum, selectați Introduce din panglică. De la Text categorie, faceți clic pe Piese rapide și apoi Salvați selecția în Galerie rapidă ... .

Fraza va fi sugerată automat atunci când începeți să o tastați și puteți apăsa introduce pentru ao umple. Alternativ, puteți utiliza funcția Piese rapide pentru a le selecta. Poti de asemenea Click dreapta o parte din acest meniu și selectați Organizați și ștergeți ... dacă vreodată trebuie să-l personalizați sau să-l eliminați.

7. Devino un Expert pentru Comenzi rapide

Outlook poate fi o bestie complexă, dar asta pentru că este atât de puternic. Dar, mai degrabă decât să vă amestecați în meniuri, puteți utiliza scurtături pentru a accelera procesele și pentru a deveni mai productivi.

De exemplu, puteți apăsa CTRL + N pentru a crea un mesaj nou și CTRL + Enter să o trimită. asemănător, CTRL + R va începe un răspuns, în timp ce CTRL + F o va transmite.

Puteți apăsa Introduce pentru a semnala un mesaj, F7 pentru a verifica ortografia ce scrieți și F9 pentru a rula procesul Trimitere / Primire.

De fapt, există atât de multe combinații de taste pe care le-am creat un ghid pentru comenzile rapide de la tastatură Outlook 25+ Shortcuts pentru tastatură Outlook pentru a vă face mai productive 25+ Shortcut-uri pentru tastatură Outlook pentru a vă face mai productiv Outlook este unul dintre cei mai populari clienți de e-mail de pe desktop în uz astăzi. Dacă sunteți unul dintre acei mulți utilizatori Outlook, următoarele comenzi rapide de la tastatură vă vor economisi timp. Citiți mai multe, detaliind cum să navigați și să creați cu ușurință.

8. Lipiți pentru a crea

Minimizarea pașilor necesari pentru a obține ceva este întotdeauna benefică. Puteți crea un element nou care conține automat orice este în clipboard 5 Sfaturi pentru a gestiona Windows Clipboard ca un Pro 5 sfaturi pentru a gestiona Clipboard-ul Windows ca un Pro Mai bine cunoscut sub numele de Copiere & Lipire, un instrument pentru elevii de a ridica pasaje de pe Wikipedia , Clipboard-ul vă poate salva sarcini de timp de scriere. Vă vom arăta cum să o folosiți ca un profesionist. Citeste mai mult . Pentru a face acest lucru, navigați la secțiunea pentru care doriți să creați un articol nou - cum ar fi Mail pentru un e-mail, Calendar pentru un eveniment și așa mai departe.

Apoi tot ce trebuie să faceți este să apăsați Ctrl + V. Elementul va fi creat și conține deja ceea ce a fost în clipboard. Este un truc simplu, dar o vei folosi pentru totdeauna.

9. Personalizați marca ca Opțiuni de citire

Dacă constatați că e-mailurile dvs. sunt marcate ca citite atunci când nu le-ați vizualizat corect, este ușor să depășiți această frustrare. Păstrarea unui e-mail marcat ca necitit poate face rapid să vezi ce ai nevoie pentru a acționa.

Mai întâi, faceți clic pe Fişier și apoi Opțiuni. Din navigarea din stânga, selectați Poștă. Dedesubt Tabele de prospecte poziția, selectați Panoul de citire… și se deschide o fereastră nouă.

Aici puteți personaliza câte secunde să așteptați înainte ca un element să fie marcat ca fiind citit și dacă să îl numeri ca fiind citit la schimbarea selecției. Bifați și ajustați opțiunile, apoi faceți clic pe O.K pentru a salva modificările.

10. Aminteți-vă să atașați fișiere

Dacă găsiți adesea că trimiteți e-mailuri și uitați să atașați un fișier, acesta este sfatul pentru dvs. Outlook vă va scana mesajele pentru anumite cuvinte și expresii, cum ar fi “Vezi atasat” sau “anexat”, apoi verificați dacă ați atașat ceva. Dacă nu ați făcut-o, vă va avertiza înainte de a trimite mesajul.

Pentru a activa acest lucru, navigați mai întâi la Fişier și apoi Opțiuni. Selectați Poștă din navigarea din stânga, apoi derulați până la Trimite mesaje secțiune. Acum bifați Avertizați-mă când trimiteți un mesaj care poate să lipsească un atașament. Clic O.K pentru a salva modificările.

Distribuiți sfaturile dvs.

Poate fi ușor să folosiți un program de ani de zile și să nu apreciați pe deplin toate detaliile sale, deci sperăm că ați luat câteva sfaturi pe care le puteți utiliza în viața de zi cu zi pentru a crește productivitatea.

Aceste sfaturi s-au concentrat pe versiunea de desktop a Outlook-ului, deci dacă utilizați versiunea web și nu sunteți sigur care este cel mai bine pentru dvs., verificați comparația noastră de web și desktop Outlook Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Care dintre cele mai bune pentru tine? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Care dintre cele mai bune pentru tine? Outlook.com este un puternic client online de e-mail care vine gratuit cu Office Online. Dar poate Outlook de pe web concura cu omologul său desktop? Comparația cu Outlook vă va ajuta să vă decideți singuri. Citeste mai mult .

Veți folosi oricare dintre aceste sfaturi? Aveți propriile trucuri Outlook pentru a le partaja?

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Comenzi rapide de la tastatură, Microsoft Outlook, Productivitate.