10 sfaturi pentru gestionarea fișierelor partajate pe Google Drive

Aceasta este una din acele momente când vreau să sari direct la partea de jos a paginii. Google Drive a lucrat cu trei autori din trei colțuri ale SUA. Cei trei autori au avut o oră să scrie și să colaboreze pe o scurtă poveste. Au reușit. Este un parteneriat în timp real la cele mai bune.

Partajarea cu platforme cloud colaborative precum Google Drive nu mai este nouă. Giants din lumea tehnologiei se luptă împotriva războaielor asupra întreprinderilor și consumatorilor. Praful nu se va soluționa în curând. Este o veste bună pentru consumatorii noștri, deoarece ne îmbunătățim zilele de lucru cu fișiere, foldere și echipe partajate.

Deci, trebuie să vă întreb - este încă foarte ușor să partajați fișierele cu Google Drive? Sau încă mai ai rostogolit? În orice caz, aceste zece sfaturi ar trebui să vă ajute să gestionați fișiere partajate cu puțin mai bine decât astăzi.

Notă: Dacă copiați fișiere sensibile, asigurați-vă că activați criptarea Google Drive pe partea clientului. 3 Instrumente utile pentru îmbunătățirea securității și confidențialității Google Drive 3 Utilitare utile pentru îmbunătățirea securității și confidențialității Google Drive Este suficientă criptare integrată pentru a vă păstra fișierele private de la furt și intruziune? Să aflăm. Citeste mai mult !

Bazele de partajare

Totul se referă la crearea dreptului de partajare adecvat și a nivelului de partajare. Puteți să distribuiți orice fișier sau folder pe Google Drive. Videoclipul de două minute însumează procesul.

În calitate de proprietar, puteți da altor persoane dreptul de proprietate asupra unui fișier sau a unui anumit nivel de acces la vizualizare și editare.

• Pot edita: Foaia de calcul colaborativă la care lucrați împreună cu echipa dvs..
• Poate comentariu: Cartea pe care o scrieți. Alții pot vizualiza și adăuga comentarii la fișier, dar nu pot să o editeze. Dosarele nu au comentarii.
• Poate vizualiza: Invitația la petrecerea de weekend pe care tocmai ați făcut-o cu prezentarea.

Iată o diagramă care compară accesul pentru un vizualizator, comentator, editor sau proprietar:

Sursa: Suportul Google

1. Cum să dezactivați copierea, descărcarea și imprimarea fișierelor partajate?

Puteți dezactiva descărcarea, imprimarea și copierea fișierelor partajate. Funcția avansată de gestionare a drepturilor de informare elimină aceste opțiuni din meniul vizualizatorului. Acesta este un alt nivel de control al documentelor.

Deschideți Google Drive. Selectați fișierul partajat și faceți clic pe Acțiune pictograma din dreapta sus.

Pe Trimiteți-le altora caseta de dialog, adăugați numele colaboratorului și faceți clic pe Avansat opțiune situată în partea dreaptă jos.

Selectează Dezactivați opțiunile de descărcare, imprimare și copiere pentru comentatori și telespectatori cutie. Clic Salvați schimbări.

Vizitatorii vor vedea o “Opțiunile de export sunt dezactivate” notificare în partea de sus a meniurilor File și Editare pentru documente, foi de calcul și prezentări specifice.

Rețineți că cei cu “Editați | ×” permisiunile vor putea în continuare să descarce, să tipărească și să copieze fișierul, chiar dacă această setare este activată.

2. Partajați un dosar cu utilizatorii care nu au Google

Prietenii și colegii dvs. nu au nevoie de un cont Google pentru a vizualiza un dosar sau document Google Drive. Aceasta este una dintre abilitățile puțin cunoscute ale Google Drive. Puteți trimite o invitație la adresa lor de e-mail. Sau utilizați o legătură care să poată fi partajată.

Alege intre Poate vizualiza sau Pot edita sau Poate comenta. Faceți clic pe butonul Salvați.

Puteți intra în Avansat partajați setările și alegeți alte opțiuni de partajare. Persoana care primește invitația nu trebuie să se înregistreze și să se conecteze cu un cont Google pentru a vedea fișierul. Dar vor avea nevoie de un cont Google pentru a edita un fișier sau pentru a comenta.

Distribuirea prin intermediul unui link este un risc de securitate Cât de sigure sunt documentele dvs. în Google Drive? Cât de sigure sunt documentele dvs. în Google Drive? Citiți mai multe pentru documente sensibile deoarece oricine are linkul poate accesa fișierul.

3. Descărcați un întreg de folder partajat

Google Drive vă permite să descărcați întregul conținut al unui dosar partajat ca arhivă ZIP. Acest lucru este util pentru salvarea copiilor locale ale documentelor partajate. Structura dosarelor cu orice sub-dosare este păstrată în arhivă.

Mergi la Împărțit cu mine În Google Drive. Faceți clic dreapta pe dosar și alegeți Descarca.

De asemenea, puteți utiliza funcția pictograma triplă în bara de instrumente pentru a descărca dosarul.

Dacă descărcați un document Google, foaie sau diapozitiv Google, acesta se va descărca ca document de birou. Toate celelalte fișiere se vor descărca în formatul lor nativ.

4. Transferați proprietatea fișierelor la altcineva

Există multe motive pentru transferarea dreptului de proprietate asupra documentelor către altcineva. Poate că altcineva preia un proiect. Poate cineva te-a concediat. Cu o notă mai bună, veți pleca într-o vacanță și doriți doar să transferați responsabilitatea documentelor partajate. Procesul la digital “predea” Documentele și directoarele Google Drive sunt ușor.

Deschideți Google Drive. Selectați dosarul sau fișierul partajat din Documente, Fișe sau Slide-uri și faceți clic pe Acțiune pictograma din dreapta sus. Când proprietarul prezumtiv nu are acces la partajare ... invitați introducând adresa de e-mail în “Invita persoane” camp. Atunci Salvați.

Clic Avansat în colțul din dreapta-jos al casetei de distribuire. Faceți clic pe meniul derulant de lângă numele persoanei pe care doriți să o dețineți fișierul sau dosarul. Selectați Este proprietar. Clic Terminat.

Rolul dvs. este schimbat de la un proprietar la un editor după ce transferați proprietatea.

Faceți Notă: Nu puteți transfera proprietatea asupra unui fișier sincronizat sau încărcat (cum ar fi un fișier PDF sau un fișier imagine).

5. Cum se solicită accesul la fișierele partajate?

Când încercați să accesați un fișier printr-un link partajat, este posibil să vedeți un mesaj care spune “ai nevoie de permisiune.”

Uneori, proprietarii au acces la un link înainte de a-și stabili permisiunile. De asemenea, este posibil să doriți să deschideți fișierul cu un ID Google alternativ. Este ușor să solicitați acces cu un singur clic.

Pe desktop:

• Deschideți un link către fișier.
• Dați clic pe Solicitați acces.

Pe Android:

Cu aplicația Drive for Android puteți solicita acces cu o singură atingere atunci când “Nu se poate accesa documentul” mesajul apare. Solicitarea permisiunii va trimite un e-mail proprietarului din interiorul aplicației. Proprietarii de fișiere primesc imediat o notificare pe Android și iOS. Aplicația mobilă a fost actualizată recent cu această funcție.

6. Căutați un colaborator

Schimbul de documente cu 10 membri este ușor. Împărțirea cu 50 de apeluri pentru mai multă planificare. Gestionarea fișierelor partajate înseamnă de asemenea urmărirea colaboratorului care lucrează pe care document.

Mergi la Vezi detalii (Apasă pe “eu” pictograma de pe bara de instrumente). Răsfoiți Activitate pentru a vedea rapid fișierele pe care le-ați trimis recent.

Click pe Împărțit cu mine în meniul din stânga al serviciului Google Drive. Veți obține o listă a tuturor documentelor la care vă permiteți accesul.

Folosește Puterea filtrelor de căutare Google. Beneficiile de productivitate nu vor surprinde cei care cunosc filtrele Gmail.

Utilizați caseta de căutare din partea de sus a Google Drive. Căutarea Google Drive caută, de asemenea, corpul documentului. Puteți căuta primele 100 de pagini ale oricăror documente text sau PDF-uri bazate pe text pe care le-ați încărcat. De asemenea, puteți căuta text găsit pe primele 10 pagini ale oricăror fișiere PDF. În loc să se sapă prin foldere, utilizați această caracteristică puternică pentru a ajunge rapid la un fișier.

În timp ce vă aflați în Google Drive, apăsați pe înainte tasta slash pentru a plasa cursorul în caseta de căutare. Faceți clic pe săgeata dropdown mică din caseta de căutare pentru a afișa filtrele de căutare de bază. Învățarea câtorva parametri manuali vă poate economisi timp.

De exemplu: pentru a găsi documentele pe care le-ați împărtășit cu cineva la: [email protected].

Ajutor Google are lista completă.

7. Simplificați partajarea prin crearea grupurilor de contact

Cu grupurile de contacte de e-mail nu este necesar să setați permisiuni individuale de documente pentru membrii echipei.

Conectați-vă la Contacte Google. În bara laterală din stânga, faceți clic pe Grup nou.

Dați-i un nume descriptiv conform proiectului echipei. Sau orice altceva care le face ușor să-și amintească. Poti grupuri de nume prin permisiuni pentru a le ușura să vă amintiți.

De exemplu: [email protected] sau [email protected].

Populați noul grup cu adresele de e-mail ale membrilor echipei.

Utilizați aceste grupuri de contact specifice în setările de partajare a fișierelor sau a dosarelor.

8. Consultați Vizualizarea contorului unui document partajat

Google menține un istoric al versiunilor, dar nu există nicio modalitate de a vedea de câte ori a fost vizualizat un document partajat. Am primit răspunsul la această întrebare dintr-o discuție Stack Exchange.

Trimiteți linkul documentului la http://goo.gl Serviciu de scurtare a URL-urilor și distribuiți numai acea adresă URL. Acest serviciu furnizează informații cu privire la numărul de clicuri pe care a fost făcut clic pe această legătură, ceea ce este la fel de aproape cât puteți afla în prezent de câte ori a fost accesat documentul dvs..

Acest lucru este util în cazurile în care este posibil să doriți să distribuiți un document în mod public și să verificați răspunsul. Rețineți că documentele publice și fișierele se afișează în rezultatele căutării.

Unele idei de partajare publică:

• Încărcați și distribuiți o carte electronică.
• Testați răspunsul inițial la un produs creativ.
• Eliberați o prezentare de prezentări pentru public (cum ar fi SlideShare).
• Găsiți conținut educațional deschis.

Bacsis: Puteți utiliza o simplă căutare Google Site pentru a căuta documente publice. De exemplu. site-ul cu cuvinte cheie: drive.google.com

9. Împărtășește cu Slack

Slack este noul loc de muncă sau răcitorul de apă digital al biroului. Dacă nu lucrați încă cu Slack, este timpul să o prezentați echipei dvs. Există mai multe moduri de a vă oferi serviciile preferate să lucreze cu Slack. Integrarea cu Google Drive se numără printre cele mai populare.

Slack vă permite să importați fișierele Google Drive și să le distribuiți prin Slack. Toate fișierele Google Drive importate sunt, de asemenea, indexate de Slack pentru căutări și referințe ușoare. Fișierele nu sunt stocate pe Slack - acestea rămân în continuare în dosarele Google Drive. Slack acționează ca o conductă.

Un exemplu mic: Inserați un link către un document Google în camera de chat Slack. Slack afișează un fragment de conținut din fișierul de sub link după ce este integrat. Acest lucru este mai util decât partajarea doar a legăturilor orb.

Centrul de ajutor Slack arată cum vă puteți conecta Google Drive la Slack în două moduri ușoare.

10. Distribuiți Documente Google din Microsoft Office

Google Drive versus Microsoft Word Documente Google vs. Microsoft Word: Meciul morții pentru cercetarea scrisă Google Docs vs. Microsoft Word: Meciul morții pentru cercetare scrisă Soluțiile online devin normă. Am decis să vedem cum Microsoft Word se stivează împotriva Google Docs. Care dintre ele va face o lucrare de cercetare mai bună? Citește mai mult ar putea fi un meci zilnic de două suite de birouri, dar cele două powerhouses joacă în cele din urmă frumos. Acum puteți deschide fișierele Word, Excel și PowerPoint stocate pe unitate, lucrați la ele în Microsoft Office și le puteți partaja prin intermediul unității Google. Totul este datorat unui plug-in la îndemână, care este denumit imaginativ ca - Plugin Google Drive pentru Microsoft Office.

Plugin-ul funcționează cu Microsoft Office 2007, 2010, 2013 și 2016.

Instalați extensia și acordați permisiunea de a accesa dosarele Google Drive. Suplimentul apare ca o filă în plus pe Panglică și ca locație nouă în ecranul Salvare.

Documentul de birou stocat pe unitate este, de asemenea, controlat în versiune. Puteți urmări versiunile anterioare ale unui fișier Office sau puteți reveni la o versiune mai veche. Când doriți să lucrați cu un document Google, acesta se deschide în programul Google Drive corespunzător într-o fereastră separată a browserului.

Nu este partajat minunat!

Nu poți merge singur în 21^Sf Secol. Există o serie de avantaje atunci când colaborați în timp real Echipa de lucru: 10 sfaturi pentru o colaborare eficientă în timp real online Colaborarea echipei: 10 sfaturi pentru o colaborare eficientă online în timp real Citește mai mult. Există și provocări. Dar reduceți numărul de cercuri pentru a împărtăși doar o bucată de informații și lucruri bune se vor întâmpla.

Proiectul de scriere video demonstrează cât de mult se poate obține cu mai puțin atunci când se întâmplă sinergia colaborativă.

Petreceți ceva timp cu funcțiile de colaborare ale Google Drive. Armonia muncii în echipă depinde de aceasta. Utilizați Google Drive dincolo de un sistem de stocare a fișierelor, cu multe sfaturi și trucuri pe care le oferă pe toate platformele. Spuneți-ne despre rolul Google Drive în lumea conectată.

Folosiți-o activ pentru a vă strânge reciproc în jurul unui proiect comun? Care este singurul sfat pe care doriți să îl împărțiți, ceea ce face ca gestionarea Google Drive să fie ceva mai bună pentru noi? Sau chiar o plângere care te reține?

Image Credit: puzzle de Rido prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: stocarea în cloud, instrumentele de colaborare, gestionarea fișierelor, partajarea fișierelor, Google Docs, Google Drive, .