5 trucuri Excel de completare automată pentru a vă construi foile de calcul mai repede

Funcțiile de completare automată oferite de Google oferă cele mai eficiente modalități de a economisi timp în completarea foilor de calcul.

Majoritatea oamenilor nu își dau seama că multe dintre lucrurile pe care le fac manual pot fi automatizate. De exemplu, poate doriți să aplicați o formulă numai în fiecare al doilea sau al treilea rând când trageți în jos pentru a completa automat. Sau poate doriți să completați toate coșurile dintr-o coală.

În acest articol, vă vom arăta cum să realizați cinci dintre cele mai eficiente automatizări pentru coloanele de autofilling.

1. Completați fiecare altă celulă

Mai mult, oricine a folosit Excel ceva timp știe să folosească funcția de completare automată.

Pur și simplu faceți clic și țineți apăsat mouse-ul în colțul din dreapta jos al celulei și glisați-l în jos pentru a aplica formula din acea celulă în fiecare celulă de sub ea.

În cazul în care prima celulă este doar un număr și nu o formulă, Excel ar completa automat celulele prin numărarea în sus cu una.

Cu toate acestea, dacă nu doriți să aplicați formula de completare automată la fiecare celulă de sub ea? De exemplu, dacă doriți doar ca fiecare altă celulă să concateneze numele și prenumele, dar doriți să lăsați liniile de adrese neatinse?

Aplicați Formula la fiecare altă celulă

Puteți face acest lucru modificând ușor procedura de completare automată. În loc să faceți clic pe prima celulă și apoi să glisați în jos din colțul din dreapta jos, veți evidenția primele două celule. Apoi, plasați mouse-ul în colțul din dreapta jos al celor două celule până când cursorul se schimbă la a “+”.

Acum țineți-o și trageți-o în jos așa cum ați proceda în mod normal.

Veți observa că acum, în loc să autofilling fiecare o singură celulă, Excel completează automat fiecare a doua celulă din fiecare bloc.

Cum sunt manipulate alte celule

Ce se întâmplă dacă cele două celule nu sunt goale? Ei bine, în acest caz, Excel va aplica aceleași reguli și în a doua celulă a primului bloc pe care l-ați evidențiat și la fiecare altă celulă. De exemplu, dacă a doua celulă are a “1” în el, atunci Excel va completa automat fiecare altă celulă numărându-se cu 1.

Vă puteți imagina cum această flexibilitate ar putea spori foarte mult cât de eficient puteți să completați automat datele în foi. Este unul dintre multele moduri în care Excel vă ajută să economisiți timp 14 Sfaturi pentru a economisi timp în Microsoft Excel 14 Sfaturi pentru a economisi timp în Microsoft Excel Dacă Microsoft Excel a consumat mult timp în trecut, să vă arătăm cum să obțineți câteva înapoi. Aceste sfaturi simple sunt ușor de reținut. Citiți mai multe în timp ce vă ocupați de o mulțime de date.

2. Completarea automată la sfârșitul datelor

Un lucru pe care oamenii întâlnesc de multe ori atunci când lucrează la foile de lucru Excel într-un mediu corporativ se ocupă cu foi masive.

Este suficient de ușor să trageți cursorul mouse-ului din partea de sus în partea de jos a unui set de 100 până la 200 de rânduri pentru a completa automat această coloană. Dar, dacă există 10 000 sau 20 000 de rânduri în foaia de calcul? Tragerea cursorului mouse-ului peste 20.000 de rânduri ar lua mult timp.

Există un truc foarte rapid pentru a face acest lucru mai eficient. În loc să glisați complet în coloană, țineți apăsată tasta Shift de pe tastatură. Acum veți observa când plasați mouse-ul în colțul din dreapta jos al celulei, în locul unei pictograme plus, este o pictogramă cu două linii orizontale, paralele.

Acum, tot ce trebuie să faceți este să faceți dublu clic pe acea pictogramă, iar Excel va completa automat automat întreaga coloană, dar numai până la locul în care coloana adiacentă are de fapt date.

Acest șmecheru poate salva nenumărate ore 10 Simplificatori Excel Excel ai fi putut uita 10 simpli simplificatori Excel ai putea fi uitați Aceste zece sfaturi vă vor minimiza timpul executând sarcini miniale Excel și va spori productivitatea foilor de calcul. Citiți mai multe pierdute încercând să trageți mouse-ul pe sute sau mii de rânduri.

3. Completați Blank-urile

Imaginați-vă că ați fost însărcinat cu curățarea unei foi de calcul Excel și șeful dumneavoastră dorește să aplicați o formulă specifică. 3 Formule Crazy Excel care fac lucruri uimitoare 3 Formule de nebun Excel care fac lucruri uimitoare Formulele de formatare condiționată în Microsoft Excel pot face lucruri minunate. Iată câteva trucuri Excel de productivitate. Citiți mai multe pentru fiecare celulă necompletată dintr-o coloană. Nu puteți vedea niciun model previzibil, astfel încât să nu puteți folosi “fiecare alte x” completare automată de mai sus. În plus, această abordare ar elimina orice date existente în coloană. Ce poti face?

Mai este un alt truc pe care îl poți folosi numai pentru a completa celule neuniforme cu tot ce vă place.

În foaia de mai sus, șeful tău dorește să completezi orice celula necompletată cu șirul “N / A”. Într-o foaie cu doar câteva rânduri, ar fi un proces manual simplu. Dar într-o coală cu mii de rânduri, ți-ar lua o zi întreagă.

Deci, nu o faceți manual. Trebuie doar să selectați toate datele din coloană. Apoi du-te la Acasă meniu, selectați Găsiți și selectați pictogramă, selectați Du-te la Special.

În fereastra următoare, selectați Blanks.

În fereastra următoare, puteți introduce formula în prima celulă necompletată. În acest caz, doar tastați N / A apoi apăsați Ctrl + Enter astfel încât același lucru se aplică fiecărei celule goale găsite.

Dacă vrei, în loc de “N / A”, puteți introduce o formulă în prima celulă necompletată (sau faceți clic pe valoarea anterioară pentru a utiliza formula din celula deasupra celei goale) și atunci când apăsați Ctrl + Enter, se va aplica aceeași formulă pentru toate celelalte celule goale.

Această caracteristică poate face curățarea unei foi de calcul murdare foarte rapidă și ușoară.

4. Completați cu macro-ul valorilor anterioare

Ultimul truc are de fapt câțiva pași. Trebuie să faceți clic pe o grămadă de elemente de meniu, iar reducerea numărului de clicuri este ceea ce înseamnă a deveni mai eficient, este bine?

Deci, să luăm ultimul truc cu un pas mai departe. Să o automatizăm cu o macrocomandă. Următoarea macrocomandă va căuta într-o coloană, verifică o celulă necompletată și dacă nu se va copia valoarea sau formula din celula de deasupra ei.

Pentru a crea macro, faceți clic pe Dezvoltator și faceți clic pe macrocomenzi icoană.

Denumiți macrocomanda și apoi faceți clic pe Creați macro buton. Aceasta va deschide o fereastră de editor de coduri. Lipiți următorul cod în noua funcție.

FirstRoll = InputBox ("Vă rugăm să introduceți litera coloanei") FirstRow = InputBox ("Introduceți numărul rândului") LastRow = Range (FirstColumn & "65536"). Raza de copiere (FirstColumn & i) .Value = "" Atunci intervalul (FirstColumn & (i - 1)). 

Abordarea din scriptul de mai sus este aceea de ao face flexibilă, astfel încât utilizatorul foii să poată specifica ce coloană și rând să înceapă. Deci, acum, când aveți o foaie care arată astfel:

Vreți să completați lacunele din coloana G, completând celula necompletată cu aceeași formulă ca celula de deasupra ei, puteți rula doar macroul. După ce răspundeți la solicitările de pornire a coloanei și a rândului, acesta va completa toate golurile din coloana respectivă, fără a atinge datele existente.

Este în esență o autofilling a coloanei, lăsând în același timp datele existente. Acest lucru nu este ușor de făcut doar prin glisarea mouse-ului pe coloană, dar folosind fie abordarea condusă de meniu descrisă mai sus, fie abordarea macro prezentată în această secțiune, este posibil.

5. Calcularea iterativă Macro

Un calcul iterativ este un calcul efectuat pe baza rezultatelor din rândul anterior.

De exemplu, profitul companiei de luna viitoare poate depinde de profitul din luna precedentă. În acest caz, trebuie să includeți valoarea din celula anterioară în calcul care include date din întreaga foaie sau din registrul de lucru.

Atingerea acestui lucru înseamnă că nu puteți doar să copiați și să lipiți celulă, ci să efectuați calculul pe baza rezultatelor efective din interiorul celulei.

Să modificăm macro-ul anterior pentru a efectua un nou calcul bazat pe rezultatele din celula anterioară.

FirstRoll = InputBox ("Vă rugăm să introduceți ultimul număr al rândului".) Pentru i = FirstRow To LastRow Range (FirstColumn) & i) .Value = 5000 + (intervalul (FirstColumn & (i - 1)). 

În acest script, utilizatorul furnizează atât primul, cât și ultimul număr de rând. Deoarece nu există date în restul coloanei, scenariul nu are idee de unde să înceapă. Odată ce scriptul este prevăzut cu intervalul, acesta va efectua apoi un calcul interactiv utilizând valoarea anterioară și va completa întreaga coloană cu datele noi.

Rețineți că aceasta este doar o abordare alternativă a calculelor iterative. Puteți face același lucru prin tastarea unei formulări direct în următoarea celulă goală și includerea celulei anterioare în formula. Apoi, când completați automat această coloană, va încorpora valoarea anterioară în același mod.

Beneficiul utilizării unei macrocomenzi este că dacă doriți să adăugați o logică avansată la calculul interactiv, pe care nu ați putea să o faceți într-o formulă de celule simple.

Puteți afla mai multe despre acest lucru în articolul nostru despre automatizarea foilor dvs. de calcul 5 Resurse pentru Macro Excel pentru automatizarea foilor de calcul 5 Resurse pentru Macro Excel pentru automatizarea foilor de calcul Căutați macrocomenzi Excel? Iată cinci site-uri care au ceea ce căutați. Citiți mai multe cu macrocomenzile Excel.

Completarea automată Coloanele Excel este o briză

După cum puteți vedea, abordarea pe care o faceți când faceți coloane de autofilling vă poate reduce într-adevăr volumul de lucru. Acest lucru este valabil mai ales atunci când aveți de-a face cu foi de calcul masive cu mii de coloane sau rânduri.

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Foaie de calcul, Programare Visual Basic.