5 Setările documentului Excel nu trebuie să uitați niciodată să verificați

Utilizați foi de calcul create de altcineva? Când creați o foaie de calcul Excel de la zero, puteți controla fiecare aspect. Nu este cazul când altcineva o va trece.

Mai ales la locul de muncă, nu este neobișnuit să moșteni un fișier Excel de la altcineva. Dacă nu sunteți atent, acest lucru ar putea provoca unele dureri majore pe linie. Din fericire, o mică previziune va merge mult spre a vă asigura că vă puteți descurca bine cu foaia de calcul în cauză.

Luați în considerare aceste cinci puncte și ar trebui să evitați majoritatea capcanelor comune asociate cu utilizarea documentului Excel al altcuiva.

1. Actualizați informațiile despre document

Dacă nu ați verificat niciodată ecranul Info al documentelor Excel înainte, nu vă învinovățim, este ușor de pierdut. Cu toate acestea, informația merită să fie actualizată atunci când luați în calcul foaia de calcul a altcuiva. De ce? S-ar putea să fi făcut schimbări despre care veți dori să știți.

Luați exemplul de mai sus. Textul adăugat la Titlu, Etichete, Categorii, și Autor domenii ar putea fi un pic jenant dacă ar fi fost trimis unui coleg. În majoritatea cazurilor, nu va exista nimic incriminator pe ecranul Info - dar de ce lăsați-l la întâmplare? Va dura mai puțin de un minut pentru a verifica acest lucru și puteți fi siguri că atunci când veți veni să trimiteți documentul altcuiva, nu veți regreta.

Pentru a accesa Info ecran, faceți clic pe Fişier.

Veți fi transportat direct la secțiunea Info, unde puteți efectua orice ajustare necesară înainte de a le trimite unui coleg.

2. Salvați o copie înainte de a face orice altceva

Odată ce moșteniți documentul altcuiva, este tentant să vă aruncați în apă și să începeți să îl tratați ca pe al vostru. Cu toate acestea, modificările minore pot avea un impact masiv asupra modului în care funcționează foaia de calcul.

Pentru a vă asigura că nu faceți o optimizare care încalcă orice cod de programare VBA în Excel Exercițiul de programare Excel VBA pentru începători Exercițiul de programare Excel VBA pentru începători VBA este un instrument de putere Microsoft Office. Puteți să-l utilizați pentru a automatiza sarcinile cu ajutorul macrocomenzilor, a stabili declanșatoare și multe altele. Vă vom prezenta programarea de bază Visual Excel cu un proiect simplu. Citiți mai multe sau ajustați o figură care se dovedește a fi esențială pentru o altă foaie, faceți o copie înainte de a face ceva. În acest fel, veți avea întotdeauna o versiune neatinsă a foii de calcul pentru a vă întoarce.

Dacă cel mai rău lucru este cel mai rău, știți că puteți utiliza și istoricul fișierelor Excel 2016 pentru a restaura o versiune anterioară a documentului. Faceți clic pe pictograma săgeată / ceas circulară din partea dreaptă sus pentru a extinde panoul Activitate, apoi căutați versiunile anterioare și selectați Versiunea deschisă.

3. Verificați dacă există foi ascunse

Foliile ascunse sunt un mod la îndemână pentru a menține foaia de calcul Excel excelentă și ordonată, în timp ce munca grea se desfășoară în spatele scenei. Accesul la aceste coli este crucial dacă doriți cu adevărat să înțelegeți modul în care funcționează documentul.

Pentru a afla dacă există anumite foi ascunse într-un anumit document, mergeți la Acasă și găsiți Format în celulele secțiune.

Utilizați meniul derulant pentru a face clic Deschideți foaia.

Aceasta vă va duce la o listă a tuturor foilor ascunse.

Doar selectați pe cel pe care doriți să îl dezvăluiți și dați clic pe O.K. După aceea, veți putea să le accesați în mod normal.

4. Asigurați-vă că luați o listă de parole

Dacă vă asumați dreptul de proprietate asupra foii de calcul a altcuiva, aflați dacă este protejată de o parolă ar trebui să fie o prioritate. Veți ști dacă este sau nu imediat ce deschideți fișierul.

Cu toate acestea, documentele Excel pot utiliza mai multe straturi de protecție. Este foarte posibil ca o parolă să fie disponibilă pentru a împiedica modificarea codului VBA.

Din fericire, nu este prea dificil să eliminați acest tip de parolă Cum să recuperați o parolă VBA Excel Cum să recuperați o parolă VBA Excel Stuck cu un document Excel VBA care este blocat cu o parolă? Vă vom arăta cum să eliminați protecția prin parolă pentru a recupera conținutul macro-ului VBA. Citeste mai mult . Totuși, este o idee mai bună să cereți persoanei care a creat documentul să transmită orice parole de care ar trebui să știți.

5. Cunoaște cine are privilegii de editare

Versiunile moderne ale suitei Office simplifică partajarea fișierelor cu alți utilizatori, permițându-i să facă modificări de la distanță. Aceasta este o modalitate foarte bună de a colabora, dar merită întotdeauna să verificați cine are de fapt acces la un anumit document.

De exemplu, autorul are încă permisiunea de a vizualiza și edita foaia de calcul? Evident, este puțin probabil ca ei să facă ceva nedorit. Cu toate acestea, acestea ar putea schimba sau șterge datele, sau ar putea elibera secrete comerciale în cazul în care aceștia au continuat să lucreze cu o companie concurente. În timp ce acestea sunt cele mai grave scenarii, este mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău.

Pentru a vedea cine poate edita documentul, faceți clic pe Acțiune buton situat în colțul din dreapta sus al interfeței utilizator.

Aceasta ar trebui să producă o listă de conturi de utilizatori care au acces la document, precum și note cu privire la posibilitatea de a edita fișierul sau de ao vizualiza.

Acestea sunt informații pe care trebuie să le cunoașteți cu adevărat pentru orice document pe care îl preluați.

Pregătirea previne problemele

Dacă este transmisă o foaie de calcul de la o persoană la alta, este posibil să fie destul de important - și este posibil ca aceasta să fie importantă pentru mai mulți oameni. Orice probleme cu documentul vor cauza unele probleme. Din moment ce ați preluat proprietatea asupra fișierului, sarcina de a vă repara va fi cu siguranță la dumneavoastră.

Răspunsul la o astfel de calamitate o dată după eveniment va fi mult mai dificil dacă nu v-ați pregătit în mod corespunzător. Știind despre lucruri cum ar fi foile ascunse, parolele și lucrările interioare ale fișierului Cum să tipăriți o foaie de calcul Excel pe o pagină singulară Cum să tipăriți o foaie de calcul Excel pe o singură pagină O foaie de calcul frumos artistică își pierde toate atracțiile când apare imprimată pe nouă foi de hârtie, jumătate dintre acestea fiind goale. Vă arătăm cum să obțineți totul frumos pe o singură pagină. Citește mai mult sunt minunate pentru a avea parte. Asigurați-vă că îi cunoașteți înainte de grevele de dezastru, mai degrabă decât să vă faceți griji după ei.

Asigurați-vă că pentru a verifica celelalte sfaturi și trucuri, cum ar fi crearea de liste de dropdown în Excel Cum să creați o listă de scalare în Excel Cum de a crea o listă de scalare în Excel Excel acceptă opțiuni listă versatilă versatilă. Utilizați-le pentru a controla intrarea utilizatorilor. Vă vom arăta cum să adăugați liste derulante în foile de calcul Excel. Citește mai mult, înțelegerea modului de utilizare a instrucțiunilor IF în formulele Excel Cum se utilizează instrucțiunile IF în Microsoft Excel Cum se utilizează instrucțiunile IF în Microsoft Excel Fie că sunteți expert expert sau începător de foi de calcul, veți dori să consultați acest ghid IF în Excel. Citiți mai multe și calculați datele cu ajutorul funcției de căutare a obiectivului Excel Cum să utilizați obiectivul Excel și Solverul pentru a rezolva variabilele necunoscute Cum să utilizați obiectivul Excel Căutați și rezolvați soluția pentru variabile necunoscute Excel poate rezolva variabile necunoscute, fie pentru o singură celulă cu Sau o ecuație mai complicată cu Solver. Vă vom arăta cum funcționează. Citeste mai mult .

Explorați mai multe despre: Document digital, Microsoft Excel, Sfaturi Microsoft Office, Șabloane Office, Foaie de calcul.