6 trucuri simple pentru a reduce stresul de e-mail

A face cu email-ul este cea mai bună parte a zilei mele. Nimeni nu a spus vreodată.

E-mailul este stresant, chiar dacă nu sunteți în căutarea de intrare zero. Aveți nevoie de toate sfaturile pe care le puteți obține pentru a rămâne pe partea de sus a acesteia, cu excepția cazului în care, desigur, aveți de gând să eliminați cu e-mail cu totul 4 persoane influente care nu folosesc e-mail (și de ce) 4 oameni influenți care nu folosesc e-mail Și de ce) Este greu să-ți imaginezi o viață fără e-mail, dar unii oameni aleg să nu mai folosești cu totul. Aceasta include senatorii americani și celebrele regizori. Citeste mai mult . Astăzi vă aducem șase sfaturi pentru a vă ajuta să reduceți stresul legat de e-mail.

1. Planificați e-mailurile în vrac

Acest sfat are un motiv diferit de ceea ce credeți. Aplicații precum Boomerang și SndLatr vă permit să programați e-mailuri pentru mai târziu. Iată avantajul evident al acestui lucru. Puteți să redactați o grămadă de e-mailuri în prealabil la un moment dat și să le trimiteți automat în momentul alegerii dvs..

ascuns beneficiați aici este faptul că prin utilizarea unui programator, veți obține controlul asupra timbruului pe care îl văd destinatarul de e-mail. Să vedem cum poate fi util acest lucru, dar mai întâi, întrebați-vă acest lucru:

• Oamenii se uită la timbrele de timp din e-mailurile dvs. și presupun că sunteți online?
• În funcție de aceasta, presupun că sunteți disponibil pentru apeluri / chaturi (atunci când nu sunteți)?
• Oamenii comentează sau pun la îndoială obiceiurile de lucru, deoarece ștampila de timp indică o oră la miezul nopții?

Dacă ați răspuns da la oricare dintre aceste întrebări, sunteți probabil afectați de întreruperile de e-mail și de mesaje instantanee în momente neplăcute. S-ar putea să te simți forțat să intri în discuții inutile despre fluxul de lucru.

Cei de la birourile mele de consiliere nu sunt până la zece DAR CÂND CUNOSC UR UP CĂUTARE LA EMAILELE PÂNĂ LA 5 AM

- ames (@PocketAmes) 6 noiembrie 2015

Iată o modalitate inteligentă de a aborda această problemă. Programați e-mailurile pentru orele pe care, de obicei, le dedicați sarcinilor cu atenție redusă, cum ar fi întreținerea PC-urilor. În acest fel, orele de lucru reale Time Blocking - Arma secretă pentru o mai bună focalizare a timpului de blocare - Arma secretă pentru o mai bună orientare Sunteți în căutarea unei modalități mai eficiente de a vă organiza zilele de lucru? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe drumul următor, păstrând distragerile, amânarea și multitaskingul neproductiv la bay. Citeste mai mult Stai un secret si poti îndreaptă oamenii spre învățare atunci când ești disponibil pentru un chat.

2. Lăsați câmpul Adresa e-mail gol

Am fost toți acolo - lovind accidental Trimite pe un e-mail neterminat sau prin trimiterea unui e-mail și a regretat-o ​​mai târziu.

Nu toate aplicațiile de e-mail au o caracteristică Undo Send What's New în Gmail vechi bun? 5 Caracteristici Ar trebui să verificați ce este nou în Gmail vechi bun? 5 Caracteristici pe care ar trebui să le verificați Este posibil să fi ratat câteva funcții noi pe care Gmail le-a adăugat treptat în ultimul an. Deci, haideți să ne uităm la ceea ce merită atenția noastră. Citește mai mult ca Gmail, și chiar această caracteristică vine cu o limită superioară de 30 de secunde. În plus, nu puteți primi destinatarii de e-mail către “ne-citit” e-mailuri doar pentru că ați făcut o greșeală să le trimiteți.

Am folosit deja funcția de anulare a trimiterii e-mail de la Gmail, de exemplu, de 5 ori astăzi.
A venit astăzi la lucru a fost o greșeală.

- Largo (@LargoSensei) 18 noiembrie 2015

Iată un simplu truc pentru a evita astfel de mesaje de poștă electronică și mușcătura unghiilor care urmează. Nu adăugați adresa de e-mail atunci când începeți să scrieți un e-mail. Salvați-o pentru ultimul. Va servi ca un memento pentru a verifica dublu tot ce ați scris. Chiar dacă se întâmplă să loviți Trimite, nu va trebui să vă faceți griji pentru că e-mailul nu merge nicăieri până nu introduceți adresa destinatarului.

3. Blocați sau filtrați e-mailuri nedorite

Nu este nevoie de prea mult pentru a șterge e-mail-ul ciudat enervant sau inutil. Dar, atunci când primiți un flux constant de astfel de emailuri zi de zi, ei iau o mare parte din timpul și atenția dumneavoastră.

Să spunem asta dacă e în căsuța poștală, e în mintea ta. Și nu doriți ca spațiul minții dvs. să fie preluat de lucruri pe care nu doriți sau aveți nevoie, cel puțin din toate e-mailurile.

Aveți un sistem în loc pentru a filtra email-uri nedorite Cum să configurați filtrele de e-mail în Gmail, Yahoo Mail și Outlook Cum să configurați filtrele de e-mail în Gmail, Yahoo Mail și Outlook Filtrarea e-mailului este cel mai bun instrument pentru păstrarea inbox-ului dvs. . Iată cum să configurați și să utilizați filtre de e-mail în Gmail, Yahoo Mail și Outlook. Citiți mai multe și blocați adresele de e-mail care trimit astfel de mesaje. Va trebui să căutați cum să faceți acest lucru pe baza serviciului de e-mail sau a clientului de e-mail de pe desktop Cum să configurați filtrele de mesaje în Thunderbird Cum să configurați filtrele de mesaje în Thunderbird Citiți mai multe pe care le utilizați.

În Gmail, veți găsi funcțiile de filtrare și blocare a expeditorilor ascunse în Mai Mult dropdown într-un mesaj de e-mail:

E-mailurile primite de la adresele blocate merg direct în dosarul de spam. Puteți, de asemenea, să creați filtre Gmail (și să deblocați expeditorii) prin Setări> Filtre și adrese blocate. În timp ce sunteți la ea, a se vedea ce altceva poate face pentru a opri e-mailuri de la aglomerarea căsuța poștală 3 modalități ușoare de a opri suprasarcină prin e-mail de la lovirea căsuța poștală 3 modalități ușoare de a opri suprasarcina prin email de la lovirea dvs. Inbox Email are destul de reputație ca o productivitate ucigaş. Gestionarea e-mailurilor vă poate ajuta să vă păstrați cutia poștală curată, dar nu ar fi minunat dacă ați avea mai puține lucruri de început? Citiți mai multe în primul rând.

Încărcați în setările mele Gmail și ați observat că puteți * acum * să blocați accesul utilizatorilor la e-mailuri. Mesajele merg direct la spam. Game changer.

- Nneka M. Okona ?? (@afrosypaella) 13 noiembrie 2015

4. Puneți e-mailuri pe ecranul de pornire în Windows

Mă găsesc referindu-mă la câteva e-mailuri legate de scrierea de îndrumări din când în când. Dacă aveți și câteva e-mail-uri favorite pe care trebuie să le accesați frecvent, le puteți păstra în stea. Dar o modalitate mai bună de a le pune la dispoziție pentru accesul rapid este prin fixarea acestora pe ecranul de pornire Un ghid pentru meniul Windows 10 Start Un ghid pentru meniul Windows 10 Start Windows 10 rezolvă dilema meniului Start! Noțiuni de bază pentru a aborda cu noul Start Menu va supraîncărca experiența Windows 10. Cu acest ghid la îndemână, veți fi un expert în cel mai scurt timp. Citiți mai multe dacă sunteți pe Windows 10.

Deschideți aplicația Poștă și faceți clic dreapta pe orice e-mail pe care doriți să-l adăugați în ecranul de pornire. În meniul contextual, faceți clic pe Porneste pentru a începe. Puteți chiar să fixați un cont de e-mail individual pe ecranul de pornire:

Pentru a conecta e-mailurile la meniul Start din Windows 7 sau 8, mai întâi să le salvați pe computer. Acum navigați la locația salvată și glisați și fixați e-mailul pe butonul Start Menu. Terminat? Deschideți meniul Start și veți găsi e-mailul acolo ca element fixat.

De asemenea, puteți să conectați un e-mail la meniul contextual al pictogramei Outlook din bara de sarcină, trăgând e-mailul salvat pe pictograma Taskbar.

5. Căutare prin e-mail

Dacă aveți o căsuță poștală bine organizată, probabil că veți găsi poșta electronică mai rapidă decât majoritatea persoanelor. Dar ceea ce vă economisește într-adevăr o mulțime de timp și dureri de cap devine inteligent la căutarea pentru e-mailuri Cum să Căutați e-mailuri în Gmail eficient Cum să Căutați e-mailuri în Gmail eficient Citește mai mult . Profitați de funcțiile de e-mail precum etichetele și operatorii de căutare pentru a vă restrânge căutările.

Gmail are câteva opțiuni de căutare avansată pe care le puteți accesa făcând clic pe săgeata mică care apare lângă butonul de căutare:

Iată un exemplu care vă arată beneficiul utilizării operatorilor de căutare pentru a găsi mesajele corecte. Să presupunem că doriți o mulțime de fotografii PNG trimise ca atașamente de e-mail în Gmail de către un prieten pe nume Greg.

Puteți căuta greg pentru a afișa e-mailurile trimise de el și apoi a scana rezultatele pentru a găsi e-mailul dorit. Dar o modalitate mai rapidă și mai eficientă de a găsi acele fotografii ar fi să folosiți o interogare asemănătoare greg are: filename de atașament: .png.

Nu știu toți acești operatori de căutare în Advance în Gmail, atât de folositori în special atunci când caută atașamente mari http://t.co/DK7DwjfSGz

- Onur C. Coban (@onurcancoban) 19 decembrie 2014

6. Ridicați telefonul

Uneori, un apel rapid vă poate salva o mulțime de e-mailuri înainte și înapoi. Cheia este de a identifica ce subiecte sunt mai bine tratate în timpul unui apel telefonic decât prin e-mail. Tu vei avea stați ferm despre păstrarea conversației pe punct, deşi. În caz contrar, chat-ul de cinci minute pe care l-ați avut în minte s-ar putea transforma într-un gabfest.

Aveți o listă superbă de puncte pe care doriți să o discutați înainte de a efectua apelul. Dacă apare că aveți mai mult de discutat decât puteți să vă potriviți într-un apel scurt, salvați-l pentru un e-mail sau o întâlnire programată.

Spuneți la revedere la Inbox Zero, dacă ...

Am ajuns la căsuța de e-mail zero și mă bucur că am făcut-o pentru că mi-a îmbunătățit fluxul de lucru. Dar nu este o țintă pe care ar trebui să o simți obligată să o atingeți, indiferent cine o recomandă ca atare.

Dacă o căsuță poștală goală nu este ceva care va funcționa pentru dvs., vă puteți opri liber sau să omiteți urmărirea. S-ar putea să vă simțiți ca și cum o mare greutate a fost ridicată de pe umeri.

Chiar dacă vă decideți să renunțați la declanșarea zilnică frenetică, faceți-o face un efort pentru a vă organiza e-mailurile. În caz contrar, veți adăuga mai multă stres în timpul zilei, permițându-vă că mesajele primite vor deveni imposibil de gestionat.

Am început să ne străduim pentru o cutie poștală goală și cele mai eficiente strategii posibile pentru procesarea rapidă a acestui potop. Timpul de răspuns de douăzeci de minute a devenit un standard aspirațional.

Dar vreau să propun o alternativă: Nu toată lumea trebuie să fie ușor de atins prin e-mail.

Unii oameni, cum ar fi cei care se ocupă cu clienții de-a lungul întregii zile sau care gestionează echipe mari care doresc orientare frecventă, ar trebui să fie profesioniști la această abilitate. Dar alți oameni, cum ar fi programatorii de calculator, scriitori, guru-i publici și profesori, ar trebui să fie liberi să suge la e-mail la fel de mult cum ar putea suge la alte abilități care nu sunt relevante pentru propria lor valoare de bază.

~ Cal Newport, e bine să fii rău la e-mail

Este timpul pentru unele noi obiceiuri de e-mail

Sfaturi de e-mail populare care vă spun să vă dezabonați de la mesajele promoționale, utilizați răspunsuri conservate 4 moduri de a folosi creativ răspunsurile conservate pentru productivitatea e-mailului 4 moduri de a folosi creativ răspunsurile conservate pentru productivitatea e-mailului Dacă sunteți eficient, faceți ceva corect. De aceea, ar trebui să utilizați filtrele de e-mail și să programați timpul de e-mail. Un truc este de a pregăti răspunsurile consacrate pentru e-mailurile pe care le scrieți frecvent. Citiți mai multe și faceți pauze de la e-mail sunt practice și utile. Dar este vorba de modificările minuscule, cum ar fi cele enumerate mai sus, care vă aduc zen e-mail.

Sunt atât de #zen adresa mea de e-mail se termină în punct calm

- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8 noiembrie 2015

Ce truc simplu a redus stresul prin e-mail pentru dvs. prin schimbarea modului în care vă ocupați de căsuța dvs. poștală? Spuneți-ne despre asta în comentariile!

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Productivitate.