Cum de a importa date în foi de calcul Excel Excel în modul ușor și simplu

Excel este regele programelor de calcul tabelar Excel vs. Google Sheets: Care dintre ele este mai bine pentru tine? Excel vs. Foi de calcul Google: Care dintre ele este mai bună pentru dvs.? Chiar aveți nevoie de Excel? Atât soluțiile desktop cât și cele on-line au avantajele lor. Dacă aveți probleme la alegerea dintre Excel și Foile Google pentru gestionarea foilor de calcul, permiteți-ne să vă ajutăm să decideți. Citiți mai multe, dar uneori trebuie să deschideți un document care nu a fost formatat special pentru programele Microsoft. În alte cazuri, va trebui să salvați documentul într-un format diferit, astfel încât utilizatorii care nu utilizează Excel să îl poată utiliza.

Importul și exportul de date în Excel pare a fi un proces complicat, dar este de fapt destul de ușor de îndată ce ați făcut-o de câteva ori. Iată ce trebuie să știți.

Cum se importă date în Excel

Indiferent de ce date importați, veți începe procesul în același mod. Lovit Fișier> Import pentru a incepe. Veți vedea acest pop-up, permițându-vă să alegeți formatul fișierului original pe care doriți să îl importați:

Acest dialog vă oferă opțiunea de a importa valori separate prin virgulă (CSV), FileMaker Pro, HTML și fișiere text. Dacă doriți să importați un alt tip de fișier de calcul tabelar, cel mai bine este să exportați foaia de calcul într-un format diferit de programul original. Majoritatea programelor nu ar trebui să aibă dificultăți la exportul în CSV sau în text. Vom folosi un CSV în acest exemplu, deoarece este un format comun de date, folosit pentru totul, de la datele de cercetare la foile de calcul de contact pentru social media. Cum să creați copii de rezervă ale contactelor dvs. Facebook în orice cont de e-mail [Sfaturi Facebook săptămânal] Cum să creați copii de rezervă ale contactelor dvs. Facebook în orice cont de e-mail [Sfaturi Facebook săptămânal] Facebook face mai multe aspecte ale vieții dvs. mai convenabile. Este o modalitate ușoară de a rămâne în contact, vă amintește de zilele de naștere ale prietenilor dvs. și vă poate sincroniza contactele și evenimentele Facebook cu dvs. ... Citește mai mult

Lansați expertul pentru importarea textului

Clic Import, și veți vedea Expertul importare text:

Expertul de import al textului din Excel face cât de mult poate pentru a face acest proces ușor și, în cea mai mare parte, funcționează foarte bine. De cele mai multe ori, vei lovi doar Următorul> până când dispare vrăjitorul și datele dvs. vor apărea în foaia de calcul. După cum puteți vedea în imaginea de mai sus, expertul de text a stabilit că acest fișier este delimitat - fiecare celulă este separată de o virgulă. Pentru că este corect, putem lovi doar Următorul> pentru a trece mai departe cu importul (dacă nu este, citiți mai departe sfaturile privind importarea la nivel fix).

Setați delimitatoarele de date

Pasul al doilea vă permite să alegeți o serie de opțiuni diferite legate de delimitare, care vă vor ajuta să vă asigurați că datele dvs. sunt importate corect:

Mai întâi, puteți alege delimitatorul. Datele pe care le import aici utilizează virgule pentru a separa celulele, așa că voi pleca Virgulă selectat. Tab este, de asemenea, selectată și nu are un efect negativ asupra acestui import, așa că îl voi lăsa singur. Dacă foaia dvs. de calcul utilizează spații sau punct și virgulă pentru a face diferența între celule, selectați opțiunea respectivă. Dacă doriți să împărțiți datele pe un alt caracter, ca o coloană sau o perioadă, puteți introduce acel caracter în Alte: cutie.

Tratați delimitatorii consecutivi ca unul caseta face exact ceea ce spune; în cazul virgulelor, având două virgule la rând, ar crea o singură celulă nouă. Când caseta nu este bifată, care este cea implicită, ar crea două celule noi.

Textul de calificare caseta este una importantă; când expertul importă o foaie de calcul, va trata unele dintre celule ca numere și altele ca text. Caracterul din această casetă va indica Excel care celule ar trebui tratate ca text. În mod normal, vor exista citate (” “) în jurul textului, deci aceasta este opțiunea implicită. Calificatorii de text nu vor fi afișați în foaia de calcul finală. Puteți, de asemenea, să o modificați la citate simple (") sau nici una, caz în care toate citatele vor rămâne în vigoare atunci când sunt importate în foaia de calcul finală.

Setați formatele de date

Odată ce totul arată bine, lovit Următorul> pentru a merge la pasul final, care vă permite să setați formate de date pentru celulele importate:

Valoarea implicită pentru Formatul de date coloană este General, care convertește automat datele în formate numerice, date și text. În cea mai mare parte, acest lucru va funcționa foarte bine. Dacă aveți însă anumite necesități de formatare, puteți selecta Text sau Data:. Opțiunea pentru dată permite, de asemenea, să alegeți formatul la care este importată data. Dacă doriți să omiteți anumite coloane, puteți face acest lucru și dvs..

Fiecare dintre aceste opțiuni este aplicată unei singure coloane sau mai multe coloane dacă faceți clic cu butonul de selecție pentru a selecta mai multe. Este posibil să dureze mult timp pentru a trece prin toate coloanele în acest fel dacă aveți o foaie de calcul gigantă, dar ar putea să vă economisească timp pe termen lung dacă toate datele dvs. sunt corect formatate când le importați pentru prima oară.

Ultima opțiune din această fereastră de dialog este Avansat , care vă permite să ajustați setările utilizate pentru recunoașterea datelor numerice. Valoarea implicită utilizează o perioadă ca separator zecimal și o virgulă ca separator de mii, dar puteți schimba aceasta dacă datele dvs. sunt formatate diferit.

După ce aceste setări sunt formate după preferințele dvs., trebuie doar să apăsați finalizarea iar importul se face.

Utilizați lățimea fixă ​​în loc de limită

Dacă Excel obține delimitarea datelor dvs. greșită sau dacă importați un fișier text fără delimitatori, puteți alege Lățime fixă in loc de delimitat în primul pas. Aceasta vă permite să vă separați datele în coloane pe baza numărului de caractere din fiecare coloană. De exemplu, dacă aveți o foaie de calcul plină de celule care conțin coduri cu patru litere și patru numere și doriți să împărțiți literele și numerele între diferite celule, puteți alege Lățime fixă și setați împărțirea după patru caractere:

Pentru aceasta, selectați Lățime fixă și faceți clic pe Următorul>. În dialogul următor, puteți spune Excel unde să împartă datele în diferite celule făcând clic pe datele afișate. Pentru a muta o despărțire, faceți clic și glisați săgeata din partea de sus a liniei. Dacă doriți să ștergeți o divizare, faceți dublu clic pe linie.

După ce ați selectat împărțirile și ați lovit Următorul>, veți obține aceleași opțiuni ca și în importul delimitat; puteți selecta formatul de date pentru fiecare coloană. Apoi a lovit finalizarea și veți obține foaia de calcul.

În plus față de importul de fișiere nedeclarate, aceasta este o modalitate bună de a împărți text și numere Cum se extrage un număr sau un text din Excel cu această funcție Cum se extrage un număr sau un text din Excel cu această funcție Se amestecă numerele și textul dintr- Foaia de calcul Excel poate introduce provocări. Vă vom arăta cum să modificați formatarea celulelor și numerele separate de text. Citiți mai multe din fișierele cu care lucrați. Doar salvați fișierul ca fișier CSV sau text, importați acel fișier și utilizați această metodă pentru ao împărți oricum doriți.

Importul HTML este identic cu importul fișierelor CSV sau text; selectați fișierul, treceți prin aceleași opțiuni ca și cele de mai sus și documentul dvs. HTML va fi transformat într-o foaie de calcul cu care puteți lucra (puteți găsi acest lucru util dacă doriți să descărcați tabele HTML dintr-un site web sau dacă sunt date de formă web salvate în format HTML).

Exportarea datelor din Excel

Exportul de date este mult mai simplu decât importul. Când sunteți gata să exportați, apăsați Fișier> Salvare ca ... (sau utilizați o scurtătură rapidă de la tastatură Excel 35) Comenzile rapide de la tastatură Microsoft Excel pentru Windows și Mac 35 Comenzile rapide de la tastatură Microsoft Excel pentru Windows și Mac Comenzile rapide ale tastaturii vă pot economisi mult timp Utilizați aceste comenzi rapide Microsoft Excel pentru a accelera lucrul cu foi de calcul Windows și Mac, Citiți mai multe) și veți primi o serie de opțiuni. Doar alege-o pe cea de care ai nevoie.

Iată o defalcare a câtorva dintre cele mai frecvente:

• .xlsx / .xls: formate standard Excel.
• .XLT: Șablon Excel.
• .xlsb: un format Excel scris în binar în loc de XML, care permite salvarea foilor de calcul extrem de mari decât formatele standard.
• .csv: valoarea separată prin virgulă (ca în primul exemplu de import utilizat mai sus, poate fi citit de orice program de calcul tabelar).
• .txt: un număr de formate ușor diferite, care utilizează filele pentru a separa celulele din foaia de calcul (atunci când aveți dubii, selectați Tab Text delimitat în loc de altă opțiune .txt).

Când selectați un format și apăsați Salvați, este posibil să primiți un avertisment care arată astfel:

Dacă doriți să salvați fișierul ca pe altceva decât .xlsx sau .xls, este posibil să se întâmple acest lucru. Doar dacă nu există caracteristici specifice de care aveți nevoie într-o foaie de calcul, trebuie doar să loviți Continua iar documentul dvs. va fi salvat.

Un pas mai aproape de Excel Mastery

În cea mai mare parte, oamenii folosesc doar foi de calcul formate Excel și este foarte ușor să le deschizi, să le modifici și să le salvezi. Dar, din când în când, veți obține un document diferit, cum ar fi unul extras din web sau generat într-o altă suită Office Care Office Suite este cea mai bună pentru dvs.? Ce suită Office este cea mai bună pentru dvs.? Veți fi presați pentru a găsi o ocupație care nu necesită o prelucrare de cuvinte sau numere de un fel. Și vă puteți întreba, este Microsoft Office cu adevărat cea mai bună soluție? Iată opțiunile dvs. Citeste mai mult . Știind cum să importați și să exportați diferite formate, puteți lucra cu aceste tipuri de foi mult mai convenabile.

Importați sau exportați fișiere Excel în mod regulat? Pentru ce credeți că este util? Aveți vreo sfat pentru a împărtăși sau probleme specifice pentru care nu ați găsit încă o soluție? Trimiteți-le mai jos!

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Foaie de calcul.