Cum să gestionați sarcinile utilizând tehnica japoneză Kanban

Indiferent dacă lucrați ca parte a unei echipe mari sau pur și simplu încercați să rezolvați singuri o mulțime de sarcini, este ușor ca o mulțime de locuri de muncă mai mici să se transforme într-o sarcină neatinsă. Dacă sună familiar, încercați să introduceți Kanban în fluxul de lucru pentru a vedea dacă ușurează sarcina.

Prin ruperea pas cu pas a sarcinilor și a celor vizuale, Kanban îi ajută pe oameni să înțeleagă progresul pe care îl fac și să stabilească unde există loc pentru îmbunătățire. Cu toate că își are rădăcinile în producția de automobile, conceptele de bază din spatele acestei strategii pot fi aplicate într-o gamă largă de medii de lucru.

Este relativ ușor de instalat și ar putea avea un efect pozitiv pozitiv asupra vieții de zi cu zi. Utilizați acest ghid pentru a vă configura programul și pentru a începe implementarea Kanban.

Ce este Kanban?

Kanban este o practică de afaceri care a fost înființată în anii 1940 de către Taiichi Ohno, care a fost un inginer industrial care încearcă să eficientizeze fluxul zilnic de lucru la gigantul japonez de automobile Toyota. Privind procesul de gândire din spatele restabilirii rafturilor în supermarketuri, Ohno a dezvoltat o metodă de utilizare a unui proces liniar cu limite clar definite pentru controlul efectului blocajelor productivității.

Setarea de bază a unui program Kanban împarte procesul dat în pașii componenți. Sarcinile individuale - de obicei reprezentate de note post-it sau de un echivalent digital - se mută de la stânga la dreapta prin coloane care sunt etichetate cu numele fiecărui pas și un număr.

Acest număr, determinat de programator, reprezintă numărul de sarcini pe care echipa sau persoana responsabilă pentru acel stadiu de producție le poate gestiona în orice moment. Sarcinile din fiecare coloană sunt separate în două grupuri; în curs sau finalizat. Când o sarcină este completă, următoarea etapă de producție o poate pretinde și o poate muta în următoarea coloană - dar numai dacă există o capacitate suficientă pentru a face acest lucru.

O placă publică Kanban oferă întregii tale echipe o imagine de ansamblu a proiectului de la început până la sfârșit, mai degrabă decât să-și cunoască rolul de lucru în faza de producție. Din perspectivă managerială, acest lucru vă poate ajuta alocați personalul unde este cel mai necesar, dar ajută și persoanele să determine unde este nevoie de asistență pe o bază mai informală și continuă.

Configurarea planificatorului Kanban folosind Trello

Dacă începeți doar cu Kanban - și mai ales dacă îl introduceți într-un grup care nu este familiar cu conceptul - este mai bine să vă asigurați că instrumentele pe care le utilizați sunt cât mai simple și mai accesibile posibil. In timp ce sufera de anumite limitari care ar putea pune in evidenta purtatorii de sanatate Kanban, managementul proiectelor si alte 10 utilizari unice ale Trello, altele decat Managementul Proiectelor 10 Utilizari unice ale Trello, altele decat Managementul Proiectelor Trello este o placere a loverului. Abordarea sa în stil Kanban nu era destinată doar gestionării proiectelor. Nu ne credeți? Uită-te la cele zece utilizări unice ale lui Trello. Citește mai mult Instrumentul Trello este o alegere excelentă pentru a scoate lucrurile de pe sol.

Pentru a începe, înregistrați-vă pentru un cont Trello. După ce sa terminat, creați o placă nouă și începeți să creați liste. Fiecare listă va reprezenta o coloană a fluxului dvs. de lucru Kanban, deci numele fiecăruia după o etapă a procesului pe care îl supravegheați. Pentru exemplul meu, am folosit pașii diferiți în direcția creării și publicării unui articol, dar acestea pot fi schimbate pentru orice proiect pe care ați putea lucra.

Cheia este acele cifre foarte importante din antetul fiecărei coloane. Simțiți-vă liber să puneți la dispoziție locurile pentru a începe și a le tweak pe măsură ce vă simțiți pentru procesul dvs. - este posibil să nu știți cu adevărat cât de mult poate curge prin fiecare etapă a proiectului la un moment dat până când ați lucrat cu Kanban pentru puțin timp, mai ales dacă utilizați strategia ca parte a unei echipe.

Odată ce acestea sunt în vigoare, puteți crea cărți care reprezintă sarcini individuale, care apoi vor fi transferate dintr-o listă în alta, după caz. Este esențial ca cineva care folosește tabla să păstreze aceste cărți organizate Cum să păstrați listele Trello organizate mai mult cu cardurile de cărți Cum să păstrați listele Trello organizate mai mult cu cardurile de cărți Organizația Trello poate ieși rapid din mână, dar vă puteți face viața mai ușoară utilizând cardul imaginea se referă la indicații vizuale. Citiți mai mult și respectați numerele stabilite pentru fiecare etapă a procesului.

Cu toate acestea, pentru ca sistemul să funcționeze așa cum a fost intenționat, trebuie să existe o metodă de diferențiere a sarcinilor care au finalizat o anumită etapă a procesului de cele care sunt încă în desfășurare. Pe Trello, etichetele reprezintă cel mai simplu mod de a urmări acest lucru; Am folosit o etichetă verde pentru a indica că o sarcină este gata pentru următoarea etapă și una galbenă pentru a semnala că este încă lucrat - asigurați-vă că o singură etichetă este aplicată pe orice carte dată pentru a evita confuzia.

Mai sus, puteți vedea exemplul exemplului Trello în acțiune - observați că sarcina din coloana "Scriere" nu a fost încă mutată, deoarece nu mai există capacitate în etapa de editare. Atunci când o altă sarcină etichetă galbenă este finalizată și reetichetă în mod corespunzător, sarcina respectivă va fi apoi mutată și statutul acesteia va fi modificat.

Folosind Kanban ca o echipă

Deși poate fi folosit în mod individual, implementarea originală a Kanban a fost ca o metodă de a asigura că grupurile ar putea funcționa ca o unitate coezivă. 5 Setările Foiței Google esențiale pentru munca în echipă 5 Setările foilor Google esențiale pentru teamwork Foi de conținut Google au mai multe funcții pentru a suporta colectiv introducerea și procesarea de date decât credeți. Vă vom prezenta funcțiile și funcțiile Foi de calcul Google care sunt esențiale pentru proiectele de grup. Citeste mai mult . S-ar putea să pară un sfat bine conservat, dar comunicarea și lucrul în echipă sunt două dintre cele mai importante aspecte ale realizării acestei strategii într-un succes la locul de muncă.

Majoritatea mijloacelor digitale de a executa un flux de lucru Kanban, inclusiv Trello, prezintă o metodă de a lăsa comentarii sau mesaje pentru alți utilizatori. În timp ce utilizarea excesivă poate provoca o mare de zgomot alb, este important ca lucrătorii de-a lungul întregului proces să beneficieze pe deplin de instrumentele de comunicare oferite de aceste platforme.

Aceasta contribuie la importanța crucială a muncii în echipă. Principalul sistem al sistemului Kanban este acela că oferă oricărei persoane care se uită la program o idee imediată despre locul unde se formează o strangulare. Aici se plătește colegii care lucrează în mai multe discipline; dacă o etapă a procesului încetinește procesul de producție, transferați o parte din echipa dvs. pentru a vă ajuta.

În funcție de modul în care este stabilit locul de muncă, cel mai bun mod de transmitere a acestor informații poate fi printr-un client de mesagerie instant. Slack este un instrument puternic pentru orice birou și este chiar mai bun atunci când este echipat cu roboți care pot automatiza anumite procese 14 Cel mai bun Bots automatizat de care aveți nevoie pentru dvs. Slack Channel 14 Cel mai bun robot automatizat Aveți nevoie de canalul dvs. Slack Dacă desfășurați o afacere, poate să creeze Slack și să-i facă pe roboți să-și îndeplinească sarcinile menajale 24 de ore din 24 în timp ce tu iei lucruri mai importante, cum ar fi cucerirea lumii. Citeste mai mult .

Utilizarea Kanban ca persoană fizică

Folosind Kanban în timp ce zburați solo are o calitate reflectorizantă și vă ajută să preveniți orice blocaje majore în fluxul de lucru. Mai degrabă decât să vă concentrați asupra locului în care resursele dvs. sunt lansate așa cum ați putea cu un grup, ar trebui să vă uitați în ce etape ai muncii dvs. tind să încetinească procesul general.

Un avantaj de a lucra singur cu Kanban este că nu sunteți constrâns de un programator digital - aceste opțiuni sunt minunate când lucrați în colaborare, dar comoditatea unui program fizic ar putea câștiga dacă sunteți singurul care are nevoie acces.

Folosind o combinație a unui notebook și a unor note post-it - sau chiar a unei panouri pe care o puteți plasa pe peretele biroului dvs. pentru o referință ușoară - elimină orice complicații tehnice din principiile lui Kanban. Nu este pentru toată lumea, dar uneori este preferabilă o soluție pentru hârtie și hârtie 6 Motive simple pentru care hârtia poate fi încă aplicația dvs. pentru productivitate Killer 6 motive simple pentru care hârtia poate fi încă aplicația dvs. de productivitate Killer Hârtia poate fi un instrument mai puternic pentru productivitate decât un computer sau un dispozitiv tactil și nu ar trebui să fie imediat respinse. Nu sunteți convins? Iată câteva motive pentru care hârtia este încă relevantă. Citește mai mult pentru simplitate.

Alte instrumente Kanban

Trello este o modalitate bună de a obține un proces Kanban de bază și de funcționare, dar s-ar putea să doriți să ramificați-o odată ce ați găsit piciorul. Leankit este o soluție care oferă o încercare gratuită de 30 de zile și este specializată în susținerea metodologiei Kanban, precum și a altor strategii, cum ar fi Scrumul Scrum - o aplicație extrem de simplă pentru gestionarea proiectelor. Project Management App pentru grupuri Citește mai mult .

Opțiunile specifice Kanban sunt, de asemenea, acolo. Kanbanery oferă un interfață inteligentă foarte inteligentă, cu foarte puțină distracție de la locul de muncă, cu planuri gratuite disponibile pentru echipe cu mai puțin de doi membri, organizații caritabile sau proiecte cu sursă deschisă. Între timp, KanbanFlow oferă instrumente mobile cuprinzătoare și integrare puternică cu Pomodoro pentru a spori un produs de bază foarte puternic.

Ați avut succes în implementarea lui Kanban la locul de muncă? Învață despre strategie pentru prima dată și ai mai multe întrebări? Distribuiți experiențele și întrebările dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos.

Explorați mai multe despre: GTD, Productivitate, Trello.