Cum să răspundeți la toate e-mailurile în modul corect

În 1971, primul e-mail trimis a fost trimis de la un calculator la altul. Acum, 269 miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi.

Este imposibil să vă imaginați cât de multe dintre aceste e-mailuri nu sunt necesare. Cât de multe servesc numai pentru a provoca mai multe confuzii. Pentru a arde și mai multă atenție și răbdare a destinatarilor lor.

Dar un lucru este sigur: dacă mai mulți oameni au început să răspundă la e-mailuri în mod eficient 5 Instrumente pentru a scrie mai bune e-mailuri pe care oamenii vor citi și să răspundă la 5 instrumente pentru a scrie mai bune e-mailuri pe care oamenii le va citi și răspunsul la scriere nu este toată cupa de ceai. Dar nu trebuie să fii un mare scriitor care să trimită un e-mail grozav. Tot ce aveți nevoie sunt câteva instrumente pentru a asigura mesaje de calitate. Citește mai mult, ne-ar fi cu toții legat la cutiile noastre de poștă electronică puțin mai strâns și anxietatea noastră de e-mail Cum să comandați Gmail Inbox Anxietatea Cum să comandați Gmail Inbox Anxietate Atât de multe e-mailuri, atât de puțin timp. Vă simțiți așa atunci când este vorba de gestionarea inbox-ului Gmail? Vă vom arăta setări simple și instrumente utile pentru a organiza și a proteja stresul din căsuța poștală Gmail. Citește mai mult ar fi un pic mai puțin debilitante.

Cea mai evidentă soluție nu este doar aici “răspuns inline,” dar răspunsul inline cum se cuvine. Răspunsul inline este locul în care răspundeți în interiorul corpului principal al e-mailului, în loc să scrieți propriul e-mail de la zero.

Răspunsul inline este ceva pe care majoritatea dintre noi deja îl fac din când în când. Dar ar trebui să răspundem în linie departe mai des. Și ar trebui să facem acest lucru cu câteva reguli în minte pentru a păstra acele fire complicate de e-mail organizate și ușor de urmărit.

Răspundem la e-mail greșit

Opusul răspunsului inline este ceea ce se numește deseori “Top postare.” Aici găsiți răspunsul la un e-mail și începeți să tastați în partea de sus a casetei de text. Acesta este modul în care se compune majoritatea e-mailurilor de astăzi. Dar dacă nu aveți de-a face cu conversații extrem de simple prin e-mail, postarea de top poate provoca tot felul de probleme.

În primul rând, atunci când postarea de top, referindu-se la e-mail inițial devine un hassle uriaș, care implică spălare prin e-mail după e-mail pentru a găsi ceea ce căutați. Apoi, trebuie să vă întoarceți în jos la e-mailul pe care îl compuneți pentru a parafraza ceea ce tocmai ați găsit, în afara contextului și, adesea, lipsesc punctele importante.

Uneori, un destinatar poate răspunde la e-mailul dvs. într-un thread complet nou de e-mail, ceea ce înseamnă că conversația dvs. se întâmplă acum în două sau mai multe fire separate.

prin GIPHY

Dacă vă aflați într-o conversație de grup, lucrurile devin chiar mai dezamăgitoare. Urmăriți cine răspunde la ce, când și la ce răspunsuri au fost acestea răspunsurile devin o fetiță aproape imposibilă.

Replicarea în linie este soluția

În loc de top post, atunci ar trebui să răspundem in linie - adică în interiorul corpului mesajului original de e-mail. În Outlook și Apple Mail, puteți vedea mesajul original de îndată ce ați lovit răspunsul. În Gmail, trebuie doar să apăsați cele trei puncte din partea de jos a ecranului pentru a afișa conversația.

Bacsis: Pentru a elimina verticala “citat” line din răspunsul dvs. în Gmail, evidențiați întregul e-mail, apoi dați clic pe liniuță mai mică buton.

Răspunsul inline rezolvă problema că trebuie să parcurgi masele de mesaje, deoarece e-mailul original este inclus și poate fi căutat în cel mai recent mesaj pe care îl primești în acea conversație. Aceasta înseamnă că totul este păstrat în context.

În plus, nu trebuie să pierdeți timpul sumarând răspunsurile altor persoane sau să copiați fragmente de e-mailuri doar pentru a vă face propriile răspunsuri sensibil. Cu răspunsuri inline, totul este disponibil pentru oricine să se adreseze în orice moment.

Și pentru fire care implică mai mulți oameni, distingând cine a spus ceea ce, și în răspunsul la care, este ușor (dacă este făcut în mod corespunzător).

Inline răspund corect

Atunci când majoritatea respondenților răspund în linie, ei scriu pur și simplu răspunsurile lor alături de textul pe care doresc să le răspundă și fac acest lucru cu caractere aldine sau roșii.

Acest lucru este departe de ideal. De îndată ce cineva deschide un e-mail în text simplu, nu poate vedea acest format. Și de îndată ce sunt mai mult de câteva persoane într-un fir, lucrurile se pot dezordonat repede.

Deci, iată un ghid rapid cum se cuvine inline răspuns care este scalabil și va păstra confuzia la un nivel minim.

1. Nu se bazează pe formatare

După cum sa menționat, în unele cazuri, un destinatar poate să nu poată vedea formatarea pe care o includeți într-un e-mail (de exemplu, aceștia pot prefera textul simplu). Dacă cineva este de culoare orb, pot fi dificil să urmeze fire care conțin mai multe culori.

Prin toate mijloacele, utilizați formatarea pentru a face mai ușor de găsit răspunsurile atunci când scanați un e-mail. Dar nu te baza numai pe el.

2. Prefața răspunde cu numele dvs.

Mai degrabă decât să vă bazați pe formatare, obțineți obiceiul de a vă preface toate răspunsurile cu numele dvs. și, dacă aveți nevoie să fiți organizat în mod special, data. Cereți tuturor destinatarilor să facă același lucru.

În prezent, în Gmail, nu aveți de ales decât să introduceți numele dvs. manual. Același lucru este valabil și pentru aplicația mereu blandă pentru Apple Mail.

Dacă utilizați Outlook, cu toate acestea, există o funcție pentru a vă preda automat răspunsurile cu numele dvs. Pentru a face acest lucru du-te la Fișier> Opțiuni> E-mail. Apoi du-te la Răspunsuri & înainte, verifică Comentariile prefață cu și introduceți numele în caseta de text. Când răspundeți în corpul unui e-mail, numele dvs. va apărea automat în paranteze.

Mailbird are, de asemenea, această opțiune în mod implicit.

3. Folosiți linii de rupere, vă rugăm

Ori de câte ori lăsați un răspuns inline, acesta ar trebui să fie pe o linie nouă, mai degrabă decât o introducere în mijlocul propoziției sau la sfârșitul unui paragraf.

Acest lucru face mult mai ușor pentru alte persoane să răspundă la comentariile dvs. și face scanarea conversației întâmplătoare în jurul fiecărui punct mult mai raționalizată.

4. Răspunsuri multi-nivel indentate

Când se adresează mai multe puncte într-un singur e-mail, veți avea mai multe fire în cadrul unui singur mesaj.

Pentru a păstra aceste organizate, ar trebui să indentați răspunsurile filetate, astfel încât este evident ce comentarii se referă la fiecare punct. Eu personal găsesc folosind paranteze unghiulare (>) cele mai intuitive caractere aici, ca puncte bullet poate să nu apară în e-mailuri text simplu.

Acest lucru vă va economisi mult efort, încercând să vă dați seama la ce parte a conversației trebuie să fiți atenți.

5. Ultima stațiune: Utilizați un instrument mai bun

Nimeni nu se preface că răspunsurile inline reprezintă soluția perfectă aici. Dar dacă nu aveți altă alegere decât să utilizați e-mailuri, faceți timp pentru a scrie e-mailuri care sunt eficiente și eficiente Cum să scrieți e-mailurile profesionale perfecte (susținute de date) Cum să scrieți e-mailurile profesionale perfecte principala formă de comunicare în afaceri. Pentru a reuși în acest mediu, trebuie să învățați cum să compuneți e-mailuri profesionale eficiente. Vă arătăm nouă trucuri simple care s-au dovedit a funcționa. Citeste mai mult . Pe baza motivelor de mai sus, răspunsul inline este cel mai bun mod de a menține proiectele în derulare. De asemenea, îi ajută pe toți să țină pasul cu mai multe conversații în cadrul mesajelor de e-mail, fără a fi nevoie să pierdeți timpul în căutarea unor liste lungi de e-mailuri anterioare.

Dacă găsiți că răspunsurile inline devin prea complexe sau dacă colegii dvs. nu pot obține obiceiul de a răspunde în mod corespunzător în mod corespunzător, poate că este timpul să căutați un instrument diferit.

Instrumentele de comunicare, cum ar fi Slack, Yammer și Huddle, fac mai ușoară comunicarea complexă a echipei. Mai degrabă decât să continuați să luptați cu e-mailul, atunci este posibil să încercați una dintre acestea.

Imprastie vestea

Când adoptați aceste simple reguli de răspuns inline, mulți destinatari vor aprecia cât de eficient acest comportament de e-mail 5 Instrumente care vă pot ajuta să scrieți mai bune email-uri 5 Instrumente care vă pot ajuta să scrieți mai bine emailuri Toată lumea încă încearcă să rezolve problema e-mailului. Deci, hai să vorbim, de asemenea, despre cel mai de bază obicei al tuturor - arta de a scrie e-mailuri mai bune. Cu ajutorul unor instrumente reci. Citește mai mult este și începe să-ți imite abordarea în mod natural.

Dacă nu copiază în mod firesc eticheta dvs. de e-mail cu grijă, trageți-le pe ea. Trimiteți-i acest articol. Descrieți modul în care doriți să răspundă și explicați că va salva multe mesaje greșite, timp pierdut și pierderea contextului.

Nu există niciun dezavantaj.

Credeți că aceste reguli vă vor ajuta să rămâneți în fruntea firelor complexe de e-mail? Există alte sfaturi de răspuns în linie care credeți că ar fi de ajutor?

Credit de imagine: sangoiri / Depositphotos

Explorați mai multe despre: Apple Mail, Sfaturi pentru e-mail, Gmail, Microsoft Outlook.