Cum să configurați un e-mail care nu răspunde la serviciul de birou înainte de a merge într-o excursie

Nu v-ar plăcea să mergeți în vacanță, știind că nu trebuie să vă verificați e-mailul? Dacă nu vă puteți baza pe un asistent care să tindă la comunicarea dvs. digitală în timp ce sunteți departe, un mesaj "în afara biroului" este următorul lucru bun.

Iată câteva sfaturi despre cum să configurați un autoresponder cu Gmail și ce să păstrați în minte.

Reduceți încărcătura înainte de a pleca

Asigurați-vă că pentru a șterge căsuța poștală 6 Modalități de recuperare a primăriilor dvs. de e-mail 6 moduri de recuperare a e-mailului dvs. de poștă electronică Există altceva care este la fel de util, răspândit și frustrant ca un inbox de poștă electronică? A fost în jur pentru totdeauna și continuăm să o folosim, și atâta timp cât îl vom folosi, oamenii ca mine vor ... Citiți mai multe și răspundeți la cererile deschise înainte de a pleca. Comunicați că veți fi plecați. De exemplu, puteþi adãuga datele de timp planificate pentru a vã deplasa la semnãtura dvs. de e-mail pe care le puteþi beneficia de puterea de semnături de e-mail, de asemenea, puteþi beneficia de puterea de semnaturi de e-mail O semnãturã vã spune ceva despre o personalitate. La fel cum doi scriu abia la fel, ei semnează și altfel. Așa a apărut "știința" grafologiei. Dar vârsta digitală și e-mailul ... Citește mai mult de o săptămână sau două înainte de călătorie. În acest fel, contactele dvs. sunt mai puțin susceptibile de a vă inunda cutia poștală atunci când sunteți plecați.

Dacă nu aveți încă un sistem de gestionare a e-mail-ului dvs., acesta este momentul să vă familiarizați cu Inbox Zero Flowchart Mențineți Inbox Zero Daily cu această diagramă de flux Mențineți Inbox Zero Daily cu această diagramă personală Încerc să mențin Inbox Zero în ciuda primirii a peste 500 de e-mailuri zilnic. Sunt e-mailuri necitite de la zero - așa e bine, adresez fiecare email trimis în fiecare dimineață. Și încredere ... Citește mai mult. Pe scurt, ștergeți e-mailurile care nu sunt relevante, delegați sarcini pe care nu le puteți rezolva, rezolvați imediat sarcinile dacă durează mai puțin de două minute sau le puneți pe lista dvs. de activități dacă durează mai mult de atât.

De asemenea, s-ar putea să doriți să vă dezabonați de la buletinele de știri e-mail Clear Out Inbox: Dezabonare rapidă de la buletinele de știri multiple cu aceste instrumente Ștergeți mesajele primite: Dezabonarea rapidă din mai multe buletine de știri cu aceste instrumente Dezabonarea de la buletine informative este mai mult decât spam. Cele mai multe buletine de știri care completează inbox-ul nostru nu vând medicamente sau oferind premiu - sunt buletine de știri autentice de la companii de încredere pe care noi ni le-am abonat ... Citiți mai multe, dacă veți fi plecați o perioadă mai lungă.

Pregătiți-vă e-mailul dvs. Autoresponder

Indiferent de cât de bine comunicați concediul dvs. programat, oamenii vor încerca în continuare să vă contacteze. Un autoresponder le va aminti de absența ta. Urmați această strategie:

• Adăuga informații de contact pentru probleme urgente la răspunsul dvs. auto. Aceasta ar putea fi adresa de e-mail a unui coleg de încredere sau un număr de telefon sub care puteți fi contactat în caz de urgență.
• Configurați autoresponder numai pentru persoanele din lista de contacte. Acest lucru împiedică persoanele aleatorii să obțină numărul dvs. de urgență sau alte detalii de contact.
• Înființat redirecționează e-mailuri importante. Dacă așteptați să auziți de la cineva specific sau pe un anumit subiect, asigurați-vă că e-mailurile importante sunt direcționate către un coleg care poate răspunde imediat.

Configurați Respondentul pentru vacanțe Gmail

Puteți găsi serviciul Gmail Responderul de vacanță în setări generale. Dați clic pe pinionul din partea dreaptă sus a intrării dvs. și mergeți la partea de jos a paginii General tab. Alegeți datele, compuneți mesajul dvs. WYSIWYG (text formatat / îmbogățit) sau Text simplu, și reporniți răspunsul de vacanță. Pentru a împiedica străinii sau spamerii să dețină informații suplimentare de contact sau să afle că contul dvs. de e-mail este activ, selectați trimiteți doar un răspuns persoanelor din Contacte. Gmail vă permite să setați o primă și una opțională ultima zi, ceea ce înseamnă că nu va trebui să vă amintiți să dezactivați autoresponderul atunci când vă întoarceți.

Redirecționați e-mailurile selectate utilizând filtrele Gmail

Respondentul pentru vacanțe este un mesaj standard care - în timp ce este activ - este trimis oricui (în lista dvs. de contacte) care vă trimite un e-mail. După cum sa menționat mai sus, unele e-mailuri ar putea necesita un răspuns imediat și personal. Aici intră filtrele Gmail.

Rețineți că în Gmail puteți trimite numai e-mailuri către adrese de e-mail confirmate. Dacă doriți să trimiteți e-mailuri unui coleg, veți avea nevoie de ajutorul lor. Dați clic pe pinionul din partea dreaptă sus a intrării dvs. Gmail, selectați Setări, și comutați la Redirecționarea și fila POP / IMAP. Apasă pe Adăugați o adresă de redirecționare , introduceți adresa de e-mail de redirecționare și faceți clic pe Următor → pentru a declanșa e-mailul de confirmare. Colegul dvs. va primi un cod și instrucțiuni privind modul de confirmare a solicitării. Dacă vă redirecționează e-mailul, puteți introduce și codul de confirmare pentru a vă verifica adresa de e-mail.

Pentru a configura filtrul, extindeți opțiunile de căutare de deasupra intrărilor Gmail. Introduceți adresa de e-mail a expeditorului în din câmp sau cuvinte cheie în subiect sau are cuvintele camp. Aveți posibilitatea să adăugați mai multe adrese de e-mail și să utilizați operatori de căutare deveniți mai buni la găsirea de lucruri cu motoarele de căutare: Boolean Search Logic Explained deveni mai bun la găsirea de lucruri cu motoarele de căutare: Boolean Search Logic Explained Este nevoie doar de mii de servere Google o jumătate de secundă pentru a interoga aproximativ 50 miliarde de pagini indexate, vă durează mult mai mult pentru a scana numai prima pagină a rezultatelor căutării. În plus, ... Citește mai mult pentru a conecta mai multe cuvinte cheie.

Clic creați un filtru cu această căutare în partea dreaptă jos și în fereastra următoare alegeți acțiunea. În exemplul afișat mai jos, am selectat o adresă de e-mail de redirecționare și am aplicat o etichetă e-mailului trimis. Dacă faceți același lucru, puteți identifica rapid e-mailurile redirecționate pe baza etichetei după ce vă întoarceți din vacanță.

În loc de a redirecționa e-mailuri, puteți seta, de asemenea, un răspuns personalizat conservat E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate Nu aveți timp să gătești masa de prânz? Nici o problemă, apuca o cutie. Aveți nevoie de niște chiuvete de camping care nu vor merge rău? Ușor, ia niște conserve. Obosit de a scrie aceleași răspunsuri la e-mail? Încercați e-mailuri conservate! Gândiți-vă ... Citește mai mult pentru anumiți expeditori sau subiecte. Yaara a explicat anterior cum funcționează exact acest lucru.

Pregătirile finale înainte de plecare

Ar fi destul de dezamăgitor dacă sistemul dvs. atent setat nu a reușit. Imaginați-vă stresul de întoarcere. Este esențial să vă testați mesajele din birou și înainte de a pleca. Puteți utiliza propria adresă de e-mail secundară și filtrele manechinului pentru a testa autorespondere, filtre și înainte.

Ceea ce ar fi la fel de jenant este dacă răspunsul tău la vacanță a rămas activ după mult timp după ce te-ai întors acasă. Dacă aveți o listă de activități sau un calendar, creați o sarcină sau o programare pentru a dezactiva autoresponderul și / sau filtrele la întoarcere.

Iată o mică recapitulare a întregii proceduri de la Steve Dotto:

Ce să faceți atunci când vă întoarceți

Sperăm că sistemul dvs. a funcționat și că toate e-mailurile urgente au fost tratate de colegul dvs. prietenos. Când sunteți gata să vă ocupați de căsuța dvs. poștală, urmați acești pași:

• Opriți răspunsul de vacanță.
• Dezactivați filtrele specifice pentru vacanță și înainte.
• Du-te prin inbox folosind strategia Inbox Zero 4 Pași simpli pentru a obține și menține Inbox Zero în Gmail 4 pași simpli pentru a obține și menține Inbox Zero în Gmail Citiți mai detaliat mai sus.
• Verificați dosarul Trimis sau o etichetă pe care ați utilizat-o pentru a vedea ce e-mailuri au fost transmise sau primite un răspuns conservat.
• Luați legătura cu colegii care au tratat e-mailurile urgente și cereți-i să vă aducă la maxim.
• Urmează acolo unde este necesar.
• Re-abona la buletine de știri, dacă este necesar.

Acest lucru poate fi făcut în alți clienți de e-mail?

Cu siguranță. Puteți seta filtrele de răspuns automat în Thunderbird Cum să configurați Mozilla Thunderbird pentru răspunsurile automate și emailurile programate Cum să configurați Mozilla Thunderbird pentru răspunsurile automate și e-mailurile programate Dacă e-mailul se simte copleșitor, poate că este timpul să configurați funcția de auto- răspunsurile și e-mailurile programate. Iată cum puteți face acest lucru în Mozilla Thunderbird, clientul de e-mail de pe desktop, gratuit și gratuit. Citiți mai multe, pe care le-am acoperit anterior. De asemenea, Outlook vă permite să configurați notificări de birou.

Utilizați alt client de e-mail sau aveți mai multe sfaturi pentru a gestiona răspunsurile autohtone de e-mail? Vorbiți și împărtășiți întrebările sau observațiile în comentariile dvs.!

Image Credit: Inbox Zero prin hipermarketuri prin intermediul Flickr

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Gmail.