Cum se configurează un e-mail din Office Responder în Outlook

Ce obțineți când combinați o vacanță de două săptămâni cu o viață de lucru ocupată? Un proiect gigantic vă așteaptă odată ce vă întoarceți acasă - doar treci prin toate aceste e-mailuri! Așteptați - de ce să nu permiteți răspunsul în afara Outlook în Outlook și să automatizați câteva dintre aceste răspunsuri pentru dvs.?

Aici, la MakeUseOf, ne-am ocupat de modul în care puteți face acest lucru în Gmail, cum ar fi instrucțiunile de răspuns ale vacantei de la Tina. Cum să configurați un e-mail care nu răspunde la un birou înainte de a merge într-o călătorie Cum să configurați un e-mail care nu răspunde la serviciul înainte de a merge o călătorie Nu v-ar plăcea să mergeți în vacanță știind că nu trebuie să vă verificați e-mailul? Dacă nu vă puteți baza pe un asistent în timp ce vă aflați departe, întoarceți-vă la autorespondere în Gmail. Citiți mai multe și metoda lui Mark de a face acest lucru utilizând un filtru de e-mail Creați un răspuns automat prin e-mail cu noul filtru Gmail Creați un răspuns automat prin e-mail cu noul filtru Gmail Citiți mai multe. Singurul client pe care nu l-am acoperit încă este Outlook. Din păcate, spre deosebire de Gmail, versiunea gratuită a Outlook.com nu oferă funcția de răspuns în afara funcției. Cu toate acestea, dacă aveți Outlook 2010 și un cont pe un server MS Exchange - pe care multe companii le oferă angajaților - atunci aveți noroc.

Utilizarea răspunsului din afara biroului în Outlook

Microsoft a făcut extrem de simplu să înființeze un sistem automatizat care să trimită răspunsuri instantanee oricui vă trimite un e-mail în timp ce vă aflați departe de birou. Nu contează dacă este doar în decurs de 24 de ore sau în timpul unei vacanțe de 2 săptămâni, puteți configura clientul Outlook să răspundă exact cum doriți și pentru exact timpul necesar.

Pentru a accesa aceste setări în Outlook 2010, sub butonul Logo Windows, selectați Info. Aici veți vedea un buton mare care citește “Răspunsuri automate” cu o ușă și o pictogramă săgeată.

Faceți clic pe butonul Răspuns automat pentru a lansa instrumentul Out of Office din Outlook. Fereastra pop-up pe care o veți vedea este mult mai avansată decât vă dați seama. La prima vedere, este o modalitate rapidă de a permite “Trimiteți răspunsurile automate” și doar tastați o notă rapidă că Outlook va trimite în mod automat în numele dvs. oricui vă trimite prin e-mail Orice utilizator Google+ vă poate trimite e-mailuri în Gmail Acum (și aici cum să îl dezactivați) Orice utilizator Google+ vă poate trimite e-mailuri în Gmail Acum Iată cum să îl dezactivați) De acum, orice utilizator Google+ vă va putea trimite un mesaj pe Gmail. Pentru a trimite un mesaj, tot ce trebuie să faceți este să adăugați persoana respectivă în Google+. Citeste mai mult .

Cu toate acestea, după o inspecție mai atentă, veți vedea că aici există mult mai multă funcționalitate decât cea a ochiului.

Mai întâi, puteți defini un anumit interval de date pentru a activa caracteristica de răspuns automat, astfel încât atunci când vă întoarceți din concediu, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la amintirea opririi!

Veți observa, de asemenea, că există două file. Cel din stânga este pentru a seta un răspuns automat Nu scrieți-mi: Răspuns automat Mesaje text în timp ce sunteți ocupat Nu vă trimiteți mesaje text: Răspuns automat Mesaje text în timp ce sunteți ocupat Citiți mai multe numai pentru persoanele care vă trimit prin e-mail în interiorul companiei.

Fila din stânga este locul în care puteți configura un răspuns specific pentru oricine vă trimite prin e-mail din afara companiei dvs..

Setarea regulilor de e-mail

Veți observa în partea de jos a acestei ferestre, este un mic buton aparent nesemnificativ etichetat “Reguli ... ”

Acest buton este de fapt destul de semnificativ pentru că vă permite să definiți în continuare modul în care Outlook va răspunde automat definind persoane specifice, cuvinte în subiect sau corp sau dacă e-mailul a fost trimis direct sau CC'd.

Puteți crea aici reguli foarte specifice. De exemplu, puteți crea o regulă conform căreia, dacă mama dvs. vă trimite prin e-mail, puteți transmite acest e-mail către un cont personal pe care îl veți monitoriza în timpul vacanței dvs. (sau trimiteți-l direct în coșul de gunoi, în funcție de relația dvs. cu mama dvs.).

Ea devine și mai interesantă atunci când faceți clic pe “Avansat… ” buton.

Aici puteți defini mai multe specificații despre ce mesaje doriți să răspundeți într-un mod diferit de răspunsul standard auto. Puteți alege mesaje peste sau sub o anumită dimensiune, când au fost primite, nivelul lor de importanță și multe altele.

Creați un răspuns de la birou cu reguli de e-mail

Saikat a oferit câteva sfaturi despre utilizarea filtrelor Outlook MS Outlook Sfat: Cum să organizați automat emailurile primite MS Outlook Sfat: Cum să organizați automat e-mailurile primite Citiți mai mult înainte și Jack a făcut același lucru pentru filtrele Google, Hotmail și Yahoo Cum să configurați e-mail Filtre în Gmail, Yahoo Mail și Outlook Cum se configurează filtrele de e-mail în Gmail, Yahoo Mail și Outlook Filtrarea prin e-mail este cel mai bun instrument pentru păstrarea inbox-ului tău și organizat. Iată cum să configurați și să utilizați filtre de e-mail în Gmail, Yahoo Mail și Outlook. Citeste mai mult . Dacă vă gândiți la asta, răspunsul în afara biroului este de fapt o versiune alternativă a ceea ce ați putea face dacă ați făcut clic pe Gestionați regulile din meniul Outlook.

Utilizând Expertul regulilor, defilați în jos până la opțiunea pentru a verifica mesajele “primit într-un anumit interval de date”.

Definiți data ca fiind începând cu momentul în care vă îndreptați spre vacanță, până când intenționați să vă întoarceți acasă.

În cele din urmă, tot ce trebuie să faceți este să definiți răspunsul sau acțiunea pe care doriți ca regula să o ia atunci când mesajele primite îndeplinesc acest criteriu și aveți, în esență, un răspuns din birou!

După cum puteți vedea, nu există niciun motiv că nu puteți răspunde la e-mailuri chiar și atunci când sunteți în vacanță! Tot ce trebuie să faceți este să vă acordați timp pentru a spune Outlook cum doriți să vă răspundă și oamenii vor crede că sunteți la fel de productiv ca și dumneavoastră, chiar dacă vă aflați la o plajă, savurând o margarită.

În ce mod creativ folosiți răspunsul Outlook din afara biroului? Aveți câteva sfaturi sau povestiri bune? Trimiteți-le în secțiunea de comentarii de mai jos!

Creditele de imagine: mâna robotului prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Microsoft Outlook.