Planul perfect de întâlnire (modelele incluse)

Ați primit vreodată o solicitare de întâlnire la locul de muncă și pur și simplu ți-ai zgâriat capul? Vă întrebați exact la ce este vorba întâlnirea, ce va fi discutat și, poate, chiar de ce ați fost invitați. Te uiți la ceilalți invitați care speră să ai un indiciu, dar încă nu ai cuiva.

Unii spun că dacă primiți o invitație vagă de întâlnire, trebuie doar să o refuzați. Acum, dacă sunteți de acord sau nu, dacă sunteți coordonatorul, merită riscul ca zgârietorii să scadă doar pentru că sunt încurcați?

Cu o mică preconcepție și cu instrumentele potrivite, vă puteți asigura că obiectivul dvs. de întâlnire este clar Fed Up de întâlniri ineficiente? Trimiteți aceste 8 reguli către șeful tău hrănit de întâlniri ineficiente? Trimiteți aceste 8 reguli șefului dvs. Dacă o întâlnire este bine organizată, nu există niciun motiv pentru care nu poate crește productivitatea, simțul scopului și moralul. Iată câteva reguli de urmat pentru întâlniri eficiente. Citește mai mult și reduce riscul declinului participanților din cauza unei cereri neclunse de întâlnire.

Planificați-vă cu 5 Ws

Înainte de a trimite în mod întâmplător solicitarea de întâlnire, gândiți-vă prin utilizarea celor care, ce, când, unde și de ce.

1. Cine să invite

De multe ori, oamenii trimit invitații de întâlnire care includ prea mulți participanți sau doar cei rău. Înainte de a vă răspunde la aceste întrebări:

• Care ar trebui să fi invitat?
• Care este necesar la discuție?
• Care are cunoștințele necesare pentru acest scop?

Nu invităm doar pe toți Adevărul despre întâlniri - și este urât Adevărul despre întâlniri - și o întâlnire urâtă sunt menite a fi productive, nu? Citiți mai multe în departament deoarece nu sunteți siguri.

2. Despre ce este vorba întâlnirea

Aceasta este cea mai importantă parte a planificării. Gândiți-vă la ce anume este vorba despre întâlnire, care este obiectivul și care ar trebui să fie rezultatul așteptat. Dacă nu puteți stabili singur punctul de întâlnire, atunci este probabil prematur.

3. Când întâlnirea va avea loc

Acest lucru nu poate părea o piesă importantă dacă lucrați într-un mediu de birou mic. Dar pentru companii mai mari sau întâlniri mai mari, este esențial. Aveți participanți care sunt la distanță, locuiesc într-un alt fus orar și lucrează în aceleași ore ca ceilalți?

Asigurați-vă că alegeți un timp care este accesibil pentru toți Evitați stresul de over-programare cu 10 Smart Google Calendar Sfaturi Evitați stresul de over-programare cu 10 Smart Google Sfaturi Calendar Secretul de a stresului folosind un calendar este simplu: taie lucrurile de care nu ai nevoie, fă-ți timp pentru lucrurile pe care le iubești și păstrează-le totul organizat. Utilizați aceste zece sfaturi. Citeste mai mult .

4. În cazul în care întâlnirea se va desfășura

Acest lucru este, de asemenea, esențial atunci când vă planificați întâlnirea dacă aveți participanți din afara locației. Va fi necesar un apel de conferință? În cazul în care o întâlnire web GoToMeeting Sfaturi pentru următoarea dvs. întâlnire online GoToMeeting Sfaturi pentru următoarea dvs. întâlnire online GoToMeeting vă poate ajuta să vă faceți întâlniri online cu succes. Este gratuit pentru până la trei participanți. Vă vom arăta cum să configurați, să vă alăturați și să pregătiți întâlnirile înregistrate. Citește mai mult să fii planificat? Sau pur și simplu trebuie să rezervați o sală de conferințe la fața locului? Asigurați-vă că gândiți-vă înainte pentru a se potrivi cu cei la care vă așteptați să participați.

5. De ce este necesară întâlnirea

Acest lucru este la fel de important ca și întrebarea. De ce este o întâlnire necesară? Poate fi rezolvat obiectivul fara ospitalitate? Ar putea un pic de cercetare să ofere răspunsul? Aveți suficiente informații pentru a organiza întâlnirea în acest moment?

Amintiți-vă că întâlnirile îndepărtează timpul de la îndatoririle tuturor celor implicați. Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să risipiți timpul participanților dvs. Stop Wasting Time și să începeți cu întâlniri productive cu MinutesPad pentru Android Nu pierdeți timpul și începeți să aveți întâlniri productive Cu MinutesPad pentru întâlnirile Android au un rau rău ca timp ineficient de chiuvete. Nu trebuie să fie așa: se pare că există speranță pentru o întâlnire productivă încă. Citeste mai mult .

Creați Agenda de întâlnire

Acum că ați răspuns celor cinci W, folosiți-le pentru a lucra la invitația de întâlnire și la ordinea de zi. Și da, o agendă de întâlniri este aproape întotdeauna necesară dintr-o varietate de motive.

O agendă a întâlnirilor permite participanților:

• Cunoașteți scopul și obiectivul întâlnirii.
• Vedeți punctele de discuție și puteți să vă planificați înainte sau să pregătiți întrebări.
• Vezi ce se așteaptă la sfârșitul întâlnirii sau ce ar trebui să rezolve întâlnirea.
• Urmați-vă de-a lungul ședinței și rămâneți pe drumul cel bun.

Începeți cu un șablon

Cea mai bună modalitate de a crea agendă este să începeți cu un șablon. Acest lucru nu numai că vă economisește timp, ci conține deja conturul de care aveți nevoie pentru detalii. Iată doar câteva opțiuni pentru șabloane de agendă de întâlnire Cele 15 cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word Cele 15 cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word Aceste șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word vă pot ajuta să începeți cu orice fel de întâlnire. Citiți mai multe pe care le puteți verifica pentru Microsoft Word. Ele sunt suficient de flexibile pentru orice tip de întâlnire sau dimensiune.

Acest șablon de agendă este minunat deoarece include un șablon de minute de întâlnire bine format. Cu o descărcare, obțineți amândouă. Cu un tabel frumos, toată lumea poate vedea clar obiectivul, lista participanților și ordinea de zi a subiectelor. O altă secțiune utilă arată ceea ce participanții ar trebui să aducă la întâlnire, adesea o piesă uitată.

Următorul șablon de agendă este o opțiune bună. Ca și celălalt, puteți vedea cu ușurință obiectivele, subiectele agendei și toate elementele de acțiune anterioare. Dar include, de asemenea, domenii pentru elemente de acțiune noi pe care le puteți înregistra în timpul întâlnirii, precum și un loc pentru note.

Iată un alt șablon pentru a arunca o privire la faptul că este curat și clar. La fel ca prima, este prezentată într-un format de tabel de bază, cu secțiuni ușor de citit. În plus, oferă spațiul pentru ceea ce participanții ar trebui să aducă la întâlnire.

Cum se pregătește o agendă eficientă

Odată ce ați decis cu privire la șablonul agendei ședinței, este important să o completați în mod efectiv. Fiți clari, exacți și faceți tot ce este mai bun pentru a nu lăsa nimic deschis la interpretare. Secțiunea participant este cea mai simplă piesă, dar celelalte trebuie comunicate bine.

Obiectivul de întâlnire

Acest lucru ar trebui să fie unul simplu la două propoziții (cel mult) obiectiv pentru întâlnire. Acest lucru vine de la Ce întrebare de sus că vă veți întreba pe voi înșivă. De exemplu, spuneți că întâlnirea dvs. are ca scop examinarea celor trei opțiuni de aspect al interfeței utilizator pentru noul site web.

Obiectivul dvs. ar trebui să precizeze exact acest lucru și nu ceva asemănător “vorbi despre un nou site web”. Acesta din urmă este vag, nu indică o parte din site pentru a discuta și, în general, este neclar.

Reuniți subiectele Agendei

Aici veți lista fiecare parte pe care intenționați să o discutați. Din nou, acest lucru trebuie să fie clar, astfel încât cei care se așteaptă să se adreseze unui subiect se pot pregăti.

Folosind exemplul de mai sus, în cazul în care proiectantul web Bill este de așteptat să furnizeze pro, contra, și cele trei opțiuni de aspect, spuneți așa. Nu spuneți pur și simplu: vorbiți despre aspecte. Will Bill știe exact ce vrei să discutăm? Dacă spui asta, o va face.

Elemente pentru a aduce

Dacă vă așteptați ca participanții dvs. să furnizeze informații, materiale, imagini sau orice altceva, utilizați această secțiune. Nu presupuneți că pur și simplu pentru că un participant arată că vor oferi ceea ce speri.

Pentru exemplul nostru cu Bill, ați fost clar pe subiectul agendei, care este perfect. Cu toate acestea, pentru a vă asigura că aduce o listă de argumente pro și contra pentru fiecare aspect, împreună cu imaginile acestor planuri, adăugați-o la secțiunea corespunzătoare a agendei.

Furnizați elemente înaintea timpului

Dacă este posibil, atașați ordinea de zi la solicitarea de întâlnire atunci când o trimiteți. Acest lucru vă permite participanților să o aibă la îndemână atunci când sosește timpul de întâlnire și le permite să știe exact ce să se aștepte. Acest lucru este și mai important dacă programați o întâlnire de ultim moment.

Dacă trimiteți solicitarea de întâlnire cu mult înainte, puteți prefera să așteptați pe ordinea de zi. Ar putea fi o lucrare în desfășurare sau ați putea aștepta mai multe detalii pentru aceasta. În acest caz, asigurați-vă că includeți obiectivul întâlnirii, un scurt rezumat al subiectelor și elemente preliminare pentru a introduce cererea.

Apoi, precizați că agenda oficială va fi trimisă X data care ar trebui să fie cu cel puțin trei zile înainte de reuniune. Dacă puteți, este, de asemenea, o idee inteligentă de a imprima copii ale agendei Cum să imprimați Documentele Microsoft Office în modul corect Cum să imprimați documentele Microsoft Office în modul corect Cum ar fi posibilă imprimarea documentelor exact așa cum doriți? Noi putem ajuta! Vă vom arăta toate opțiunile de imprimare și vă vom ajuta să alegeți setările potrivite pentru documentele tipărite perfect. Citiți mai multe și le aduceți la întâlnire. Există întotdeauna un participant care uită de a lor.

Pregătește-te pentru a captura minutele întâlnirii

Dacă ați urmat acest plan până acum, atunci întâlnirea dvs. este deja oprită pentru un început minunat. Dar mai este un lucru pe care trebuie să-l faceți în prealabil. Pregătește-te pentru a captura minutele întâlnirii.

Aici, din nou, folosirea unui șablon este ideal. Puteți tipări aceste opțiuni pentru șabloane Microsoft Word Cele șapte șabloane pentru cele mai bune ședințe pentru profesioniști Cele mai bune șabloane pentru cele mai bune 12 minute pentru profesioniști Aici sunt cele mai bune șabloane pentru minute de întâlnire pentru Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote și Google Docs. Citiți mai multe dacă preferați să le scrieți sau să le utilizați pe dispozitivul dvs. digital, dacă este cazul.

Acest șablon, pe care îl puteți găsi în Microsoft Word, este o opțiune extraordinară deoarece se extinde pe fiecare subiect al agendei. Pentru fiecare element, puteți include note despre punctele de discuție, concluziile, elementele de acțiune, părțile responsabile și termenele limită specifice fiecărei teme.

Dacă preferați un șablon de minute pentru întâlniri care nu detaliază punctele de discuție, aceasta este o opțiune solidă. Puteți lista elementele de ordine de zi care au fost de fapt discutate, de cine și pentru cât timp. Puteți apoi să notați deciziile care au fost luate și noi elemente de acțiune cu părțile responsabile și termenele limită.

Ia notițe bune

Cu toții avem o modalitate de a face note în timpul unei întâlniri. Dar dacă sunteți coordonatorul, trebuie să luați în mod absolut note notabile. Nu este nimic mai rău decât să notezi o notă numai pentru a te uita la ea mai târziu și să te întrebi ce spune sau înseamnă.

Capturați cât mai mult posibil în timpul întâlnirii și revizuiți-o înainte de a vă întrerupe. Ar trebui să revedeți ceea ce sa discutat, orice a fost decis și, cel mai important, noile elemente de acțiune. Faceți o scurtă trecere peste acest lucru cu voce tare cu participanții dvs. ca recenzie pentru dvs., precum și pentru ei. Dacă ceva lipsește sau este greșit, este mai bine să aflați înainte ca toți să părăsească camera.

Mergeți și întâlniți-vă

Deși este posibil să nu existe o modalitate exactă sau pozitivă perfectă pentru a vă asigura că aveți o întâlnire eficientă 3 Șabloane gratuite pentru a păstra întâlniri pe șantier și utile 3 șabloane gratuite pentru a păstra întâlnirile pe drumul următor și de a vă ajuta să vă întâlniți mai bine cu un șablon bine structurat. Aici vă vom arăta șabloane gratuite de întâlniri pentru a vă pregăti, înregistra și reuniți întâlnirile pentru un rezultat eficient. Citește mai mult, acest plan vă poate aduce pe drum. Fa ce poți pentru a te pregăti și participanții dvs. cu mult înainte de timp.

Ce sfaturi aveți pentru planificarea unei întâlniri? Există ceva ce faceți ca coordonator care vă ajută? Spuneți-ne sugestiile dvs. în comentariile de mai jos!

Explorați mai multe despre: întâlniri, șabloane de birou, instrument de planificare, management de proiect.