Fed de întâlniri ineficiente? Trimite aceste 8 reguli catre seful tau

Marea majoritate dintre noi știu cât de mult poate avea întâlniri de scurgere atât în ​​timpul cât și în productivitate. Dar dacă o întâlnire este bine organizată (și bine condusă), nu există niciun motiv pentru care nu poate crește productivitatea, simțul scopului și moralul, pentru fiecare participant.

Există o mulțime de conținut despre faptul că ne urăsc întâlnirile. Fântâni de Facebook scrise într-un moment de frustrare completă din cauza oportunităților ratate datorită în întregime unei întâlniri prost organizate, aparent inutile, care au atras mult mai mult decât timpul alocat.

Iată câteva reguli pe care trebuie să le urmați pentru întâlniri mai bune și pentru a vă asigura că nu pierdeți timpul tuturor. Aveți încredere în mine.

Au un scop și asigurați-vă că oamenii știu despre el

Dacă pur și simplu îi chemați pe toți împreună pentru a da o actualizare sau pentru a avea un moan, aceasta este o prelegere. O prelegere nu este o întâlnire. Dacă aveți nevoie să actualizați pe toată lumea, trimiteți un e-mail sau postați-le pe toată lumea pe un instrument de echipă precum Slack, ceea ce face comunicarea în grup mai ușoară Slack Makes Communication Group mai rapidă și mai ușoară Realizează comunicarea cu grupurile E-mailurile mai rapide și mai ușor de grup pot distruge productivitatea. Este timpul să punem clienții de corespondență să se odihnească și să utilizeze servicii de colaborare cum ar fi noul lansat Slack. Citeste mai mult . Aceasta va fi o utilizare mult mai bună a timpului tuturor.

Dacă sunteți într-o poziție în care într-adevăr este nevoie de o întâlnire (adică când trebuie să puneți ceva în grup, să vorbiți prin lucruri, să răsfoiți idei etc.), asigurați-vă că are un scop clar. De ce, îi îmbogăți pe toți?

Scopul rău: “Pentru a face pe toată lumea să accelereze la ceea ce se întâmplă”.

Obiectiv mai bun: “Pentru a aduna idei, a seta un program și a aloca acțiuni următoare membrilor echipei, astfel încât să putem lansa cu succes lansarea produsului X360 până la sfârșitul lunii martie”.

Vă rog, asigurați-vă că toți participanții cunosc scopul întâlnirii înainte de a se întâmpla. Dacă oamenii știu ce vor rezulta rezultatele finale ale unei întâlniri, vor fi mult mai probabil să se întoarcă pregătite și, sperăm, vor fi gândit prin câteva dintre subiectele de discuție, mai degrabă decât să se gândească în mers.

Creați o agendă clară și structurată

Scopul tău este destinația ta. Agenda dvs. este harta dvs. de parcurs pentru modul în care veți ajunge acolo. Fără această foaie de parcurs, reuniunile adesea scapă de sub control, depășesc tema și nu se află în nici un caz cât de multe decizii vor fi luate pe măsură ce sperați. Dacă observați că întâlnirile dvs. nu se încadrează în subiectul respectiv, opriți discuția și respirați-o cât mai curând posibil.

Structura agendelor de întâlnire Crearea cu ușurință a agendelor de întâlnire utilizând așteptările de întâlnire [iPad] Crearea cu ușurință a agendelor de întâlnire utilizând așteptările de întâlnire [iPad] Deși niciunul dintre noi nu așteaptă cu nerăbdare participarea la întâlniri, există, din fericire, o serie de aplicații online și mobile utile, cum ar fi AgreeDo, care fac mai ușoară planificarea întrunirilor. Toate întâlnirile de succes încep ... Citiți mai atent cu ajutorul unui produs cum ar fi Așteptările la întâlniri (iPad) sau instrumente online cum ar fi MyCommittee și Minutes.io. Stabiliți un termen limită strict pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, dându-i oamenilor individual un cap de așteptare cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei. Dacă doriți ca cineva să contribuie la o anumită discuție în cadrul întâlnirii, spuneți-i! De exemplu:

Agendă

1. Declarația cu privire la scopul întâlnirii și pregătirea (5 minute)
2. Post-mortem în ultimele săptămâni de lansare - care au fost KPI-urile noastre (Kim să raporteze despre acest lucru). Ce sa întâmplat bine? ce nu? (15 minute)
3. Idei despre modul în care putem crea conștiința pentru următoarea lansare (toată lumea - vă rugăm să vă gândiți la câteva idei înainte de întâlnire) - (15 minute)
4. Decideți asupra a 3 dintre aceste idei pentru a face mai mult înainte de următoarea întâlnire - (10 minute)
5. Alocarea următoarelor acțiuni fiecărui membru al echipei - (5 minute)

Asigurați-vă că toată lumea are ceea ce au nevoie

Mi-e frică să mă gândesc cât de mult timp este risipit în fiecare an pe tot globul, din cauza faptului că oamenii se întorc la întâlniri nepregătite (inclusiv nu știu cum să ia notele potrivite de întâlnire.) Faceți Minutele de lucru: Cum să luați notele efective în timpul unei întâlniri Faceți Minutele de lucru: Cum să luați notele efective în timpul unei întâlniri Este o abilitate pe care puțini oameni le-au perfecționat, minutele minunate ale întâlnirilor, înregistrarea evenimentelor vă scutește de dureri de cap în continuare. Împărtășiți agendei dvs. cu toți participanții cel puțin cu câteva zile înainte de întâlnire, astfel încât să poată aduna tot ce este necesar pentru ei.

Dacă aveți nevoie de un anumit membru al echipei pentru a aduce ceva, asigurați-vă că înțeleg cât de important este și că este tipărit (dacă este necesar) în avans, pentru a vă asigura că nu se blochează într-o coadă pentru imprimantă. Ultimul lucru de care aveți nevoie este că participanții se scuză- “Îmi pare rău, nu am avut nici o șansă să o pregătesc - o să o pregătesc săptămâna viitoare“. Acest lucru nu ajută pe nimeni.

Dacă țineți o întâlnire cu persoane care lucrează de la distanță, mai întâi, verificați detaliile noastre “Ghid de întâlnire online” plus, asigurați-vă că toată lumea știe cum să utilizați oricare dintre instrumentele de conferință pe care decideți să le utilizați. Înainte de întâlnire, îi obligați pe utilizatori să-și verifice micul, webcam-ul și să se asigure că au instalat pluginuri care ar putea fi necesare pentru lucruri precum Google+ Hangouts Sfaturi privind planificarea și organizarea întâlnirilor eficiente Cu Google Hangouts Sfaturi privind planificarea și organizarea de întâlniri eficiente cu Google Hangouts Cu tehnologia de internet de astăzi, organizarea de întâlniri online poate fi atât eficientă, cât și eficientă, mai ales dacă le pre-planificați și folosiți instrumente de economisire a timpului. În ultimele luni am participat la întâlniri online ... Citește mai mult .

Invitați numai persoanele care sunt necesare

Nu invita întreaga echipă doar ca să te simți ca un mare șef. Invitați numai persoanele de care aveți nevoie. Adică oamenii care sunt în măsură să vă ajute să atingeți scopul întâlnirii. Toți ceilalți pot fi actualizați mai târziu prin citirea proceselor-verbale ale întâlnirii sau prin chat cu colegii lor la un moment mai convenabil.

Păstrați minute detaliate

Utilizați un produs cum ar fi Agreedo (gratuit) pentru a ține minutele detaliate Agreedo: Scrieți și gestionați întâlnirile dvs. de afaceri pentru minutele gratuite Agreedo online: Scrieți și gestionați întâlnirile dvs. de afaceri Minute gratuite online Pentru câteva săptămâni acum, am căutat o aplicație ușor de utilizat, site-ul sau aplicația care va permite să păstrez și să stocheze procesul-verbal al întâlnirilor. Abordarea tradițională a documentelor text nu mai este un lucru productiv ... Citiți mai multe la care vă puteți întoarce în siguranță și înapoi de fapt a intelege. Acest instrument vă permite să faceți minute detaliate utilizând comenzile rapide de la tastatură, să urmăriți rezultatele întâlnirilor (cum ar fi sarcinile îndeplinite) și să partajați aceste minute rapid și ușor cu echipa dvs. Dacă utilizați un iPad, puteți încerca, de asemenea, MinuteTaker (7,99 dolari) pentru rapoartele de întâlnire profesionale MinuteTaker și întâlniri Ajută la producerea Rapoartele Minute Professional iPad minute MinuteTaker și întâlniri Ajutați-vă să creați rapoarte profesionale minute iPad În meu online gratuit MakeUseOf Ghid de întâlnire unde cu câteva sfaturi pentru a planifica și a organiza întâlniri pe Web, am făcut referire la câteva minute și am luat aplicații. În timp ce foarte puțini dintre noi ... Citește mai mult .

Asigurați-vă că atunci când citesc aceste minute, aceștia cunosc punctele principale / rezumate ale discuțiilor și ceea ce sa hotărât, precum și posibilitatea rapidă de a se referi la acest document pentru a ști ce trebuie să facă ei înșiși.

Excluziunea nu este întotdeauna mai bună decât includerea

Știu că (doar) am menționat că numai acei oameni care au nevoie cu adevărat ar trebui să participe la o întâlnire, dar oricât de des, ar trebui să includeți pe toată lumea pentru o sesiune de jam mai informală, unde puteți să vă bateți ideile în jur, îmbunătățirea organizației.

Utilizați această ocazie pentru a construi o echipă mai puternică. Faceți asta peste o masă sau o bere. Au fost aduse în birou niște alimente gustoase și le-ați luat pe toată lumea să ia o oră sau două din zile pentru a-și cunoaște mai bine colegii, în timp ce toți au lucrat împreună pentru a îmbunătăți compania în ansamblu. Din nou, aveți un scop și o agendă, dar încercați să faceți acest tip de lucruri mai informal, mai puțin structurat, dar cu o temă generală, cum ar fi “Eficientizarea organizației”, sau “Idei despre modul în care putem să ne diversificăm”.

Atribuiți "Elementele următoare de acțiune"”

Înainte de a încheia întâlnirea, asigurați-vă că toată lumea din cameră cunoaște acțiunea exactă pe care trebuie să o ia în continuare și cronologia acesteia. Acesta este un truc care este într-adevăr împins de David Allen în cartea sa fantastică "Getting Things Done". Indiferent de proiectul pe care lucrează cineva, asigurați-vă că există o acțiune clară următoare care trebuie luată pentru a menține acest proiect în mișcare înainte.

Pentru a reitera, aceasta trebuie să fie o acțiune specifică (sau set de acțiuni), cu un termen limită strict, nu doar o idee largă care trebuie făcută "ASAP". De exemplu

Eșecul acțiunii următoare: “Sintetizați lansarea lunii trecute ".

O acțiune mai bună: “Creați împreună o foaie de calcul (cu câteva hărți utile) care afișează indicatorii noștri de performanță din perioada globală de lansare. Împărtășiți-le cu echipa de lansare, împreună cu trimiterea unui scurt e-mail care explică modul în care credeți că lansarea a mers. Vă rog să faceți asta până joi”.

Cereți feedback

Mulți oameni sunt precaut să-și critice "superiorii" sau colegii lor, așa că, după fiecare întâlnire, cereți oamenilor să lase feedback anonim printr-un formular on-line (există o listă a instrumentelor gratuite de anchetă online, care este ceea ce toată lumea spune: 5 instrumente gratuite pentru studii online eficiente Asta e ceea ce toată lumea spune: 5 instrumente gratuite pentru sondaje online eficiente Pentru un timp, nu ați avea prea multe opțiuni cu privire la ce serviciu de sondaj să utilizați, dar în zilele noastre există o mulțime de alegere. aici). Aflați ce credeau oamenii despre întâlnire - a fost prea lung? Sa simtit folositor? Au fost ascultate punctele lor de vedere? Cum s-ar putea îmbunătăți întâlnirea data viitoare??

Orice feedback primiți, asigurați-vă că nu îl ignorați. Evoluționați întâlnirile pentru a vă asigura că lucrează bine pentru toți cei implicați.

În general, urmând aceste reguli simple pentru a vă asigura că întâlnirile dvs. sunt bine pregătite și bine executate, veți putea scurta durata și crește eficiența întâlnirilor dvs., păstrând în același timp o frustrare a fiecăruia la un nivel minim!

Și tu? Dacă întâlnirile dvs. au avut loc mai mult, credeți că acestea ar fi mai eficiente?

Credit de imagine: WoodleyWonderworks, întâlnire de echipă, prin Flickr

Explorați mai multe despre: Gestionarea timpului.