Utilizați Excel & Google Sarcini pentru a crea cel mai bun instrument de gestionare a obiectivelor vreodată

În ultima vreme, am început să-mi dau seama că muncesc foarte mult, dar dacă cineva ma întrebat dacă simt sau nu că lucrez la un scop mai mare, aș fi nevoit să spun că nu știu. Abordarea actuală seamănă mai mult cu o abordare cu mitralieră, în cazul în care încerc doar să realizez tot ce pot și sper că mă ajunge acolo unde vreau să fiu. Nu este chiar modul în care să atingem obiectivele vieții.

Deci, așa cum fac întotdeauna când am nevoie de o soluție, m-am îndreptat spre MakeUseOf. Am găsit o mențiune privind un instrument de gestionare a obiectivelor on-line numit GoalStacker, dar sistemul sa simțit mult prea orientat spre sarcini pentru nevoile mele. Căutam o abordare mai largă, în care începeți cu obiective generale de viață și apoi vă deplasați până la sarcinile zilnice individuale. Apoi, m-am îndreptat spre revizuirea lui Bakari de 43Things List It și a obținut-o cu 43Things.com Lista și a realiza-o cu 43Things.com Deși rezoluțiile și scopurile de Anul Nou ar putea fi ușor tipărite și tipărite pe o foaie de hârtie, 43Things.com offers mai multe caracteristici utile decât pen și hârtie, și oferă o metodă simplă pentru gestionarea ... Citește mai mult, care părea foarte promițătoare. În mod ironic, 43Things are problema opusă. Este frumos orientat spre acele goluri și vise largi, dar nu atât de puternic atunci când vine vorba de ruperea lor în bucăți mici și de gestionarea sarcinilor zilnice care vă vor duce acolo.

Un alt instrument de gestionare a obiectivelor la care m-am uitat a fost WeekPlan, despre care am crezut că a avut cea mai mare promisiune. Din păcate, nu mi-a plăcut abordarea limitată bazată pe rol și faptul că linia dintre obiectivele vieții și sarcinile zilnice a fost atât de directă. În sistemul meu de gestionare a obiectivelor de vis, caut o zonă de mijloc în care să poți descompune acele obiective foarte mari în obiective mai mici (dar totuși mari) pe care să le atingi. În cele din urmă, spargeți aceste obiective la nivel mediu într-un grup de sarcini care vă vor ajuta să atingeți fiecare dintre aceste etape.

Crearea unui sistem de management al obiectivelor DIY

Așa cum se întâmplă de obicei când nu găsesc ce am nevoie într-un sistem existent sau în aplicație, am decis să creez sistemul ideal de la zero. Acum, nu vorbesc despre încercarea de a codifica o aplicație sau de a crea un site web care să o facă așa cum vreau. Nu, în schimb, am decis să folosesc două sisteme pe care le folosesc zilnic și pe care le cunosc bine - Microsoft Excel și Google Tasks.

Organizați-vă și compartimentați-vă obiectivele de viață

Dacă sunteți gata să vă grăbiți să lucrați la acele vise mari pe care le aveți, este timpul să vă așezați și să le puneți în scris. Acest lucru reintroduce focalizarea în viața de zi cu zi. Acesta vă oferă un motiv să lucrați la acele sarcini aparent mundane și lipsite de sens, deoarece știți că acea sarcină nu este decât un pas spre obiectivul marelui tablou. În ciuda a tot ceea ce este destinat managementului obiectivelor, Microsoft Excel rămâne în continuare cel mai bun instrument pentru a face acest lucru, în opinia mea.

Pentru a începe, deschideți o nouă foaie de calcul și creați o foaie nouă pentru zonele 4-6 de bază ale vieții dvs. care sunt cele mai importante pentru dvs. În cazul meu, în ultimele zile ale vieții mele, vreau să spun că am reușit să las copiilor mei o mare bogăție, să fi avut o relație minunată cu fiecare membru al familiei mele, să fiu ținută în sănătate perfectă și să continuu uimitoare aventuri. Deci, zonele mele principale sunt WEALTH, FAMILY, HEALTH și ADVENTURE.

Pe fiecare dintre cei individuali “miez” goluri, vei distruge acel nucleu în 4 sau 5 obiective specifice imaginilor mari care înseamnă succes în acea zonă a vieții tale, în mintea ta. Acestea sunt elementele pe care le veți afișa pe această pagină și includ un an țintă în viitorul îndepărtat. Cele mai multe dintre acestea vor fi aproape de pensionare, dar în unele cazuri s-ar putea să aveți un obiectiv de a scăpa de datorii care s-ar putea întâmpla mult mai devreme.

Acum, că ai împărțit acele mari, mari goluri în mai mici “sub-goluri”, sunt mult mai ușor de gestionat. Cu toate acestea, pentru a le face în sarcinile zilnice, trebuie să fie defalcate în continuare. Luați fiecare dintre aceste sub-goluri mari și enumerați pașii majori implicați în a ajunge acolo. Acestea nu ar trebui să fie sarcini zilnice - ar trebui să fie obiective care vă vor duce de la șase luni la un an pentru a realiza. Fiecare pas vă ajută să vă apropiați de subgolul mare din valoarea de bază.

Îmi place, de asemenea, să pun un verde “$$$” simbolul de lângă elementele care vor necesita investiții - ca o modalitate de a planifica înainte acest cost. Dar, cel mai important, fiecare dintre acești pași ar trebui să aibă un anumit an aplicat pe care doriți să îl realizați. Faceți-o realistă, dar nu vă lăsați prea mult noroc. În cele din urmă, umbrați pașii care trebuie urmați în următorul an sau doi - acestea sunt elementele pe care trebuie să le planificați imediat.

Acum, că aveți valorile de bază împărțite în sub-goluri majore și apoi acele sub-goluri defalcate în pași, este timpul să creați etapele sau sarcinile pe care veți lucra pentru a vă deplasa spre linie de sfârșit. Creați o foaie nouă lângă foaia de valoare de bază cu un nume similar. Am sunat pe a mea “Wealth_MS1”, în cazul în care SM reprezintă repere.

În această foaie nouă, veți copia pașii care trebuie urmați în următorul an sau doi. Cu toate acestea, veți face fiecare pas devine un antet. Sub fiecare dintre aceste antete, veți crea, în cele din urmă, sarcinile specifice, individuale pe care le puteți realiza cu o săptămână până la câteva săptămâni.

Fiecare dintre aceste elemente poate fi numit literalmente a “sarcină”, pentru că este ceva pe care îl puteți așeza și într-adevăr lucrați și realizați după mai multe sesiuni. Nu este această idee pie-in-the-sky care se simte inaccesibilă. Acestea sunt elemente foarte accesibile, care par a fi un pas foarte mic, dar fiecare dintre acestea reprezintă o treaptă în scară spre acele vise de viață. Dați fiecărei persoane o anumită dată - și dați-i o dată multă gândire.

Atribuirea sarcinilor care pot fi aplicate pentru a realiza

Odată ce ați creat toate acestea “repere” , următorul pas al sistemului de gestionare a obiectivelor dvs. este de a atribui aceste sarcini la lista de sarcini. Indiferent ce liste de rezolvare Faceți-o (mâine) Este o listă extrem de simplă de a face online Faceți-o (mâine) Este o listă extrem de simplă de lucru online Dacă vă place ideea unei liste online de lucruri pe care trebuie să o faceți , dar niciodată nu reușiți să utilizați unul pentru mai mult timp decât timpul necesar pentru a adăuga toate ... Citeste mai mult Am încercat, întotdeauna mă întorc întotdeauna la Sarcini Google. Deci, am decis să o folosesc și pentru acest proiect. Practic, creați o listă nouă pentru fiecare dintre valorile de bază pe care le-ați definit la începutul acestui proiect.

După ce ați terminat, veți vedea toate aceste obiective de bază gata să acceptați sarcinile individuale pe care veți lucra pentru a ajunge acolo.

Acum - treceți prin “repere” foile pe care tocmai le-ați creat și plasați cele mai urgente articole - din cauza celui mai curând - în lista corespunzătoare din Sarcini Google. Nu uitați să îi atribuiți data și să o descrieți bine, astfel încât să vă amintiți exact ce ați dorit să realizați.

După ce ați terminat - v-ați desemnat o listă cu cele mai urgente sarcini.

Acum aveți elemente reale, acțiuni pe care știți că le veți realiza, deoarece acestea se află pe lista dvs. de sarcini cu termene limită!

Urmăriți și monitorizați progresul dvs.

Aveți acum un sistem foarte cool. În fiecare săptămână sau în fiecare săptămână, puteți să vă deschideți foaia de calcul, să actualizați elementele pe care le-ați finalizat și să urmăriți cât de mult vă apropiați de aceste obiective mari

Ar fi bine să verificați articolele ca făcute, dar pentru a fi sincer, am constatat că feedback-ul vizual funcționează ca și încurajare și mai bună pe parcurs. Vă voi arăta rapid cum puteți seta un grafic răcoros pentru a arăta progresul. Întoarceți-vă la “repere” ce ați creat și creați un “terminat” coloana de lângă datele țintă. În partea de jos a acelei coloane, creați un câmp utilizând forumul, “= COUNTIF (CELL1: CELL2,”da”) / X) * 100"

Doar înlocuiți “X” de numărul de rânduri (sarcini) și de a face “CELL1” și “CELL2” egală cu celulele de la începutul și sfârșitul intervalului.

Ceea ce face acest lucru este crearea unei celule sub toate sarcinile care se vor actualiza cu procentajul sarcinilor totale pe care le-ați terminat. Acum, pentru a face acest grafic, faceți clic pe Format și alegeți Formatare condiționată pentru celulă și alegeți una dintre barele de date.

Aceasta convertește celula într-o bară de date. Acum, reveniți din nou la același element din meniu și alegeți “Editați regula”. Setați toate elementele indicate mai jos cu o săgeată roșie la valorile afișate.

Acest lucru va face ca bara să se umple cu culoarea verde la procentul care reprezintă numărul de sarcini pe care le-ați realizat până acum!

Este misto sau ce? Bine, poate că ultimul pas este un pic de supraîncărcare și ați putea completa sistemul de management al obiectivelor fără această încurajare grafică, dar îmi place să văd că bara se mișcă în celulă când îmi îndeplinesc o sarcină la un moment dat. Lovirea a 100% înseamnă că ești un pas foarte mare mai aproape de acele vise de viață.

Ce credeți despre un astfel de sistem personalizat? Credeți că vă poate oferi mai multă putere și control pentru a vă gestiona mai bine obiectivele vieții? Ce sisteme puneți în aplicare pentru a vă distruge visele mari în sarcini controlabile? Împărtășiți propriile sfaturi și sfaturi în secțiunea de comentarii de mai jos!

Explorați mai multe despre: Sarcini Google, GTD, Microsoft Excel, Gestionarea sarcinilor.