Cum se creează facturi pentru clienți folosind WordPress

Crearea și trimiterea facturilor este o sarcină esențială, dar greoaie pentru majoritatea freelancilor și întreprinderilor mici. În loc să creați manual o factură folosind un șablon, puteți economisi o mulțime de timp utilizând instrumentele potrivite. În acest articol, vă vom arăta cum să creați facturi pentru clienți folosind WordPress.

Chiar dacă există un plugin WordPress pentru facturi, vă recomandăm să utilizați o soluție mai intuitivă numită Freshbooks. Acesta este motivul pentru care vom împărți două metode de creare a facturilor. FreshBooks și factura WP.

Metoda 1: Utilizarea de cărți noi

Cel mai simplu și mai profesionist instrument de contabilitate pentru profesioniști independenți și profesioniști este Freshbooks. Este un instrument contabil conceput pentru non-contabili și este perfect pentru profesioniștii WordPress.

Există o încercare gratuită de 30 de zile pentru orice caracteristică plătită și chiar au un plan gratuit pentru totdeauna.

Înscrierea este extrem de ușoară și nici nu trebuie să introduceți detaliile cărții de credit pentru proces. La înregistrare, veți ateriza pe un tablou de bord simplu care arată astfel:

Crearea primei dvs. facturi în cărțile noi

Crearea și trimiterea de facturi cu Freshbooks este o briză. Doar faceți clic pe butonul Nou și selectați Factură din meniul derulant.

Dacă nu ați adăugat adresa firmei dvs., atunci Freshbooks va solicita adresa firmei dvs. care va apărea în factura dvs..

Expertul de facturare vă va întreba, de asemenea, pentru ce facturați clienții dvs.? Puteți alege ora, elementele sau ambele în funcție de serviciile sau produsele pe care le furnizați clienților.

În ecranul următor, va trebui să furnizați informații despre client. Registrele rapide vor salva aceste informații și le puteți utiliza mai târziu ori de câte ori aveți nevoie să trimiteți o factură acelui client.

După salvarea detaliilor clientului, puteți defila în jos pentru a introduce sarcinile și articolele, tarifele și suma datorată. Puteți adăuga mai multe linii pentru fiecare element sau activitate împreună cu note suplimentare, termeni și condiții.

Odată ce sunteți mulțumit de factură, îl puteți salva ca o schiță sau o puteți trimite instantaneu prin e-mail. De asemenea, puteți trimite o factură prin poșta melc.

A fost simplu, nu-i așa??

Adăugarea metodelor de plată în FreshBooks

Freshbooks vă permite să acceptați plăți online de la clienți. Acesta acceptă în mod implicit PayPal și Stripe și puteți activa și alte gateway-uri de plată populare. Dacă aveți nevoie să configurați plățile, trebuie să dați clic pe setările din meniul de sus și să faceți clic pe fila Acceptați carduri de credit.

Activați metoda de plată pe care doriți să o utilizați și răspundeți la câteva întrebări simple pentru detaliile contului dvs. Asta-i tot, clienții dvs. vă pot plăti online atunci când primesc o factură de la dvs..

Timpul de urmărire și cheltuielile cu FreshBooks

FreshBooks vă permit să gestionați și să vă urmăriți cheltuielile. Pur și simplu faceți clic pe fila cheltuieli pentru a începe.

Cartile proaspete vă pot importa cheltuielile de la mai mult de 13000 de instituții financiare. Puteți să-l conectați cu ușurință la contul dvs. bancar și la cardurile de credit. De asemenea, puteți să adăugați manual cheltuieli și să salvați chitanțe prin simpla luare a unui instantaneu din telefon.

Dacă lucrați pe oră, atunci fiecare secundă a muncii dvs. trebuie facturată clientului. Cartile rapide sunt livrate cu un instrument de urmarire a timpului incorporat. Trebuie doar să faceți clic pe fila Urmărire timp pentru a începe.

Tot ce trebuie să faceți este să introduceți detaliile proiectului și să vă înregistrați orele. De asemenea, puteți lansa tracker-ul făcând clic pe butonul Start Timer.

Metoda 2: Folosirea unui plug-in WordPress

Un alt mod de a gestiona facturile este utilizarea pluginului WP-Invoice. În acest fel, site-ul dvs. WordPress devine centrul hărților facturilor și plăților dvs..

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să instalați și să activați pluginul WP-Invoice. La activare, pluginul va adăuga un nou element de meniu "Factură" în administratorul dvs. WordPress. Trebuie să vizitați Factură »Setări pentru a configura pluginul.

Mai întâi trebuie să introduceți numele companiei așa cum doriți să apară pe factură. Apoi, trebuie să selectați o pagină pentru afișarea facturilor. Vă recomandăm să creați o nouă pagină WordPress intitulată Facturi și să selectați acea pagină aici. Această pagină va fi utilizată pentru afișarea facturilor dvs..

WP-Invoices vine cu mai multe opțiuni de plată (vedeți lista noastră de 5 alternative PayPal pentru persoanele care desfășoară activități independente pentru a colecta plăți în WordPress.) Trebuie să alegeți un sistem de plată implicit din gateway-urile de plată Stripe, 2CheckOut, PayPal, Card de credit sau Interkassa. activați sau dezactivați gateway-urile de plată și permiteți utilizatorilor să își aleagă metoda de plată preferată.

Când alegeți o metodă de plată, veți observa o nouă filă în cadrul setărilor pentru a configura acel gateway de plată. Fiecare gateway de plată are setări diferite pe care va trebui să le configurați conectându-vă la contul dvs. pe acel gateway și obținând cheile API.

După configurarea gateway-urilor de plată, faceți clic pe Salvați toate setările pentru a stoca modificările.

Crearea unei facturi noi

Pentru a crea și a trimite o factură nouă unui client, mergeți pur și simplu la Facturi »Adăugați noi. Vi se va cere să furnizați adresa de e-mail a clientului.

După ce ați introdus adresa de e-mail, pluginul va încărca ecranul Editor factură. Veți observa diferite casete meta din ecranul de editare împreună cu casetele familiare Titlu și Post editor. Chiar sub caseta editor post, veți observa un metabox pentru a adăuga elementele pe care le includeți în această factură.

Introduceți simplu un articol, o cantitate și un preț. Pluginul va calcula suma totală și va afișa balanța. Puteți să faceți clic pe link-ul de descriere a comutării pentru a adăuga descriere pentru un articol din listă. Puteți, de asemenea, să faceți clic pe "Adăugați o reducere " pentru a deduce suma actualizată pe baza procentului sau a unei sume fixe.

Sub caseta de facturi, veți observa caseta de transfer a plăților. Acesta va afișa plata prestabilită și toate metodele de plată pe care le-ați activat pe site-ul dvs. Puteți modifica aceste setări pentru o factură dacă doriți sau puteți să o lăsați să utilizeze opțiunile implicite pe care le-ați setat în setările pluginului.

În mâna dreaptă veți vedea metaboxul de informații despre utilizator. Acesta va afișa adresa de e-mail a clientului. Puteți completa restul informațiilor. În cazul în care nu aveți toate informațiile, îl puteți lăsa necompletat și clientul îl poate umple la efectuarea plății.

În metaboxul de publicare, există opțiuni de publicare a acestei facturi ca o cotație, de a permite plăți parțiale sau de a face o factură recurentă. Dând clic pe Comutați Advance linkul vă va permite să adăugați o dată scadentă pentru factură și să introduceți informații fiscale.

După publicarea facturii, clienții dvs. vor primi o notificare prin e-mail cu un link către pagina de facturare de pe site-ul dvs. WordPress. În cazul în care clienții dvs. nu primesc notificări prin e-mail, atunci ar trebui să consultați ghidul nostru despre cum să remediați dacă WordPress nu trimite e-mailuri. Acesta va vedea factura, cu un link pentru a imprima versiunea PDF înainte de efectuarea plății. De asemenea, clienții își pot schimba informațiile personale pe pagină.

Vizualizarea facturilor și rapoartelor

Toate facturile pe care le creați pot fi accesate Facturi »Vezi toate. Puteți să sortați și să filtrați facturile utilizând meniul din partea dreaptă.

Pentru a obține o vizualizare a câștigurilor dvs. și a facturilor, trebuie să vizitați Facturi »Rapoarte. Acolo veți putea vedea grafice și diagrame pentru toate facturile.

Reglare fină a facturilor, emailurilor și plăților

Pagina de setări pentru facturi se va schimba după ce salvați setările inițiale. Acum, dacă vizitați Facturi »Setări, veți putea vedea multe alte opțiuni pe care le puteți configura. De exemplu, puteți să modificați șabloanele de e-mail, să creați mai multe șabloane, să adăugați elemente rând care vă permit să adăugați rapid elemente într-o factură. Puteți chiar importa / exporta datele facturii în fișier XML.

Pro și Contra din WP-Factură și Freshbooks

Folosind factura WP, primiți un plugin gratuit care se potrivește exact pe site-ul dvs. Web. Nu aveți nevoie să vă bazați pe un serviciu terță parte pentru a vă gestiona clienții și plățile. Puteți configura backupurile automate WordPress pe un spațiu de stocare în cloud pentru a vă asigura că datele dvs. sunt sigure.

Pe de altă parte, FreshBooks este folosit de mii de profesioniști. Datele dvs. sunt stocate în cloud și nu trebuie să vă faceți griji în ceea ce privește backupul sau securitatea. Mai important, nu este doar un software de facturare, este o soluție contabilă completă pentru non-contabili. Puteți să urmăriți cheltuielile, să conectați conturi bancare, să primiți plăți online etc. În afară de aceasta, în fiecare zi, FreshBooks se conectează la mai multe servicii și devine mai puternic și mai ușor de utilizat.

Asta e tot, sperăm că acest articol v-a ajutat să creați facturi pentru clienții care utilizează WordPress. Ați putea dori, de asemenea, să verificați tutorialul nostru despre cum să adăugați mărturii rotative ale clienților în WordPress.

Dacă v-ați plăcut acest articol, vă rugăm să vă abonați la tutorialele video YouTube pentru canalul YouTube pentru WordPress. Ne puteți găsi pe Twitter și pe Google+.