10 caracteristici ascunse ale Microsoft Outlook care sunt rareori utilizate

Dacă utilizați Outlook, știți deja că este un program util pentru gestionarea e-mailului dvs. și include multe caracteristici extraordinare. Astăzi vom acoperi câteva caracteristici Outlook mai puțin cunoscute, care ar putea contribui la îmbunătățirea fluxului de lucru.

1. Schimbați numărul de linii în previzualizarea mesajelor

În lista mesajelor de e-mail, Outlook afișează o previzualizare a fiecărui mesaj. Aceasta include expeditorul și linia de subiect de pe prima linie și apoi o linie din corpul mesajului de e-mail de mai jos, care este în mod prestabilit.

Puteți modifica numărul de linii de la mesajul care apare în lista de mesaje.

Mergeți la Vedere și faceți clic pe Previzualizare mesaj buton. Apoi, selectați 1 rând (Mod implicit), 2 linii, sau 3 linii. Sau selectați de pe dacă nu doriți niciun mesaj de e-mail afișat în listă.

Veți fi întrebat dacă doriți să aplicați numai această setare Acest dosar sau Toate cutiile poștale.

Numărul de linii pe care le selectați nu include expeditorul și linia de subiect. Deci, dacă selectați 2 linii, veți vedea trei linii totale: expeditorul și subiectul de pe prima linie și apoi două linii ale corpului mesajului de e-mail de mai jos.

2. Alegeți ce folder se afișează la lansarea Outlook

Dacă aveți mai multe conturi de e-mail în Outlook, aveți posibilitatea să selectați căsuța poștală a contului de e-mail pe care doriți să o afișați în mod implicit când deschideți Outlook. Sau puteți selecta alt dosar pe lângă căsuța de e-mail, dacă doriți.

Mergi la Fișier> Opțiuni și faceți clic pe Avansat în panoul din stânga al ferestrei Opțiunile Outlook căsuță de dialog.

În Începeți și ieșiți Outlook secțiune, faceți clic pe Naviga. Pe Selectați Dosar , găsiți contul pe care îl doriți și selectați Inbox sau alt dosar în care doriți să porniți Outlook în.

Am constatat că această setare nu se lipsește întotdeauna. Spuneți-ne în comentariile dvs. dacă aceasta a funcționat pentru dvs..

3. Creați un folder de căutare Outlook

Dacă căutați în mod frecvent aceleași cuvinte și expresii în Outlook, aveți posibilitatea să configurați un folder virtual de căutare 6 cele mai bune practici pentru Outlook pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru 6 Cele mai bune practici pentru Outlook pentru a vă stimula fluxul de lucru Dacă vă petreceți o perioadă serioasă de timp utilizând Outlook, ar trebui să investighezi fluxul de lucru. Asigurați-vă că e-mailul dvs. funcționează pentru dvs. și economisiți timp pentru mai multe sarcini importante. Citiți mai multe care vă arată o listă cu toate elementele care corespund anumitor criterii de căutare. Outlook oferă câteva șabloane pentru Folderele de căutare sau puteți crea propriile dvs..

De exemplu, Email necitit Folderul de căutare vă arată toate mesajele dvs. necitite într-un singur folder, chiar dacă acestea se află în diferite dosare din contul dvs. de e-mail. Mesajele nu sunt mutate în folderul Căutare, sunt afișate doar acolo. Mesajele originale rămân în dosarele lor respective.

Pentru a crea un nou Căutați în dosar, clic Căutare nouă a dosarului în Nou secțiune pe Pliant tab. Selectați un șablon de Folder de căutare gata făcut din listă sau selectați Creați un folder de căutare personalizat sub Personalizat în partea de jos a listei.

Dacă creați un folder de căutare personalizat, faceți clic pe Alege pe Căutare nouă a dosarului căsuță de dialog.

Apoi, introduceți a Nume pentru directorul de căutare din Căutare personalizată căsuță de dialog. Clic criterii și specificați detaliile căutării pe Criterii de căutare a dosarelor căsuță de dialog.

Dacă acest lucru nu este de lucru pentru dvs., avem unele metode pe care le puteți utiliza fix Outlook Căutare Cum de a rezolva Outlook Căutare Când nu funcționează corect Cum de a rezolva Outlook Căutare atunci când nu funcționează corect Ați experimentat vreodată un eșec de căutare Outlook ? Dacă căutarea în Outlook nu funcționează, nu vă puneți în panică. Lucrați doar prin aceste pași de depanare. Citeste mai mult .

4. Curățați un dosar Outlook

Caracteristica de curățare a folderului Outlook elimină mesajele redundante dintr-un fir sau un dosar. Mesajele redundante sunt mesajele anterioare într-un fir citat și în răspunsurile. Semnalele de e-mail lung ar putea ajunge la mai multe copii ale mesajelor anterioare care sunt citate în fiecare răspuns.

Curățați dosarul comanda redirecționează mesajele redundante din folderul selectat și subfolderele acestuia către Elemente sterse dosar în mod prestabilit.

Pentru a utiliza această comandă, faceți clic dreapta pe dosarul pe care doriți să-l curățați și selectați Curățați dosarul.

Puteți seta opțiunile pentru Curățați dosarul comanda prin a merge la Fișier> Opțiuni> E-mail> Conversație Curățare. Selectați folderul în care doriți să fie mutate elementele curățate și activați sau dezactivați orice alte opțiuni de curățare dorite.

5. Trimiteți un e-mail la o dată viitoare

Uneori trebuie să scrieți un e-mail, dar să nu îl trimiteți decât o dată ulterioară. Caracteristica de livrare întârziată a Outlook-ului 10 Sfaturi rapide pentru a obține o mai bună la Outlook 10 Sfaturi rapide pentru a obține o mai bună la Outlook Ești folosind Outlook la întregul său potențial? Deveniți un master master cu selecția noastră de sfaturi și trucuri mai puțin cunoscute și urmăriți-vă productivitatea. Citește mai mult vă permite să faceți acest lucru cu ușurință.

Mai întâi, scrieți noul e-mail sau răspundeți la un e-mail. Apoi apasa Întârziere livrare în Mai multe opțiuni secțiune pe Opțiuni în fereastra de mesaje.

Sub Optiuni de livrare, verifică Nu livrați înainte și selectați data și ora.

Selectați orice alte opțiuni doriți și dați clic pe Închide.

Outlook stochează mesajele e-mail programate în telefonul tău De trimis până când aceștia sunt trimiși când sunt mutați la dvs. Trimis pliant.

Dacă vă răzgândiți și trebuie să anulați livrarea întârziată sau să o schimbați într-o altă dată și oră, accesați-vă De trimis și deschideți mesajul de e-mail. Clic Întârziere livrare pe Opțiuni din nou și modificați data și ora pentru Nu livrați înainte opțiunea sau debifați caseta pentru a dezactiva livrarea întârziată.

6. Utilizați pași rapizi

Pași rapizi secțiunea din Acasă fila din Outlook oferă acces cu un singur clic la acțiunile comune. Microsoft oferă câteva etape rapide inițiale pentru a începe, dar puteți crea și dumneavoastră.

Pentru a crea un pas rapid personalizat, faceți clic pe Creaza nou în Pași rapizi secțiune. Pe Editați pasul rapid căsuță de dialog, Nume Pasul dvs. rapid.

Apoi, selectați o acțiune din lista verticală și faceți clic pe Adăugați o acțiune. Continuați să adăugați alte acțiuni pe care doriți să le faceți în același pas rapid, făcând clic pe Adăugați o acțiune după fiecare.

De exemplu, puteți configura un pas rapid pentru a marca mesajele e-mail selectate ca citite și apoi pentru a le muta într-un anumit dosar.

7. Deschideți Windows Multiple Outlook

Dacă utilizați Outlook pentru e-mail, programare și sarcini, este posibil să doriți să deschideți mai multe ferestre Outlook. Acest lucru vă permite să vă vedeți e-mailul, calendarul și sarcinile în același timp, în loc să utilizați butoanele de navigare pentru a menține opțiunile de comutare.

Pentru a deschide o altă fereastră Outlook, faceți clic dreapta pe pictograma Outlook din bara de sarcini și selectați Outlook 2016. Poziționați ferestrele așa cum doriți.

Când închideți Outlook, mergeți la Fișier> Ieșire pe oricare dintre ferestrele deschise. Nu faceți clic pe X în colțul din dreapta sus al oricăror ferestre. Outlook se va deschide data viitoare cu același număr de ferestre și în aceeași poziție în care ați fost când ați ieșit din Outlook.

8. Crearea și gestionarea regulilor

Poate că nu vă place întotdeauna să jucați după reguli, dar aveți reguli în Outlook Permiteți regulilor Outlook Gestionați mesajele primite de la poștă electronică Permiteți regulilor Outlook să gestioneze mesajele dvs. de poștă electronică Alertele și filtrele inteligente vă pot ajuta să rămâneți în partea de sus a inbox-ului dvs. de e-mail. Outlook desktop și Outlook.com oferă o caracteristică numită "reguli" și vă vom arăta cum să configurați acest lucru. Citește mai mult poate fi foarte util. Acestea vă permit să configurați evenimente specifice care să se întâmple în mod automat pe baza acțiunilor care apar.

De exemplu, este posibil să doriți să mutați mesaje cu anumite cuvinte în linia de subiect sau de la o anumită persoană într-un dosar și să marcați mesajele citite în același timp. Puteți crea o regulă pentru a face totul simultan pe măsură ce primiți mesaje.

Pentru a crea sau a gestiona reguli, faceți clic pe reguli în Mișcare secțiune pe Acasă și selectați Gestionați regulile și alertele. Reguli și alerte caseta de dialog vă permite să creați, să modificați și să rulați manual regulile.

Clic Noua regulă pentru a crea o regulă și apoi urmați pașii din Reguli Wizard.

O caracteristică lipsită de Outlook este abilitatea de a vă transmite în mod automat BCC pe e-mailuri. Dar puteți obține în jurul valorii de această limitare folosind reguli Cum de a CC automat sau BCC Yourself în Outlook și Gmail Cum de a vă automat CC sau BCC în Outlook și Gmail CCing și BCCing pe e-mail-uri poate fi o modalitate utilă de a vă reaminti de e-mail-uri importante. Citeste mai mult .

9. Modificați numele contului dvs. Outlook

Când adăugați un cont de e-mail la Outlook, numele implicit al contului este adresa dvs. de e-mail, care se afișează în panoul din stânga. Dar puteți schimba numele contului la unul mai descriptiv, ceea ce ar face mai repede să vedeți contul pe care îl căutați. Utile dacă aveți o mulțime de conturi de e-mail în Outlook.

Pentru a schimba numele unui cont, faceți clic dreapta pe numele contului curent din panoul din stânga (nu în Inbox pentru cont) și selectați Proprietățile contului. Sau mergeți la Fișier> Info (The informatii despre cont ecran).

Apoi, du-te la Setări cont> Setări cont și asigurați-vă că E-mail fila este activă pe Setările contului căsuță de dialog. Ar trebui să fie implicit.

Selectați contul din lista pe care doriți să schimbați numele pentru (dacă nu este deja selectat), apoi faceți clic pe Schimbare.

Schimba Nume de cont sub setari generale pe Setările contului căsuță de dialog. Clic Următor → apoi faceți clic pe Terminat.

10. Utilizați comutatoarele linie de comandă din Outlook

Outlook oferă comutatoare de linie de comandă care vă permit să efectuați diverse operațiuni. Dacă preferați să utilizați mai degrabă tastatura decât mouse-ul, puteți accelera operațiile din Outlook utilizând comutatoarele liniei de comandă. De asemenea, acestea vă pot ajuta să depanați problemele din Outlook.

Am acoperit 25 comutatoare de linie de comandă Outlook 2016 25 Întrerupătoare de linie de comandă Outlook 2016 trebuie să cunoașteți 25 comutatoare de linie de comandă Outlook 2016 trebuie să știți Puteți obține mai mult din Outlook învățând cum să utilizați comutatoare de linie de comandă. Citește mai mult ar trebui să știi.

De exemplu, puteți crea un nou mesaj e-mail cu un destinatar prin deschiderea acestuia Alerga căsuță de dialog (Tasta Windows + R) și introducerea următoarei comenzi în Deschis , înlocuind adresa de e-mail cu adresa destinatarului.

outlook.exe / c ipm.note / m [email protected]

Instrumente pentru a face Outlook chiar mai util

Dacă toate caracteristicile minunate din Outlook, chiar și cele mai puțin cunoscute, nu sunt suficiente pentru dvs., am acoperit câteva utilitare utile de la terțe părți care adaugă funcționalități Outlook sau îmbunătățesc funcțiile existente. Și nu uitați de elementele de bază cum ar fi adăugarea unei semnături de e-mail Cum să adăugați o semnătură de e-mail în Microsoft Office 365 Cum să adăugați o semnătură de e-mail în Microsoft Office 365 Iată cum puteți adăuga o semnătură de e-mail la Microsoft Outlook Web App în Microsoft Office 365. Citiți mai multe .

De asemenea, nu uitați că, alături de caracteristicile excelente, există multe comenzi rapide Outlook care vă pot ajuta să economisiți timp. Lista esențială de comenzi rapide Microsoft Outlook pentru tastatură Lista esențială a comenzilor rapide de tastatură Microsoft Outlook Cea mai utilă și cea mai importantă comandă rapidă de la tastatură pentru Microsoft Outlook . Citeste mai mult .

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.