5 Aptitudini Microsoft Word & Excel pe care trebuie să le reușești la birou

“Ia-mi raportul, ASAP!” Aceasta este linia care poate afecta pe mulți muncitori din birouri cu teroare și spaimă abjectă. Ei bine, nu trebuie să fie așa, dacă puteți dezvolta cel puțin 5 abilități esențiale Microsoft Office.

Care sunt aceste abilități MS Office? Evident, există și câteva dintre ele de care aveți nevoie pentru locul dvs. de muncă specific. Dacă sunteți un contabil, de exemplu, sunteți probabil bine versat folosind toate funcțiile financiare Microsoft Excel Faceți un buget personal pe Excel în 4 pași simpli Faceți un buget personal pe Excel în 4 pași simpli Aveți atâtea datorii că va dura decenii pentru a plăti? Este timpul să faceți un buget și să aplicați câteva trucuri Excel pentru a vă ajuta să achitați datoriile mai devreme. Citeste mai mult . Dacă vă aflați în domeniul managementului, vă pariez că aveți o listă lungă de trucuri pe care le-ați dezvoltat de-a lungul anilor pentru a crea prezentări profesionale cu Microsoft PowerPoint 10 Sfaturi Powerpoint pentru pregătirea unei prezentări profesionale 10 Powerpoint Sfaturi pentru Pregătirea unei prezentări profesionale Prezentările reprezintă o modalitate excelentă de a susține o discuție. Acest ghid vă va ajuta să creați prezentări cu aspect profesional și conținut concis. În același timp, veți evita cele mai frecvente greșeli de prezentare. Citeste mai mult .

În afară de aceste lucruri specifice, aproape toată lumea trebuie să cunoască un set de bază de competențe MS Office atunci când intră într-un loc de muncă de birou. Dacă un birou este casa dvs. și veți fi așteptat să analizați informații, să oferiți ocazional prezentări sau să scrieți orice fel de rapoarte, veți dori să vă asigurați că aveți aceste sfaturi în buzunarul din spate în orice moment.

Competențe Microsoft Excel

Excel ar trebui să fie discutat mai întâi pentru că este unul dintre cele mai versatile produse Microsoft Office din toate. Aproape orice profesie din lume ar trebui să aibă ceva pentru Excel. Bine, bine, poate că nu operatorii cabinelor de trecere sau grefierii McDonald's - dar tu îmi dai punctul. Organizarea și înțelegerea mai bine a informațiilor și a datelor este în centrul a ceea ce Microsoft Excel este pentru Cum să utilizați Microsoft Excel pentru a vă gestiona viața Cum să utilizați Microsoft Excel pentru a vă gestiona viața Nu este nici un secret că eu sunt un total fanboy Excel. Multe dintre acestea provin din faptul că îmi place să scriu cod VBA, iar Excel combinat cu scripturile VBA deschid o întreagă lume de posibilități ... Citește mai mult și dacă ai putea să faci asta mai repede, îți vei lăsa să-ți faci treaba mai repede.

1. Utilizați completarea automată

Puteți salva o cantitate extraordinară de timp cu două metode de completare a datelor în Excel. Abilitatea # 1 este “pentru completarea automată” caracteristică - completarea datelor numerotate în coloane și rânduri. În timp ce îndrumam un agent imobiliar cu privire la modul de utilizare a Excel pentru a înlocui documentația sa financiară de hârtie, am învățat rapid că mulți oameni nu sunt conștienți de această singură caracteristică a programului Excel, care poate salva orele de intrare a datelor. Pentru ao folosi, introduceți pur și simplu în prima celulă care se termină cu un număr.

Faceți clic și țineți apăsat colțul din dreapta jos al celulei și glisați mouse-ul pe coloană. Veți observa că numărul din dreapta va crește automat pentru fiecare celulă.

2. Utilizați Completarea automată pentru formule

Abilitatea # 2 de a învăța utilizează completarea automată pentru formule. Dacă scrieți o funcție în partea de jos a fiecărei coloane - de exemplu medierea tuturor valorilor din coloana respectivă - puteți utiliza aceeași caracteristică de completare automată pentru a face același calcul și în partea inferioară a celeilalte coloane.

Faceți același lucru. Faceți clic și țineți apăsat colțul din dreapta jos al celulei, unde ați introdus doar formulele, apoi trageți-o peste celelalte coloane din partea dreaptă a acesteia.

Când eliberați mouse-ul, toate aceste calcule ale coloanelor vor corecta automat pentru litera din coloana din dreapta. În principiu, ați realizat formula identică pentru fiecare coloană în doar câteva secunde și nici măcar nu ați mai tastat altă tastă.

3. Gestionați cu ușurință datele cu instrumentul PivotTable

A treia abilitate pe care trebuie să o învățați cu adevărat în Excel dacă doriți să vă salvați o cantitate extraordinară de timp de analiză este un instrument numit PivotTable. PivotTable este accesibil sub “Introduce” meniul. Căutați-vă “Masă rotativă” icon. Dacă faceți clic pe această pictogramă după ce evidențiați o întreagă tabelă de date (inclusiv anteturile), instrumentul PivotTable Do Visionary Studii de Cercetare Web utilizând date profunde Web și interogări Web Excel Do Visionary Studii de Cercetare Web folosind date profunde Web & Excel Interogări Web Ce ați spune dacă v-am spus că aveți instrumentele la dispoziția dumneavoastră pentru a efectua cercetări incomparabile, distrugătoare de Pământ? Ei bine, voi, și vă voi arăta cum. Citește mai multe analizează aceste date și o aduce într-o foaie nouă unde puteți manipula aceste date în diverse moduri.

Instrumentul PivotTable vă permite să selectați coloanele de date pe care doriți să le analizați și apoi să alegeți modul în care doriți să manipulați datele. Pur și simplu adăugați-le pe toate? În medie? Calculați deviația standard?

Utilizarea unui cont PivotTable economisește o cantitate extraordinară de timp. Pentru a realiza aceleași lucruri într-o foaie de calcul standard, ar fi nevoie de tot felul de funcții și de reformare a datelor. Pivot Tables lucrează automat, în timp ce puteți petrece mai mult timp studiind rezultatele.

Competențe Microsoft Word

Unul dintre cele mai frecvent utilizate produse Microsoft Office este Microsoft Word, folosind Microsoft Word? Iată cum să deveniți un ninja care economisește timp utilizând Microsoft Word? Iată cum să devii un Ninja de economisire a timpului De-a lungul anilor, Microsoft Word a devenit unul dintre cei mai buni procesatori de texte din lume. Sunt sigur că există oameni care nu sunt de acord - în special oameni din Linux sau Mac care ar prefera mai degrabă ... Citiți mai multe, de exemplu, pentru a scrie rapoarte la conducere sau pentru a scrie importante scrisori de afaceri și alte corespondențe. Având în vedere aceste utilizări comune, este ușor să identificați cele două abilități în acest produs MS Office pe care trebuie să le cunoască fiecare locuitor din cabină, cum ar fi manipularea antetului, aspectul paginii și formatarea.

4. Formate și anteturi de utilizare

Antetele motivului sunt importante deoarece, odată ce aveți un design bun pentru un antet sau un anumit tip de raport pe care trebuie să îl completați, nu trebuie niciodată să proiectați sau să creați acel antet din nou. Puteți salva un document cu toate formatele de antet de care aveți nevoie și puteți salva toate aceste eforturi data viitoare când creați același document. Anteturile pot fi formatate făcând clic pe “Introduce” meniul și alegerea “Antet” icoană.

După ce treceți în revistă meniul de editare a antetului, veți vedea cât pot fi anteturile versatile și utile. Puteți să aveți în mod automat ca alternate header-urile între două modele între pagini drepte și impare și chiar să vă puteți rupe documentul în secțiuni și să dați fiecărei secțiuni propriul antet unic.

Această flexibilitate vă permite să automatizați toate secțiunile repetate ale documentelor pentru diferitele documente pe care trebuie să le scrieți pentru munca dvs., salvând o cantitate extraordinară de timp.

Un alt avantaj al utilizării anteturilor în acest fel este că dacă vreți vreodată să schimbați o parte din acele anteturi în document, tot ce trebuie să faceți este să faceți schimbarea stilului antetului într-un singur loc și modificarea va replica automat în întregul dvs. întreg document. Fără un antet, va trebui să faceți manual această modificare pe fiecare pagină.

5. Gestionați aspectul paginii

Următoarea abilitate Microsoft Word pe care fiecare lucrător de birou ar trebui să o cunoască este cum să configurați și să previzualizați formatul paginii unui document. Înțelegerea modului de realizare a acestui lucru vă oferă flexibilitatea de a face un aspect al documentului, totuși doriți, mai degrabă decât de a fi blocat de setările implicite pentru lucruri precum dimensiunea marginii paginii (pe care mulți oameni nu au nici o idee despre cum să schimbați).

Câteva dintre instrumentele pe care ar trebui să le învățați să formatați aspectul paginii se află pe “Introduce” meniul. Lucruri precum “Numărul paginii” , care va automatiza și gestiona numerotarea paginilor pentru dvs..

Cea mai mare parte a opțiunilor de formatare a paginii de care aveți nevoie sunt de fapt pe numele potrivit “Aranjament în pagină” meniul. Dacă scrieți un buletin informativ pentru compania dvs., de ce mizeria în jurul cu încercarea manuală de a elabora formatarea Top 5 site-uri pentru a descărca Șabloane Microsoft Word Top 5 site-uri pentru a descărca Șabloane Microsoft Word Citiți mai multe în secțiunile de pagină atunci când puteți doar folosește “coloane” instrument găsit aici pentru a face acest lucru?

Și acea margine misterioasă din jurul paginii pe care majoritatea oamenilor o cheamă tehnicianul IT local să învețe cum să modifice? Nu deranja apelul, trebuie doar să faceți clic pe “Page Borders” icon, mergeți la “Page Border” și faceți clic pe “Opțiuni.”

Puteți seta margini de pagină de sus, de jos, de stânga și de dreapta. Apropo, în legătură cu asta “Frontiere și umbrire” meniu, verificați toate celelalte lucruri cool pe care le puteți face, cum ar fi linii de frontieră de pe orice parte a paginii, se aplică numai secțiunilor din document și multe altele.

Învățând aceste abilități MS Word și Excel, vei impresiona pe toți în biroul tău - și cel mai important, îți vei impresiona șeful! Ce alte abilități de software ați descoperit a fi esențiale?

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Microsoft Word, Productivitate.