Excel Vs. Acces - Poate o foaie de calcul să înlocuiască o bază de date?

Sau ar trebui să utilizați amândouă? Microsoft Access și Excel oferă atât filtrarea, colaționarea și interogarea datelor, cât și programele potrivite cerințelor dvs. de lucru și cum obțineți cele mai bune rezultate din ambele lumi?

Înțelegerea a ceea ce este pentru fiecare instrument

Tabelul de mai sus vă va oferi o descriere a comparațiilor cheie dintre utilizarea Microsoft Access sau Excel pentru cerințele de date. Într-o lume ideală folosim cu toții Microsoft Excel și Access interschimbabil, una pentru calcule matematice avansate și comparații statistice, cealaltă pentru abilitatea sa de a organiza și afișa rafturi de date într-o manieră structurată.

Întrebări cheie înainte de alegerea dvs.

Ar trebui să vă întrebați aceste întrebări cheie înainte de a vă angaja într-un singur software:

• Cum doriți să vă organizați datele?
  • Repetitivă? dublare?
  • Urmărirea acțiunilor / gestionarea evenimentelor?
• Stocați și gestionați sau stocați și analizați?
• Cât de multe date aveți?
  • Text?
  • Numeric?
• Aveți nevoie de formatare pentru o ieșire comună?

Excel este pentru analiza datelor

Excel excelează la datele numerice, stocarea și numeroasele permutări de analiză pe care le-ați putea solicita pentru a descoperi orice tipare, tendințe sau denumiri defectuoase din datele dvs. Curba de învățare pentru Excel este destul de scurtă - prin faptul că poate părea extrem de descurajantă pentru a începe, dar veți fi rapid îndoite tabele pivot Cum se utilizează o tabelă Pivot Excel pentru analiza datelor Cum se utilizează o tabelă Pivot Excel pentru analiza datelor pivotul este unul dintre cele mai puternice instrumente din repertoriul Excel 2013. Acesta este folosit frecvent pentru analiza datelor mari. Urmați demonstrația noastră pas cu pas pentru a afla totul despre ea. Citiți mai multe pentru propria utilizare în cel mai scurt timp.

Cele mai recente versiuni sunt complet blocate de șabloane 10 Șabloane utile de gestionare a proiectelor Excel pentru urmărire 10 Șabloane utile de gestionare a proiectelor Excel pentru urmărirea Șabloanele de gestionare a proiectelor vă pot ajuta să replicați proiecte de succes. Iată temele esențiale Microsoft Excel pentru dvs. Citiți mai multe, comenzi rapide la îndemână și o interfață grafică foarte prietenoasă, dar există motive de făcut. Excel este un instrument excelent atunci când se utilizează câteva foi de calcul simultan, dar când începeți să măriți dimensiunea bazei dvs. de date, de exemplu cu un set de date guvernamental, Excel începe să scârțâie sub tulpina.

Menținerea unei foi de calcul masive Excel cu mii, dacă nu zeci de mii de înregistrări, devine din ce în ce mai dificilă și deoarece datele dvs. evoluează necesitatea de a vă actualiza formulele, intervalele sumare și macroele pot duce la apariția unor greșeli în datele dvs..

Resurse Excel

Iată câteva excelente resurse online, tutoriale și șabloane pentru a vă oferi o parte superioară atunci când vă faceți griji cu Excel:

• Aflați Excel fără a cheltui un Penny - lista de referință pentru tutoriale Excel, care acoperă literalmente tot ceea ce aveți nevoie printr-unul dintre link-uri
• Șabloane pentru Excel - magazinul MS Office pentru șabloane Excel. Excel 2013 are o listă extinsă atunci când deschideți programul - dați-i o listă pentru mai multe opțiuni!
• Chandoo.org - tone de informații gratuite care acoperă toate nivelurile de învățare
• MrExcel - asemănător cu Chandoo, are mii de video-uri și tutoriale video
• YouTube: Howcast Tech - o serie de introduceri excelente, care se îndreaptă spre instrumentele Excel de nivel intermediar

Chandoo, MrExcel și seriile YouTube de la Howcast Tech sunt deosebit de bune, fiecare oferind tutoriale remarcabile care acoperă aproape orice instrument pe care l-ați putea întâlni în Excel, resurse strălucitoare pentru începătorii umili până la Salvatorii Excel printre noi.

Accesați Excel la Managementul datelor

Microsoft Access este o bestie ușor diferită față de Excel. În cazul în care Microsoft Excel menține o concentrare asupra secvențelor de date numerice, eventual unice, Access furnizează o soluție de stocare pentru informații care pot fi rechetate și menționate în mai multe locuri. Voi recunoaște curba de învățare pentru Access Un ghid rapid pentru a începe cu Microsoft Access 2007 Un ghid rapid pentru a începe cu Microsoft Access 2007 Citiți mai mult este problematică în locuri, dar odată ce ați învățat elementele de bază ale software-ului, veți găsi acele abilități relativ interschimbabile cu aproape orice software de baze de date.

Probabil cea mai mare diferență dintre Microsoft Access și Excel este metoda de păstrare a înregistrărilor. Înregistrările Microsoft Access sunt gratuite pentru modificări în orice moment. Imaginea de mai sus arată Microsoft Access (sus) și Excel (partea de jos) pentru comparație. Rețineți că atunci când utilizați Microsoft Access fiecare înregistrare individuală primește un anumit număr de identificare - prima coloană - pentru a vă permite să sortați, să filtrați și să interogați întreaga bază de date. Deci, ce este o bază de date, oricum? [Explicarea MakeUseOf] Deci ce este o bază de date, oricum? [Explică-i pe MakeUseOf] Pentru un programator sau un entuziast al tehnologiei, conceptul de bază de date este ceva care poate fi cu adevărat de acordat. Cu toate acestea, pentru mulți oameni conceptul de bază de date în sine este un pic străin ... Citește mai mult. Și baza dvs. de date este doar asta - un magazin digital de informații. Adăugarea mai multor informații, modificarea, eliminarea, filtrarea și interogarea nu au niciun impact asupra înregistrării existente, nici formulelor, intervalelor sumare, tabelelor și rapoartelor pe care le-ați configurat deja. Atunci când se utilizează un set de date masiv în Excel, există posibilitatea să se întrerupă oricare dintre sarcinile menționate mai sus ceva, undeva.

Un pas mai mult decât Excel

Microsoft Access merge cu un pas mai departe decât Excel în ceea ce privește stocarea pură a datelor, oferind instrumente interne specifice pentru a asigura calitatea datelor:

• Utilizați liste de căutare și reguli de validare pentru câmpurile individuale la nivelul mesei
• Formularele pot adăuga reguli suplimentare la tabelul dvs. de acces Un tutorial rapid pentru tabelele din Microsoft Access 2007 Un tutorial rapid pentru tabelele din Microsoft Access 2007 Citiți mai multe în timpul introducerii datelor
  • Responsabil de selecția utilizatorilor și de evenimentele predefinite
• Integritatea referențială între tabele menținute în mod consecvent de Microsoft Access - asigurându-vă că toate datele dvs. au sens, aproape tot timpul

Agregările de baze de date enorme sunt relativ simple și în Microsoft Access. Interogarea și filtrarea pot avea loc indiferent de modul dvs. de stocare cu Microsoft Access, oferind soluții puternice de analiză a datelor - dar nu există o tabelă pivot!

Resurse Microsoft Access

Similar cu ofertele noastre Microsoft Excel, aici sunt câteva resurse online excelente, tutoriale și șabloane pentru a vă oferi cea mai bună sursă atunci când vă faceți griji cu accesul:

• Acces facil cu șabloane - tutorial oficial MS Office pentru utilizarea șabloanelor de acces pentru a vă grăbi munca
• Introducere în template-urile Access 2010 - o introducere în selectarea și implementarea șabloanelor de acces
• GCF Learn Free - un tutorial cu 14 părți, care cuprinde introducerea datelor în prezentarea datelor și multe altele
• Accesul la tot - absolut masiv lista de întrebări și tutoriale de acces
• Baycon Group - tutoriale în profunzime, variind de la introducerea datelor în tabele de interogare avansate

Si castigatorul este…

Nici!

Oh, ce un copac-out, îmi pare rău ... dar sper că am ilustrat fiecare bucată de software, astfel încât următoarea dvs. de stocare a datelor / decizia de analiză va fi mai ușor. Puteți importa date Microsoft Access în Excel și invers în mai multe moduri, extindând infinit potențialul ambelor bucăți de software. Soluțiile oferite de Microsoft Access și Excel oferă un spectru de tehnici de gestionare a datelor care evoluează alături de cerințele noastre de date.

Bara de sus ilustrează opțiunile de import și export disponibile prin Microsoft Access> Date externe tab. Cel de-al doilea afișează opțiuni de export similare prin Excel> Date tab. Ambele tab-uri de date oferă utilizatorilor o funcționalitate încrucișată extinsă care vă oferă cele mai bune din ambele lumi: calcule matematice supreme, formatare și tabele, împreună cu gestionarea excelentă a datelor, analiza și reportajul.

Cititorii cu ochi cu ochi vor observa lipsa unei file de export Excel. Schimbul de date între Microsoft Excel și Access este de obicei o stradă cu sens unic, adică nu există o conexiune de date permanentă între cele două platforme MS Office atunci când se trece de la Microsoft Excel la Access. Utilizând Microsoft Access “Import & Link” tabel, tabele sau cadre specifice din cadrul programului Excel pot fi selectate, conectate și menționate în cadrul bazei dvs. de date, dar datele numerice trebuie să fie actualizate la sursă, adică în Microsoft Excel. Tabela dvs. din Microsoft Access se va actualiza în mod constant cu intrarea dvs. Excel, dar odată ce închideți Excel, închideți link-ul de date (dar păstrați-vă datele!). Pentru orice altceva există întotdeauna CTRL + C Comenzi rapide Windows Comenzi rapide Windows Citește mai mult sau CMD + C! Tot ce trebuie să știți despre comenzile rapide de la tastatură Mac OS X Tot ce trebuie să știți despre comenzile rapide de la tastatură Mac OS X Indiferent de sistemul de operare sau de programul pe care îl utilizați, comenzile rapide de la tastatură sunt un instrument pe care îl puteți folosi pentru a face lucrurile destul de ușor tu. Pur și simplu nu trebuie să vă luați mâinile de pe ... Citește mai mult

Înțelegând exact ce poate face fiecare instrument pentru dvs. și pentru datele dvs. pot aduce o diferență masivă, utilizați atât avantajele dvs., citiți și vizionați unele dintre tutoriale pentru a obține o experiență reală cu aceste instrumente de date puternice.

Am pierdut nimic? Care sunt preferatele dvs. Microsoft Access și Excel? Spuneți-ne mai jos!

Explorați mai multe despre: Microsoft Access, Microsoft Excel.