Cum să utilizați corespondența Microsoft Word pentru a automatiza e-mailurile

În timp ce există multe lucruri care nu-mi plac Microsoft Word, sunt multe lucruri care-mi plac mult. În special, îmi place cât de flexibil sunt instrumentele de desen, șabloanele incluse pentru lucruri precum scrisori și CV-uri și, mai ales, îmi place să automatizez multe dintre sarcinile pe care le faci des. Una dintre aceste sarcini este trimiterea de rapoarte sau e-mailuri.

Cei mai mulți dintre noi se confruntă cu un loc de muncă în care trebuie să trimiteți un raport unei întregi echipe de oameni. Ceea ce face acest lucru mai rău uneori este că trebuie să trimiteți e-mailuri personalizate individual fiecărei persoane cu informații specifice care le privesc. Poate că 80-90% din verbiage este aceeași, dar că 10 sau 20% specifice persoanei sunt unice - deci vă aflați petrecând orele de scriere a e-mailului după e-mail.

Trimiterea e-mailurilor automate

În trecut, am scris despre modul în care Cum să pun Google Analytics să lucreze pentru dvs. Cu rapoarte de e-mail Cum să vă dau Google Analytics să lucreze pentru dvs. Cu rapoarte de e-mail Citiți mai multe că ați putea automatiza Google Analytics să trimită rapoartele programate, pe șeful sau pe clientul dvs. Dar forma de automatizare pe care o voi arăta astăzi este puțin diferită. În loc să producă datele pentru dvs., Word va completa în mod automat detaliile despre persoana de pe lista de contacte, permițându-vă să completați rapid datele sau informațiile pe care doriți să le trimiteți acelei persoane. Acest lucru face că e-mailul se simte personal și direct, dar, în același timp, nu cheltuiți orele de scriere a zeci sau sute de e-mailuri personale, directe.

Pentru a începe, în Word (în exemplele mele este Word 2007), faceți clic pe “corespondenţă” apoi faceți clic pe “Porniți coalizarea agendei.”

Expertul nu este necesar, dar este frumos pentru că vă ajută să vă amintiți tot ce trebuie să faceți. Mai întâi, alegeți un șablon pe care doriți să îl utilizați pentru raportul generic.

Cuvântul are o mulțime de stiluri și layout-uri bune. Odată ce ați ales șablonul, faceți clic pe OK. Acum, întregul dvs. raport este scris pentru dvs., tot ce trebuie să faceți este să completați textul. Când vine vorba de dată, asigurați-vă că alegeți “astăzi” astfel încât documentul să utilizeze întotdeauna data de astăzi de fiecare dată când o recreezi mai târziu.

Când alegeți lista destinatarilor pentru a primi aceste e-mailuri, puteți utiliza contactele Outlook existente, o listă curentă de contacte pe care ați exportat-o ​​din altă parte sau puteți crea o nouă listă de contacte.

În exemplul meu, am selectat destinatari din contactele mele Outlook actuale.

Acum, când ați selectat destinatarii dvs., veți spune documentului informațiile pe care să le scoateți din informațiile de contact și să le încorporați automat în raport. Faceți acest lucru dând clic pe “Inserați câmpul Merge” buton.

De exemplu, creez un raport despre un anumit site web pentru un client, așa că am definit site-ul respectiv în detaliile de contact ale acestuia și aici îi spun lui Word să utilizeze acea adresă URL în raport.

Dacă utilizați Outlook, nu uitați că persoanele de contact Outlook oferă câmpuri utilizator, unde puteți introduce orice informații doriți pentru acea persoană.

Acest lucru este util atunci când informațiile pe care doriți să le încorporați pentru persoana respectivă nu sunt găsite în câmpurile Listă de contacte.

Cea mai tare lucru despre corespondența Microsoft Word este că în esență creați “a umple” câmpuri pentru părțile raportului care sunt unice pentru fiecare persoană.

De vreme ce scrieți mesajul generic și ajungeți într-un loc în care trebuie să scrieți ceva care ar avea date specifice relevante pentru acea persoană, trebuie doar să faceți clic pe “reguli” și alegeți “A umple“. Aceasta vă permite să definiți întrebarea promptă și un răspuns implicit. Ce se va întâmpla atunci când încărcați documentul automat, vă va solicita să completați fiecare câmp de completare pentru fiecare destinatar.

După ce terminați crearea corespondenței automate, documentul dvs. va consta în câmpurile care se completează automat pe baza detaliilor de contact ale destinatarului, iar alte câmpuri se vor completa pe baza informațiilor pe care le-ați specificat pentru informații.

Pentru fiecare document, puteți trimite rapid raportul de e-mail din Word făcând clic pe butonul Outlook din partea dreaptă sus a ecranului, alegând “Trimite email” (sau trimiteți ca atașament PDF) și ați terminat!

Folosind această tehnică, veți reduce munca de corespondență cu cel puțin 50% sau mai mult. În față vă va lua ceva timp pentru a obține documentul perfect, dar în fiecare săptămână sau lună pe care trebuie să-l emiteți, veți fi foarte fericiți că ați pus efortul.

Acordați Microsoft Mail Corespondențe o șansă și spuneți-ne cum merge. Ți-a salvat timpul? Împărtășiți-vă propriile experiențe cu ea în secțiunea de comentarii de mai jos!

Creditul de imagine: clix la sxc.hu

Explorați mai multe despre: Tehnologia afacerilor, Automatizarea computerelor, Sfaturi pentru e-mail, Mergarea corespondenței, Microsoft Word.