Urmăriți problemele și prioritățile clienților cu software-ul Help Desk Help Support

Dacă rulați o afacere de asistență pentru computere sau gestionați un centru de asistență IT, atunci veți ști că suportul IT include mai mult decât rezolvarea problemelor calculatorului. Fiecare problemă reprezintă un simptom care ar putea însemna un eșec mult mai mare al sistemului. Probleme multiple care se potrivesc deopotrivă identifică și bug-uri de software care ar fi putut fi ratate în timpul testelor.

Una dintre cele mai bune modalități de a urmări și de a analiza toate problemele este prin intermediul software-ului centralizat de help desk. Cu un astfel de sistem, nu numai că urmăriți problemele legate de computer sau de sistem, de asemenea, urmăriți care dintre membrii personalului dvs. au avut grijă de bilete, un jurnal al cărui clienți sau clienți folosesc biroul de ajutor cel mai des și oferă un nivel ridicat pentru a vedea cât de bine vă gestionează problemele personalul IT.

Una dintre cele mai bune soluții gratuite de software pentru birou de ajutor am constatat că pot gestiona aceeași funcționalitate ca și unele dintre cele mai scumpe colegii de acolo este Close Support Service Desk.

Configurarea serviciului Close Support Service

Este apelat softul “birou de servicii” Decat “Ghișeu de ajutor” deoarece este de fapt utilă pentru mai mult decât problemele IT. Dacă executați deloc un serviciu care include clienți sau clienți care vă apelează la probleme, puteți utiliza acest software pentru a urmări aceste probleme. Poate că rulați un serviciu de reparații electronice, o afacere sanitară sau orice alt domeniu care include depanarea și repararea problemelor. Acest software vă poate ajuta să vă amintiți, să urmăriți și să analizați aceste probleme, mai ales dacă aveți o echipă de tehnicieni care lucrează pentru dvs..

Când configurați software-ul pentru prima oară, veți afla că vă întreabă unde doriți să accesați baza de date sistem. Close Support utilizează Access Runtime, iar baza de date de fundal, numită CloseSupportBE.mdb, stochează toate datele pentru sistem. Pentru a permite utilizatorilor distribuiți să acceseze acest sistem pentru introducerea, gestionarea și închiderea biletelor de siguranță, trebuie doar să stocați baza de date în rețeaua locală. Dacă doriți să îl utilizați pe Internet, trebuie doar să creați un cont online “hard disk” cum ar fi Dropbox și să stocați baza de date centrală în acel cont.

Singura neplăcere dacă utilizați software-ul liber este o cutie inițială care apare când încărcați software-ul, unde trebuie să faceți clic “Continua” să refuzați înscrierea pentru procesul gratuit. Odată ce ați intrat în software-ul, veți vedea patru domenii majore.

În partea de sus (1), veți găsi câmpuri și butoane de căutare rapidă pentru a crea un nou incident de apel sau pentru a crea o nouă sarcină pentru unul dintre personal (sau pentru tine). Sarcinile pot fi atribuite unei anumite probleme și unui anumit tehnician. Zona de servicii din partea stângă include Activități active (2) și Apeluri active (3). În partea dreaptă a ecranului principal veți vedea apelurile sortate după cesionar, statut și prioritate (4).

Introducerea detaliilor ori de câte ori apare o problemă (sau e-mail) este la fel de simplă ca folosirea diferitelor casete derulante pentru a selecta prioritatea și categoria problemei. O casetă din dreapta permite informații specifice despre problemă.

Odată ce apelul este în sistem, acesta va rămâne în “Trăi” până când aceasta va fi rezolvată sau anulată. Odată ce există o problemă activă, fiecare schimbare a sistemului se înregistrează automat în apel “istorie” zonă.

Adăugarea unei noi sarcini este o modalitate utilă de a crea și de a monitoriza locurile de muncă pentru angajații care pot sau nu să fie legați de anumite probleme care au fost solicitate. Puteți chiar să setați anumite sarcini pe o bază periodică, astfel încât sistemul să poată fi utilizat pentru programarea de lucru precum și solicitarea problemelor în câmp.

Din bara de navigare din stânga, dacă faceți clic pe companii, puteți vedea toți clienții pentru care ați lucrat. Aici puteți introduce manual noi companii și completați toate informațiile de contact. Când faceți clic pe companie din cadrul unor sarcini sau apeluri, acesta face legătura cu aceste informații detaliate, astfel încât să puteți obține cu ușurință informații de contact din afișajul de apel sau de activitate.

Același lucru este valabil și pentru oameni, indiferent dacă aceștia sunt clienți individuali sau angajații care lucrează. Introduceți aici toate detaliile, iar pentru angajați, aici vă alocați numele de utilizator pentru a utiliza sistemul Service Desk. Cel mai frumos lucru este că ori de câte ori utilizați un nume de client într-un bilet, aveți acces instantaneu la detaliile de contact ale acestuia.

În cele din urmă, o altă caracteristică utilă a sistemului este că puteți exporta apeluri sau sarcini (fie active, fie arhive) într-o foaie de calcul Excel pe care o puteți utiliza pentru a crea propriile rapoarte sau doar pentru a crea propria arhivă a problemelor rezolvate.

Există o mulțime de utilizări pentru acest software gratuit Help Desk dincolo de doar tehnicienii IT. Puteți să-l utilizați pentru a gestiona și organiza aproape orice afacere care trebuie să remedieze sau să remedieze problemele. Dă-i o șansă și vezi dacă îți controlează propria afacere!

Spuneți-ne ce credeți despre Serviciul de asistență Close Support sau dacă știți despre alte instrumente similare care sunt la fel de utile. Împărtășiți-vă perspectiva în secțiunea de comentarii de mai jos.

Image credit: Carlos Chavez

Explorați mai multe despre: Asistență tehnică.