Cum se utilizează Evernote ca instrument de management de proiect

Când am decis că trebuie să-mi iau controlul asupra Evernote Cum să curețe Evernote Clutter pentru o notă mai curată Cum să curețe Evernote Clutter pentru o notă mai curată Luând Evernote este sertarul de junk al vieții noastre digitale. Ca sertarul de gunoi din casele noastre, trebuie să-l curățăm și să-l organizăm atât de des. Iată o strategie de bază. Citește mai mult, am avut 19 notebook-uri care conțin peste 500 de note (care au fost recent șterse 1.000 de note în probabil opt sau zece notebook-uri). Am avut 43 de etichete, majoritatea cu doar câteva note.

Cateva dintre notebook-urile mele aveau “util” articole. Unii mi-au ținut obiectivele și foile de urmărire. Alții aveau lucruri pe care le-am găsit amuzante, rețete, chestii legate de carieră și informații financiare. Pe scurt, a fost o mare dezordine.

Iată cum am transformat acest haos într-un sistem fantastic de gestionare a proiectelor personale și ce te poate învăța despre a avea grijă de configurarea Evernote.

1. Curățați Notebook-urile

Aceasta este partea dificilă. Trebuia să scap de multe lucruri. Pentru a face acest lucru rapid, am scazut fiecare notebook și m-am întrebat dacă există ceva pe care aș fi cu siguranta veni înapoi pentru sau nu ar fi în măsură să găsească cu ușurință online.

În majoritatea cazurilor, nu a existat. M-am gândit mereu la sfaturi despre cărți de auto-publicare sau de depunere a taxelor cu o căutare rapidă pe Google. Mi-am tăiat contul Evernote existent la șapte notebook-uri.

O parte opțională a acestui pas este consolidarea. Dacă aveți mai multe note pe același subiect, le puteți copia și le puteți lipi într-o singură notă. Am multe note cu privire la scrisorile de interogare și pe terenuri, de exemplu. Toți vor merge într-o singură notă.

De asemenea, puteți consolida notebook-urile în stive. Eu, de exemplu, combinate “Umor” și “Mass-media” intr-o “Distracţie” stiva pentru a le împiedica să-mi aglomereze bara de navigare.

2. Creați Project Notebooks și Stacks

Acum, va trebui să creați notebook-uri și stive pentru sistemul dvs. de management de proiect. Voi crea următoarele stive și note:

• A te folosi de
  • Articole
  • Forme lungi
• Hubstaff
  • Blog
  • Conversie
  • Buletin informativ
• Alte
  • Muntele Săptămânal
  • Knightworks
  • Carton Republica
  • Casual Game Insider

Sunt sigur că alții vor veni, dar de asta încep cu asta. Am adăugat, de asemenea, numere astfel încât acestea să rămână în ordinea preferată în partea de sus a listei de notebook-uri:

Acum pot ajunge la stack-urile și la notebook-urile pe care trebuie să le acces cât mai repede posibil.

3. Creați o listă principală

Chiar dacă aveți un sistem notebook bine organizat, veți dori o locație centrală pentru a vă referi la diferitele dvs. proiecte. De exemplu, iată lista actuală de master:

În lista mea de master, am făcut o notă cu privire la diferitele activități independente și contractuale pe care le fac, împreună cu ratele mele de plată pentru fiecare. Acest lucru mă ajută să-mi amintesc cum să îmi prioritizez timpul. Orice proiecte pe termen scurt vor fi adăugate și aici, așa că nu uit să lucrez la ele.

După cum puteți vedea, “Locuri de muncă independente” este legată - această legătură mă duce la o notă în care urmăresc potențialele mele terenuri. În schimb, ar putea să acceseze o foaie de calcul Google Drive, o placă Trello sau orice altceva care ar fi util.

De asemenea, am a “Arzător potențial / înapoi” pentru a ține evidența lucrurilor pe care le-am făcut ca pentru a lucra la, dar nu au timp pentru a în acest moment. Din nou, acest lucru servește pentru a păstra lucrurile în vârful minții mele.

Desigur, puteți personaliza lista dvs. de master, oricum doriți. Puteți include viitoare date scadente sau link-uri către o mulțime de alte note. Sau păstrați o listă de sarcini 7 Sfaturi pentru o mai bună gestionare a dvs. de a face Lista 7 Sfaturi pentru o mai bună gestionare a dvs. de a face Lista dvs. de-a face lista provoca coșmaruri? Poate că încercați să faceți prea multe dintr-o dată. Este nevoie de o listă de sarcini compilată în mod logic pentru un flux de lucru eficient. Noi putem ajuta. Citește mai mult care îți amintește de ceea ce trebuie să faci în continuare pentru fiecare proiect.

Această notă ar trebui să servească drept tabloul de bord. În funcție de tipurile de proiecte pe care le aveți, veți dori să o personalizați cu cele mai utile informații pentru situația dvs. particulară. Când nu sunteți sigur la ce să lucrați în continuare, acesta este locul unde veți merge.

De asemenea, puteți utiliza această secțiune pentru o listă de activități principale. Este ușor să adăugați casetele de selectare pentru notele Evernote: trebuie doar să apăsați pe butonul de pe caseta de la începutul notei.

4. Organizați notele proiectului

Există multe moduri diferite în care puteți organiza notele de proiect în notebook-uri.

Prefer să am o mulțime de informații în fiecare notă, astfel încât să pot merge într-un singur loc pentru a găsi informații. De exemplu, în notebook-ul meu de scriere, am câteva note care conțin o cantitate imensă de informații despre un singur subiect.

Mele “informarea publicului” nota conține un număr de articole despre găsirea unor informații de raportat. Are aproape 9000 de cuvinte în ea.

Acesta este unul dintre cele mai utile lucruri pe care le-am făcut cu notele mele.

S-ar putea să doriți să păstrați fiecare dintre aceste articole într-o notă diferită. Totul depinde de stilul dvs. personal de organizare. Principalul lucru este să păstrați cât mai multe informații în notebook-uri.

Toate notele, jotările, planurile, proiectele, e-mailurile relevante (dacă alegeți) și orice altceva legat de proiectul dvs. ar trebui să rămână în aceste notebook-uri.

Bineînțeles, asta nu ar fi întotdeauna posibil. În cazul în care compania dvs. are management de proiect pe Trello Un ghid pentru Trello pentru viață și management de proiect Un ghid pentru Trello pentru viață și management de proiect Trello vă poate ajuta să vă organizați. Este un instrument gratuit pentru a gestiona orice tip de proiect. Citiți acest ghid pentru a înțelege structura de bază, navigația și modul în care Trello vă poate fi de folos. Citiți mai multe, s-ar putea să fiți deservit cel mai bine prin conectarea la acea placă Trello din lista dvs. principală. Dar cât mai multe informații ar trebui să fie ușor accesibile din notebook-ul proiectului.

5. Adăugați comenzi rapide

Punctul unui sistem personal de management al proiectelor este să vă asigurați că puteți găsi tot ce aveți nevoie atunci când aveți nevoie de el. Care este exact ceea ce vă ajută să faceți comenzile rapide.

În timp ce țineți notebook-urile și stivele la un nivel minim vă va ajuta să găsiți lucrurile mai ușor, probabil că vor fi note sau notebook-uri pe care doriți să le deschideți cu un singur clic. Doar trageți notebook-uri sau note în zona de comenzi rapide pentru a le bloca acolo, unde le puteți găsi întotdeauna.

6. Configurați mementouri și date expirate

Eminamentele și termenele scrise de Evernote sunt foarte utile atunci când gestionați mai multe proiecte. Adăugarea unui memento este la fel de ușor ca și clic pe ceasul din partea de sus a oricărei note și selectând o dată de reamintire. Veți vedea, de asemenea, orice note pe care le aveți pentru memento-uri în partea de sus a notebook-ului:

Adăugați mementouri la orice note pe care trebuie să le rezolvați într-o anumită zi.

De obicei, am setat mementouri înainte de expirarea termenului, așa că am notat data scadenței în partea de sus a notei. Acest lucru îmi permite să văd în vizualizarea fragmentului:

Rețineți că dacă aveți o mulțime de sarcini diferite într-o singură notă, nu veți putea seta diferite mementouri pentru fiecare sarcină. Puteți seta un memento pentru o notă întreagă, astfel încât ar fi mai bine să păstrați fiecare sarcină într-o notă diferită.

7. Dezvoltați un sistem de etichete

Ca și alte câteva lucruri, modul în care utilizați etichetele depinde de modul în care doriți să gestionați proiectele. S-ar putea, de exemplu, să doriți o anumită etichetă pentru anumite tipuri de proiecte - aș putea folosi “scris,” “editare,” “cercetarea,” “Analytics,” si asa mai departe.

În schimb, ați putea folosi etichetele prioritare: mare, mediu, scăzut; 1, 2, 3; acum, mâine, săptămâna viitoare; sau orice alt sistem similar. Puteți utiliza un sistem de colectare și arhivare cum a fost prezentat în acest articol fenomenal pe etichetele Evernote Cea mai bună cale de a organiza Evernote: Utilizați etichetele Cea mai bună metodă de a organiza Evernote: Utilizați etichetele Evernote este o mizerie uriașă? Vă arătăm un simplu truc care vă va ajuta să vă organizați notele ca niciodată. Citeste mai mult .

Mulți oameni au conceput sisteme de etichetare pentru metoda de productivitate Getting Things Done Organizați 2015: Aflați arta marțială de a face lucrurile făcute [Lucruri de urmărit] Organizați 2015: Aflați arta marțială de a face lucrurile făcute [Lucruri de urmărit] , depășitorii întotdeauna par să păstreze un cap răcoros? Citeste mai mult . Codul cu Sonia are un exemplu foarte bun de a folosi o mare varietate de etichete imbricate pentru a-ți clasifica notele pe baza a ceea ce sunt, atunci când are nevoie să aibă grijă de ele și locația în care sunt legate.

Sau puteți decide să nu utilizați etichete. Tind să plec fără ei, și doar capabilitățile de căutare minunate ale lui Evernote pentru a găsi ceea ce am nevoie. Depinde de tine.

8. Integrați-vă celelalte aplicații

Evernote are o mulțime de integrații excelente care o ajută să funcționeze împreună cu alte aplicații. Feedly și Pocket pot trimite articole direct la Evernote. Trello are o putere de pornire care vă permite să legați note și carduri. Amintiți-vă că laptele se poate sincroniza cu Evernote, astfel încât mementourile dvs. să apară în aplicația de gestionare a sarcinilor.

Dacă utilizați o altă aplicație de gestionare a sarcinilor, TaskClone vă poate ajuta să vă sincronizați. Zapier și IFTTT leagă atât Evernote cu tot felul de alte aplicații. Pentru a obține o idee despre ceea ce puteți face, consultați primele rețete Evernote din IFTTT. Puteți face multe lucruri minunate, în funcție de dispozitivele și alte aplicații pe care le utilizați.

Cu cât mai mult puteți automatiza, cu atât mai bine!

9. Colaborați

Dacă utilizați Evernote ca sistem personal de management al proiectelor, probabil că nu va trebui să utilizați multe dintre instrumentele de colaborare. Dacă lucrați cu alții care folosesc Evernote, acestea pot fi extrem de valoroase - comunicarea este esențială în gestionarea eficientă a proiectelor Cele mai bune 5 sfaturi pentru managementul proiectelor pentru începători Cele mai bune 5 sfaturi pentru managementul proiectelor pentru începători Dacă luați un rol de manager de proiect pentru pentru prima dată, aici sunt doar cinci sfaturi pentru gestionarea proiectelor pentru a vă ajuta să începeți. Citește mai mult, la urma urmei.

Schimbul de note este la fel de ușor ca și lovirea Acțiune butonul din partea de sus a notei pentru a trimite un e-mail printr-un link. Puteți împărtăși cu ușurință note și notebook-uri în acest fel și puteți posta un link public la nota către rețelele sociale.

Discuțiile cu colegii pot fi de asemenea de ajutor, mai ales dacă aveți un notebook colaborativ pe care îl utilizați cu toții. Lovit Fișier> Chat nou sau Vizualizare> Chat de lucru pentru a deschide dialogurile de chat. Introduceți un nume sau o adresă de e-mail în bara de sus a ferestrei de chat și accesați chatul.

Evernote Project Management pentru viata ta

Evernote este un loc minunat pentru a elimina toate lucrurile pe care credeți că le veți avea nevoie în viitor. Dar când este creat ca un sistem de management de proiect extrem de organizat, va fi mult mai util. Și nu trebuie să aplicați aceste principii doar pentru a lucra: ele pot fi și pentru proiecte personale. Într-adevăr, ele pot fi folosite pentru orice.

Deci, curățați contul dvs. dezordonat Evernote, faceți-l organizat și faceți un plan. Veți fi bucuroși că ați făcut-o.

Folosiți Evernote pentru gestionarea proiectelor personale sau profesionale? Cum păstrezi totul organizat? Distribuiți cele mai bune sfaturi în comentariile de mai jos!

Credite de imagine: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

Explorați mai multe despre: Evernote, Project Management, Task Management, To-Do List.