Cum să utilizați Evernote pentru a vă administra întâlnirile

Știați că cele mai recente instrumente oferite de Evernote o fac o aplicație foarte utilă pentru gestionarea întâlnirilor?

Organizarea și gestionarea întâlnirilor este o parte obositoare dar importantă de a face lucrurile și nu mi-am dat seama cât de utilă ar putea fi Evernote pentru crearea agendelor de întâlnire și luarea de minute până de curând. Cele mai recente caracteristici 8 Upgrade-uri Evernote trebuie să știți despre 8 upgrade-uri Evernote trebuie să știți despre Se pare ca la fiecare altă lună, Evernote primește upgrade-uri suplimentare. Câteva sunt eliberați liniștit, în timp ce alții sunt foarte anticipați de utilizatorii grei ai Evernote. Deoarece am scris ultimul meu articol despre noul design al lui Evernote și ... Citește mai mult pentru adăugarea listelor de lucru, crearea de tabele, schimbul de note și notebook-uri și atașarea documentelor face din Evernote un instrument ideal pentru gestionarea întâlnirilor.

Dacă sunteți nou la Evernote, descărcați manualul nostru neoficial Evernote pentru a intra în funcțiune în cel mai scurt timp.

Creați un șablon

Toate echipele, comitetele și organizațiile au nevoi și scopuri unice, dar când vine vorba de crearea unei agende de întâlnire, există câteva articole standard pe care le veți include probabil pentru fiecare întâlnire. Înainte de următoarea întâlnire, creați un șablon de notă care va fi folosit pentru ordinea de zi și minutele întâlnirii dvs..

Prefer sa folosesc functiile de tabele Evernote pentru agende si minute deoarece se redimensioneaza automat dupa adaugarea continutului. Coloanele și rândurile nu pot fi adăugate sau șterse, dar din moment ce folosesc tabelul ca șablon, nu este o problemă prea mare. Adăugarea numelor participanților obișnuiți face mai ușoară verificarea participanților la întâlnire.

Păstrez data și ora întâlnirii în secțiunea titlului notei, pentru a-mi ușura pe mine și pe ceilalți membri ai echipei să identifice acele informații. O altă piesă atractivă de formatare pentru o agendă este elementul special de meniu regulat orizontal al lui Evernote (Format> Introduceți regula orizontală).

Duplicați nota agendei dvs. și încercați-o data viitoare când veți avea o întâlnire reală pentru a vedea ce trebuie revizuit. Când sunteți mulțumit de rezultate, puteți duplica șablonul pentru întâlniri viitoare și, bineînțeles, păstrați toate notele de întâlnire într-un notebook desemnat. De asemenea, puteți să exportați (Fișier> Notă de export) nota șablonului în dosarul dvs. de documente sau în contul Dropbox și reimportați o copie atunci când este necesar.

Legătura cu alte note

În pregătirea agendei pentru întâlnirea dvs., este posibil să știți sau să nu știți că linkurile externe și linkurile către note pot fi adăugate la elementele din nota de întâlnire. Pentru a adăuga un link extern, selectați și faceți clic dreapta pe un element din notă și alegeți Link> Adăugați linkul ... și introduceți adresa URL externă.

Pentru a vă conecta la o altă notă din Evernote, faceți clic dreapta pe notă într-un fragment de fragment, carte sau listă și selectați Copiați nota legată. Lipiți link-ul ca și cum ați face orice legătură externă pentru a vă conecta la notă. Acest lucru este foarte util pentru adăugarea rezultatelor întâlnirilor anterioare la agenda dvs. curentă sau pentru discutarea elementelor din meniu pentru care aveți alte materiale în Evernote.

Distribuirea și colaborarea

În timp ce există mai multe agende bune și minute disponibile pentru iPad MinuteTaker și întâlniri Ajută la producerea Rapoarte Minute Rapoarte minute MinuteTaker și Întâlniri Ajutați-vă să producă Rapoarte Profesionale Minute iPad În meu on-line gratuit MakeUseOf Ghid de întâlnire on-line în cazul în care am oferit câteva sfaturi pentru planificare și deținere întâlniri pe Web, am făcut referire la câteva minute și am luat aplicații. În timp ce foarte puțini dintre noi ... Citește mai mult, prefer să folosesc Evernote datorită caracteristicilor de partajare și colaborare. Acestea facilitează partajarea agendelor și întâlnirilor online sau prin e-mail cu echipa dvs. și cu alți participanți la întâlniri.

Un alt avantaj al acestui tip de partajare este faptul că linkurile la notele de întâlnire vor include întotdeauna schimbări și actualizări ale notelor și că aspectul notelor Evernote este profesionist pe o pagină Web.

Dacă utilizați un cont Evernote premium, puteți împărtăși note cu alți utilizatori Evernote, în special în scopuri de colaborare. Notele comune pot fi setate numai pentru citire sau pentru a citi și modifica accesul. Evernote ține evidența celor care au modificat notele și dacă există conflicte de sistem, Evernote face automat un duplicat al notei dvs. în conflict, astfel încât problema să poată fi rezolvată.

Mementouri

O altă caracteristică utilă în Evernote este capacitatea de a seta mementouri. Personal, am atașat un memento la o agendă de întâlnire care îmi amintește să trimit minutele participanților cu câteva zile înainte ca întâlnirea să aibă loc. Mesajele de rememorare vor apărea pe toate dispozitivele dvs. care au instalat Evernote.

În timpul întâlnirii

În timp ce Evernote este, desigur, util pentru a lua minute, multe versiuni includ o caracteristică de prezentare pentru afișarea agendei de întâlniri și a altor note prin intermediul unui ecran de proiecție, precum și un instrument de marcare încorporat pentru evidențierea conținutului.

Instrumentul de prezentare include un element de meniu pentru prezentarea unei note pe alt ecran, însă va trebui să faceți clic sau să apăsați pe butonul de prezentare din bara de instrumente de fiecare dată când treceți la o notă diferită, prin urmare, asigurați-vă că practicați utilizând modul de prezentare inainte de întâlnirea ta! Caracteristica de prezentare ar putea fi de asemenea folosită ca o caracteristică digitală “tablă albă” pentru idei de brainstorming.

Instrumentul de înregistrare audio este, de asemenea, util pentru înregistrarea porțiunilor întâlnirii pe care doriți să le revizuiți mai târziu. Este posibil să aveți nevoie de un microfon extern, în locul microfonului intern de pe calculatorul dvs. Mac sau PC, pentru a obține o înregistrare de bună calitate a unei camere pline de persoane.

Evernote nu permite în acest moment două sau mai multe persoane să colaboreze în direct pe note, dar o actualizare recentă a serviciului online LiveMinutes nu permite colaborarea în direct utilizând notele Evernote.

Post-Meeting

Ca și în cazul agendelor, Evernote face convenabil să împărtășiți și minutele întâlnirii dvs. aproape imediat după încheierea reuniunii. Colaboratorii echipei pot face orice ajustare necesară a procesului-verbal, iar minutele pot fi folosite pentru a pregăti ordinea de zi pentru următoarea întâlnire.

Frumusețea utilizării programului Evernote este că toate minutele sunt păstrate într-un notebook pentru a avea acces ușor. După ce acumulați o mulțime de note minute, le puteți selecta pe toate și le puteți îmbina într-o notă uriașă sau le puteți exporta pe o unitate locală (Fișier> Note de export) unde pot fi recuperate dacă aveți nevoie de ele din nou.

Observați, de asemenea, când sunt selectate mai multe note într-un notebook, poate fi creat un cuprins pentru acea colecție. TOC este creat ca notă și este o modalitate excelentă de a împărtăși o listă de minute finalizate în timp.

Adaptă la nevoile dvs.

Utilizarea eficientă a Evernote pentru a vă ajuta să organizați și să vă desfășurați întâlnirile necesită cunoașterea multor funcții avansate ale serviciului. În cazul în care membrii echipei dvs. utilizează serviciul, acesta poate facilita organizarea, colaborarea și partajarea materialelor de întâlnire și înseamnă că folosiți câteva aplicații mai puțin pentru a face lucrurile.

Spuneți-ne dacă utilizați Evernote pentru pregătirea și organizarea întâlnirilor în comentariile de mai jos.

Explorați mai multe despre: Evernote, Software de organizare.